Должностные обязанности помощника генерального директора

Помощник генерального директора: должностная инструкция :

Помощник генерального директора – лицо, в котором нуждается каждый достойный руководитель.

Осуществляя управление компанией, важно доверить половину рабочих дел тому человеку, который обладает должными знаниями, навыками, соответствующей компетенцией.

Именно поэтому первым и наиболее существенным вектором направления деятельности являются должностные обязанности помощника генерального директора.

Утверждение инструкции

Основой любой должностной инструкции выступает трудовое законодательство России, не стала исключением и такая должность, как помощник генерального директора. Обязанности, возлагаемые на «правую руку» руководителя в обязательном порядке должны быть составлены в соответствии с ТК РФ, а также дополнительными нормативно-правовыми актами.

Составленная инструкция утверждается начальником или руководителем организации. Его подпись означает законность принятого документа, а также согласие со всеми его положениями. Более того, руководитель вправе вносить изменения, дополнять обязанности либо вовсе не поставить автограф с вынесением мотивированного отказа и указанием на существенные недостатки.

Общие положения: чем руководствуется помощник?

Невозможно переоценить в деятельности компании роль, которую играет помощник генерального директора. Должностная инструкция для подобной категории лиц должна в обязательном порядке содержать общие положения, где работник сможет ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей его деятельность, а также с материалами, определяющими характер его работы.

Помощник генерального директора является техническим исполнителем указаний и решений управленца организации. Принимается и увольняется с должности путём приказа соответствующего должностного лица. Как правило, к нему предъявляются следующие требования:

  • высшее образование;
  • наличие или отсутствие стажа работы (его срок определяется руководителем);
  • требования, предъявляемые к стажу работы по специальности.

Если вы желаете попробовать себя в данной должности, то будьте готовы к тому, что непосредственное и неукоснительное подчинение начальнику – главное правило работы, которого придерживается любой помощник генерального директора. Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.

Нормативно-правовая регламентация

Функции помощника генерального директора основаны на следующих нормативно-правовых актах:

  1. Документы, которые регулируют его деятельность в целом либо регламентируют схожий вид деятельности.
  2. Методические рекомендации и иные материалы, созданные в целях упорядочивания того или иного направления деятельности.
  3. Устав компании/организации/предприятия.
  4. Трудовой распорядок.
  5. Приказы и распоряжения, изданные непосредственным начальником организации.
  6. Определяемая начальником должностная инструкция.

Помощник генерального директора должен быстро, чётко и правильно ориентироваться в нормативно-правовой базе, которая регулирует его деятельность в целом, а также работу подчинённых помощнику должностных лиц. Важно отметить, что необходимо изучить не только федеральное и региональное законодательство, но и местные нормативные документы.

Что необходимо знать?

Должность «правой руки» начальника компании предполагает твёрдые знания структуры и руководящего состава организации, а также всех существующих подразделений.

Важным навыком в работе являются умения правильно составить надлежащий документ – приказ, распоряжение, постановление и так далее.

То есть без основ делопроизводства помощник генерального директора не сможет в полной мере выполнять свои должностные обязанности.

Лица, претендующие на должность, должны обладать основами этики, владеть правилами делового общения, а также знать общие нормы трудового кодекса и административного права. Да и без навыков работы с электронно-вычислительными машинами также не обойтись.

Функции помощника

Следующим базовым разделом должностной инструкции выступает перечень функций, которые обязан выполнять помощник генерального директора по общим вопросам:

  • Правильная и чёткая организация технического обеспечения административной распорядительной деятельности руководителя компании.
  • Ведение и организация делопроизводства, осуществление контроля деятельности других работников, разъяснение сотрудникам непонятных вопросов в данной области.
  • Разработка либо участие в мероприятиях, направленных на рационализацию документооборота компании.
  • Приём посетителей.

Пример должностных обязанностей

Характеристика помощника генерального директора складывается как из представленных должностных обязанностей, так и из уровня их исполнения, и выглядит следующим образом:

  • Принятие поступающей в компанию корреспонденции на имя начальника, её передача и использование в соответствии с принятым решением руководителя.
  • Ведение делопроизводства в соответствии с федеральными законами, а также эффективное использование компьютерной техники; применение базовых навыков в работе по сбору и обработке информации.
  • Принятие документов и заявлений, отправка их на подпись начальнику организации.
  • Подготовка документов для работы руководителя.
  • Организация телефонных переговоров. Кроме того, человек, занимающий данную должность, обязан полученную в результате проведённых переговоров информацию доводить до сотрудников, обличая в требуемую форму.
  • Составление писем, запросов, а также иных видов документов, подготовка ответов на запросы по поручению руководителя.
  • Организация деятельности по подготовке заседаний, совещаний, ведение протоколов и оформление их в последующем в надлежащую форму.
  • Контроль работы сотрудников компании.
  • Организация рабочего места руководителя в соответствии с предъявляемыми требованиями, обеспечение канцелярскими принадлежностями, создание условий для успешной и эффективной работы.
  • Распечатывать служебные и рабочие материалы.

Важно отметить, что представленный перечень должностных обязанностей работника не является исчерпывающим. Руководитель по своему усмотрению может изменить каждый пункт, если внесённые поправки не противоречат законодательству РФ.

Права помощника генерального директора

В общем виде права помощника генерального директора представлены в следующем перечне:

  • право на ознакомление с проектами решений руководителя, касающихся деятельности помощника;
  • право на рассмотрение предложений, вносимых руководителем и связанных с выполнением должностной деятельности помощника;
  • право на информацию, получение которой необходимо с целью успешного выполнения трудовой деятельности в дальнейшем;
  • право на истребование от руководства действий, содействующих исполнению должностной инструкции.

Юридическая ответственность помощника

Как правило, заключительным пунктом любой должностной инструкции являются положения о мерах ответственности, предъявляемых к работнику. Так, ответственность предусмотрена за следующие виды действий:

  • Ненадлежащее исполнение либо отказ от исполнения должностных обязанностей.
  • Нарушения уголовного, административного, трудового, гражданского законодательства.
  • Причинение ущерба имуществу организации.

Юридическая ответственность может быть возложена на лицо как с участием правоохранительных органов, так и без привлечения таковых.

Как правило, существенную роль в определении меры ответственности играет характер и степень причинённого вреда. Если работником была испорчена вещь организации, то взыскание происходит в рамках дисциплинарной ответственности.

Если же ущерб носит межличностный характер, без участия следственных органов не обойтись

Утверждение инструкции

Должностная инструкция помощника ген. директора утверждается не только подписью руководителя, но и подписью лица, приступающего к выполнению своих прямых обязанностей.

Данный нормативно-правовой акт является местным, поэтому распространяется лишь на территории определённой организации.

Если в должностной инструкции имеются несоответствия федеральному или региональному законодательству, то работник имеет право отказаться от выполнения незаконно утверждённого положения.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-pomoshhnik-generalnogo-direktora-dolzhnostnaya-instrukciya.html

Должностная инструкция помощника генерального директора

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения 

Унифицированного образца должностной инструкции помощника генерального директора не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.

Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.

Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: помощник генерального директора,административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т. д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367. 

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:

  • общие положения – здесь указываются название должности, порядок назначения и увольнения сотрудника, требования к кандидату на замещение названной должности, нормативная база, должность сотрудника, которому непосредственно подчиняется помощник генерального директора;
  • должностные обязанности помощника руководителя – определяются в зависимости от производственных потребностей конкретного юрлица и его внутреннего трудового распорядка (рекомендации см. далее по тексту);
  • права помощника руководителя – в основном сводятся к получению сотрудником информации, необходимой для выполнения его должностных обязанностей, правам на нормальные условия труда и возможности принимать решения в границах своей компетенции;
  • ответственность сотрудника – может быть предусмотрена за ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение режима коммерческой тайны, несоблюдение трудового распорядка, режима безопасности и т. д.

Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке:

Должностная инструкция – шаблон.

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

В качестве основыдля разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).

В названном документе содержатся:

  • перечень основных должностных обязанностей;
  • список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
  • основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

  • администратору;
  • переводчику;
  • специалисту по кадрам;
  • специалисту по связям с общественностью;
  • делопроизводителю;
  • секретарю руководителя;
  • юрисконсульту и т. д.

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.

В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция составляется в письменном варианте.

Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора, должен предусматривать следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • гриф об утверждении (наименование должности лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции в данной организации, его подпись с расшифровкой);
  • ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция (наименование, номер и дата принятия такого документа);
  • подпись руководителя структурного подразделения, разработавшего должностную инструкцию, с расшифровкой. Стандартно разработкой такой документации занимается кадровая служба, но, в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка, это может быть и иное структурное подразделение;
  • гриф согласования (обычно согласование производится юридической службой предприятия, но, в зависимости от внутренней организации работы юрлица, это может быть и иное структурное подразделение). Данный реквизит включает наименование должности уполномоченного на согласование документа лица, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования;
  • отметка об ознакомлении с должностной инструкцией (требования должностной инструкции становятся обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с названным документом под расписку и до переведения на иную должность или расторжения трудовых отношений).
Читайте также:  Акт опрессовки системы отопления. образец и бланк 2018 года

Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:

  • пронумеровать;
  • прошнуровать;
  • заверить печатью организации (при наличии);
  • сдать на хранение в соответствующее структурное подразделение организации (обычно это отдел кадров). 

Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_pomownika_generalnogo_direktora/

Справочник финансиста

Назад к предыдущей статье Мы так привыкли к фразе «семья – это ячейка общества», что и «ячейка» эта потихоньку сошла до гражданского брака и «законная» семья в современной жизни имеет «контрактную» основу. А вот когда-то… До IX столетия обряд бракосочетания у славян заключался в участии в Евхаристии (причащении) на Литургии. Христианская пара по обряду брала […]

В _______________________________ (наименование банка) от ______________________________ (наименование взыскателя) _________________________________ (паспортные данные или адрес местонахождения взыскателя) ________________________________, имеющего счет в _________________ _________________________________ (наименование Банка взыскателя, _________________________________ его местонахождение) N _______________________________ БИК _____________________________ к/с _____________________________ _________________________________ ЗАЯВЛЕНИЕ «__»___________ ____ г. взыскатель ___________________ предъявил Вашему банку исполнительный лист N _____, выданный _______________________________ (наименование суда, выдавшего исполнительный лист) […]

До какого периода организация обязана опубликовать бухгалтерскую отчетность? в) не позднее 1 июля следующего за отчетным года; 28.

Какая дополнительная информация прилагается к бухгалтерской отчетности: в) перечень организаций-дебиторов; 29. Что собой представляет отчет об изменениях капитала: б) форму №3 бухгалтерской отчетности; 30.

Какие требования предъявляются к бухгалтерской отчетности: а) достоверность; в) полнота отражения информации; 31. […]

1. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Это положение закона прямо основано на ст. 19 Конституции РФ, закрепляющей равенство прав и свобод человека и гражданина и запрещающей любые формы ограничения прав граждан по признакам социальной, расовой, национальной, языковой или религиозной принадлежности, а также ст. 1 Конвенции МОТ N 111 «О […]

Целевой маркетинг: что это? нужен ли он компании? Стратегия целевого маркетинга возникла в результате ужесточения конкуренции на отраслевых рынках.

Увеличение количества игроков повлекло за собой рост предложения и значимое расширение ассортимента, появились новые возможности приобретения товара, рынки заполнились похожими товарами субститутами.

Понятие целевой маркетинг появилось в противовес концепции массового маркетинга, возникли новые термины целевой рынок, […]

При изготовлении кофейного напитка наша Кофе является теплолюбивым растением, родиной которого признаны Ближний Восток и экваториальная зона Бразилии, Чили, Индии и Африки.

Наиболее вкусным получается напиток, зерна для которого выращены на высокогорных плантациях, расположенных на высоте от 2000-х метров.

Именно здесь выращиваются элитные и дорогие сорта, урожай которых можно собирать по четыре раза за год […]

Об оплате за работу более 40 часов в неделю Может ли работодатель требовать от работника работать более 40 часов в неделю без оплаты? Ответ: Не может, за исключением случаев, когда в трудовом договоре с работником установлен ненормированный рабочий день. Правовое обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени нормальная […]

Какая рыба самая дорогая в мире? Казалось бы – что такого может быть в рыбе, чтобы она стоила умопомрачительно дорого? Подборка материалов, которые можно озаглавить – самая дорогая рыба в мире об этом расскажет. Расположим рыб по возрастанию их цены. Рыба Фугу (цена 100-500$) — на 10-м месте Фугу, называемая также рыбой-шаром, кулинарами признается одной […]

В этой статье мы расскажем о том, что такое госпошлина за получение или замену паспорта РФ, какого она размера и от чего это зависит. Как и госпошлина в суд, в ГИБДД, рассматриваемый вид платежа — сбор, который взимается за предоставление различного рода государственных услуг. В том числе и в ходе процедуры оформления и выдачи документов, […]

Источник: https://fibradecor.ru/%D0%BF%D0%BE%D0%BC%D0%BE%D1%89%D0%BD%D0%B8%D0%BA-%D0%B3%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D1%80%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%B4%D0%B8%D1%80%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%B0/

Должностная инструкция помощника генерального директора

Каждый руководитель компании (независимо от ее размера) должен иметь хорошего и умного помощника, чтобы переложить на него часть своих обязанностей.

Такой специалист должен обладать должной компетенцией, навыками, поскольку ему предстоит выполнять широкий список задач и дел.

Из каких пунктов состоит должностная инструкция помощника генерального директора? Давайте рассмотрим подробнее, поскольку этот документ позволит найти специалиста, который будет идеально выполнять свои обязанности.

Чем должен руководствоваться помощник гендиректора?

Переоценить роль генерального директора в компании невозможно, поскольку это важный специалист, выполняющий поручения своего непосредственного начальника, его главный помощник, который обладает необходимыми профессиональными знаниями и навыками для построения нормальной работы в компании.

Помощник генерального директора

Помощник гендиректора – технический исполнитель указаний и решений своего руководителя. Может быть принят на работу или уволен только по приказу гендиректора. Обычно к этому специалисту предъявляют такие требования, как:

  1. Наличие высшего образования, желательно в экономической либо юридической сферах.
  2. Наличие стажа и опыта работы в аналогичной должности.

Решив стать помощником генерального директора помните, что главное – неукоснительно выполнять все требования своего непосредственного начальника.

Кроме того, должность предусматривает выполнение обязанностей руководителя в его отсутствие (например, если директор в отпуске или командировке). Его помощник несет не только полное право их выполнять, но и ответственность за принятые решения.

Работа помощника руководителя основывается на следующей локальной и нормативной документации:

  • Документы, регламентирующие его вид деятельности. К примеру, это могут быть методические организации или иные материалы, необходимые для упорядочивания деятельности.
  • Устав организации, в котором также прописывают обязанности руководящего состава.
  • Трудовой договор.
  • Приказы, изданные непосредственным руководителем.
  • Должностная инструкция помощника генерального директора.

Именно потому так важно, чтобы помощник руководителя ориентировался в нормативно-правовой базе компании, знал законы, соблюдал их при работе, не нарушал и понимал всю степень своей ответственности за принятие решений, идущих вразрез с решениями руководства.

Давайте подробнее разберем, что непосредственно должно быть в ДИ помощника генерального директора, что позволит вам максимально четко составить документ.

Что нужно знать специалисту?

Данная должность предусматривает хорошие знания структуры компании, руководящего состава, всех подразделений организации. Хороший навык – умение правильно составлять все документы, в особенности приказы, различные постановления. Таким образом, одним из главных навыков является знание делопроизводства, поскольку без этого специалист не сможет полностью выполнять свои обязанности.

Читайте также!  Программа проведения первичного инструктажа на рабочем месте

Кроме того, «правая рука» специалиста должен иметь навыки делового общения, знать правила этикета, соблюдать нормы ТК и ГК РФ. Естественно, необходимо уметь обращаться с компьютером – знать все офисные программы, уметь быстро находить информацию в Интернете и т.д.

Какие функции он выполняет?

Рассмотрим подробнее, какие функции должен выполнять данный специалист, чтобы прописать их в должностной инструкции:

  • Организация нормальной деятельности своего руководства.
  • Ведение кадровых вопросов.
  • Контроль за работой остальных сотрудников, разъяснение им различных вопросов.
  • Разработка мероприятий, которые направлены на оптимизацию документооборота в компании.
  • Прием посетителей.

Кроме того, помощник гендиректора должен выполнять следующие обязанности:

  1. Принятие корреспонденции, которая поступает на имя его руководителя.
  2. Ведение делопроизводств согласно ФЗ и Трудовому кодексу.
  3. Сбор и обработка информации, ее анализ.
  4. Принятие документов, их проверка перед отправлением руководителю.
  5. Организация и ведение телефонных переговоров.

Также человек, который занимает данную должность, обязан доводить до сотрудников компании принятые на собраниях цели, задачи, проверять их работу.

Также в обязанности помощника генерального директора входит составление писем, запросов, разнообразных документов.

Кроме того, нужно помогать в организации рабочего места своему непосредственному руководителю, следить за наличием всех канцелярских принадлежностей и т.д.

При этом стоит помнить – составленный нами список обязанностей не является полным, то есть по мере необходимости его можно расширять и добавлять иные обязанности. Главное, чтобы внесенные корректировки не противоречили российскому законодательству.

Помощник генерального директора имеет не только обязанности, но и права, которые также следует обязательно прописать в ДИ:

  • Возможность ознакомления с проектами и решениями руководства, которые касаются его деятельности.
  • Право на получение информации, которая нужна для выполнения своих обязанностей.
  • Право на получение данных и действий со стороны руководства в рамках должностной инструкции помощника.

Таким образом, «правая рука» руководителя имеет право на получение любой информации, которая касается непосредственно его работы.

Читайте также!  Новый отчет в Роструд для работодателей (письмо №858-ПР)

Какая ответственность лежит на специалисте?

Последний раздел любой должностной инструкции – ответственность специалиста, которая лежит на работнике. Так, работник несет ответственность за:

  1. Отказ от выполнения возложенных на него обязательств.
  2. За действия, нарушающие административное, гражданское или уголовное право.
  3. За причинение ущерба компании и т.д.

При этом юридическую ответственность могу наложить на специалиста как с привлечением представителей правоохранительных органов, так и без них – в рамках организации.

При определении степени вины обычно опираются на информацию о нанесенном вреде. Например, если сотрудник испортил имущество, принадлежащее компании, то к нему обычно применяют наказание в рамках дисциплинарной ответственности.

Но кроме перечисленного, важно еще и правильно оформить сам документ. Давайте рассмотрим, как правильно это сделать, чтобы в последующем у вас не возникло проблем.

Стандартный шаблон ДИ выглядит следующим образом:

  1. Наименование компании, где будет трудиться сотрудник.
  2. ФИО должностного лица, который имеет право утверждать оформление должностных инструкций на предприятии, его подпись.
  3. Ссылка на документ (например, приказ или положение), в соответствии с которым оформлялась ДИ.
  4. Подпись сотрудника, который разработал инструкцию. Чаще всего такой работой занимаются специалисты кадрового отдела, однако все зависит от прописанных в локальных актах особенностях работы.
  5. Гриф согласования с кадровым или юридическим отделом. При этом обязательно должна быть подпись должностного лица.

После того, как должностная инструкция и ее «состав» будут утверждены, каждый лист пронумеровывают, прошнуровывают, а сам документ заверяют печатью компании. С ДИ обязательно знакомят сотрудника компании, а затем отдают документ на хранение в архив организации.

Заключение

Помощник гендиректора способен выполнять различные функции и обязанности на предприятии, потому у него должен быть хороший стаж, широкие умения во многих областях, в том числе по управлению сотрудниками, навыки в делопроизводстве, знание законов ТК РФ и т.д. Оформление должностной инструкции позволит очертить основные рамки обязанностей и ответственности этого исполнителя.

Источник: http://vesbiz.ru/personal/dolzhnostnaya-instrukciya-pomoshhnika-generalnogo-direktora.html

Должностная инструкция помощника руководителя — образец

Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

Читайте также:  Организация управленческого учета в строительстве

Кто такой помощник руководителя

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

Инструкция личного помощника директора

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Итоги

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

  • фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
  • личным секретарем директора.

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

  • относится к категории руководителей;
  • подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

  • наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
  • длительный стаж работы — 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться.

Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя, выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

  • относится к категории специалистов;
  • подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора.

Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику.

Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.

Скачать должностную инструкцию помощника директора, выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь.

Скачать должностную инструкцию помощника директора

Итоги

Помощник руководителя — должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.

Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:

Источник: https://nalog-nalog.ru/profstandarty_i_dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_pomownika_rukovoditelya_obrazec/

Помощник руководителя – должностные обязанности и перспективы профессии

Руководство предприятием является ответственной и сложной задачей, топ-менеджер обязан выполнять множество процессов – контролировать работу подчиненных и выполнение предприятием заданного плана.

Достичь все эти цели без хорошей поддержки просто невозможно, поэтому второй значащей личностью на предприятии или в бизнесе является помощник руководителя, обязанности и полномочия которого оставляют весомое впечатление.

Толковыми ассистентами руководитель дорожит в такой же мере, как и офис-менеджерами, так как данная должность обязывает человека иметь не только основные базовые навыки, но и обладать множеством человеческих качеств:

  • хорошим вкусом;
  • развитым эстетическим чувством;
  • внутренней готовностью;
  • преданностью интересам предприятия;
  • чувством такта и воспитанностью.

При этом помощник руководителя обязан в себе сочетать противоречивые черты:

  1. Уметь подчиняться руководителю и приспосабливаться к особенностям его характера, но при этом быть способным на управление проектами, организовывать служащих самых различных рангов.
  2. Кроме этого важно чувствовать тонкую грань ответственности, так как сделать больше ожидаемого значит выполнить работу руководителя, что не всегда приветствуется, а меньше – это оставить свои обязанности для доработки шефу.

Помощник руководителя, как правило, работает не за плату, а за идею, и наличие преданности является самой ценной чертой.

Ассистенту вменяются следующие функциональные обязанности:

  • контроль рабочего дня руководителя – встречи, совещания, деловые поездки, обеды;
  • забота о рабочем месте шефа – контроль чистоты кабинета и поддержания в нем оптимального микроклимата;
  • контроль корреспонденции, особенно входящих документов;
  • ответы на звонки;
  • предотвращение стрессовых ситуаций;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • контроль над наличием необходимых канцтоваров.

Данный список может быть гораздо больше, при этом объем полномочий помощника может зависеть от масштаба предприятия или бизнеса.

Так, на небольших предприятиях данный специалист помимо своих обязанностей может заниматься хозяйственным обеспечением деятельности офиса, ведением первичной бухгалтерской документации, координацией работы водителей, курьеров, поставщиков.

В то время как на больших предприятиях руководитель имеет сразу двух помощников – делопроизводителя, имеющего отношение к работе с бумагами и звонками, и помощника – организатора рабочего дня.

Требования, предъявляемые работодателем к профессиональным навыкам соискателя

Требования у разных руководителей могут несколько отличаться в зависимости от их представлений об обязанностях помощника, кроме этого многие из них считают, что данное место предназначено для начинающих карьерную лестницу молодых специалистов.

Но наниматель с большими запросами будет искать только опытного специалиста в профессиональном и жизненном плане.

Основным требованием является наличие профильного образования средне специального или высшего, оптимальный вариант – администрирование и юриспруденция.

Но кроме этого соискатель должен:

  • уметь быстро набирать текст;
  • работать со всеми офисными программами;
  • знать иностранный язык, минимум английский;
  • не допускать в документах орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок;
  • уметь работать с нестандартными компьютерными программами, что предполагает наличие первичных навыков программирования;
  • все знать о делопроизводстве и формировать документы с учетом нормативных требований;
  • обладать грамотным формированием мыслей и поставленной речью;
  • знать основы законодательства.

Личностные качества ассистента

Соискатель на место в приемной должен обладать определенными особенностями характера, которые ему пригодятся при исполнении обязанностей помощника:

  1. Стрессоустойчивость – именно помощник первый примет на себя недовольство начальства или услышит ропот подчиненных.
  2. Функциональность – ассистент должен уметь выполнять и контролировать несколько процессов одновременно.
  3. Позитивность – такой специалист должен всегда излучать позитив, так как ему нередко приходиться общаться с компаньонами и деловыми партнерами.
  4. Оптимизм – помощник обязан в любых неприятностях видеть перспективу и не бросать незаконченное дело.
  5. Способность к обучаемости – стремление к новым познаниям и скрупулезность при изучении рабочего процесса обязательны.

Кроме этого характер ассистента должен дополнять характерные черты руководителя, что очень важно для гармоничного сотрудничества.

Ассистент – это правая рука руководителя, его работа предполагает постоянное нахождение при начальстве и исполнение всех его поручений, а именно:

  1. Контроль документооборота руководителя, в некоторых случаях руководство секретариатом и ведение документации предприятия в целом.
  2. Контроль рабочего дня шефа – напоминание о совещаниях, встречах, презентациях и прочих важных мероприятиях.
  3. Ведение внешней переписки нанимателя.
  4. Прием входящих звонков.
  5. Обеспечение руководителя всей требуемой информацией.

Запись в трудовую книжку

Внесение информации в трудовую необходимо делать в течение 5 дней с момента подписания договора и начала исполнения обязанностей.

Вносится запись на основании приказа руководителя о принятии специалиста на работу.

Вписываются следующие данные:

  • порядковый номер записи;
  • дата приема специалиста;
  • название предприятия указывается в разделе «Сведения о работе», здесь же формируется такое предложение «Работник принят на работу в должности помощника руководителя»;
  • основание – приказ от такого-то числа с указанием его номера.

Таким же образом указываются в трудовой и данные об увольнении, при этом работник должен ознакомиться с записью под роспись.

В данном видео рассказывается о том, кто такой личный помощник руководителя.

Права и ответственность ассистента

Лицо, занимающее данную должность, вправе:

  • подписывать документы от лица руководителя, если это предусмотрено трудовым договором;
  • затребовать документы для получения необходимой информации, имеющей отношение к его деятельности и обязанностям;
  • делать запросы в соответствующие структуры и организации для получения рабочих документов;
  • требовать от руководства предоставления ему надлежащих условий для качественного исполнения обязанностей.

Ассистент ответственен за некачественное исполнение обязанностей и халатное выполнение поручений. Если он совершил правонарушения, то может нести административную, уголовную и гражданскую ответственность.

Он несет ответственность согласно ТК РФ и ГК РФ при нанесении материального ущерба.

Должностная инструкция является обязательным локальным актом на каждом предприятии, она содержит должностные обязанности специалиста.

Документ содержит:

  • название должности;
  • общие положения, в которых заключены требования к образованию и опыту работы;
  • должностные обязанности;
  • дополнительные действия ассистента – взаимоотношения;
  • права и ответственность;
  • варианты решения трудовых споров;
  • режим работы и отдыха;
  • компенсация за переработку.

Должностную инструкцию на предприятии обычно составляет кадровик совместно с юристом, руководитель обязан ее утвердить.

Работник должен ознакомиться с ней и поставить подпись для подтверждения данного факта.

У помощника руководителя стандартный рабочий график 8 часов согласно трудовому соглашению.

Но на самом деле приходиться быть постоянно на связи и зависеть от дневного графика руководителя, что странно и неуместно для выпускника вуза.

Опытный специалист не будет столь категоричен, так как на любой должности могут происходить ситуации, требующие внеурочного выхода на работу.

Информация в резюме соискателя

К составлению резюме на данную должность необходимо приступать после изучения обязанностей и характеристик помощника.

Резюме на должность состоит из таких пунктов:

  1. ФИО соискателя.
  2. Семейное положение – этот пункт имеет большое значение, с одной стороны семейный человек более ответственен, но с другой частные командировки и ненормированный рабочий график могут стать виной нарушения идиллии в семье.
  3. Образование – необходимо указать все оконченные учебные заведения, если образование неполное на этом делается акцент. Указать на все курсы, повышающие квалификацию, уточнить знание иностранных языков.
  4. Опыт работы – при его наличии необходимо сделать подробное описание, но при отсутствии следует указать на свою готовность прилежно исполнять обязанности, можно описать достижения в процессе практики, даже принести характеристику с места ее прохождения или с учебного заведения.
  5. Дополнительные сведения – здесь можно указать на свои достижения в олимпиадах, конкурсах, описать проявленные организаторские способности, какие умения кроме профессиональных еще присутствуют, к примеру, вождение авто.
  6. Контактная информация – адрес, номер контактного телефона, электронный адрес, ссылку на страницу в соцсетях оставлять не стоит.
  7. Фото – к этому вопросу необходимо отнестись с ответственностью, так как фото должно быть в сдержанном деловом стиле, недопустим снимок в домашнем халате, но при этом облик должен излучать дружелюбие и вызывать расположение.
Читайте также:  Размер мрот в московской области в 2018 году

Этот раздел необходим для придания веса своей персоне, чтобы наниматель понимал, что именно данный кандидат ему нужен. Лучше будет, если его сделать в процессе учебы или работы.

Должность ассистента является отличным началом для выпускника учебного заведения, она дает возможность расширить свой кругозор и применить на практике полученные знания.

На должности ассистента можно получить неоцененный опыт, как профессиональный, так и жизненный, но добиться карьерного роста не всегда удается.

Занимая подобное место, и отлично исполняя свои обязанности, специалист может надолго на нем остаться, так как руководители не всегда готовы отпускать ценные кадры.  В таком случае можно ожидать хорошую оплату, премирование и выплату прочих льгот, но только не продвижение по карьерной лестнице.

Если же молодой специалист пришел на должность помощника начальника подразделения, то здесь больше шансов попасть в приемную генерального директора, а это уже продвижение вверх.

Заключение

Работа в качестве правой руки руководителя — оптимальный вариант для лиц, которые ею одержимы и считают своим призванием быть ассистентом, ведь это большие перспективы иметь стабильную и высокую оплату труда, а также получить опыт и увидеть много стран.

Как грамотно построить карьеру на должности помощника руководителя? Ответ на вопрос — на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/pomoshhnik-rukovoditelya.html

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Благополучие компании в условиях жесточайшей конкуренции на современном рынке почти полностью зависит от правильных и своевременно принятых решений руководителя. Для помощи директору и для создания условий, когда руководитель не вынужден отвлекаться на разрешение второстепенных задач, и существует должность ассистента или помощника.

В России ощущается дефицит сотрудников, способных взять на себя обязанности по администрированию, а потребность в квалифицированных помощниках огромная. Надежный ассистент, который ответственно исполняет обязанности по организации, сбору и передаче информации, освобождает генерального директора от необходимости нерациональность тратить время.

По сути, ассистент – это не секретарь, а доверенное лицо руководителя с особым статусом в компании. Толковый личный ассистент ценится директорами фирм не меньше, чем топ-менеджеры.

Персональный ассистент должен владеть не только профессиональными знаниями, но и обладать определенным набором человеческих качеств – преданностью корпоративным интересам, хорошим вкусом, чувством такта, доброжелательностью. С одной стороны помощник директора должен суметь приспособиться к особенностям характера директора, а с другой – организовать коллектив и контролировать исполнение некоторых проектов.

При этом ассистент в своей работе должен соблюсти баланс, чтобы не принимать решений вместо руководителя, в то же время не перекладывая задачи на шефа.

Сегодня около 80 вузов России готовят специалистов по документообороту и управлению, но руководители традиционно предпочитают принимать на должность ассистента выпускников историко-архивных и филологических факультетов.
На должность ассистента нередко переходят хорошо проявившие себя секретари, координаторы, операторы call-центров, консультанты, ресепшионисты, делопроизводители, офис-менеджеры и секретари-референты.

Рабочие обязанности ассистента генерального директора

Сфера обязанностей ассистента директора зависит от масштабов предприятия, принятых в компании стандартов и стиля руководства. Как правило, обязанности помощника сводятся к следующим функциям:

1.​ Ассистент должен уметь работать с документами

  • проверять правильность оформления документов перед передачей их на подпись руководителю, и редактировать при необходимости;
  • принимать поступающую руководителю корреспонденцию и передавать ее в подразделения или исполнителям либо готовить ответы;
  • вести делопроизводство, составлять письма, запросы и прочие документы, готовить проекты докладов, отчетов и материалов для работы директора;
  • формировать дела по утвержденной в компании номенклатуре, обеспечивать их сохранность и передавать в архив в установленные сроки;
  • хранить рабочие документы до архивирования;
  • контролировать исполнение приказов и соблюдение их сроков;
  • вести контрольно-регистрационную картотеку.

2. Работа по организации работы компании

  • принимать и передавать сообщения по факсу, e-mail и т. п.;
  • создавать имидж компании при телефонном общении, ограждать директора от нежелательных посетителей, самостоятельно принимать решение о переадресации телефонных звонков;
  • обеспечивать необходимой техникой и канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя;
  • заниматься организацией и координацией встреч директора, разработкой его рационального режима работы;
  • готовить проведение собраний и совещаний у руководителя (собирать материалы, оповещать участников), вести протоколы совещаний;
  • организовывать презентации и представительскую деятельность;
  • организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению заявлений сотрудников;
  • исполнять личные поручения (выбирать подарки для деловых партнеров и т. п.).

Высококвалифицированный помощник директора, по сути, является управляющим администратором, и для эффективной работы он должен уметь предвидеть развитие событий, чтобы предупредить возможные осложнения. Также очень ценится умение тактично обращаться с конфиденциальной информацией.

Ценнейшие качества ассистента генерального директора: коммуникабельность, грамотность, дипломатичность, исполнительность, аккуратность, ответственность, способность быстро справляться с большим потоком информации, для чего нужны хорошая память и быстрые реакции.

Основной плюс этой профессии — возможность получить от преуспевающего руководителя бесценный управленческий опыт. Приобретенные таким образом знания помогут продвижению по службе или станут стартом для открытия собственного дела.

© BBF.ru

Источник: https://BBF.ru/documents/2299/

Должностная инструкция помощника заместителя генерального директора по внешним связям

473 Общие положения

473.

1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и внешними организациями. Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

473.

2Переименование, ликвидация должности Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

473.

3Помощник заместителя генерального директора по внешним связям непосредственно подчиняется Заместителю генерального директора по внешним связям.

1.4У Помощника заместителя генерального директора по внешним связям подчиненных нет.

474 Цели и должностные обязанности

474.1Деятельность Помощника заместителя генерального директора направлена на достижение следующих целей:

474.1.1обеспечение качественного распределения рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.1.2обеспечение взаимодействия Заместителя генерального директора по внешним связям с должностными лицами XXX и внешних компаний.

474.2Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям исполняет следующие обязанности:

474.2.1обеспечивает эффективность планирования встреч, совещаний и переговоров Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.2обеспечивает техническую поддержку планирования рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.3обеспечивает непрерывный прием срочной информации от сотрудников Компании и внешних организаций, обеспечивает ее обработку;

474.2.4обеспечивает соблюдение в Компании правил документооборота по документам, поступающим или инициируемым Заместителем генерального директора по внешним связям;

474.2.5обеспечивает непрерывный прием, сортировку и своевременную передачу Заместителю генерального директора по внешним связям всей поступающей корреспонденции;

474.2.6подготавливает материалы для Заместителя генерального директора по внешним связям к отчетам, совещаниям и т. п.;

474.2.7организовывает мероприятия, осуществляемые под контролем Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.8осуществляет оперативную связь внутри Компании, а также со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности;

474.2.9обеспечивает эффективность административной, информационной и хозяйственной поддержки деятельности Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.10 оформляет командировочные расходы для Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.11 учитывает рабочее время сотрудников, составляет графики отпусков, оформляет больничные листы;

474.2.12 обеспечивает своевременное и эффективное планирование бюджета и контроля расходов;

474.2.13 оформляет формы БД-5, БД-8, Б-2Р, Б-1Р и др.;

474.2.14 заказывает канцелярские товары;

474.2.15 формирует аптечку (подает заявки один раз в квартал).

474.3Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям осуществляет взаимодействие с иными организациями в пределах своих должностных обязанностей.

Взаимодействие по вопросам профессиональной деятельности с внешними организациями осуществляется в соответствии с планами деятельности, задачами руководства и своими функциональными обязанностями.

475 Показатели оценки деятельности

Деятельность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям оценивается на основе достижения целей и решения поставленных задач в полном объеме в установленные стратегическими и календарными планами сроки.

476 Общекорпоративные нормы

Деятельность Помощника генерального директора по внешним связям регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

476.1Правила внутреннего трудового распорядка

476.8Настоящая должностная инструкция.

477 Права

Помощник заместителя генерального директора имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 получать информацию в соответствии с выполняемыми функциональными обязанностями, касающуюся показателей работы деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;

5.2 быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.

478 Ответственность

Помощник заместителя генерального директора несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX Фирмы XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

479 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

7.1

Образование

Высшее (гуманитарное, экономическое, юридическое)

7.2

Опыт работы

Не обязателен

7.3

Профессиональные навыки

Навыки деловой коммуникации и телефонного общения, общая грамотность, знание основ делопроизводства и документооборота

Специальные требования

7.4

Знание специального ПО, технических систем

Опытный пользователь Word, Excel, электронная почта, Internet, Power Point

7.5

Знание нормативной документации

Кодекс корпоративной этики

7.6

Владение методиками

Ведение переговоров, деловая этика.

480 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

8.1

ОГВ

Органы государственной власти

8.2

Компания

XXX

8.3

БД-5

Служебная записка на приобретение работ, услуг и товарно-материальных ценностей, требующих изготовления

8.4

БД-8

Служебная записка на увеличение/уменьшение бюджета

8.5

Б-2Р

Служебная записка на осуществление расходов

8.6

Б-1Р

Служебная записка на осуществление расходов

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

481 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Источник: http://hr-portal.ru/doki/dolzhnostnaya-instrukciya-pomoshchnika-zamestitelya-generalnogo-direktora-po-vneshnim-svyazyam

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector