Бухгалтерский учет подотчетных сумм. счет, проводки

Бухгалтерский учет подотчетных сумм. Счет, проводки

Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:

  • Оплата различных услуг.
  • Приобретение канцтоваров.
  • Приобретение бензина для служебных авто.
  • Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
  • Приобретение офисной техники.

Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

  • Информация о сотруднике (ФИО, должность).
  • Цели расходования.
  • Сумма.

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.

В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Нормативное регулирование

Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

  • ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
  • Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
  • План счетов и инструкция по его применению.
  • Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ.

Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей.

Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

  • Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
  • Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
  • Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

  • Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
  • Срок, на который предоставляются деньги.
  • Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

  • Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
  • В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
  • В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

https://www.youtube.com/watch?v=khRJH7ISPts

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

  • Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
  • Размер удержания не может быть больше 20%.
  • Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
  • Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.

Бухучет подотчётных сумм

В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных.

Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия.

Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:

  • ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
  • ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.

Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:

  • ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
  • ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
  • ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.

Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок:

  • ДТ26 КТ71. Представительские траты.
  • ДТ26 КТ71. Принятие к учету суточных.
  • ДТ70 КТ68.01. Начисление НДФЛ на разницу между суточными.
  • ДТ10 КТ60. Оприходование материалов.
  • ДТ71 КТ50. Выдача перерасхода работникам.

Проводки выполняются на основании приказов, отчетов, квитанций и чеков.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/podotchetnyh-summ/

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь). Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств.

Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору.

Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Дебет Кредит Название операции
71 50 Выдана подотчетная сумма из кассы
71 51 Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника
50 71 Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу
20 (26, 44) 71 Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции
10 (15, 41) 71 Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом
94 71 Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок
70 94 Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника
Читайте также:  Типовые изменения баланса под влиянием хозяйственных операций

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д. Нюансов учета подотчетных денег множество.

Подотчетные лица — работники вашей организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Nп/п Содержание операции Дебет Кредит
1 Наличные денежные средства выданы под отчет из кассы 71 50
2 Выданы под отчет денежные средства с расчетного счета 71 51
3 Выданы под отчет денежные средства с валютного счета 71 52
4 Выданы под отчет денежные средства со специальногосчета в банке 71 55
5 Подотчетные лица получили средства от другихорганизаций 71 76
6 Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из филиала, выделенного на отдельный баланс (в учетеголовного отделения организации)

71

79-2

7 Отражена задолженность подотчетного лица, переведенного из головного отделения организации в филиал, выделенныйна отдельный баланс (в учете филиала) 71 79-2 8 Подотчетные лица головного отделения организации получили средства от филиала, выделенного на отдельныйбаланс (в учете головного отделения организации) 71 79-2 9 Подотчетные лица филиала, выделенного на отдельный баланс, получили средства от головного отделенияорганизации (в учете филиала) 71 79-2 10 Задолженность перед подотчетным лицом, не погашенная в установленный срок, включена в состав прочих доходов всвязи с истечением срока исковой давности 71 91-1 11 Положительная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена всостав прочих доходов 71 91-1 12 Оприходовано оборудование, приобретенное подотчетным лицом; оплачены подотчетным лицом расходы, связанные сдоставкой оборудования 07 71 13 Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с покупкой внеоборотных активов; оплачены подотчетными лицамирасходы, связанные с доставкой внеоборотных активов 08 71 14 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанныес доставкой материалов 10 71 15 Оприходованы животные, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанныес доставкой и содержанием животных 11 71 16 Оприходованы материально-производственные запасы, приобретенные подотчетными лицами; оплачены подотчетными лицами расходы, связанные с доставкой материально-производственных запасов (при использованиисчета 15) 15 71 17 Оплачены подотчетными лицами расходы для нужд основногопроизводства 20 71 18 Оплачены подотчетными лицами расходы для нуждвспомогательного производства 23 71 19 Оплачены подотчетными лицами общепроизводственныерасходы 25 71 20 Оплачены подотчетными лицами общехозяйственные расходы 26 71 21 Оплачены подотчетными лицами расходы, связанные свозвратом и транспортировкой бракованной продукции 28 71 22 Оплачены подотчетными лицами расходы для нуждобслуживающего производства 29 71 23 Оприходованы товары, приобретенные подотчетными лицами 41 71 24 Расходы подотчетных лиц, связанные с продажей товаров(готовой продукции), учтены в расходах на продажу 44 71 25 Отражены расходы, связанные с продажей (в части ужеотгруженной продукции), оплаченные подотчетными лицами 45 71 26 Неиспользованные денежные средства, ранее выданные подотчет, возвращены в кассу 50 71 27 Неиспользованные денежные средства, ранее выданные подотчет, возвращены на расчетный счет 51 71 28 Неиспользованные денежные средства в иностранной валюте, ранее выданные под отчет, возвращены навалютный счет 52 71 29 Неиспользованные денежные средства, ранее выданные подотчет, возвращены на специальный счет в банке 55 71 30 До истечения срока представления авансового отчета выданные работнику суммы зачтены в счет заработнойплаты 70 71 31 Сумма подотчетных денежных средств переоформлена в заем 73-1 71 32 Подотчетные лица погасили задолженность передкредиторами организации 76 71 33 Подотчетное лицо головного отделения организации оплатило услуги, оказанные филиалу, выделенному на отдельный баланс (в учете головного отделенияорганизации) 79-2 71 34 Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный баланс, оплатило услуги, оказанные головному отделениюорганизации (в учете филиала) 79-2 71 35 Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессомполучения внереализационных доходов 91-2 71 36 Отрицательная курсовая разница по задолженности перед подотчетным лицом в иностранной валюте включена всостав прочих расходов 91-2 71 37 Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо не отчиталось в установленный срок, а также подотчетныесуммы, потраченные необоснованно 94 71 38 Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываютсякак расходы будущих периодов 97 71 39 Подотчетные лица оплатили расходы, связанные сустранением последствий чрезвычайных ситуаций 99 71 40 Задолженность подотчетного лица списана в связи счрезвычайными обстоятельствами 99 71

Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели — приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя.

В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

— выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели; — подотчетные лица должны отчитаться по полученным суммам в течение трех дней после возвращения из командировки или окончания указанного срока;

— выдача денежных средств под отчет производится при отсутствии задолженности по ранее выданным суммам;

— передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается. Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.

Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:

— перечень лиц, которым выдаются денежные средства под отчет; — срок, на который выдаются подотчетные суммы; — предельный размер подотчетных сумм; — срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств. Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы: — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; — командировочное удостоверение; — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), плата за проживание в месте командировки (плата за наем жилья, проживание в гостинице и т.п.), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги.

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника.

При этом необходимо соблюдать следующие условия: — решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата; — размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; — необходимо получить письменное согласие работника. Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, необходимо составить проводку по дебету счета 71: Дебет 71 Кредит 50

— выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Пример. Организация в марте 2011 г. приобрела легковой автомобиль стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС — 36 000 руб.). На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: Дебет 08-4 Кредит 60 — 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС); Дебет 19-1 Кредит 60 — 18 000 руб.

— учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца); Дебет 60 Кредит 51 — 236 000 руб. — оплачен счет продавца; Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1 — 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.

За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.: Дебет 71 Кредит 50 — 700 руб. — выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов; Дебет 08-4 Кредит 71 — 700 руб.

— плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица); Дебет 01 Кредит 08-4

— 200 700 руб. (100 000 руб. + 700 руб.) — автомобиль зачислен в состав основных средств.

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: Дебет 71 Кредит 50 — 1500 руб. — выданы денежные средства под отчет; Дебет 10 Кредит 71 — 1350 руб. — оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника; Дебет 50 Кредит 71

— 150 руб.

— сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой: Дебет 94 Кредит 71 — отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Данную сумму можно удержать из заработной платы.

Читайте также:  Акт безвозмездной передачи материальных ценностей. образец и бланк 2018 года

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб. Дебет 71 Кредит 50 — 21 000 руб.

— выдано под отчет работнику на командировочные расходы; Дебет 26 Кредит 71 — 15 000 руб. — сдан авансовый отчет; Дебет 94 Кредит 71 — 6000 руб. — отражена сумма не возвращенного в срок аванса; Дебет 73 Кредит 94 — 6000 руб. — сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо; Дебет 70 Кредит 73

6000 руб.

— не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

 

Январь 2012 г.

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/raschety-s-podotchetnymi-licami-uchet-provodki

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.

 На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы.

Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

  • По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
  • По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п Содержание хоз. операции Дебет Кредит Документы-основания
1 Выплата наличных денежных средств в подотчет 71 50 Отчет кассира, расходный  ордер
2 Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку 71 51 Выписка банка, платежное поручение
3 Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку 71 55 Выписка со специальных счетов
5 Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств 08 71 Акт о приемке работ и услуг
6 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом 10 71 Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7 Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды 20/26/44 71 Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9 Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом 41 71 Авансовый отчет и накладные
11 Возврат в кассу неистраченных средств 50 71 Отчет кассира, приходный ордер
12 Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица 73 71 Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ — основание
71 51 На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды 2 500 Платежное поручение
10 71 Поступили канцтовары, приобретенные  Ивановым И.И. по чеку  без  НДС 2 840 Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковскую карточку  Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода 340 Платежное  поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ-основание
26/44 60 Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.) 6 102 Акт выполненных работ
19 60 Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг 1 098 Акт выполненных работ
68/2 НДС 19 Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету 1 098 Акт выполненных работ, счет-фактура
71 50/1 Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет 7 500 Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60 71 В учете отражена оплата  услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1 71 Остаток непотраченных  средств возвращен  в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. 300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

Дт Кт Содержание операции Сумма, руб. Документ-основание
71 50 Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы 20 000 Расходный кассовый ордер
20 71 Списаны расходы на билеты без НДС 6 780 Авансовый отчет,             ж/д билет
19 71 Выделен НДС по расходам на билеты 1 220 Ж/д билет
68.НДС 19 НДС направлен к вычету 1 220 Запись в книге покупок
20/44 71 Списаны расходы на проживание (гостиницу) без  НДС 4 237 Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
19 71 Выделен НДС по расходам на гостиницу 763
68.НДС 19 НДС направлен к вычету 763 Запись в книге покупок
20/44 71 Списаны суточные 6 000 Авансовый отчет
50 71 Работником возвращены непотраченные средства в кассу 1 000 Приходный кассовый ордер

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskiy-plan-schetov/schet-71-v-buhgalterskom-uchete-harakteristika-i-provodki-s-primerami.html

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Главная > бухучет > Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в этой статье.

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите здесь.

Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать заявление с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем.

На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

  • если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
  • если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

По истечению срока, на который выдана сумма, работник должен в течение трех дней отчитаться за потраченные деньги и обязан предоставить авансовый отчет по форме АО-1, в котором указать, на что потрачены деньги и в каком количестве. Скачать образец авансового отчета можно здесь. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие потраченные суммы .

Если у подотчетного лица остались деньги, то есть он потратил меньше, чем ему было выдано, то неистраченная часть аванса сдается в кассу на основании приходного кассового ордера, при этом оформляется проводка Д50 К71.

Если подотчетному лицу выданных средств не хватило, и он потратил дополнительно еще свои деньги, то сумма, потраченная сверх выданного аванса (перерасход), работнику возмещается, то есть выдается из кассы с оформлением расходного кассового ордера, проводка имеет вид Д71 К50.

Списание подотчетных сумм

Получив от подотчетнго лица авансовый отчет, бухгалтерия списывает с него израсходованные и подтвержденные суммы подотчета. Списание с подотчетного лица суммы аванса отражается по кредиту счета 71. В зависимости от того, на что потрачены деньги, 71 счет бухгалтерского учета корреспондирует с соответствующими счетами бухгалтерского учета.

Если подотчетным лицом были приобретены хозяйственные или канцелярские товары, то есть деньги были потрачены на приобретение материальных ценностей, то расходы списываются на счет учета материалов, например, на счет 10 «Материалы» проводкой Д10 К71, или на счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» проводкой Д15 К71.

Если на подотчетные деньги приобретены товары, то расходы списываются проводкой Д41 К71.

Если аванс подотчетным лицом был истрачен на командировочные расходы, то для производственного предприятия эти расходы включаются в себестоимость продукции проводкой Д20 (23) К71; для торговых – в расходы на продажу проводкой Д44 К71. Подробнее об учете командировочных расходов читайте в этой статье.

Если в установленный срок деньги подотчетным лицом не возвращены, или же он не отчитался за потраченные средства, то подотчетные суммы списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71.

Читайте также:  Компании смогут выбирать способ расчета авансов за нвос

Если в дальнейшем деньги так и не возвращены, то сумма аванса может быть удержана из заработной платы работника проводкой Д70 К94.

Эта проводка может быть выполнена в том случае, если есть возможность сразу удержать всю сумму аванса из зарплаты.

Если же такой возможности нет, то она сначала списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Д73 К94, после чего частями ежемесячно удерживаются из зарплаты Д70 К73.

Бухгалтерские проводки по 71 счету:

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/uchet-raschetov-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

71 счет в бухгалтерском учете проводки по расчетам с подотчетными лицами

71 счет отражает расчеты с сотрудниками по суммам, выданным под отчет. В статье – характеристика 71 счета в бухгалтерском учете, проводки, примеры, бесплатные образцы документов.

Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:  

Попробовать программу

71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется «Расчеты с подотчетными лицами» и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет.

Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д.

Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.

71 счет и подотчетные лица

Выдавать под отчет разрешено и наличные суммы (из кассы), и безналичные средства, которые перечисляются на корпоративную карту, а в отдельных случаях – на личную карту сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=Ng4Ifp0Mgog

Назначение подотчетных средств бывает различным. Средства работодателя выдаются сотруднику в качестве аванса на командировочные расходы, для погашения долга перед контрагентом или, например, для покупки имущества, работ или услуг в интересах работодателя. Выданные суммы имеют строго целевой характер, и подотчетное физлицо не может тратить их по своему желанию на иные цели.

Передача денег сотруднику документируется в обязательном порядке. После того, как подотчетная сумма израсходована (полностью или частично), сотрудник должен отчитаться о тратах, то есть составить и утвердить авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие факт оплаты расходов и их сумму.

Полезные документы

Ознакомившись с информацией по 71 счету, не забудьте посмотреть следующие бланки, они помогут в работе:

Счет 71 в бухгалтерском учете

По факту выдачи наличной подотчетной суммы или перевода безналичных средств счет 71 в бухгалтерском учете дебетуется с одновременным отражением той же суммы по кредиту счетов, на которых ведется учет денежных сумм. Это могут быть счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».

Запись по дебету счета 71 возможна, только если оформлен первичный документ. Когда выданы наличные, составляется расходный кассовый ордер, а когда сумма перечислена безналично, первичкой может служить банковская выписка.

По факту расходования подотчетной суммы физлицо составляет обязательный документ. В качестве такого документа служит авансовый отчет. Форму отчета  работодатель или заказчик определяет самостоятельно. Как правило, используется типовая форма № АО-1. Она представлена в окне ниже, ее можно скачать.

По своему желанию работодатель может видоизменять типовую форму авансового отчета, дополнить ее какими-либо реквизитами. Требование к документу только одно – он должен иметь все обязательные реквизиты «первички», названные в законе о бухгалтерском учете. Кроме того, к авансовому отчету физлицо должно приложить документы, которые подтверждают факт траты, ее целевой характер и ее сумму.

По факту утверждения руководителем авансового отчета с приложенными к нему документами счет 71 в бухгалтерском учете кредитуется с одновременным отражением стоимости купленного имущества, услуг или работ по дебету соответствующих бухгалтерских счетов. Если подотчетной суммы оказалось недостаточно, то имеет место перерасход.

71 счет: расходы на хозяйственные нужды

Юрлицо или предприниматель вправе задействовать подотчетное лицо при покупке имущества, услуг или работ в своих интересах. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 1.

Таблица 1. 71 счет: расходы на хозяйственные нужды

Дт Кт Пояснение по операции
71 50  Выдана подотчетная сумма на целевые расходы
10 (26, 41, …) 71 Утвержден отчет физлица
50 71  Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
71 50 Возмещен перерасход физлицу

71 счет: командировочные расходы

Если работодатель направляет сотрудника в командировку в своих интересах, сотрудник имеет право получить аванс на расходы в командировке – на суточные, на стоимость проживания, проезда и т.д. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 2.

Таблица 2. 71 счет: командировочные расходы

Дт Кт Пояснение по операции
71 50 (51) Выдан сотруднику подотчетный аванс на командировку
10 (26, 41, …) 71 Утвержден отчет сотрудника по итогам командировки
50 (51) 71 Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
71 50 (51) Возмещен перерасход физлицу

71 счет: расчеты с контрагентами

Юрлицо или предприниматель вправе рассчитаться с контрагентом через подотчетное лицо. При этом действует ограничение по сумме наличных расчетов по одному договору – не более 100 000р. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 3.

Таблица 3. 71 счет: расчеты с контрагентами

Дт Кт Пояснение по операции
71 50 Выдана подотчетная сумма для уплаты контрагенту
60 71 Утвержден отчет сотрудника

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1593-71-schet

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

29 августа 2014      Учет расчетов

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В  течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

Дебет Кредит Наименование операции
71 50 (51) Выданы работнику деньги в подотчет
10, 15 71 Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги
41 71 Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги
20, 23 (44) 71 Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу)
50 71 Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия
94 71 Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса
73 94 Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы
70 73 Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы

Источник: http://buhs0.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector