Выездная и камеральная проверки пфр

Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР в 2018 году

Большинство организаций хоть раз сталкивались с требованиями от налоговой инспекции. Некоторые компании не понаслышке знают о выездных проверках ФНС. Но помимо ФНС деятельность любого работодателя контролируют фонды — ПФР и ФСС. Сейчас большую часть отчетности по взносам контролирует ФНС.

Всю отчетность фонды проверяют на соответствие контрольным показателям, а также обращают пристальное внимание на применение льгот, пониженных тарифов и возмещение средств из бюджета фондов. Что анализируют фонды, какие требования предъявляют и как избежать выездных проверок, рассмотрим ниже.

Существует два вида проверок, осуществляемых фондами:

Камеральные проверки проходят все отчеты, представленные в ФСС и ПФР. Такие проверки проводятся только по отчетному периоду. На камеральную проверку отводится три месяца со дня отправки отчета, поэтому требование об устранении расхождений и ошибок по отчету за I квартал, отправленному 20.04.2018, могут прийти даже в июле.

Результат «камералки» может послужить поводом для выезда на территорию страхователя с целью проверки.Сроки выездной проверки должны быть прописаны в решении о ее проведении..

Выездная проверка преимущественно проходит по адресу работы плательщика (ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).Такой проверке предшествует вынесенное и оформленное Фондом решение. Если решение отсутствует, предприятие может отказать в проверке.

Максимальный срок для выездной проверки — 2 месяца. Иногда срок могут увеличить до 6 месяцев.

3 месяца бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Контур.Экстерна

Попробовать

Что проверяет ФСС

С 01.01.2017 в ФСС отчитываются только по взносам на травматизм. Поэтому порядок проверок изменился.

Выездные проверки ФСС по-прежнему будет проводить. Область проверки будет зависеть от проверяемого периода. Полноту и правильность расчета страховых взносов за периоды до 01.01.2017 будут проверять специалисты Фонда.

Проверки, затрагивающие 2017 год и далее, будут касаться лишь взносов на травматизм и пособий на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Также будут проводиться выездные проверки совместно с ФНС.

ФСС РФ проверяет начисление и уплату взносов по видам страхования, компенсационные выплаты родителям детей-инвалидов, больничные пособия, социальные пособия и т п.

Основной отчет, который проверяет Фонд, — 4-ФСС.

На выездной проверке сотрудники Фонда анализируют расчеты взносов, целевое использование денег на выплату пособий и т п.

Завершающий этап выездных проверок — составление акта.

Также существуют внеплановые выездные проверки, проходящие при:

  • ликвидации или реорганизации;
  • обращении страхователя за выделением средств;
  • жалобе сотрудника на ошибочный расчет пособия (ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

По требованию Фонда проверяемой организации подлежит представить заверенные копии документов, доказывающие верность расчетов и уплату страховых взносов.

На практике специалисты ФСС чаще всего запрашивают:

  • табели;
  • листки нетрудоспособности;
  • зарплатные ведомости;
  • трудовые книжки;
  • договоры гражданско-правового характера;
  • акты о производственных травмах и т.д.

Что проверяет ПФР

Пенсионный фонд до 2017 года контролировал расчет и уплату взносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование. С 2017 года данный контроль перешел к ФНС.

ПФР может проверить расчеты взносов за периоды до 2017 года. Для проверки специалисты Фонда могут запросить следующие документы (п. 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 03.02.2011 № 34Р):

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • баланс;
  • карточки и анализ бухгалтерских счетов, касающиеся взносов;
  • банковскую выписку и т.д.

Кто в зоне риска

У ПФР и ФСС разработаны критерии, которые позволяют отобрать организации для плановых выездных проверок. В частности, подобные критерии были изложены в письме ПФ РФ № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

Внимание фондов, а теперь и ФНС, могут привлечь:

  • расходы, финансируемые за счет денежных средств ФСС РФ;
  • представление отчетности с опозданием;
  • необлагаемые выплаты;
  • применение пониженных тарифов;
  • несоответствия в расчетах по итогам проведения камеральных проверок;
  • задолженность по взносам несколько периодов подряд;
  • постоянные корректировки отправленных отчетов и т.д.

Чтобы избежать претензий со стороны фондов, вовремя сдавайте все отчеты и отвечайте на требования. Также внимательно проверяйте начисленные суммы и храните все обосновательные документы.

3 месяца бесплатно пользуйтесь всеми возможностями Контур.Экстерн

Попробовать

Источник: https://www.kontur-extern.ru/info/vyezdnye-i-kameralnye-proverki-fss-i-pfr

Как проводятся проверки Пенсионным фондом РФ — НалогОбзор.Инфо

Пенсионный фонд РФ (ПФР) контролирует, правильно ли работодатели рассчитывают и платят:

  • взносы на обязательное медицинское страхование.

Такой контроль сотрудники ПФР выполняют в ходе проверок.

https://www.youtube.com/watch?v=MSObqRrKc00

Об этом сказано в части 1 статьи 3 и части 1 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды проверок и их периоды

Пенсионный фонд РФ силами своих территориальных подразделений проводит камеральные и выездные проверки организаций (ст. 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

И в том и в другом случае цель одна – проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование. Но вот периоды, охватываемые такими проверками, как правило, отличаются.

Быстро сориентироваться во всех сроках и периодах выездной и камеральной проверок можно по сравнительной таблице.

В рамках камеральной проверки сотрудники территориального отделения фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчет по форме РСВ-1 ПФР (ч. 1 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Например, это расчет РСВ-1 ПФР за девять месяцев 2015 года. Тогда в рамках камеральной проверки данного расчета Пенсионный фонд РФ может проконтролировать, правильно ли начислены взносы только за эти девять месяцев.

Хотя в ходе проверки сотрудники фонда могут использовать сведения и за другие отчетные периоды.

А вот в рамках выездной проверки сотрудники фонда вправе проверить период в пределах трех календарных лет. Тех, что предшествуют году, в котором такую проверку назначили (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). И кстати, конкретные периоды выездной проверки должны быть обозначены в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Общий порядок камеральной проверки

Камеральную проверку начнут с того дня, когда страхователь подал в Пенсионный фонд РФ расчет по форме РСВ-1 ПФР. Длиться такая проверка может три месяца с этой даты (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

При проведении камеральной проверки сотрудники фонда руководствуются статьей 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 31 июля 2014 г. № 323р.

Камеральную проверку проводят на территории фонда. Поэтому, кроме самого расчета, сотрудники фонда могут использовать в ходе проверки лишь уже имеющиеся у них документы. К примеру:

  • расчеты страховых взносов, представленные раньше;
  • документы, которые страхователь подал с первоначальными расчетами, – если речь идет о камеральной проверке уточненного расчета;
  • выписки из регистров бухгалтерского или налогового учета;
  • другие документы, полученные от страхователя в порядке, установленном Законом от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Запросить же дополнительные документы сотрудники фонда вправе, только если в сданной отчетности они выявили какие-либо ошибки или противоречия. В этом случае они могут потребовать от организации устранить эти несоответствия. А также вправе запросить письменные или устные пояснения.

О выявленных ошибках (несоответствиях) проверяющие должны сообщить плательщику. Одновременно они направят требование внести исправления в расчет. Исполнить такое требование необходимо в течение пяти рабочих дней.

Срок считайте со дня, следующего за тем, когда организация получила требование по ТКС или лично в руки. Если же требование пришло почтой, то оно считается полученным на шестой день с даты отправки, которая `указана в штампе.

Вместе с пояснениями можете дополнительно представить в фонд документы, которые подтверждают достоверность данных. Например, выписки из регистров бухучета.

Такие правила установлены в частях 3–4 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Кроме того, в ходе камеральной проверки сотрудники ПФР могут вызвать плательщика взносов в территориальное отделение фонда для дачи устных пояснений (п. 3 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Вызов оформляется письменным уведомлением.

Ситуация: можно ли не исполнять требование Пенсионного фонда РФ представить письменные пояснения, если в этом документе не указаны конкретные ошибки и (или) противоречия, выявленные при камеральной проверке?

Да, можно.

Пенсионный фонд РФ вправе требовать от организации письменные пояснения, только если в отчетности есть ошибки и противоречия. При этом проверяющие обязаны сообщить организации о конкретных выявленных неточностях и одновременно могут потребовать письменные пояснения к ним. Об этом говорится в части 3 статьи 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Когда же ошибок и противоречий нет, у сотрудников фонда нет оснований требовать от страхователя пояснения. А если они все-таки запросили таковые без указания на конкретные ошибки и (или) противоречия, то данное требование можно не исполнять. Оно считается незаконным.

Совет: Ответить на незаконное требование ПФР все же стоит. Напишите, что требовать пояснения сотрудники ПФР могут, только если в расчете есть ошибки и противоречия (ч. 3 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А поскольку в полученном требовании об ошибках ничего не сказано, запрос выглядит необоснованным и организация не может его исполнить.

Общий порядок выездной проверки

Выездные проверки сотрудники фонда проводят, руководствуясь статьей 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Такое контрольное мероприятие проходит, как правило, на территории плательщика взносов (т. е. организации-работодателя). Но есть исключение. Если у страхователя нет возможности предоставить помещение для проверки, тогда ее проведут в территориальном отделении ПФР. Об этом сказано в части 1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Выездная проверка начинается с того, что сотрудники ПФР вручают плательщику взносов решение о проведении проверки. В таком документе должны быть обозначены состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет (ч. 4–9 ст.

 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Убедитесь, что такое решение есть на руках у проверяющих. А вместе с ним проверьте и служебные удостоверения. Если таких документов у них нет, то вы вправе не пускать с проверкой на территорию организации.

С предъявленным решением надо ознакомиться и поставить свою подпись. После этого сотрудник ПФР вручит требование о представлении документов. Кстати, если проверку проводят совместно с ФСС России, то от каждого фонда должно быть свое требование. И исполнять эти требования придется по отдельности независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Выездная проверка заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В общей сложности выездная проверка не может длиться дольше двух месяцев (ч. 11, 14 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев (ч. 11 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Основанием для продления выездной проверки до четырех и (или) шести месяцев может стать:

  • получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
  • форс-мажорные обстоятельства на территории, где проводится проверка;
  • наличие в составе проверяемой организации четырех и более обособленных подразделений;
  • непредставление (несвоевременное представление) организацией документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Об этом говорится в части 11.1 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Чтобы продлить срок выездной проверки, отделение ПФР, которое ее проводит, должно направить мотивированный запрос в вышестоящий орган фонда. На основе этого запроса руководитель (его заместитель) вышестоящего органа примет решение о продлении выездной проверки или откажет в таком продлении.

Такой порядок предусмотрен в части 11.2 статьи 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Виды выездных проверок

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР могут проводить только совместно с территориальными отделениями ФСС России. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на портале своего регионального отделения ФСС России. Учитывайте, что в этот график могут вноситься изменения.

Внепланово выездные проверки проводят лишь в определенных случаях. Например, при ликвидации или реорганизации организации. Об этом сказано в письме Минздравсоцразвития России от 22 февраля 2011 г. № 19-5/10/2-1748. Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Кстати, в совместных проверках, помимо сотрудников фондов, могут принимать участие еще и налоговые инспекторы. Их привлекают, чтобы проверить обоснованность применения пониженных тарифов страховых взносов, если организация:

  • осуществляет деятельность в области информационных технологий;
  • оказывает инжиниринговые услуги.

Такой порядок установлен пунктом 2 части 5 статьи 33 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Какие документы может требовать ПФР при выездной проверке

Пенсионный фонд РФ может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые:

  • являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов;
  • подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов.

Об этом сказано в пункте 1 части 1 статьи 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Читайте также:  Отгул за сдачу крови. заявление и порядок оформления в 2018 году

Например, сотрудники ПФР могут требовать копии расчетных, расчетно-платежных, платежных ведомостей, документы, подтверждающие занятость во вредных условиях труда, договоры гражданско-правового характера и т. д.

Требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки, сотрудники фонда не вправе (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, они не могут требовать налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов.

Перечень документов, которые сотрудники фонда могут истребовать в ходе выездной проверки, приведен в пункте 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р. К ним, в частности, относятся:

  • приказы об учетной политике;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • бухгалтерская отчетность, в том числе годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения;
  • регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
  • карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
  • банковские и кассовые документы;
  • первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, ведомости по начислению и выдаче зарплаты, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц).

Дополнительно в ходе выездной проверки могут быть запрошены копии документов индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям, утвержденным распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 3 февраля 2011 г. № 34р.

Ситуация: может ли Пенсионный фонд РФ при проверке произвести выемку документов?

Нет, не может.

Перечень контрольных мероприятий, которые могут проводить должностные лица Пенсионного фонда РФ при выездной проверке, определен в статьях 36–37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Среди них:

  • доступ на территорию плательщика взносов;
  • истребование документов для проведения проверки.

Закон не дает сотрудникам ПФР права на выемку документов. Поэтому, даже если у них есть основания считать, что документы могут быть уничтожены, сокрыты или изменены, проводить такое мероприятие (в отличие от налоговых инспекторов) сотрудники фонда не могут.

Как подать документы по требованию ПФР

Представить копии документов по требованию проверяющих можно как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить.

Для этого на них нужно сделать надпись «Верно», указать должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию), поставить дату заверения и печать организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 3.

26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Заверить нужно каждую копию документа. Заверять подшивки, состоящие из копий нескольких документов, нельзя.

Документы, которые были истребованы в ходе проверки, нужно представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Внимание: если не представить документы по требованию проверяющих в течение 10 рабочих дней, то организацию или предпринимателя оштрафуют на 200 руб. за каждый неподанный документ (ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). А ответственному сотруднику организации, в частности, ее руководителю, грозит денежное наказание в размере от 300 до 500 руб. (ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Оформление результатов проверок

Результаты камеральной и выездной проверок сотрудники фонда оформляют по-разному.

Если по итогам камеральной проверки сотрудники ПФР не нашли ошибки, то акт проверки они не составляют и о таких результатах плательщику не сообщают. Если же есть нарушения, то проверяющие оформляют акт камеральной проверки. Они должны это сделать в течение 10 рабочих дней со дня окончания проверки.

Для выездной проверки иначе. В последний ее день проверяющие составляют справку о проведенной проверке. Далее в течение двух месяцев с даты оформления справки сотрудники ПФР составляют акт выездной проверки.

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2016 N 1п. О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов.

Не согласны с актом проверки или с его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда должен сообщить о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Ситуация: может ли территориальное отделение Пенсионного фонда РФ рассматривать материалы камеральной проверки в отсутствие представителей организации?

Да, может, но только при условии, что плательщик взносов извещен о рассмотрении материалов.

Плательщик страховых взносов имеет право участвовать в рассмотрении материалов проверки (ч. 3 ст. 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Сотрудники фонда обязаны сообщить организации о времени и месте рассмотрения материалов проверки.

Такой вывод следует из части 5 статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Если организация не извещена о времени и месте рассмотрения материалов, то решение, принятое по результатам такого рассмотрения, может быть обжаловано в суде.

Как правило, арбитражные суды признают такие решения недействительными (см., например, определение ВАС РФ от 28 мая 2012 г. № ВАС-6248/12, постановления ФАС Уральского округа от 4 апреля 2012 г. № Ф09-1776/12, Уральского округа от 24.10.

2011 № Ф09-6782/11 по делу № А60-4659/2011, Дальневосточного округа от 28 февраля 2012 г. № Ф03-374/2012).

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ПФР выносит одно из двух возможных решений:

  • о привлечении к ответственности за совершение правонарушения;
  • об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.

Решение должно быть вынесено в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту.

Такой порядок следует из частей 1 и 8 статьи 39 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Решение территориального отделения Пенсионного фонда РФ можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/nalogovye_proverki/kak_provodjatsja_proverki_pensionnym_fondom_rf/14-1-0-3076

Выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР: что проверяют, в какие сроки, кто в зоне риска — Контур.Бухгалтерия

Как только вы становитесь работодателем, готовьтесь к проверкам со стороны Пенсионного Фонда России (ПФР) и Фонда Социального Страхования (ФСС). Проверяют в первую очередь отчетность — сходится ли она с контрольными показателями. Так же проверяется, применяете ли вы льготы, специальные пониженные тарифы и возмещаете ли денежные средства из фондовых бюджетов.

Рассмотрим подробнее суть этих проверок и требования фондов к работодателям. Отдельно расскажем про камеральные проверки, отдельно — про выездные.

Камеральные проверки ПФР и ФСС

Камеральные проверки касаются любых документов (отчетов), которые работодатель предоставляет в ПФР и ФСС. Они проводятся исключительно по данным отчетного периода.

Длительность проверки — 3 месяца с момента отправки отчетности. Если вы, к примеру, отправили квартальный отчет в конце апреля, результаты проверки могут прийти только в конце июля.

Срок ответа от работодателя — 5 дней с момента получения требований по результатам проверки. Требования вам могут пояснить устно — это решение Фонд примет самомтоятельно, после чего пригласит вас на встречу (ч. 3–4 ст. 34 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

По результатам камеральной проверки к вам может приехать выездная проверка, которая затронет уже 3 календарных года года (ч. 9 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Решение о проверке принимает Фонд: без решения выездная проверка не проводится.

Выездные проверки Пенсионного Фонда и ФСС

Сроки выездных проверок прописываются изначально в решении о ее проведении (п. 3 ч. 4 ст. 35 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Стандартный срок проведения выездной проверки — до 2 месяцев. В некоторых частных случаях срок может быть продлен до полугода.

Проверка ФСС: на что обращают внимание

Фонд Соцстрахования проверяет, как вы начисляете и уплачиваете взносы по видам страхования, выплачиваете компенсации родителям детей-инвалидов, больничные пособия и т п. Также анализируются ваши цели использования средств на выплату пособий.

Сотрудники ФСС уделяют особое внимание проверке отчета 4-ФСС.

После того, как данные были проанализированы, ответственные сотрудники Фонда составляют акт.

Внеплановые проверки ФСС

Большинство выездных проверок запланированы, и часто проходят вместе с проверками ПФР, так сказать «с двух сторон». Но в некоторых случаях проверки проходят незапланировано:

Специалисты Фонда потребуют от вас, проверяемой организации, представить заверенные копии документов, в которых расписаны расчеты и информация об уплате страховых взносов (п. 1 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Вас могут попросить показать кадровые документы (трудовые книжки, табели, договоры ГПХ), зарплатные ведомости, документы по больничным, различные производственные акты и т п. Вы должны представить все документы в 10-дневный срок после получения требования (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5 ст. 37 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Проверка ПФР: что нужно представить

Пенсионный Фонд смотрит, как вы рассчитываете и уплачиваете взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование.

Согласно п. 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 03.02.2011 № 34 Р, вас могут попросить показать учредительные документы, приказы по учетной политике, различные лицензии, расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам, бухгалтерский баланс, вписку из банка и т п.

Кто находится в зоне особого внимания ПФР и ФСС?

В письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010 детально описано, по какому принципу Фонды отбирают организации для проверок. Эти проверки не являются спонтанными.

Например, фонды обращают внимание на те компании, которые:

  • Имеют необлагаемые выплаты;
  • Применяют пониженные тарифы;
  • Имеют обнаруженные ошибки в расчетах по итогам камеральных проверок;
  • Не платят взносы несколько периодов подряд;
  • Постоянно исправляют отчеты, вносят корректировки и т п.

Мы рекомендуем сдавать отчеты без опозданий, проверять все расчеты и всегда иметь в наличии документы, эти расчеты подтверждаюшие и обосновывающие.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/300

К вам пришли из фсс и пфр: что надо знать о выездных проверках фондов

Проверки внебюджетных фондов, как и налоговые ревизии, бывают камеральными и выездными. На камеральных проверках сотрудники ПФР и ФСС контролируют правильность начисления взносов за конкретный период.

Камеральная проверка ФСС проводится с целью проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на обязательное социальное страхование. В рамках камеральной проверки сотрудники фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчеты по форме 4 ФСС.

То же самое и с «камералками» пенсионного фонда – проверка отчетности ПФР на предмет правильности начисления и уплаты вносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование начинается с того дня, когда страхователь подал расчет по форме РСВ-1 ПФР.

Срок камеральной проверки для фондов один – три месяца со дня подачи отчетности, и проходит она исключительно на территории фондов.

Совсем другое дело – выездные проверки. Они могут проходить по заранее составленному плану или же «случаться» внепланово. И так же, как визит налоговых инспекторов, выездная проверка ФСС либо выездная проверка ПФР вызывает тревогу у всех работодателей без исключения. Чтобы внести ясность, кого и «за что» проверяют, чего ожидать от ревизии, мы подготовили для вас эту статью.

Как проходит «кастинг» на проверку

На плановые выездные ревизии сотрудники фондов отдельно не ходят, так как ПФР и ФСС могут проводить плановые выездные проверки только совместно. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС.

ФСС и ПФР ежегодно совместно составляют план выездных проверок. При этом каждый из фондов старается включить в план страхователей, интересных именно ему. В итоге примерно половина компаний попадает в план по инициативе ПФР, половина – по предложению ФСС.

Рассмотрим, на основании каких критериев происходит отбор.

Расхождения в отчетности. Назначить выездную ревизию фонды могут по итогам камеральной проверки. Например, если сотрудники ПФР в ходе «камералки» выявят несоответствия в расчетах по формам РСВ-1 и индивидуальных сведениях. Такой же подход применяют и в ФСС.

Причем проверка возможна даже в том случае, если чиновники запросили у компании пояснения, и она их дала.

Кроме того, если представленные в отделения ПФР расчеты по страховым взносам за предыдущий год не соответствуют количеству расчетов, сданных в отделения ФСС России, есть вероятность, что компании назначат выездную проверку.

Снижение зарплаты. Если у компании по сравнению с прошлым годом значительно снизился фонд оплаты труда – также повод включить ее в план совместных выездных проверок.

Нулевая отчетность. Особое внимание инспекторы обращают на компании, сдающие нулевую отчетность. Зарплата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. А если есть начисленная заработная плата, должны быть и страховые взносы.

Необлагаемые выплаты. К необлагаемым выплатам относятся государственные пособия, выплаты временно пребывающим в России иностранным работникам и т. д. В план попадают компании, которые отражают значительные суммы необлагаемых выплат (больше 10% от общей суммы) и часто подают корректирующие расчеты.

Пониженные тарифы. Речь идет о компаниях на «упрощенке» с льготной деятельностью и другие компании, которые платят пониженные взносы. При этом особенно рискуют оказаться в плане проверок компании с пониженным тарифом, которые по требованию фонда не подали на камеральную проверку документы, подтверждающие право на льготу.

Читайте также:  Правила таксировки бухгалтерских документов

Наличие долгов. В план попадут компании с недоимкой по взносам. Причем ФСС интересуют как компании с долгом в 1000 руб., так и крупные должники – от 100 000 руб. Но проверка возможна, только если компания хронически не платит взносы – два и более квартала подряд.

Подача «уточненок» к уменьшению. Страхователи, которые подают «уточненки» с уменьшением платежей, и делают это регулярно, очень рискуют оказаться в плане проверок. В фондах считают, что это может говорить об ошибках в расчете взносов.

Крупнейший налогоплательщик. Из всех компаний, помимо всего прочего, проверяющие будут выбирать те, у которых имеются наибольшие суммы облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или наибольшая среднесписочная численность работников.

Большие суммы расходов, финансируемых за счет ФСС. К таким расходам относятся пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства в возрасте до 18 лет.

В план включают компании, у которых расходы на пособия превышают 50 процентов от всех начисленных взносов. Но фонд сначала запросит объяснения. Ему можно ответить, что высокие расходы связаны с большим числом больничных.

Визит возможен, только если фонд найдет нестыковки в больничных или его не устроят пояснения.

Подошел срок проверки. Выездная проверка фондов проходит раз в три года. Поэтому, если организацию не проверяли три года подряд, сотрудники ПФР и ФСС, скорее всего назначат ей проверку. То есть в план включают компании без особых признаков, у которых уже три года не было ревизии.

Расчеты в банке идут, а отчетности нет. С 2015 года ФСС вправе запрашивать в банках данные по счетам компаний. Эти сведения фонды запросят по всем компаниям, которые не отчитываются. Если у таких страхователей есть движение по счетам, то им стоит ждать визита контролеров.

Мигрирующие компании. Вдобавок ко всему ПФР интересуется теми компаниями, которые не находятся по своему юридическому адресу и не сообщают фонду данные о фактическом местонахождении.

Проверка ПФР – 2015: креатив от региональных отделений фонда Помимо общепринятых критериев отбора компаний на выездную проверку, при составлении планов на 2015 год отделения ПФР в регионах использовали и другие, менее популярные критерии. Например, в него включали компании, которые взяли за правило сдавать отчетность в последний момент. А еще выездные проверки назначали тем, у кого побывала с ревизией трудовая инспекция и выявила нарушения.

Кстати, средняя «планка» доначислений по проверке в 2015 году для сотрудников ПФР составляет 20 000 руб. – то есть как минимум такую сумму постараются начислить проверяющие, иначе выездная проверка будет считаться неэффективной.

К вам приехал ревизор…

Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.

Выездная проверка начинается с того, что компании вручают решение о проведении проверки. В таком документе должны быть указаны состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет.

С предъявленным решением страхователя должны ознакомить под роспись. После этого сотрудник вручают требование о представлении документов. Причем, если проверка совместная, то от каждого фонда должно быть свое требование. Но исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Поскольку круг интересов у проверяющих из разных фондов расходятся, то и запрашивать ревизоры будут разные документы.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники ФСС проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили взносы на обязательное социальное страхование, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

Что нужно ФСС на выездной проверке

ФСС может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета и уплаты, а именно:

  • расчетно-платежных ведомостей;
  • больничных листов;
  • договоров гражданско-правового характера;
  • документов, необходимых для оформления пособий;
  • табелей учета рабочего времени;
  • трудовых книжек;
  • документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест)
  • и т. п.

Что требует ПФР на выездной проверке

Что касается проверки пенсионного фонда, то ПФР может требовать от компании копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов; подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов. Это могут быть:

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • бухгалтерская отчетность (в т. ч. годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения);
  • регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
  • карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
  • банковские и кассовые документы;
  • первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц);
  • документы индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Как идет проверка и чем может закончиться

Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.

Основанием для продления выездной проверки может стать:

  • получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
  • форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
  • наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
  • непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Чтобы продлить срок выездной проверки, проверяющие должны направить мотивированный запрос в вышестоящий орган своего фонда. На основе этого запроса руководитель вышестоящего органа принимает решение о продлении выездной проверки или отказывает в продлении.

Если справка – то конец проверке

По окончании выездной проверки или в ее последний день проверяющие составляют Справку о проведенной выездной проверке. Один экземпляр остается в компании, второй приобщается к материалам проверки.

В течение двух месяцев со дня составления справки готовится Акт выездной проверки. Он подписывается обеими сторонами. Один экземпляр акта вручается представителю компании под расписку в течение пяти рабочих дней с даты подписания (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения его представителем организации).

Есть возможность возразить

Если компания не согласна с выводами проверяющих, изложенными в акте, она в течение 15 рабочих дней со дня получения документа может представить письменные возражения. Для обоснования возражений важно приложить заверенные копии документов.

Руководитель фонда, проводящего проверку, должен рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные возражения по акту, и уже на их основании вынести решение – в течение 15 рабочих дней со дня истечения срока, отведенного на представление письменных возражений.

Какой-то официально утвержденной формы для оформления возражений нет, поэтому они составляются в свободной форме. В документе обязательно надо указать наименование, ИНН, КПП, адрес компании, регистрационный номер страхователя, время проведения ревизии, ее объект. И затем пояснить причины возражения, привести ссылки на нормативные акты.

Результаты бывают разными

По результатам рассмотрения материалов проверки руководители (их заместители) территориального органа ПФР, ФСС России выносят одно из решений:

  • О привлечении к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах.
  • Об отказе в привлечении к ответственности.

В решении указываются выявленные нарушения, сумма выявленной недоимки, а также предлагается уплатить штрафы ПФР (штрафы ФСС) и пени по страховым взносам.

Один экземпляр решения в течение пяти рабочих дней после дня вынесения вручается проверяемому лицу под расписку (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения). В случае направления документа по почте заказным письмом решение считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня направления письма.

Обжаловать решение по выездной проверке можно как в вышестоящем отделении фонда, так и в суде. Но в отличие от обжалования решений по налоговым проверкам, где досудебный порядок обжалования является обязательным, подать жалобы на решение фонда одновременно – и в вышестоящее отделение фонда, и в суд. Срок для обжалования – три месяца с момента вынесения решения.

Ревизоры могут нагрянуть внезапно

Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Внепланово выездные проверки ФСС проводит, если:

  1. организация находится на стадии ликвидации или реорганизации;

  2. страхователь обратился за выделением средств;

  3. сотрудник пожаловался на неправильный расчет пособия.

Что касается п. 2, то ФСС заинтересуются компанией только в том случае, если сумма возмещения превышает уплаченные взносы за несколько лет или компания хочет получить деньги через пару месяцев после своей регистрации.

Внепланово выездные проверки ПФР проводит только при ликвидации или реорганизации организации.

P.S. В ближайших публикациях мы подробно разберем спорные ситуации, которые возникают на камеральных проверках ФСС и ПФР. Их достаточно много, и, как показывает наша практика, приносят они хлопот не меньше, чем выездные ревизии.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/k-vam-prishli-iz-fss-i-pfr-chto-nado-znat-o-vyezdnykh-proverkakh-fondov-3100/

Какие документы могут запрашивать сотрудники ПФР при выездной проверке?| Вопросы подписчиков | Журнал «Кадровое дело»

Подскажите какие документы могут запрашивать сотрудники ПФР при выездной проверке по льготным профессиям?

Ответ на вопрос:

Чаще всего при камеральной и выездной проверке специалисты ПФР просят кадровую службу представить следующие документы:

– штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовые договоры;

– договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, авторские и лицензионные договоры;

– копии приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

– копии приказов о предоставлении учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком;

– трудовые книжки, личные карточки по форме № Т-2 или иной утвержденной в организации.

Читайте о дополнительных взносах в ПФР за вредные условия труда еще больше по ссылке.

Особое внимание будет уделено личным делам сотрудников, которые имеют право на досрочное пенсионное обеспечение.

Подробнее о проверках читайте здесь:

В отношении таких работников дополнительно могут быть запрошены:

— результаты спецоценки рабочих мест;

— трудовые договоры;

— наряды, журналы, подтверждающие фактическое выполнение работ во вредных условиях. Иногда запрашивают документы о приобретении (аренде) оборудования, с работой на котором связана вредность. Если вредность связана с использованием в процессе труда определенных «вредных» материалов, то могут быть затребованы документы о приобретении и использовании в процессе труда именно данных материалов;

— документы, подтверждающие уплату дополнительных тарифов страховых взносов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация 1. Готовимся к проверке Пенсионного фонда РФ

Журнал «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2014

Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Читайте также:  Нормы списания материалов в строительстве. утверждение

Казалось бы, проверка Пенсионного фонда – это забота бухгалтерии, а не отдела кадров. В большинстве случаев так и есть, поскольку специалисты ПФР в ходе проверок контролируют, правильно ли работодатели рассчитывают и платят взносы на пенсионное и обязательное медицинское страхование (ч. 1 ст. 3, ч. 1 ст. 33 Закона № 212-ФЗ).

Но результаты проверок показывают, что работодатели чаще всего неверно исчисляют суммы компенсации отпуска при увольнении, премиальных выплат, оплаты по договорам подряда и др. Кроме того, по-прежнему много ошибок в исчислении страхового стажа, а это прерогатива кадровой службы.

Как узнать о дате проверки? Какие документы следует привести в порядок? Какая ответственность предусмотрена за выявленные нарушения?

Шаг 1. Выясняем, что будет проверять Пенсионный фонд

Проверки Пенсионного фонда делятся на два вида: выездные и камеральные (ч. 1 ст. 33 Закона № 212-ФЗ). Камеральная проверка – это проверка документов, представленных работодателем в ПФР (ч. 1 ст. 34 Закона № 212-ФЗ). Она проводится в соответствующем территориальном отделении ПФР.

При этом его специалисты не обязаны извещать организацию о проводимой проверке. Однако в случае выявления ошибок в расчете страховых взносов работодателю сообщают об этом.

Одновременно с этим ему предъявляется требование1 в течение пяти дней представить необходимые пояснения или внести соответствующие исправления (ч. 3 ст. 34 Закона № 212-ФЗ).

Совет

Плановые выездные проверки территориальные отделения ПФР проводят только совместно с ФСС России. План-график таких проверок отслеживайте на портале своего регионального отделения ФСС России

Выездная проверка проводится на территории организации не чаще одного раза в три года (ч. 10 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). Основанием служит решение руководителя территориального отделения ПФР по месту нахождения работодателя.

Максимальный период, который может быть проверен, составляет три календарных года (ч. 9 ст. 35 Закона № 212-ФЗ). О предстоящей выездной проверке специалисты ПФР обычно извещают организацию по телефону за три–пять дней, хотя по закону они не обязаны этого делать.

Выездные проверки бывают двух видов: плановые и внеплановые.

В ходе любой проверки специалисты ПФР определяют своевременность начисления и уплаты страховых взносов в пользу лиц, работающих по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предусматривающим выполнение работ (оказание услуг), а также по авторским договорам (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Помимо этого, проверяющие могут обратить внимание на правильность заполнения сведений о страховом стаже и заработной плате работников.

Шаг 2. Уточняем перечень документов, подлежащих проверке

Чаще всего при камеральной и выездной проверке специалисты ПФР просят кадровую службу представить следующие документы2:

– штатное расписание, табель учета рабочего времени, трудовые договоры;

– договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, авторские и лицензионные договоры;

– копии приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

– копии приказов о предоставлении учебных отпусков, отпусков без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком;

– трудовые книжки, личные карточки по форме № Т-2 или иной утвержденной в организации.

Помимо этого, проверяющие могут запросить списки сотрудников организации, а также лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Особое внимание будет уделено личным делам сотрудников, которые имеют право на досрочное пенсионное обеспечение.

Внимание!

Должностные лица ПФР при выездной проверке не вправе проводить выемку документов. Такое действие не входит в перечень контрольных мероприятий (ст. 36–37 Закона № 212-ФЗ)

Требование представить документы, связанные с уплатой взносов, оформляется в виде отдельного документа3.

Он вручается лично руководителю организации, высылается по почте заказным письмом либо направляется по электронной почте.

Минимальный срок представления документов составляет 10 дней со дня вручения требования, однако он может быть продлен по просьбе проверяемой организации (п. 4 ч. 2 ст. 28, ч. 5, 6 ст. 37 Закона № 212-ФЗ).

Если организация по письменному запросу фонда не представила документы, связанные с расчетом и уплатой взносов, либо передала документы в ПФР с опозданием, это является нарушением.

За него компании грозит штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ, а руководителю организации (сотруднику, ответственному за работу с фондами) – в размере от 300 до 500 рублей (ст.

48 Закона № 212-ФЗ, ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ).

Комментарий специалиста

Ирина КЛЕЦКИНА,

начальник Управления организации администрирования страховых взносов и взыскания задолженности отделения ПФР по г. Москве и Московской области:

– Перед выездной проверкой специалисты анализируют всю информацию об организации, имеющуюся в органе ПФР, и ранее представленную отчетность. Объем документов, подлежащих проверке, определяют должностные лица, которые ее проводят. В зависимости от степени охвата может проводиться сплошная или выборочная проверка документов.

Выездная проверка начинается с того, что специалисты ПФР знакомятся с учредительными документами и с учетной политикой организации. Далее, наряду с бухгалтерскими документами, проверяются организационно-распорядительные документы.

В их числе приказы (о назначении на должность, об увольнении, поощрении, направлении в командировку и т. д.

), устав, коллективные договоры, штатное расписание, трудовые договоры (дополнительные договоры, соглашения), договоры гражданско-правового характера, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, другие документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника.

Читайте о приказе о проведении внутреннего аудита еще больше по ссылке.

Шаг 3. Приводим в порядок кадровые документы

Чтобы успешно пройти проверку Пенсионного фонда, к ней следует подготовиться. Для этого, во-первых, нужно выяснить, когда проводилась предыдущая проверка, какие нарушения были выявлены в прошлый раз и устранены ли они.

Внимание!

Cотрудники ПФР не вправе требовать документы, которые не имеют отношения к предмету проверки (п. 2.3 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления ПФР от 5 мая 2010 г. № 120р). Например, налоговые декларации, в которых фиксируются суммы страховых взносов

Во-вторых, необходимо провести сплошную или выборочную ревизию анкетных данных работников и выяснить, совпадают ли эти сведения с индивидуальными сведениями, переданными в Пенсионный фонд.

В-третьих, нужно уточнить наличие у каждого сотрудника организации страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.

В-четвертых, провести аудит кадровых документов, подлежащих проверке. Они должны быть правильно оформлены, подписаны лицами, которые имеют право подписи. Желательно, чтобы в документах не было подчисток и помарок (п. 7.3 Методических рекомендаций по проведению выездных проверок).

Штатное расписание и табель учета рабочего времени. Помимо наличия обязательных реквизитов в штатном расписании, проверьте, чтобы наименования должностей и размеры окладов и надбавок сотрудников соответствовали приказам о приеме на работу и трудовым договорам.

Также обратите внимание на то, чтобы все должности были указаны на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ). Такие наименования, как HR-менеджер, IT-специалист, не допускаются.

В табеле учета рабочего времени должны быть верно отмечены должность работника, его табельный номер, полностью указаны его фамилия, имя и отчество.

Трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера. Проверьте, чтобы в трудовые и гражданские договоры на оказание услуг были внесены необходимые сведения о работнике (исполнителе, подрядчике).

Трудовой договор должен иметь обязательные сведения и условия, предусмотренные статьей 57 Трудового кодекса. Гражданский договор также должен содержать существенные условия (ст. 432, гл.

39 ГК РФ), а факт выполнения работ следует фиксировать в актах.

Трудовые книжки. Записи в трудовые книжки должны вноситься без сокращений и в полном соответствии с формулировками Трудового кодекса.

Зачеркивать что-либо в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или награждении, нельзя. Все исправления нужно делать по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 и постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Личная карточка и приказы по личному составу. Эти документы могут быть оформлены и вестись по унифицированным формам или другим образцам, утвержденным в организации. В них должны присутствовать все обязательные реквизиты и сведения (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Шаг 4. Проверяем полномочия сотрудника Пенсионного фонда

При выездной проверке специалисты Пенсионного фонда должны предъявить решение о проведении проверки и свои служебные удостоверения (ст. 36 Закона № 212-ФЗ). Форма удостоверения законом не установлена. Если возникают сомнения в подлинности указанных документов, то можно позвонить в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда (п. 1 ч. 1 ст. 28 Закона № 212-ФЗ).

Шаг 5. Знакомимся с результатами проверки

Порядок оформления результатов проверки и ознакомления с ними работодателя различаются в зависимости от того, какая проверка проводилась. Если нарушения были выявлены в ходе камеральной проверки, то акт составляется не позднее 10 дней со дня ее проведения (ч. 1 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).

Если же проверка была выездная, то в течение двух месяцев со дня составления справки о проведении проверки сотрудники ПФР оформляют акт выездной проверки (ч. 2 ст. 38 Закона № 212-ФЗ). Составить акт проверяющие должны, даже если по результатам проверки не выявлено нарушений. В нем отражают все, что было проверено.

Акт подписывают должностные лица территориального отделения ПФР, проводившие проверку, и руководитель организации (ч. 3 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).

Если работодатель не согласен с выводами проверяющих, то в течение 15 дней со дня получения акта он может направить в территориальное отделение Пенсионного фонда письменные возражения (ч. 5 ст. 38 Закона № 212-ФЗ).

Внимание!

Порядок исчисления и уплаты страховых взносов, а также правила подачи отчетности по взносам меняются с 1 января 2015 года (Федеральный закон от 28 июня 2014 г. № 188-ФЗ). Необходимо учесть все изменения, чтобы правильно рассчитать страховые взносы и избежать санкций

За выявленные нарушения работодатель может быть привлечен к материальной и административной ответственности.

В рамках материальной ответственности Пенсионный фонд может взыскать с организации штраф, пени и недоимки по уплате страховых взносов. Это происходит в течение трех месяцев со дня выявления недоимки (ст. 22, ч. 14 ст. 39 Закона № 212-ФЗ).

В рамках административной ответственности должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 1000 до 500 000 рублей (ст. 15.33 КоАП РФ).

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Екатерина ГРИПАСЬ,

руководитель Управления по работе с персоналом ИХ «ФИНАМ» (Москва):

– ПФР вправе проверить любые документы, так или иначе связанные с расчетом и уплатой взносов.

 Поэтому работникам отдела кадров следует привести в порядок первичные документы по учету кадров: коллективные договоры, штатное расписание, график отпусков, личные карточки и др.

Особое внимание уделите документам, подтверждающим занятость во вредных условиях труда, а также по сотрудникам-нерезидентам.

1 Форма требования о представлении объяснений утверждена приказомМинтруда России от 1 июля 2013 г. № 286н (приложение № 6).
2 Перечень документов, подлежащих проверке, приведен в приложении 1к Методическим рекомендациям по проведению выездных проверок.

3 При проведении документальной проверки используется форма, утвержденная приказом Минтруда России от 1 июля 2013 г. № 286н (приложение № 11), при проведении выездной проверки – форма, утвержденная приказом Минтруда России от 27 ноября 2013 г.

№ 698н (приложение № 19).

Ситуация 2. Как избежать штрафа при проверке ПФР

Журнал «Зарплата» № 9, Сентябрь 2016

Документ: Определение ВС РФ от 06.07.2016 № 303-КГ16-5234
Что нового: ПФР вправе требовать при проверке карточки счетов и оборотно-сальдовые ведомости по счетам 76 и 91

Во время проверки контролеры требуют показать различные документы. Их список ПФР привел в Методических рекомендациях (распоряжение от 03.02.2011 № 34р).

Изучите этот список. Если вы откажетесь выполнить законные требования инспекторов, они начислят штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Например, вы решили, что операции по счетам 76 и 91 напрямую не связаны со страховыми взносами, поэтому отказались представить карточки счетов и оборотно-сальдовые ведомости. Это нарушение. Регистры бухучета инспекторы вправе требовать во время проверки.

Поскольку вы не выполнили законное требование, фонд оштрафует компанию.

04.10.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Моментальный ответ от эксперта «Системы Кадры»

Источник: https://www.kdelo.ru/qa/146658-qqkss8kakie-dokumenty-mogut-zaprashivat-sotrudniki-pfr-pri-vyezdnoy-proverke

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector