За электронные расчетные листы могут оштрафовать на 50 тысяч

Работодатель обязан выдать 2 расчетных листка в месяц, иначе штраф 50 000 рублей | Поиск работы

Все работодатели знают, что вместе с зарплатой нужно выдать работнику расчетный листок — справку, в которой указано, сколько и за что начислено денег, сколько удержано налогов, алиментов или других обязательных платежей.

Если этого не сделать, можно схлопотать штраф. Но вот то, что таких листков на каждого работника должно приходиться не меньше двух в месяц, станет для большинства организаций сюрпризом.

Но именно такие требования предъявляют сейчас инспекторы ГИТ.

Что случилось?
В ходе проверок организаций-работодателей инспекторы Государственных инспеций труда начали уделять особое внимание выдаче работникам расчетных листков. Этот документ в силу статьи 136 Трудового кодекса РФ должен получать каждый человек вместе с зарплатой.

По логике проверяющих, раз по ТК РФ зарплату работодатель должен платить два раза в месяц с интервалом не более чем 15 дней, то и расчетные листки работники также должны получить дважды. Поэтому, если такой листок бухгалтерия готовит только один раз, то в определенных ситуациях организацию могут оштрафовать.

Ведь такое требование ГИТ распространила не на всех работодателей, а только на тех, кто платит заработную плату определенным образом.

Кто должен выдавать 2 расчетных листка в месяц? По мнению ГИТ, обязанность выдавать расчетные листки дважды в месяц распространяется на те организации, которые начисляют зарплату два раза в месяц пропорционально отработанному сотрудником времени. То есть у них нет понятия «аванс», как и в ТК РФ.

Такие организации не просто выдают деньги работникам, но и делают все начисления, а также удерживают и перечисляют в бюджет НДФЛ. В этот же момент, как считают инспекторы, они должны формировать расчетные листки и раздавать сотрудникам.

Соответственно, выявив отсутствие этого расчетного документа, ГИТ считает это нарушением и может привлечь организацию и ее руководство к административной ответственности. Такое требование является для многих работодатей сюрпризом, ведь Роструд придерживается другой позиции уже много лет.

О чем неоднократно разъяснял в своих письмах и информационных сообщениях.

Чиновники считают, что для соблюдения требований законодательства работодателю достаточно выдать один расчетный листок в момент окончательного расчета за вторую половину отработанного месяца, что и считается днем зарплаты, поскольку оплата первой половины месяца обычно именуется авансом. Кстати, бумажные листки можно и не печатать, можно просто отправлять их в электронном формате на адреса электронной почты работников. Как разъяснял Роструд, бумажный и электронный листки имеют равную силу.

Какой позиции следовать организации-работодателю, решать ее руководителю.

В конечном счете, бухгалтерии при современном техническом оснащении не составит труда сформировать такой документ дважды, если была начислена зарплата за отработанное время.

Ведь проводят проверки на местах именно инспекторы ГИТ, и если они откроют административное правонарушение, доказывать свою правоту придется уже в суде. А это время и деньги. Кстати, и штраф за отсутствие расчетного листка очень внушительный.

Размер штрафа за невыдачу расчетного листка Невыдача расчетных листков на руки работникам грозит организации или индивидуальному предпринимателю-работодателю административным штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. В первый раз штраф составит: от 30 000 до 50 000 рублей для юрлица; от 1000 до 5000 рублей для ИП;

от 1000 до 5000 рублей для должностного лица, в частности, директора.

Повторное нарушение, за которое ранее уже трудовые инспекторы уже наказывали работодателя, увеличит размер штрафа. Организации повторная невыдача расчетного листка обойдется от 50 000 до 70 000 рублей, а должностным лицам и ИП — от 10 000 до 20 000 рублей с возможной дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.

Источник: http://ppt.ru/news/141833

« С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками Уволившийся сотрудник должен получить компенсацию »

Источник: https://rabotastroi.ru/2018/05/rabotodatel-obyazan-vydat-2-raschetnyx-listka-v-mesyac-inache-shtraf-50-000-rublej/

Если работники пожалуются в трудинспекцию, компанию оштрафуют на 50 000 руб. — МеталлСтройКомпания

Документы, которые главбух обязан выдавать всем работникам

http://e.26-2.ru/article.aspx?aid=560606&token=61b0b592-bcaa-11a0-6955-2d01a4c6bd06&ttl=7888&ustp=F&utm_medium=letter&utm_source=lettertrigger&utm_campaign=lettertrigger_demo_day0

Елена Зоркина, эксперт журнала «Упрощенка»

Из этой статьи вы узнаете:1. Какие документы персучета передавать работникам2. Зачем сотруднику справка о среднем заработке

3. Как часто нужно выдавать расчетный листок Если вы — предприниматель

ИП тоже обязаны выдавать сотрудникам документы, связанные с работой.

В 2017 году вы обязаны выдавать работникам на два документа больше. К действующему списку добавились СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по взносам. Отказывать работникам рискованно. Если они пожалуются в трудинспекцию, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Какие бумаги еще выдавать, смотрите на схеме (ниже).

Схема. Какие документы выдавать работникам Документы персонифицированного учета

При увольнении или по просьбе сотрудника вы обязаны передать три документа: СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам.

Зачем нужен документ. Данные персонифицированного учета нужны сотруднику для назначения пенсии. Также работник может запросить сведения, чтобы убедиться, передаете ли вы данные персучета о нем в ПФР.

В какой срок выдавать. По запросу работника — в течение пяти календарных дней (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Тем, кто увольняется, — в последний день работы (абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Как подготовить. Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ сформируйте только на сотрудника, которому выдаете документы. Остальной персонал в выписки из отчетов не включайте.

В форме СЗВ-СТАЖ отразите периоды работы с 1 января 2017 года до дня увольнения или по дату запроса сведений (образец отчета — ниже).

Образец 1. Сведения о стаже работника

На каждого работника вы заполняете отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сформируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 — для I квартала; 31 — для полугодия; 33 — для 9 месяцев; 34 — для года.

Важное обстоятельство

Если не выдадите данные персучета при увольнении или по просьбе работника, то трудинспекторы вправе оштрафовать фирму на сумму от 30 000 до 50 000 руб., ИП — от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Образец раздела 3 расчета по страховым взносам — ниже.

Образец 2. Сведения о выплатах и начисленных взносах

Получите от работника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, сотрудник может расписаться на ваших экземплярах отчетов. Или заведите отдельный журнал выданных сведений (образец — ниже).

Образец 3. Журнал выдачи сведений персучета Трудовая книжка

Зачем нужен документ. Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый — при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй — для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

В какой срок выдавать. При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии — в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

На заметку

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

Как подготовить. У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Справка о среднем заработке для расчета пособий

Зачем нужен документ. Справка о заработке понадобится сотруднику, чтобы предъявить будущему работодателю. Данные из справки новый работодатель возьмет, чтобы рассчитать больничные, декретные и пособия по уходу за ребенком (п. 2.1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, далее — Закон № 255-ФЗ).

В какой срок выдавать. В день увольнения (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Если за справкой обратился бывший сотрудник, выдавайте документ по заявлению не позднее трех рабочих дней (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255‑ФЗ).

Читайте также:  Ценовая политика предприятия. формирование, виды, анализ

Источник: https://msk.satom.ru/articles/132357-esli-rabotniki-pozhaluyutsya-v-trudinspekciyu-kompaniyu-oshtrafuyut-na-50-000-rub/

За невыдачу расчетного листка работнику штраф 70000 рублей

Роструд напомнил всем организациям и индивидуальным предпринимателям, которые используют труд наемных работников, об обязанности информировать сотрудников о начисленных им суммах заработной платы и всех удержаниях с нее, включая НДФЛ, По требованию законодательства такое информирование предусмотрено в виде расчетного листка. Если работник не получит его в день выплаты заработной платы, организацию, а также должностных лиц ждут крупные штрафы.

Что случилось?

Роструд опубликовал на своем официальном портале в интернете информацию, в которой напомнил о том, что будет работодателю за невыдачу расчетных листков работников.

В соответствии с требованиями статьи 136 Трудового кодекса РФ, все работодатели без исключения обязаны выдать такую расшифровку начисленных и удержанных с работника сумм одновременно с выплатой ему денег, то есть в день зарплаты.

Если эта обязанность не будет соблюдена, то, как напомнили чиновники из Роструда, штрафные санкции будут применены как к самой организации, так и к должностным лицам. Размер штрафов довольно существенный.

Расчетный листок каждому работнику

По требованию трудового законодательства каждый работодатель обязан закрепить порядок выдачи расчетных листков в своих локальных нормативных актах. А именно, в:

  • трудовых договорах с работниками;
  • в коллективном договоре;
  • в учетной политике.

После этого работодатели и ИП обязаны соблюдать этот порядок. В частности, расчетный листок можно выдавать не на бумаге, а в электронной форме, если это будет закреплено приказом по организации.

В коллективном договоре также должна быть прописана возможность направления электронного письма с расчетным листком каждому работнику, при этом нарушения норм ТК не возникает, и Государственная инспекция труда не сможет привлечь руководителя компании, а также саму фирму-работодателя к административной ответственности.

Форма расчетного листка никакими централизованными нормативно-правовыми актами не утверждена, поэтому организация или ИП может разработать ее самостоятельно, утвердив приказом и включив в учетную политику. Обычно в этом документе, чтобы не получить штраф, указывают:

  • Сколько начислено по окладу или ставке;
  • Сколько начислено по различным надбавкам (каждую указывать отдельной строчкой);
  • Сколько начислено отпускных;
  • Сколько начислено по больничным листам;
  • Удержание НДФЛ;
  • Прочие удержания, например по исполнительным листам;
  • Выплаченный аванс.

Формировать расчетные листки можно с помощью специальных бухгалтерских программ в момент начисления заработной платы. Отдавать работникам следует, не дожидаясь от них отдельных требований.

Размер штрафа за отсутствие расчетного листка

Отсутствие разработанных расчетных листков и невыдача их на руки работникам грозит организации или предпринимателю-работодателю административным штрафом по статье 5.27 КоАП РФ. При этом, первоначально выявленное трудовыми инспекторами нарушение такого рода обойдется в сумму:

  • от 30 000 до 50 000 рублей для организации;
  • от 1000 до 5000 рублей для ИП;
  • от 1000 до 5000 рублей для должностного лица, в частности, директорау или главногоу бухгалтера.

Повторное нарушение, за которое ранее уже трудовые инспекторы уже наказывали работодателя, увеличит размер штрафных санкций. Организации повторная невыдача расчетного листка грозит штрафом в размере от 50 000 до 70 000 рублей, а должностным лицам и ИП — от 10 000 до 20 000 рублей с возможной дисквалификацией на срок от 1-ого года до 3-х лет.

Источник: http://kroosp.ru/za-nevydachu-raschetnogo-listka-rabotniku-shtraf-70000-rublej/

Расчетный листок: ответы на самые главные вопросы

Источник: журнал «Главбух»

Ответ на этот вопрос содержится в части 1 статьи 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

— о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);

— иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;

— общей начисленной сумме;

— размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;

— сумме, подлежащей выплате.

Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя.

Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам

Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы статьи 136 ТК РФ будут нарушены.

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец в примере ниже).

Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

С какой периодичностью выдают расчетный листок

По правилу, установленному в части 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.

Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата.

Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.

При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним. Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.

Пример. В ООО «Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:

— аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;

— заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;

— ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

В компании на должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.

С 1 по 8 августа 2013 года она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб. Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет. 20 августа 2013 года ей выплачен аванс в размере 15 000 руб. (30 000 руб. × 50%).

26 августа 2013 года С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь). 10 сентября сотруднице выплачена заработная плата за вторую половину августа. Как в расчетном листке работницы за август 2013 года будет отражена сумма начислений и удержаний?

Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 года.

Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб. : 22 раб. дн. × 16 раб. дн.).

Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. × 30%) : 22 раб. дн. × 16 раб. дн.].

Сумма НДФЛ за август 2013 года с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) × 13%].

10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. – 4935 руб. – 15 000 руб. – 4000 руб.).

Образец заполнения расчетного листка за август 2013 года приведен ниже.

Штраф за отсутствие расчетного листка

Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.

Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

— для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;

Читайте также:  Беспроцентный заем сотруднику компании 2018

— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. При этом вместо штрафа к предпринимателям и компаниям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/44490-raschetnyy-listok-otvety-na-samye-glavnye-voprosy.html

Как и когда вручать расчетный лист

« Назад

25.10.2016 03:19

Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS

Выплата заработной платы не ограничивается только перечислением денег сотрудникам. Каждый работодатель обязан вручать своим работникам еще и расчетный лист.

Цель выдачи этого документа – сообщить человеку, из чего складывается его доход. Обязанность информировать о составных частях зарплаты закреплена в ст. 136 Трудового кодекса РФ. Если этого не делать, на вас ложится административная ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, применение неутвержденной формы листа тоже будет нарушением и грозит штрафом.

Формат расчетного листа вы можете установить сами, так как в законодательстве шаблонов нет. Нередко компании используют форму из программы 1С. При этом, утверждая лист, надо опираться на правила принятия внутренних документов и учитывать мнение профсоюза, если он у вас есть.

Наш опыт прохождения проверок ГИТ показывает, что инспекторы трактуют эту норму следующим образом: расчетный лист утверждается как приложение к правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в виде отдельного документа, например, приказа, с которым надо ознакомить всех работников.

Содержание расчетного листа

Несмотря на то, что расчетный лист несет только информационную функцию, каждый вид выплаты и удержания должен быть указан отдельно. Что именно сообщать работникам, прописано в ТК РФ:

1. Все составные части зарплаты за месяц. В зависимости от системы оплаты труда сюда относятся: оклад, премии, компенсации, специальные надбавки (региональные коэффициенты, в том числе северные надбавки, надбавки за вредность и т.д.), работа в выходные, сверхурочные. Если вы применяете северные надбавки, в расчетном листе отдельно указывайте оклад, процент надбавки и ее конкретную сумму.

2. Другие непостоянные начисления: отпускные, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы и т.д.

3. Размеры и основания удержаний, в частности, сумма НДФЛ и алименты.

4. Общая сумма выплаты.

Кстати, если вы оплачиваете питание работников, снимаете квартиры некоторым специалистам или даете другие «бонусы» (оплата занятий спортом, поездок, мобильной связи и т.д.), такие поощрения могут быть признаны зарплатой в неденежной форме. Поэтому их, а также удержанный НДФЛ обязательно надо указать в расчетном листе.

Периодичность оформления расчетного листа

Часто возникают вопросы о периодичности подготовки расчетного листа. В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. Похожая ситуация и с отпуском: он должен быть оплачен не менее, чем за 3 рабочих дня до его начала. Многие полагают, что и расчетный лист в этих случаях надо готовить отдельно.

Спешу успокоить: на практике он не оформляется при начислении аванса и отпускных. Одного листа в месяц при выдаче зарплаты (окончательном расчете) достаточно, и отпускные указываются здесь же. Такого мнения давно придерживается и Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 «Об отпуске с последующим увольнением».

Кстати, при увольнении лист выдается в день окончательного расчета с сотрудником.

Как вручать расчетный лист

Способ вручения листка – еще один из актуальных вопросов. Вполне понятно ваше желание направлять его по электронной почте, экономя время и бумагу. К тому же не всем интересно, из чего состоит зарплата, особенно если сотрудник не болел и не был в отпуске в конкретном месяце.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» разделяет документы в письменной и электронной формах. Соответственно, это два разных документа.

ТК РФ разрешает отправить лист по e-mail дистанционным работникам, а, следовательно, всем офисным сотрудникам надо вручать лично под роспись в бумажном виде. Конечно, на практике это непросто.

Тем более, что многие получают зарплату на банковскую карту, а не в кассе организации, где можно было бы выдать и расчетный лист. Увы, но при проверке инспекторы ГИТ обязательно спросят, выдавали ли вы листы работникам и попросят подтвердить это.

Поэтому необходимо не просто дать документ сотруднику, но и получить его подпись. Перспектива ежемесячно бегать за каждым работником вряд ли понравится, но, к счастью, можно соблюдать закон и при меньших трудозатратах.

Прежде всего пропишите в вашем локальном документе, например, в ПВТР, что в день выплаты зарплаты (окончательной оплаты за период) работники должны получить расчетные листы в бухгалтерии с 9:00 до 18:00.

Это соответствует закону, так как вы исполняете ст. 136 ТК РФ. И тогда те, кому документ нужен, придут за ним сами.

А если не придут, то нарушат корпоративные требования, ведь вы организовали выдачу и создали условия для получения листов работниками.

В то же время и офисные сотрудники могут получать документы по электронной почте. В этом случае главное – убедиться, что сообщения защищены и у вас есть подтверждение получения письма. Кроме того, оставьте работникам возможность получать лист лично в бухгалтерии, как описано выше. Такая схема потребует от вас несколько шагов.

Прежде всего укажите в ПВТР, что по желанию работников документы могут направляться в защищенной форме на корпоративные или личные электронные адреса. Защита нужна, чтобы другие люди не могли посмотреть чужие листы. Затем попросите сотрудников написать заявления о желании получать расчетный лист по e-mail на конкретный почтовый адрес.

А для фиксации даты рассылки и получения сообщений используйте функцию «подтверждение прочтения письма». Эта опция есть во всех почтовых программах. Однако имейте в виду, что передача файла по почте не ограничивает право получать и бумажную версию. А когда расчетный лист вручается лично, не забывайте получать подпись сотрудника в учетном документе.

Это может быть журнал или ведомость выдачи, отрывная часть самого листа. 

Ответственность

В завершение темы напомню о рисках. За отсутствие утвержденного расчетного листа или несвоевременную его выдачу организации грозит штраф в размере до 50 000 руб., а руководителя компании, в случае повторного нарушения, могут дисквалифицировать на срок от полугода.

Но штраф – не единственный риск, ведь инспекторы приходят с проверками нечасто. Расчетный лист станет вашим весомым аргументом в случае судебного разбирательства. Его выдача доказывает, что в день получения зарплаты сотрудник знал о ее составных частях, и именно с этого дня начинается срок исковой давности в случае спора о недоплате.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Источник: http://neohr.ru/kadrovye-voprosy/article_post/kak-i-kogda-vruchat-raschetnyy-list

Расчетные листы: переход на электронный формат и другие актуальные вопросы

Каждый работодатель обязан ежемесячно уведомлять сотрудников о составляющих их заработной платы и удержаниях из нее. Невыполнение этого обязательства является серьезным нарушением трудового законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа, сумма которого может достигать 5 тыс. руб. для должностных лиц и 50 тысяч – для юридических.

В компаниях с большим количеством сотрудников подготовка бумажных расчетных листков и их раздача каждому работнику персонально требует значительных затрат как рабочего времени, так и материальных ресурсов.

С целью избавиться от ненужных трат работодатели ищут прогрессивные способы информирования сотрудников о структуре зарплаты и переходят на электронные расчетные листы. Однако до недавнего времени считалось, что персонал должен получать данные об оплате труда исключительно в виде бумажной расчетки.

Передача информации по электронной почте признавалась нарушением законодательства. Еще несколько лет назад такие выводы делали в своих решениях суды разных инстанций.

Минтруда одобрило электронный формат информирования кадров

Ситуация изменилась благодаря поддержке идеи перехода на электронные расчетные листки со стороны профильных министерств. В частности, позиция Минтруда по рассматриваемому вопросу изложена в письме от 21 февраля текущего года. В нем ведомство подтвердило, что работодатель может выдавать сотрудникам электронные расчетные листки взамен бумажных.

В подтверждение правомерности использования такой формы передачи информации Минтруда акцентировало внимание на том, что в трудовом законодательстве отсутствуют правила уведомления персонала о составляющих зарплаты. Поэтому работодатель может сам выбирать форму передачи данных сотруднику.

Читайте также:  Электронные выписки из егрюл и егрип равносильны бумажным

Однако использовать электронные расчетные листки можно только при условии, что порядок передачи соответствующей информации с использованием электронной почты предусмотрен в локальном нормативном акте, коллективном и трудовом договорах. В утверждении формы расчетки должен участвовать представительский орган трудового коллектива.

При этом необходимо придерживаться порядка, предусмотренного для принятия локальных актов трудовым законодательством.

Основные требования к расчетному листку

Полученная возможность направлять информацию о зарплате по электронной почте не отменяет действующих требований к форме расчетного листа и срокам его предоставления работнику.

Когда нужно выдавать расчетки?

Трудовой кодекс предусматривает, что на работодателя возлагается обязательство выдавать работникам расчетные листы при выплате зарплаты. Как правило, это происходит, когда персонал получает основную часть оплаты труда.

Несмотря на то, что по закону зарплата должна выплачиваться как минимум каждые полмесяца, выдавать расчетки чаще одного раза в месяц нет необходимости. Такое разъяснение дано в письме Роструда от 24 декабря 2007 года. Позиция ведомства в данном вопросе соответствует сложившейся практике.

Расчетные листы должны выдаваться при выплате второй части зарплаты, то есть при окончательном расчете за месяц, поскольку именно в это время становятся известны все элементы оплаты труда и суммы произведенных удержаний.

Минфин поддержал такой подход к информированию персонала о структуре зарплаты. В письме этого ведомства от 10 апреля 2015 года разъяснено, что сумма налога на доходы физических лиц в виде оплаты труда определяется в последний день того месяца, за который начисляется доход. Следовательно, расчетный лист не может быть оформлен раньше.

Необходимость выдать работнику расчетный лист до окончания месяца может возникнуть только в случае его увольнения.

Защита персональных данных

Действующее законодательство к видам персональных данных физического лица относит, в том числе, и его доходы. Сторонние лица, имеющие доступ к такой информации, обязаны обеспечивать ее конфиденциальность.

В соответствии с Трудовым кодексом работодатель может допускать к персональным данным сотрудников исключительно уполномоченных на это лиц, которые получают только тот объем информации, который требуется для выполнения поставленных задач.

В организации должно быть принято положение о конфиденциальности, содержащее правила защиты персональных данных сотрудников, обязательные для всего коллектива. При сборе, хранении и передаче информации, в том числе, в виде электронных расчетных листов, должен предотвращаться доступ к ней посторонних.

За нарушение требований законодательства в сфере персональных данных наступает дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная, а при серьезных проступках – даже уголовная ответственность.

См. также:

Источник: http://www.reghelp.ru/raschetnie_listy_perehod_na_elektronyi_format.shtml

Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать в 2018 году

Работодатель обязан письменно информировать сотрудников о составных частях зарплаты за истекший месяц и удержаниях из нее (ст.136 ТК РФ), для этого компания выдает расчетные листки. Как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2018 году, мы расскажем вам в этой статье.

Скачать образец расчетного листка>>> 

Не редки случаи, когда работодатели игнорируют требование выдачи расчетных листков, мотивируя тем, что все несогласные со своей зарплатой все равно придут разбираться в бухгалтерию.

Однако факт невыдачи расчетных листков — нарушение трудового законодательства, за которое организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а должностное лицо — от 1000 до 5000 руб.

Поэтому к правильности выдачи расчетных листков нужно отнестись очень внимательно и аккуратно.

Выдача расчетных листков по зарплате в 2018 году

Правила выдачи расчетных листков регулируются ст.136 ТК РФ. Согласно этим правилам, вы должны выдавать расчетные листки при каждой выдаче зарплаты всем сотрудникам, включая надомников, совместителей, работающих дистанционно и т.д.

Однако тут есть тонкий момент, в частности Роструд неоднократно подчеркивал, что при выдаче аванса давать расчетный лист не обязательно, так как у работодателя еще нет точных сведений о месячной заработной плате работника.

Таким образом, расчетный лист можно выдавать один раз в месяц, когда будет выплачена  вся зарплаты.

Расчетный лист составляется в одном экземпляре, если только у вас нет практики, дублировать листки для отчета перед Трудовой инспекцией.

Важно! Не нужно делать отдельный расчетный листок сотруднику при выплате ему отпускных, командировочных, пособия по больничном листу или материальной помощи, все эти суммы вы укажете в расчетном листе в конце месяца.

На каком бланке выдавать  расчетный лист в 2018 году

Для 2018 года нет специально утвержденного единого образца расчетного листа для выдачи сотрудникам. Согласно ч.2 ст.136 ТК РФ бланк нужно разрабатывать самим, при этом туда необходимо включить все необходимые данные, такие как:

  • Фамилия, имя отчество работника, его должность и количество отработанных часов;
  • составные части зарплаты сотрудника за месяц (оклад, премии, надбавки, выслуга и т.д.);
  • другие начисления, в том числе отпускные, пособие по больничному листу, компенсация за задержку зарплаты, выплаты при увольнении;
  • удержания из зарплаты и их основания, например: НДФЛ, алименты и другие удержания по исполнительным листам;
  •  общая сумма к выплате.

Так же для удобства вы можете добавить туда какие-то свои дополнительные графы, это законом не запрещено.

Две срочные новости: Зарплата на карты опасна и Штрафы за зарплатные нарушения вырастут в четыре раза. Подробности читайте в журнале «Российский налоговый курьер».

Будьте внимательны! Ваша компания обязана зафиксировать разработанную форму расчетного листа в нормативных документах, а также прописать  в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте способ выдачи расчетных листков.

Скачать примерный образец расчетного листка>>> 

Образец заполненного расчетного листка 2018 года 

Обращаем ваше внимание на такой момент, что заверять листки при их выдаче работникам подписью руководителя и печатью компании не нужно. Однако если сотруднику расчетный лист потребуется для судебного разбирательства или иных юридических операций, вы должны будете заверить его подлинность.

В каком виде можно выдавать расчетные листки в 2018 году

В 2018 году, так же как и в предшествующие периоды, выдачу расчетных листков можно осуществлять двумя способами:

  1. В электронном виде, но для этого вам необходимо иметь список электронных адресов ваших работников;
  2. В бумажном варианте.

Самое главное, чтобы способ выдачи был закреплен у вас в трудовых договорах или в локальном акте компании, а сотрудники организации были бы ознакомлены под роспись со способом получения ими документа.

Как подтвердить факт выдачи расчетного листка в 2018 году 

Подтвердить факт выдачи расчетных листков вашим сотрудникам достаточно просто, для этого есть несколько способов. Компания вправе выбрать любой из них, либо даже придумать свой, если это будет убедительно.

  • В платежной или расчетно-платежной ведомости можно сделать отдельную графу, где работники будут расписываться при получении расчетных листков.
  • В форме расчетного листка можно сделать корешок для росписи сотрудника, который потом отрывается и остается в бухгалтерии для отчета.
  • Вы можете вести отдельный журнал выдачи листков.

За что могут оштрафовать компанию при выдаче расчетных листков в 2018 году

К сожалению, не только сам факт не выдачи расчетного листка сотруднику в 2018 году подлежит штрафу. Работодателей могут оштрафовать за целый ряд нарушений при составлении этого документа. Для удобства мы составили из них таблицу.

Работодатель выдал расчетный лист по неустановленной в компании форме

Нужно проверить, есть ли приказ или распоряжение, которым гендиректор утвердил форму расчетного листка. Используйте именно этот бланк. Если он изменился или не одобрен директором, заново утвердите у руководителя форму расчетного листка

В расчетном листе не хватает информации по заработной плате

Уточните, что в ваших расчетных листках есть все обязательные сведения. В случае, когда у вашего работника за весь месяц не было никаких выплат и удержаний, все равно заполните лист и поставьте в пустых графах прочерки

Компания нигде не прописала способ выдачи расчетных листов

Пропишите в трудовом договоре (если у вас практикуется несколько способов выдачи расчетных листков) или локальном нормативном акте способ выдачи

Компания не может доказать трудовой инспекции факт выдачи расчетных листов

Сохраняйте доказательства того, что работники получили расчетные листки, даже если зарплата выплачивается через банкомат. Для этого заведите отдельную графу в платежной ведомости, либо ведите журнал выдачи листков, можно сохранять корешки расчетных листков или их дубликаты

Источник: https://www.RNK.ru/article/215597-raschetnye-listki-zarplate-pravilno-vydavat-2017

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector