Журнал учета листков нетрудоспособности. образец и бланк 2018 года

Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности — образец для скачивания

Главная > Журналы > Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности — образец для скачивания

Представителям работодателя после передачи им больничного листа необходимо обеспечить учет и хранение документа. Более приемлемым вариантом систематизации информации является ведение специального журнала регистрации листков нетрудоспособности.

Регистрацией в журнале считается фиксирование главных реквизитов документа в соответствии с установленной формой, доказывающее факт его наличия и дату составления.

Учетные книги ведутся для упорядочивания документации, основная задача журнала — придание юридической силы бумагам. Сводная книга ведется определенный период времени, затем закрывается.

Формируют журнал по учету листков нетрудоспособности на предприятии с большой численностью персонала. Его ведение не является обязательным моментом для компаний, как правило, он формируется, оправдывая в конечном итоге свое составление.

Обязательна ли регистрация?

Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.

Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.

Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:

  • систематизация хранения сведений документов;
  • быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
  • отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
  • возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
  • общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
  • планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
  • разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.

Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).

Какую форму использовать?

Унифицированного бланка для заполнения журнала нет. Структура и содержание документа разрабатывается самостоятельно на предприятии, допускается заполнение уже существующих бланков.

Форма журнала для регистрации листков нетрудоспособности утверждается приказом начальника предприятия, в качестве приложения может выступать инструкция по его заполнению для специалистов кадрового отдела.

В конце года журнал пронумеровывается, сшивается ниткой, скрепляется подписью главы компании и печатью.

Инструкция по заполнению

При заполнении бланка следует опираться на нормы делопроизводства.

Титульный лист журнала учета и регистрации содержит сведения:

  • наименование юридического лица или ИП;
  • название документа;
  • дата открытия книги и окончания (когда документ закрыт);
  • фамилия ответственного специалиста (за ведение журнала);
  • при наличии утвержденной номенклатуры дел, дается ссылка на соответствующий индекс журнала.

Основную информацию лучше заносить в оформленную таблицу.

Графы, в которые необходимо внести информацию при регистрации листков нетрудоспособности:

  • двенадцатизначный номер больничного листа;
  • наименование медицинского учреждения (частная клиника, медицинский сервис, городская больница, поликлиника), выдавшего листок;
  • должность и персональные данные подчиненного (ФИО), его структурное подразделение (отдел);
  • период освобождения от работы;
  • причина нетрудоспособности (код прописан в бланке листка);
  • дата предъявления больничного листка представителю организации.

Если существует необходимость, таблицу можно дополнить иными сведениями: подпись работника, предоставившего больничный лист и бухгалтера, принявшего его.

Заполнять журнал можно при помощи темных чернил, а также на компьютере. Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке. Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке.

Скачать бланк и образец

Нужна ли книга испорченных и утерянных больничных листов?

Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны.

Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:

  • при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (получение дубликата), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
  • при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
  • исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.

Выводы

Учет, хранение и регистрация больничных листков в организации следует четко организовывать. Обязанности ответственного сотрудника возлагаются приказом руководителя и закрепляется в учетной политике.

Хотя законом не обозначено четкое документирование, ведение книги учета больничных листков затрагивает в первую очередь интересы работодателя, потеря первичной документации ведет к финансовым потерям.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/zhurnal-ucheta-listkov-netrudosposobnosti/

Журнал регистрации больничных листов — образец 2018

Для своего удобства каждый работодатель может вести книгу бюллетени в свободном формате. Наличие такой учетной книги в будущем, может помочь при определении общего количества дней конкретного работника либо быстро найти необходимый лист нетрудоспособности по требованию проверяющих органов или ФСС.

Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?

Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Правила ведения журнала учета больничных листов

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:

  1. Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
  2. Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
  3. Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.

В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:

  1. Номер листа временной нетрудоспособности.
  2. Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
  3. Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
  4. Дата сдачи листка работодателю.

Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.

Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов

Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.

Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.

То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.

Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.

Журнал учета больничных листов — образец

Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.

На нашем сайте мы предлагаем, совершенно бесплатно, скачать один из вариантов готовых шаблонов:

Приказ о назначении ответственного за журнал учета больничных листов

Сотрудники, на которых возлагается ответственность за ведение книги регистрации (чаще всего это бухгалтер и сотрудник отдела кадров), назначаются соответствующим приказом.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/bolnichnyj-list/zhurnal-registracii-bolnichnyx-listov-obrazec.html

Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Учет больничных листов в организации

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.

Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.

Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.

Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.

Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.

Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия.

Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.

Читайте также:  Приказ о доплате за вредные условия труда. образец, бланк

Больничный лист: сроки предоставления и регистрации

Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.

Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.

И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.

Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно.

Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.

В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.

Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.

Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

  • наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
  • даты начала и окончания ведения журнала,
  • если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

  1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
  2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
  3. Фамилия, инициалы работника,
  4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
  5. Номер больничного листа,
  6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
  7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
  8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Образец журнала учета больничных листов

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк

Где найти номер больничного листа

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр.

На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке.

Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Хранение больничных листов в организации и у ИП

По общему правилу первичные документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, это относится, в том числе, и к документам об оплате листков нетрудоспособности.

Но согласно федеральному закону «О страховых взносах» плательщики таких взносов должны обеспечивать на протяжении шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. Больничные листки, как раз, и подтверждают правильность исчисления и уплаты таковых взносов.

Из чего можно сделать вывод о том, что работодатель должен обеспечивать хранение листков нетрудоспособности в течение шести лет. Течение этого срока исчисляется с момента окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников.

Аналогично и с журналом учета листков временной нетрудоспособности. Несмотря на то этот документ не отнесен к обязательным, Перечень типовых управленческих документов содержит упоминание и об этом журнале.

Срок хранения журнала, согласно Перечня, составляет пять лет. В то же время, разумно предположить, что журнал учета больничных листков не может храниться в организации или у предпринимателя менее срока хранения самих больничных листков.

Поэтому целесообразно установить шестилетний срок хранения журнала учета.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/obrazets-i-poryadok-zapolneniya-zhurnala-registratsii-bolnichnyih-listov.html

Журнал регистрации больничных листов в организации

Notice: Undefined index: HTTP_USER_AGENT in /home/a0081494/domains/workdispute.ru/public_html/includes/top-phone.php on line 20 Notice: Undefined index: HTTP_USER_AGENT in /home/a0081494/domains/workdispute.ru/public_html/includes/top-phone.php on line 20 Notice: Undefined index: HTTP_USER_AGENT in /home/a0081494/domains/workdispute.ru/public_html/includes/top-phone.

php on line 20<\p>

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

  1. Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.

  2. Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.

  3. В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

  1. Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
  2. В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
  3. Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О.

    , сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.

  4. Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.

  5. Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
  6. Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.

  7. В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

Источник: https://WorkDispute.ru/bolnichniy/zhurnal-ucheta-bolnichnykh-listov.php

Обязательна ли книга регистрации листков нетрудоспособности?

Книга регистрации листков нетрудоспособности (форма 036 У) относится к числу необязательных документов на предприятии.

Необходимость ее ведения, хранения и содержания определяется руководством организации в зависимости от особенностей производственного процесса, численности сотрудников предприятия и других факторов.

Однако большинство крупных предприятий с большим количеством документации предпочитает формировать данный журнал учета листков нетрудоспособности, что позволяет максимально упорядочить документооборот.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Делопроизводство разделяет термины «книга» и «журнал». Журнал представляет собой книжный формат учетно-регистрационного документа, который формируется на определенное время и считается оконченным по его истечении. Тогда как книга имеет альбомный формат и является учетно-регистрационным документом, который ведется на постоянной основе.

Ведение данного журнала обеспечивает работодателю следующие преимущества:

  • Владение информацией о трудоспособности любого из работников предприятия;
  • Возможность отслеживать длительность нахождения сотрудников на больничном;
  • Правильный расчет пособий по нетрудоспособности в зависимости от ее продолжительности;
  • Анализ уровня заболеваемости на производстве для оценки ситуации;
  • Разрешение спорных ситуаций, например, при утрате листков нетрудоспособности.

Как правильно заполнять учетно-регистрационный журнал

Поскольку законодательство не определяет строгой формы ведения журнала учета и регистрации больничных листов, образец его заполнения должен был установлен локальными нормативными актами предприятия, где должны содержаться инструкции по его оформлению и ведению.

Организация может самостоятельно разработать и изготовить этот документ, либо приобрести уже готовый журнал у продавцов канцелярских принадлежностей.

Кадровое делопроизводство подразумевает внесение данных о каждом больничном листе с указанием даты документа. При этом в обязательном порядке должны вноситься следующие данные:

  • наименование документа (журнал учета листков нетрудоспособности);
  • название предприятия;
  • дата начала и окончания;
  • длительность хранения;
  • подпись уполномоченного сотрудника (в некоторых случаях подпись проставляется на всех листах).

Все листы книги регистрации листков нетрудоспособности должны быть сшиты и закреплены печатью и подписью главы организации. Все графы в журнале следует пронумеровать, а каждой внесенной в книгу записи следует присвоить порядковый номер. Также каждая из записей должна отражать:

  • информацию о сотруднике (ФИО, должность);
  • номер листка нетрудоспособности;
  • название медицинского учреждения, выдавшего больничный лист;
  • даты начала и окончания больничного;
  • срок действия больничного листа.

Наличие зачисток, применение корректирующего штриха в книге недопустимо. В случае допущения ошибок следует их пояснять в графе «примечания», там же можно отметить ошибочно внесенные данные.

Поскольку после регистрации в кадровой службе листки нетрудоспособности передаются бухгалтеру, в журнале желательным является наличие графы для росписи получившего документ бухгалтера. Это дает возможность определить подразделение, в котором был утрачен лист нетрудоспособности при возникновении такой ситуации.

Ведение и хранение журнала учета листков нетрудоспособности

В большинстве организаций за правильность оформления и сохранность этого документа отвечает специалист кадровой службы.

Также эта обязанность может возлагаться на другого сотрудника, назначенного приказом главы организации.

Например, в тех организациях, где отсутствует отдел кадров, решение кадровых вопросов обычно возлагают на бухгалтера, соответственно, вести журнал необходимо будет бухгалтеру.

Поскольку данный учетный журнал является внутренним документом, передавать его другим сотрудникам нельзя без одобрения администрации организации, а ознакомление с ним может происходить только в присутствии уполномоченного лица, на которого возложена ответственность по его ведению и хранению.

Этот журнал должен регулярно предоставляться на проверку администрации предприятия, а также в целях формирования отчетов и оценки работы отдела кадров.

В случае порчи или утраты документа руководство предприятия должно обратиться в органы внутренних дел и сформировать комиссию в целях расследования происшествия, а также для составления описи всей утраченной документации. Состав комиссии назначается приказом.

Длительность хранения той или иной отчетной документации в организации определяется «Перечнем типовых документов», где обозначен срок хранения определенного документа.

Как правило, документация учетно-регистрационной формы должна храниться 3 года. Однако длительность хранения каждого документа может определить в индивидуальном порядке глава организации. Началом срока принято считать 1 января года, следующего за годом окончания документа.

Этот учетно-регистрационный документ входит в перечень наиболее востребованной в кадровом делопроизводстве документации.

Процесс ведения журнала не требует ощутимых затрат труда и времени. В то же время документ позволяет руководству организации следить за правильностью и правомерностью расчета и начисления пособий по нетрудоспособности, а также грамотно наладить работу предприятия в целом с учетом своевременного принятия профилактических мер при возникновении заболеваний сотрудников.

Источник: https://ktovdele.ru/kniga-registratsii-listkov-netrudosposobnosti.html

Журнал учета больничных листов

Регистрацией называется фиксирование основной информации документа в соответствии с принятой формой, закрепляющее факт его наличия и дату возникновения.

Учетные журналы или книги заводятся на предприятии или в организации с целью упорядочения существующей документации, их основное назначение – придание юридической силы документу.

Особенно актуально их ведение для крупного предприятия, где ведение больших объемов документооборота упрощается за счет использования этих регистрационных форм.

Основной их перечень выбирается руководством самостоятельно, основываясь на производственной необходимости.

Одним из таких документов и является журнал учета больничных листов.

 Обязателен ли учет подобных документов в организации?

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.

Благодаря ему, работодатель имеет возможность:

  • в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
  • проследить количество дней их нетрудоспособности;
  • правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
  • анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
  • предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
  • разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.

Форма и особенности заполнения

Строгой учетной формы данного документа не существует, его содержимое устанавливается приказом руководителя с приложением инструкции для кадровиков по его ведению.

Согласно правилам делопроизводства, необходима фиксация каждого листка нетрудоспособности в обязательной связке с датой документа.

Непреложными реквизитами каждой регистрационной формы являются:

  • название документа;
  • наименование организации;
  • даты открытия и закрытия;
  • срок хранения;
  • подпись ответственного лица (возможно на каждом листе).

Журнал постранично разделяется на необходимые пронумерованные графы, сшивается, подкрепляется подписями руководства предприятия и печатью.

Заполнение обычно производится шариковой (чернильной) ручкой синего либо черного цветов.

В журнале учета листков нетрудоспособности каждая запись имеет порядковый номер, содержит личные данные о работнике (фамилия, имя, отчество), номер больничного листа, наименование медицинского учреждения, выдавшего его, срок действия документа.

Типовая форма выглядит так:

Скачать образец вы можете здесь:

Образец журнала учета больничных листов

Кто ведет журнал и где он хранится?

За сохранность и ведение журнала учета листков нетрудоспособности отвечает сотрудник отдела кадров, табельщик или другой работник, назначенный ответственным по приказу руководства предприятия.

Периодически этот документ предоставляется руководству для проверки либо составления необходимой отчётности, анализа кадровой работы.

Если произошла утеря, уничтожение или порча документации, руководитель организации обязан сообщить в правоохранительные органы об этом факте и назначить приказом комиссию для установления перечня пропавших документов и расследования сложившейся ситуации.

Сроки хранения

Сроки хранения различных отчетных форм на предприятиях определяются специальным Перечнем типовых документов, в котором указываются сроки для каждого типа документации.

Сроки исчисляются с 1 января отчётного года, следующего за годом завершения делопроизводства предыдущей формы, сокращать их нельзя ни в коем случае.

Журнал регистрации больничных листов является одним из востребованных документов в делопроизводстве предприятия.

Его руководитель не только беспокоится о законности и правомерности начисления выплат при нетрудоспособности работника, но и старается эффективно организовать рабочий процесс, учитывая необходимые меры профилактики заболеваний на производстве.

Ведение документа не требует больших трудозатрат, а польза и говорит сама за себя.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-ucheta-bolnichnyh-listov-obrazec/

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Использование журнала регистрации листов нетрудоспособности — полезный и удобный регистр для бухгалтеров и службы отдела кадров. Особенно это касается крупных компаний с огромным количеством работников.

Все листки нетрудоспособности изначально регистрируются в поликлинике, затем сотрудник предоставляет его в организацию, где отдел кадров или бухгалтер вносит все данные в книгу учета больничных листов.

Что это за документ?

Журнал регистрации выдачи больничных листов – это систематизированный документ, фиксирующий все сведения о бюллетене сотрудника в организации, где трудится работник.

Он является хорошим помощником в следующих ситуациях:

  • составление документа об учете рабочего времени;
  • начисление заработной платы сотрудника;
  • суммирование оплачиваемых дней по нетрудоспособности;
  • контроль сроков предоставления сотрудником больничного листа;
  • проверка из ФСС, поиск листов нетрудоспособности;
  • подсчет отпускных;
  • анализ на предприятии, уровень заболеваемости, оценка сложившейся ситуации;
  • решение спорных случаев в результате потери больничного листа.

Руководитель проводит анализ заболеваемости на предприятии, определяет мероприятия по профилактике улучшения охраны труда.

При нарушении больничного режима или предоставлении больничного листа с задержкой директор может строгими мерами усилить дисциплинарную ответственность.

Законом не предусмотрено ведение журнала учета больничных листов у юридических лиц и ИП. Это решает каждый руководитель предприятия самостоятельно, прописывая во внутренних локальных актах.

Но для удобства и для порядка документооборота журнал учета бюллетеней — необходимый регистр в компании.

Как оформляется журнал учета больничных листов в организации?

Инструкцию по оформлению и ведению журнала учета больничных листов необходимо закрепить во внутренних нормативных актах организации.

В журнале листы прошивают, пронумеровывают, проставляют в конце журнала печать и подпись директора предприятия.

Структура и форма

Самостоятельно разработать этот регистр несложно. Форма журнала утверждается инструкцией по кадровому делопроизводству или приказом руководства.

Структура журнала состоит из трех частей:

  • Титульный лист, куда вписывают такие сведения: название документа, название организации, сроки ведения журнала (начало и конец), сроки хранения, подпись ответственного лица.
  • Главная часть – сведения о больничном листе.
  • Окончательная часть: подсчет листов журнала и подпись руководителя предприятия.

Ответственное лицо пронумеровывает и прошивает журнал. На последней странице скрепляет листом, где указано количество страниц. Директор и ответственный подписывают и ставят печать организации.

Вот пример листа, который завершает ведение книги:

Наличие поправок или зачисток при помощи корректирующего карандаша в журнале недопустимо. В графе «Примечание» можно пояснить допущенную ошибку.

Электронный или бумажный?

Регистрация больничных листов в журнале учета возможна как в бумажном формате, так и электронно в специальной программе 1С – Зарплата и кадры.

А с 2017 года введен электронный документооборот между медучреждением, ФСС и работодателем, где при введении сведений больничного листа автоматически формируется регистр учета листов нетрудоспособности.

Правила заполнения

Несмотря на то, что форму журнала разрабатывают самостоятельно в организации, необходимо внести следующие графы:

  • порядковый номер при занесении записи по больничному листу;
  • данные о сотруднике (ФИО, должность);
  • штрихкод больничного листа;
  • название медучреждения, которое оформило лист нетрудоспособности;
  • срок действия больничного листа (начало и конец даты);
  • число дней болезни;
  • дата выхода на работу;
  • роспись работника;
  • форма работы (основная или совместительство);
  • код причины;
  • роспись лица ответственного за занесение данных из бюллетеня;
  • примечание.

Образец (пример)

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/bolnichnyj-list/zhurnal-registracii/

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

x

Check Also

Образец дополнения к исковому заявлению в суд Общая информация о дополнении к иску Согласно нормам …

Образец должностной инструкции по профстандарту Профессиональные стандарты и их взаимодействие с действующими справочниками О профессиональных …

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины — образец …

Образец договора страхования груза при перевозке Договор страхования груза при перевозке — образец, форма и …

Образец договора поручительства между юридическими лицами Соглашение о поручительстве: законодательство Поручительство представляет собой такой вид …

Образец договора переуступки долга между юридическими лицами Договор переуступки прав требования долга: общие положения Правоотношения …

Образец договора перевозки грузов Договор перевозки груза представляет собой весьма распространенное гражданско-правовое соглашение, предметом которого …

Образец договора перевозки в прямом и смешанном сообщении Договор перевозки в прямом смешанном сообщении — …

Образец договора перевода долга между юридическими лицами Соглашение о переводе долга между юридическими лицами Согласно …

Образец договора о предоставлении банковской гарантии Стороны в договоре банковской гарантии Договор о предоставлении банковской …

Образец договора о материальной ответственности продавца Индивидуальная и коллективная ответственность сотрудников: общие положения Право работодателя …

Образец договора о материальной ответственности кладовщика Общие положения о договорах полной материальной ответственности с кладовщиками …

Договор на перевозку грузов автомобильным транспортом Договор на перевозку грузов автомобильным транспортом — образец данного …

Образец договора купли-продажи через банковскую ячейку Как лучше рассчитаться с продавцом за покупку? Статья 486 …

Образец договора займа с работником предприятия Договор займа с работником предприятия — образец данного документа …

Образец договора доверительного управления долей в ООО Договор доверительного управления долей в ООО — это …

Образец договора денежного займа с процентами Образец договора денежного займа с процентами поможет грамотно оформить …

Образец договора аренды помещения между юридическими лицами Источники регулирования вопросов, касающихся договоров аренды помещений Основные …

Образец доверенности на представительство в арбитражном суде Представительство в суде и арбитражный процесс Согласно нормам …

Образец доверенности в банк от юридического лица Общие положения о представлении интересов организации в банке …

Декларация о соответствии участника закупки требованиям Декларирование соответствия участника требованиям закупки Обязанность участника закупки по …

Образец декларации 3-НДФЛ при продаже квартиры Применение декларации при продаже квартиры (для уплаты НДФЛ): нюансы …

Образец графика прохождения медосмотра работников График прохождения медосмотра интересует большинство работников, обязанных периодически обследоваться. В …

Образец гражданско-правового договора с иностранным гражданином Заключение гражданско-правового договора с иностранным гражданином Договоры гражданско-правового характера …

Источник: http://ferma-partner.ru/obrazcy-dokumentov/obrazec-zhurnala-ucheta-listkov-netrudosposobnosti

Журнал учета листков нетрудоспособности

Журнал учета листков нетрудоспособности – это журнал, в который вносятся необходимые сведения о листке нетрудоспособности работника данной организации для использования при составлении табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда работнику.

Утвержденной законом формы Журнала учета листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал.

Срок хранения Журнала учета листков нетрудоспособности установлен ст.

897 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 5 лет.

Форма журнала учета листков нетрудоспособности и его заполнение

________________________________________  

(наименование организации)

ЖУРНАЛ УЧЕТА ЛИСТКОВ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

Начат: «___»________20___г. 

  Окончен: «___» _______20 ____г.  

На обложке (титульном листе) журнала указывают:

  • наименование организации;  
  • даты начала и окончания ведения журнала; 
  • индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).  

Журнал учета листков нетрудоспособности пронумеровывается, прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

https://www.youtube.com/watch?v=0-f38pMkVq0

Внесение записей в графы журнала:

В 1 графе – номер записи в журнале в хронологическом порядке; 

В графе 2 – проставляется дата, когда работник предоставил листок нетрудоспособности в подразделение, ответственное за ведение журнала;  

В графе 3 – указывается Фамилия, Имя и Отчество работника, на которого оформлен листок нетрудоспособности; 

В графах 4,5,6 –прописываются данные о работнике (в какой должности (профессии, специальности), в каком структурном подразделении он работает в организации, а также его табельный номер);

В графах 7,8,9 – необходимо правильно указать все сведения, переписав их с листка нетрудоспособности (его серию, номер, дату выдачи, а также название медицинской организации, выдавшей листок); 

В графе 10 указывается вид нетрудоспособности (например: заболевание, травма); 

В графах 11,12 – переписывается с листка период нетрудоспособности с даты открытия и по дату его закрытия; 

В графе 13 проставляется количество дней нетрудоспособности; 

В графу 14 – можно вносить дополнительную информацию по своему усмотрению, в соответствии с требованиями руководителя.

В данный журнал при необходимости можно внести дополнительные столбцы. 

Источник: http://naar.ru/blanks/zhurnal-ucheta-listkov-netrudosposobnosti/

Как правильно вести журнал учета больничных листов?

На усмотрение кадрового отдела и руководителя, предприятие может вести журнал учета больничных листов. В этой регистрационной книге ответственные за ее заполнение сотрудники делают записи о предоставленных больничных листах штатными работниками. Это очень удобно всегда можно быстро найти нужную информацию, если это будет необходимо.

Нужно ли вести журнал учета больничных листов в организации?

В РФ сегодня нет нормативных актов, которые обязывали бы учреждения вести подобные регистрационные формы. Заводить такой документ на своей фирме или нет, работодатель решает самостоятельно.

Основная задача регистрационного журнала — это учет сданных работниками больничных листов и быстрый их поиск по записям, если в том возникнет необходимость.

К примеру, Фонд социального страхования может попросить предоставить соответствующую книгу, а также можно быстро произвести подсчет общего количества дней, проведенных конкретным сотрудником на больничном, ведь статьями Трудового Кодекса установлено определенное количество дней в год, которые подлежат оплате.

Журнал учета больничных листов как вести?

Если было принято решение вести журнал учета листков нетрудоспособности, необходимо познакомиться с его структурой. Страничка данной учетной формы это своеобразная таблица, в столбцы которой вносится важная информация о периоде нетрудоспособности.

В частности в документе периодов нетрудоспособности содержатся такие сведения:

  • Номер листка нетрудоспособности;
  • Наименование медицинской организации, которая выдала данный документ;
  • Период временной нетрудоспособности (когда выдан и когда закрыт, интервал дат);
  • Дата передачи листка нетрудоспособности работодателю.

Рекомендация по заполнению: во избежание недоразумений при регистрации документа нетрудоспособности, предоставленного работником, следует подтвердить факт приема подписями ответственного лица и, предоставившего медицинский документ, работника.

Также книга регистрации больничных листов обязательно должна содержать реквизиты компании, на которой она ведется — юридический адрес, код, полное наименование и фамилии ответственных за его ведение лиц.

В интернете довольно много макетов структуры данного документа и есть возможность бесплатно скачать любой понравившейся шаблон бланка. Допускается добавление новых строк и столбцов, которые необходимы на конкретном предприятии в связи со спецификой его работы.

Никаких строгих рамок и ограничений законом не установлено.

Форма журнала учета больничных листов в организации

Книга учета листов нетрудоспособности в учреждении может вестись как в бумажном, так и в электронном формате. Это зависит от формы ведения бухгалтерской документации (бумажная или с использованием компьютерных программ) и личных предпочтений управляющего персонала. То есть, работодатель вправе решать, каким образом будет происходить ведение такого журнала.

Журнал учета больничных листов — образец заполнения

Для удобства заполнения и формированию понимания какие данные в какие графы необходимо разносить, рекомендуется ознакомиться с образцом заполненного журнала. Как уже было отмечено, данный документ может составляться в произвольной форме. Однако приведенный пример наглядно демонстрирует как необходимо вести учетную книгу листов нетрудоспособности.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Не смотря на то, что ведение книги регистрации не является обязательным, существуют строгие правила ее хранения, если решение вести ее все же было принято.

Как и большинство бухгалтерских документов, журнал регистрации должен храниться в архиве компании не менее пяти лет с момента его окончания.

То есть, если на предприятии будет проводиться проверка, аудиторы будут внимательны к соблюдению сроков хранения и этого документа. В случае выявления нарушений могут быть применены штрафы.

Ответственность за неведение журнала учета больничных листов

Так как ведение книги учета сегодня не является обязательным, и решение вести ее принимается, если руководство находит это удобным, ответственность за неведение отсутствует.

Однако, если ведение документа актуально, и руководитель принял решение о необходимости ведения, стоит назначить соответствующим приказом лиц, которые будут ответственными за правильное заполнение.

Также стоит помнить и о сроке хранения он составляет 5 лет.

Вести такие записи или нет каждый решает самостоятельно, однако плюсы наличия такой книги очевидны. Но в тоже время следует не забывать, что в ведении данной книги есть свои правила.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/kak-pravilno-vesti-zhurnal-ucheta-bolnichnyx-listov/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector