Компенсация сотруднику мобильной связи. налогообложение и учет

Компенсация мобильной связи сотрудникам | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Все предприятия и компании в ходе осуществления своей деятельности применяют мобильную связь, так как она дает возможность быстро решать рабочие задачи, поддерживать связь со своими клиентами и поставщиками.

Кроме того, без нее просто нельзя обойтись тогда, когда работа подразумевает разъездной характер трудовой деятельности или частые и длительные командировки.

Рассмотрим, как должна быть оформлена компенсация мобильной связи сотрудникам, и какие важные нюансы стоит при этом учитывать.

Из этой статьи вы узнаете:

особенности компенсационных выплат на мобильную связь;
как оформлять предоставление компенсации на мобильную связь;
варианты установления компенсация расходов на мобильную связь.

Сегодня согласно нормам действующего законодательства обеспечить свою компанию и сотрудников связью можно одним из двух нижеприведенных вариантов или их комбинацией. Речь идет о таких способах как:

Корпоративная связь. Подразумевается заключение соглашения между мобильным оператором и работодателем. При этом работники используют сим-карты, которые являются собственностью владельца фирмы.
Компенсация расходов за связь. Этот вариант подразумевает, что сотрудники заключают договор с оператором сами и для рабочих целей применяют личную сим-карту.

Нас интересует именно последний способ, его особенности мы и рассмотрим.

Особенности компенсационных выплат на мобильную связь

При компенсации выплат на связь нужно особенное внимание уделить налогообложению. Как известно, наниматель оплачивает налоги из тех сумм, которые были фактически потрачены.

В соответствии с двести пятьдесят второй статьей НК денежные затраты на мобильную связь должны подтверждаться такими документами как платежные квитанции, соглашения с контрагентами и деловая переписка с оператором, предоставляющим связь.

В шестьдесят третьей статье закона 126-ФЗ указано, что налоговики не могут требовать предоставления некоторых видов бумаг у работодателя. Речь идет о гарантиях, которые распространяются на тайну переписки при использовании мобильной связи. Под этим подразумевается детализированный счет и расшифровка переговоров.

По правилам двести шестьдесят четвертой статьи НК при исчислении налога на прибыль затраты на связь нужно включать в прочие расходы. При этом согласно двести семнадцатой статье НК компенсационные выплаты работникам за применение мобильного налогом не облагают.

Компенсация расходов сотрудников за связь в рабочих интересах, которая подтверждена всеми нужными документами, не подлежит обложению налогом НДФЛ.

Все это разъясняется в двести семнадцатой статье НК, девятой статьей № 212-ФЗ, а также письмом Минфина
№ 03-04-06/22274 от двадцатого апреля 2015-го года.

Налог должен отчисляться с издержек за связь согласно двести шестьдесят четвертой статье и статье 346.16 НК.

Оформляем предоставление компенсации на мобильную связь

Порядок оформления компенсации за мобильную связь такой же, как и во всех других случаях, когда речь идет о применении личного имущества сотрудников.

В соответствии с письмом Минфина от тринадцатого октября 2010-го года № 03-03-06/2/178 и третьим пунктом письма Минздравсоцразвития от шестого августа 2010-го года № 2538-19, для подтверждения обоснованности компенсации нужно использовать такие документы:

утвержденный главой компании список работников, применяющих мобильную связь с целью осуществления своей трудовой деятельности;
должностная инструкция сотрудников;
трудовой договор либо другое соглашение в письменной форме между нанимателем и работником, в данном соглашении обязательно должен быть указан размер, а также правила осуществления выплат;
копия соглашения сотрудника с оператором сотовой связи;
копия счета за услуги связи, при этом счет должен иметь перечень всех звонков, чтобы можно было подтвердить тот факт, что сотрудник звонил по рабочим целям.

Очень важным нюансом в данном случае является то, что список работников использующих мобильную связь, и правила использования мобильного должны в виде приложения быть внесены в коллективный договор.

Варианты установления компенсация расходов на мобильную связь

Компенсация расходов может быть установлена:

в твердой сумме за применение личного мобильного;
в сумме фактических расходов или в пределах лимита как возмещение денежных затрат на услуги мобильной связи.

Подтвержденная сумма компенсации затрат:

не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
принимается для уплаты налогов на прибыль и при УСН в форме расходов на оплату услуг связи (двадцать пятый подпункт первого пункта двести шестьдесят четвертой статьи и восемнадцатый подпункт первого пункта статьи 346.16 НК).

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383543-qqq-16-m10-kompensatsiya-mobilnoy-svyazi-sotrudnikam

Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам?

В ходе осуществления деятельности любая компания использует мобильную связь. В некоторых случаях речь идет о так называемых, корпоративных тарифах, когда работниками выдается телефон с сим-картой на время работы, в некоторых служащий вынужден оплачивать связь за свои деньги, а работодатель компенсировать все затраты. В статье подробно разберем оба варианта.

Позиция законодателя

В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.

В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:

использование вещей;
амортизация имущества;
траты, связанные с употреблением имущества.

При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.

Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.

Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.

Документально расход подтверждается следующими документами:

приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
детализацией звонков от оператора связи;
трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:

определять размер выплат и порядок их назначения;
уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.

Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор. При оформлении отношений в рамках гражданско-правового соглашения положения ТК РФ на них не распространяются.

Расходы организации на приобретение мобильных телефонов

После приобретения мобильных телефонов для нужд организации, бухгалтерия должна оформить проводку расходов в установленном законом порядке с учетом того, что стоимость приобретенной продукции будет постепенно снижаться.

Бухгалтерия должна провести расходы, которые направлены на приобретение сотовых телефонов и сим-карт к ним, по статье ПБУ 6/01. При этом на баланс организации они могут быть отнесены либо к обычным, либо к прочим расходам. Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости.

Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии. Если цена телефонов меньше 40 000 руб., то они включаются в состав материальных расходов.

Все средства, которые были потрачены на покупку мобильных телефонов должны быть подтверждены соответствующими чеками, квитанциями.

Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:

утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.

При этом таким акты могут быть включены в качестве приложений в коллективный договор.

Обеспечение сотрудников средствами связи

Обеспечение служащих средствами мобильной связи со стороны работодателя может проходить несколькими способами:

Работодатель закупает мобильные телефоны, оформляет сим-карты, работник пользуется ими в пределах установленных лимитов.
Возмещает работнику расходы за использование личного мобильного, при этом включая в них амортизацию имущества.
Заключает с работником договор аренды телефона.

При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.

Вопросы налогообложения

Ст. 209 НК РФ уточняет, что все доходы, которые получают физические лица в процессе осуществления трудовой деятельности, должны подлежать налогообложения. При этом в качестве налогового агента выступает работодатель, который «собирает» со служащих НДФЛ. Работодатель должен исчислять сумму налога в соответствии с произведенными затратами.

Ст. 252 НК РФ расходы, которые осуществлены на мобильную связь, должны подтверждаться следующими документами:

платежками;
договорами с организациями (например, о приобретении сим-карты);
перепиской с оператором связи и т.д.

При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.

Все расходы работодателя на оплату услуг мобильной связи, согласно ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организации, должны быть отнесены к числу прочих расходов. При этом налогом не должны облагаться все компенсационные выплаты, которые совершаются сотрудникам за использование их личных мобильных телефонов.

Размер компенсации мобильной связи работникам

Для того, чтобы уточнить размер выплат работнику, который использует личный телефон и сим карту для решения рабочих вопросов, работодатель и работник проводят переговоры в результате которых определяют суммы выплат.

Далее эта информация включается в текст трудового договора, который подписывается сторонами.

При необходимости, если трудовые отношения уже начаты, можно подписать дополнительное соглашение к договору, в котором уточнить все необходимые пункты.

В тех случаях, когда выплата компенсаций за использование мобильного аппарата сотрудника не носит единичный характер, можно всю информацию прописать в коллективном договоре, а именно, порядок использования и формулу исчисления размера компенсации. С работником же в последующем может быть подписано соглашение о выплате компенсации для уточнения ее размера.

Помимо этого, рекомендуем работодателю в должностной инструкции работника прописать информацию об использовании личной мобильной связи в интересах организации, а также меры ответственности за исчерпание лимита связи. Это необходимо для того, чтобы впоследствии работник не посчитал, что его права нарушены, так как он не знал о лимите связи и последствиях его окончания.

Для выплаты компенсации работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будет определена сумма, сроки и порядок перечисления. С приказом работник ознакамливается под роспись. Данный документ необходим для бухгалтерии и в последствии, для налоговой инспекции в качестве подтверждающего расходы на мобильную связь.

Каким образом высчитывается сумма компенсации?

В некоторых случаях работник может использовать без лимитный тариф, стоимость которого не меняется. В этом случае работодатель перечисляет служащему фиксированную сумму ежемесячно.

Однако такие тарифы неудобны работодателю, так как в ежемесячный лимит входят только звонки в пределах региона. Междугородние соединения приходится оплачивать дополнительно.

Поэтом работодателю целесообразно подключить тариф, в котором идет посекундная тарификация и снижены цены на междугородние звонки.

Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.

Работодатель при использовании мобильного телефона сотрудника в интересах организации, должен истребовать у него документы, подтверждающие право собственности на приобретённый телефон.

Если работодатель установит лимиты на телефонные переговоры в течение года, и документально подтвердит их, то он может быть освобожден от уплаты НДФЛ в отношении них. При этом при необходимости лимит можно повышать.

Если работнику была выплачена излишняя сумма компенсации, то остаток может быть перенесен на следующий месяц. Но при ситуации, когда работник выходит за пределы ежемесячного лимита, он должен за счет собственных средств возместить расходы. Условие об этом также должно быть доведено до работника посредством включения его в текст трудового договора.

Таким образом, работодатель может организовать обеспечение сотрудников мобильной связью либо путем предоставления корпоративной связи и мобильного телефона, либо посредством возмещения расходов при использовании последними личного имущества.

Источник: http://Vse-o-Trude.ru/kak-osushhestvlyaetsya-kompensaciya-mobilnoj-svyazi-sotrudnikam/

Компенсация мобильной связи сотрудникам предприятия в 2018 году

На любом коммерческом предприятии используется мобильная связь, особенно если речь идет о разъездном характере работ — с сотрудниками созванивается начальство, сами работники перезванивают клиентам и так далее.

Проблемы затрат на сотовую связь решаются на фирмах по-разному — где-то сотрудники получают телефон с SIM-картой на весь период осуществления трудовой деятельности, где-то служащие оплачивают связь самостоятельно, а затем им выплачивается компенсация мобильной связи.

Читайте также: Налог на дом 300 м

Как работники предприятия могут быть обеспечены средствами связи

Наниматель на свое усмотрение обеспечивает своих служащих средствами сотовой связи одним из указанных ниже способов:

Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.

Условия использования в процессе работы личного телефона работника могут быть прописаны в трудовом договоре, там же можно указать и сумму компенсации. В должностной инструкции следует прописать правила, по которым сотрудник будет пользоваться корпоративной связью.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация расходов сотруднику».

Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь

Чтобы сотрудник мог гарантировать себе возмещение затрат на мобильную связь, необходимо позаботиться о том, чтобы в наличии были все перечисленные ниже документы. В противном случае, наниматель будет вправе отказать в выплате, и закон будет на его стороне. Из документов понадобятся следующие бумаги:

трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору — так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).

Читайте также статью ⇒ «Компенсация бензина».

Как работодатель подтверждает понесенные расходы на компенсацию мобильной связи сотрудникам

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

составить локальный акт, в котором были бы перечислены все должности сотрудников, для работы которых необходима сотовая связь;
утвердить порядок пользования корпоративной сотовой связью.

И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация транспортных расходов».

Как рассчитывается компенсация мобильной связи

Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг.

Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты.

А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.

Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2017 году».

В вопросах выплаты компенсации мобильной связи необходимо помнить о следующих моментах:

Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы — остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.

Читайте также статью ⇒ «Компенсация за найм жилья».

Законодательные акты по теме

ст. 164 ТК РФ	О возмещении затрат работника, которые возникли в процессе осуществления должностных обязанностей
ст. 188 ТК РФ	Работодатель возмещает затраты сотрудника на использование его личного имущества, амортизацию, а также расходы на использование имущества
ст. 41, ст. 45 ТК РФ	О включении вопросов компенсации мобильной связи в текст коллективного договора или иного локального акта предприятия

Типичные ошибки

Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора.

Комментарий: На компенсацию мобильной связи могут претендовать исключительно сотрудники, работающие по трудовому договору.

Ошибка: Сотрудник хочет подписать приложение к договору о получении компенсации за мобильную связь, в то время как он пользуется в служебных целях телефоном своей супруги.

Комментарий: Для заключения договора и получения компенсации мобильной связи необходимо будет предоставить работодателю документ, который свидетельствует о правах собственности сотрудника в отношении мобильного телефона.

Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация мобильной связи

Вопрос №1: Облагается ли налогом на доходы физических лиц компенсация мобильной связи?

Ответ: Нет, компенсационные выплаты работникам не подлежат налогообложению по НДФЛ, но при условии, что наниматель установил лимит на переговоры по мобильному телефону.

Вопрос №2: Как контролировать, чтобы сотрудники не превышали установленные нанимателем лимиты на пользование мобильной связью и не полагали, что в случае их превышения нарушаются их права?

Ответ: Необходимо в должностной инструкции прописать правила пользования мобильной связью. Тогда, если лимиты будут превышены, и компенсация мобильной связи будет частично происходить из средств сотрудника, он не посчитает, что его права нарушены.

? Видео-советы.Как учесть компенсацию расходов на сотовую связь?

В видео раскрывается информация о том, как организация может компенсировать подтверждённые расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: http://kompensacii.ru/kompensaciya-mobilnoj-svyazi/

Департамент общего аудита по вопросу выплаты работнику компенсации за пользование личным имуществом

03.06.2014

Ответ

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, при использовании в интересах Организации автомобиля и сотового телефона, принадлежащего сотруднику, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Форма такого соглашения может быть следующей:

Дополнительное соглашение № __

к трудовому договору от ___ № ___

дата место

ООО ____ , именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице _______, действующего на основании Устава, с одной стороны и _____, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от ___ N ___ о нижеследующем.

1. В соответствии со ст. 188 ТК РФ трудовой договор дополнить пунктами следующего содержания:

«Пункт ___. С ____ Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство _____ (марка, год выпуска, VIN, рабочий объем двигателя, государственный регистрационный знак, цвет).

«Пункт ____. С ____ Работник при исполнении своих должностных обязанностей и согласно должностной инструкции для проведения служебных переговоров использует принадлежащее ему сотовый телефон ____ (марка, номер).

Пункт ___. С ____ Работнику выплачивается ежемесячная компенсация:

— за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере______ руб.;

— за использование личного сотового телефона в служебных целях в размере _____ руб.;

— за фактически понесенные расходы на сотовую связь в размере _____ руб.

Пункт ___ . Работник не позднее ____ рабочих дней после окончания месяца использования транспортного средства и сотового телефона в служебных целях представляет отчет с отражением общей информации:

— об использовании транспортного средства в служебных целях с приложением путевых листов;

— об использовании сотового телефона в служебных разговорах с приложением детализированного отчета оператора сотовой связи.

Работодатель утверждает отчет Работника и производит возмещение расходов в течение ___ рабочих дней.

Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и является неотъемлемой частью трудового договора от ____ N ____

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой — передается Работнику.

Реквизиты сторон

Далее рассмотрим налоговые риски, которые могут возникать при возмещении расходов на использование личного имущества работников.

Налог на прибыль

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Личный автомобиль

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 утверждены нормы расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В частности:

— до 2000 см3 включительно — 1200 руб. в месяц;

— свыше 2000 см3 — 1500 руб. в месяц.

Источник: http://www.mosnalogi.ru/consultation/obshchiy-audit/departament-obshchego-audita-po-voprosu-vyplaty-rabotniku-kompensatsii-za-polzovanie-lichnym-imushch.html

Как оформить выплату компенсации сотруднику?

Сотруднику приказом руководителя назначена фиксированная сумма компенсации за использование личного телефона в служебных целях. Достаточно ли этого документа для отнесения этой компенсации к расходам? Как оформить выплату компенсации сотруднику, производится один раз в месяц в день выплаты зарплаты.(бухгалтерские проводки)?

Перечень документов для подтверждения расходов не установлен, ими могут быть приказ руководителя, заявления сотрудников о выплате компенсации, детализированные счета операторов мобильной связи, должностные инструкции.

В бухгалтерском учете организации отразит выплаты компенсации проводкой Дебет 20 (23, 25, 44…) Кредит 73.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух версия для коммерческих организаций

Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника

Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона.*

Виды выплат

При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:*

Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации расходов на оплату служебных переговоров отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (Инструкция к плану счетов).*

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:*

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона.

Ндфл и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:*

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен.

Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью* (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г.

№ КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:*

приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
детализированными счетами операторов мобильной связи;
должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.

Источник: https://www.26-2.ru/qa/117635-kak-oformit-vyplatu-kompensatsii-sotrudniku