Выписка из штатного расписания. образец и бланк 2018 года

Как сделать выписку из штатного расписания — образец

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Кто делает выписку из штатного расписания

Как сделать выписку из штатного расписания

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Особенности составления выписки в отношении отдельного работника 

Для чего нужна выписка из штатного расписания 

Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

  • При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
  • Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
  • При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
  • При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
  • При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания 

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?.

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

  • инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
  • главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
  • офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
  • генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники. 

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях). 

Как сделать выписку из штатного расписания 

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

  • надпись: «Верно»;
  • должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
  • дата, когда произошло заверение. 

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/kak_sdelat_vypisku_iz_shtatnogo_raspisaniya_obrazec/

Как заполнить образец: выписка из штатного расписания (образец 2018)

В каких случаях может потребоваться образец-выписка из штатного расписания (образец 2018), как его правильно заполнить, чем выписка отличается от копии? На все вопросы ответят эксперты. В помощь кадровику пошаговый алгоритм заполнения выписки из штатного расписания

Заполненный образец-выписка из штатного расписания (образец 2018) может потребоваться сотруднику в разных ситуациях. При составлении такого документа нужно соблюдать определенные правила.

Когда требуется выписка из штатного расписания: образец 2018

Выписка из штатного расписания: образец 2018 может потребоваться сотруднику для предъявления в суд, в трудовую инспекцию или пенсионный фонд.

Штатное расписание оформляют по унифицированной форме или составляют на бланках, разработанных в организации. В документ входят сведения о штатных единицах, данные о распределении их по структурным подразделениям, информация о заработной плате сотрудников и т.д.

Надзорные ведомства могут потребовать при проверке представить оригинал штатного расписания. Частичную же выписку работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него заявления или в суд.

Выписка из штатного расписания без окладов (образец): порядок выдачи

Выписка из штатного расписания (образец) выдают на основании заявления сотрудника. Заявление от работника – это обязательное условие. В соответствии со стандартными правилами, работодатель обязан рассмотреть его в течение трех дней с момента получения.

Как должна быть оформлена выписка из штатного расписания: образец

Как оформить выписку из штатного расписания (образец), такой вопрос может возникнуть у кадровика, который никогда раньше не оформлял подобные документы. Если от сотрудника получено заявление с указанием просьбы представить выписку из штатки, необходимо в последовательном порядке заполнить бланк.

Как делать выписку из штатного расписания (образец)

Пошаговый алгоритм поможет правильно сделать выписку из штатного расписания

Шаг 1. Укажите наименование организации.

Шаг 2. Укажите код по ОКУД, по ОКПО.

Шаг 3. Проставьте номер документа.

Шаг 4. Укажите дату составления.

Шаг 5. Внести название: «Выписка из штатного расписания».

Шаг 6. Укажите номер и дату приказа, которым утвержден документ.

Шаг 7. Укажите наименование подразделения.

Шаг 8. Напишите должность сотрудника, разряд, класс или категорию, квалификацию.

Шаг 9. Проставьте количество штатных единиц.

Шаг 10. Укажите установленную тарифную ставку (оклад).

Шаг 11. Пропишите надбавки за ученую степень, ответственность, особый режим работы.


Скачать выписку из штатного расписания: образец

Чем отличается выписка из штатного расписания (образец) от копии

Копия является документом, который полностью идентичен оригиналу. В выписке содержится только небольшая часть оригинала. Сотруднику может потребоваться информация, которая касается только его трудовой деятельности.

В этом случае в документ вносят лишь часть сведений, которые непосредственно относятся к этому специалисту. Регистрационный номер штатки, информацию, которая содержится в «шапке», дату создания, как правило, не указывают.

Этим и отличаются два документа друг от друга.

Как оформить: выписка из штатного расписания: образец

Заполняют образец выписки из штатного расписания (образец) в том случае, если выдать копию невозможно — в документе содержится конфиденциальная информация. Бывают ситуации, когда выдавать копию нецелесообразно, например, в документе достаточно большой объем информации, а требуется подтвердить только определенную часть.

На законодательном уровне не предусмотрено каких-то особых или специальных требований к оформлению выписки из соответствующего документа, в том числе и из штатки. Как правило, ее оформляют на фирменном бланке компании.

В тексте воспроизводят частично или полностью информацию из оригинала штатного расписания. Под документом указывают фамилию, инициалы должностного лица, проводившего оформление документа. Личную подпись ставить не нужно.

Если необходимо сделать обширную выписку, можете применять копировальные приборы.

Если организация использует специальные бланки для оформления выписки из штатного расписания, то ответственному специалисту за подготовку таких документов останется только внести нужные сведения в разделы по определенному работнику.

Если в вашей организации нет стандартного формуляра и регламента проведения выписки, оформить документ можно в произвольном виде, соблюдая указанные правила.

Так как штатное расписание хранят в отделе кадров, выписку делает ответственный кадровый специалист, уполномоченный распоряжением руководителя для проведения таких видов работ. Заверяет документ руководитель структурного подразделения, ответственный работник кадров. Выдачу выписки целесообразно зафиксировать в журнале учета, обозначить номер и дату выдачи.

Копии каких документов кадровик может не выдавать работнику? Узнайте все подробности у экспертов журнала «Кадровое дело».

Вывод

Заполненный образец-выписка из штатного расписания (образец 2018) может потребоваться сотруднику в разных ситуациях. При составлении такого документа требуется соблюдать определенные правила. Оформлять документ должен уполномоченный специалист отдела кадров по заявлению сотрудника.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/385341-vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-18-m9

Выписка из штатного расписания — образец 2018

Вся информация о кадровой структуре предприятия и размере зарплаты в разрезе должностей содержится в штатном расписании. Этот документ является коммерческой тайной любой компании, а сведения из него могут предоставляться выборочно, в зависимости от целей их получения. Информация, содержащаяся в нем, по одному или нескольким сотрудникам оформляется в виде выписки из штатного расписания.

Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.

Скачать актуальный для 2018 года образец выписки из штатного расписания.

В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.

В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.

Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.

Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:

  • полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
  • название документа и дату его составления;
  • номер и дату штатного расписания;
  • реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
  • дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
  • запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
  • подпись составителя.

При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.

Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.

Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.

Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (сокращение). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.

Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.

Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.

Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.

Кто может попросить сделать выписку

Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.

В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.

Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства.

Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании.

В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.

В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию.

При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера.

Для вступления в СРО могут понадобиться данные о количестве специалистов, которые выполняют те или иные виды работ и процентом соотношении таких сотрудников с общей численностью наемного персонала. В обоих случаях выписка готовиться без информации о должностных окладах.

Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.

Читайте также:  Приказ о совмещении должностей. образец и бланк 2017 года

В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.

Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, уволенного за прогул, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.

Если работник оспаривает увольнение по сокращению штата, то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.

Кто подготавливает выписку из штатного расписания

При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:

  • бухгалтер;
  • делопроизводитель;
  • юрист;
  • руководитель.

Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

  • распоряжение руководства компании;
  • заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
  • запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

21.06.2018 №154/78

Распоряжение

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya.html

Образец выписки из штатного расписания в 2018 году — заполнение, скачать бесплатно в excel, что такое и как она выглядит, без окладов

Лайк   0   180

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2018 году.

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером  запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

  • в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
  • в ПФР при оформлении пенсии;
  • в ФСС для расчета пособий;
  • при вступлении в саморегулируемую организацию;
  • для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
  • в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
  • в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Кто делает

Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

  1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
  2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
  3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

  • название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
  • занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
  • общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
  • размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Чем отличается от копии

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Срок действия

Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).

Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать  все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

Видео по теме:

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-vypiski-iz-shtatnogo-raspisanija/

Выписка из штатного расписания в 2018 году — образец, без окладов, форма Т-3, как сделать, оформить

Штатное расписание организации являет собой схематическое изображение данных структуры кадров, в том числе сведения о появлении, смене названия или сокращении должностей, о размерах окладов и надбавок, количестве ставок на предприятии.

В этом материале рассмотрим, как сделать выписку из штатного расписания в 2018 году, которая может понадобиться и работнику, и контролирующему органу по ряду причин.

Основные моменты

Штатное расписание считается одним из наиболее важных документов на предприятии, поскольку в нем содержатся детальные данные о кадрах.

Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения.

Что это такое

Штатное расписание – это документ, где содержится вся кадровая информация о каждом сотруднике (на какой должности трудоустроен, размер ставки, % надбавки и премии за выслугу).

Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.

Выписка из штатного расписания отражает отдельные сведения из общей таблицы. Она может оформляться по форме Т-3 или в установленной на предприятии форме.

В большинстве случаев ведением и оформлением выписки в каждый организации занимаются два ответственных должностных лица:

Сотрудник отдела кадров Он несет ответственность за правильное написание департаментов и отделов предприятия, названий должностей, количество окладов
Бухгалтер несет ответственность За корректное отображение тарифных ставок и окладов, премий и доплат за выслугу лет

Каждый из данных должностных лиц своей подписью заверяет соответствующую часть документа, за которую он несет профессиональную ответственность.

Если в организации есть полноценный отдел кадров, тогда подпись на бумаге ставит также руководитель отдела персонала и ответственный работник.

Рассмотрим основные реквизиты выписки из расписания:

Срок действия Прописывается в виде даты приобретения законной силы
Корректность написания Наименований отделов и должностей
Число штатных единиц При этом особое внимание при проверке уделяется правильному указанию и суммированию долей совместителей
Ставки, надбавки и доплаты

Выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному расписанию, поскольку сведения из нее детально проверяются и при необходимости могут выступать в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.

Для приобретения документом законной силы его требуется заверить. Ответственный работник, который составлял документ, должен внизу сделать отметку «Верно», указать свою должность, ФИО, поставить личную подпись и мокрую печать.

Следует учесть, что мокрая печать предприятия должна быть проставлена и на самой выписке, и на наклейке.

Назначение документа

Выписка из штатного расписания может потребоваться в различных ситуациях:

  • по требованию сотрудника (в большинстве случаев выписка необходима в качестве доказательной базы трудоустройства при судебных разбирательствах);
  • предъявление в пенсионный фонд;
  • предъявление в налоговую или трудовую службу в рамка ответа на направленные запросы (к примеру, в случае проведения проверки деятельности предприятия, выявлении правильности расчета трудового стажа сотрудников и прочее);
  • предоставление в Фонд соцстраха;
  • предоставление в специальную комиссию по организации тендерных торгов;
  • для вступления в СРО.
Читайте также:  Нецелевое использование бюджетных средств. виды, ответственность

Часто контролирующие инстанции, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут направить запрос на предоставление выписки из штатного расписания в процессе осуществления выездных или документальных проверок.

Фонды социального страхования также часто требуют выписки из расписания на конкретных работников с целью определения точного рабочего стажа или корректности начисления страховых платежей.

Срок действия выписки составляет не больше календарного года, храниться они должны на протяжении срока не более 5 лет.

Данные постоянно должны обновляться, поскольку в любой организации с некоторой периодичностью меняется число работников, размеры их ставок и другие данные.

Законодательная база

Трудовой Кодекс РФ четко определяет права сотрудников на получение по заявке от нанимателя всех требуемых данных, которые могут понадобиться по ряду причин, о его трудоустройстве, ставке и условиях работы.

Это означает возможность получения выписок из основных распорядительных документов предприятия, одним из них и является штатное расписание.

Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 установлена стандартизированная форма Т-3, по ней составляется штатное расписание.

Однако законодательными актами определено право нанимателя оформлять бумагу в произвольной утвержденной на предприятии форме или же адаптировать стандартизированный вид к особенностям деятельности и условиям работы сотрудников.

Выписка также может составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде с соблюдением обязательных условий.

Как оформить образец выписки из штатного расписания сотрудников

Из этого раздела вы узнаете, где можно взять бланк, как правильно оформлять выписку для тендера, для СРО, без ставок, а также разберемся в особенностях и необходимости заверения документа для контролирующих органов или иных нужд, рассмотрим образец копии выписки из штатного расписания и правила его составления.

Где взять бланк

Стандартизированная форма Т-3 закреплена законодательно, однако в зависимости от условий труда работников и системы оплаты труда работодатель вправе внести в форму изменения, которые будут отражать данные особенности.

Скачать образец выписки из штатного расписания на одного сотрудника или иные образцы можно на официальных порталах в интернете в свободном доступе и внести корректировки, исходя из специфики деятельности.

Бланк Т-3 включает такие важные сведения, которые необходимо сохранить при внесении правок:

Название предприятия И номер официального документа в соответствии с принятой нумерацией
Дата оформления И период действия оригинала
Основная часть Содержащая 10 столбцов, их количество и содержание допускается менять

В последнем разделе документа необходимо прописать по каждому работнику:

Наименование структурного отдела И его код
Должность и квалификация Класс каждого сотрудника
Совокупное количество штатных единиц на предприятии В том числе необходимо перечислить открытые вакансии и должности по совместительству
Должностные оклады, премии и доплаты А также совокупный размер оплаты труда каждого сотрудника помесячно. Размер ставки напрямую определяется его должностью в организационной иерархии, а общая сумма зарплаты зависит от его квалификационных знаний и умений
Особые примечания

Приведем стандартный алгоритм оформления выписки:

Верхний раздел выписки Содержит сведения о работодателе (полное и сокращенное название)
Заголовок документа
Дата Когда он был составлен и оформлен
Реквизиты (дата и номер) приказа Которым был утвержден документ
Срок действия выписки Срок окончания действия рекомендуется не указывать, поскольку законодательством на закреплены конкретные сроки действительности расписания
Основная часть выписки Должна составляться в полном соответствии с оригинальным документом

Если без окладов

Многие сотрудники отделов кадров утверждают, что выписка без прописанных окладов не может иметь правовой силы, поскольку это вступает в противоречие с требованиями постановления Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г.

Но часто происходят ситуации, когда кадровики составляют именно такие выписки без указания должностных окладов.

Для СРО

Саморегулируемые организации (СРО) являют собой сообщество компаний одной сферы или которые производят схожую продукцию, оказывают схожие услуги.

Сегодня во многих сферах имеют действующие СРО, при этом стать участником союза можно как на добровольной, так и на принудительной основе.

По этой причине директору компании важно быть осведомленным о наличии возможности вступления в ряды СРО.

Но прежде он обязан ознакомиться со списком требуемой документации для вступления, среди которых имеется и выписка из штатного расписания.

Выписка с целью предоставления в СРО составляется по вышеизложенному алгоритму, с соблюдением всех важных нюансов, чтобы она имела юридическую силу и признавалась действительной.

Для тендера

Если иные ситуации, требующие выписки, вполне понятны, то новая сфера проведения торгов и закупок сырья и материалов требует пояснений.

Для того чтобы компания имела возможность принимать участие в торгах и стать победителем тендера на выполнение конкретной деятельности, все участники открытого конкурса обязаны предъявить организаторам перечень удостоверяющих и подтверждающих документов.

Видео: как сделать штатное расписание

В такой пакет в обязательном порядке включаются выписки из штатного расписания, копии трудовых соглашений или трудовых книжек.

Это требование применяется с той целью, чтобы проверить, что участник тендера в действительности является работником конкретной компании, и сможет производить продукцию или оказывать услуги, по которым и ведется тендер.

Тендеры на принятие участия в закупках продукции осуществляются для того, чтобы выявить определенного субъекта предпринимательской деятельности, который имеет возможность реализовать товар или оказать услугу максимально качественно, оперативно и недорого.

Как правильно заверить

Необходимость официального заверения выписки из штатного расписания возникает в ситуациях, когда она предназначена для использования во внешнем документообороте организации (например, при ведении судебных разбирательств по различным делам, для предоставления сторонним организациям или в государственные контролирующие органы).

Для выполнения заверения документа его составитель должен:

  • указать фразу «Копия верна» либо «Верно»;
  • прописать полностью свои персональные данные (ФИО) и должность с расшифровками;
  • поставить личную подпись и мокрую печать компании.

В случае наличия в документе двух страниц и более потребуется такое заверение на каждом листе.

Таким образом, данный заверенный документ дает возможность получателю максимально оперативно и эффективно получить требуемые данные о состоянии кадровой системы в компании в целом, а также в отношении каждого отдельно взятого работника в частности.

Итак, из материала вы узнали, как оформляется и составляется официальная выписка из штатного расписания, как она заверяется и кто ответственный за ее оформление.

Теперь вы знаете, в каких случаях может понадобиться выписка из расписания сотруднику или контролирующему органу, для каких целей она составляется.

Такая выписка позволяет получить детальные сведения о кадровой системе в компании, о количестве сотрудников и открытых вакансий, о размере должностных окладов по каждой должности.

Источник: http://jurist-protect.ru/vypiska-iz-shtatnogo-raspisanija/

Выписка из штатного расписания в 2018: образец, скачать пример и как сделать?

Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

  • название документации;
  • дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2018»);
  • название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
  • заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
  • примечания;
  • занимаемая должность заверившего и его подпись;
  • печать для заверки документов.

Скачать образец выписки из ШР в формате .xls

Кто может запрашивать?

Правомочиями на запрос рассматриваемых актов из расписания обладают органы, выполняющие проверки. В этом случае документ оформляется в соответствие со всеми правилами. Согласно трудовому законодательству указывается, что каждый работник имеет возможность на получение выдержки. Для этого требуется направить запрос, оформленный в письменной форме.

Связано это с законодательным запретом на передачу данных, относящихся к разряду персональных. Защита таких прав устанавливается в Трудовом кодексе.

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

Порядок составления

Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

  • надпись «Верна»;
  • дата заверки документации;
  • должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

Образец заверенной выписки из ШР

Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

  • приказ, согласно которому человек принят на работу;
  • выдержка из трудовых книжек и прочее.

Кто утверждает?

Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

Читайте также:  Ключевая ставка цб рф на сегодня. таблица изменений 2018 года

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Сколько она действует

Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

  • копия выписки из утвержденного ШР;
  • документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Без окладов и выписка с завода

Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться  с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/vypiska-c-raspisaniya.html

Как оформить выписку из штатного расписания — образец

Выпиской считается документ, который оформляется в конкретной форме, при этом часть текста переписывается в точности с исходного документа. Запрос на выписку может исходить от проверяющих служб. При данном обстоятельстве заполнение этого документа должно быть согласно регламенту.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам :

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

  • в Пенсионном фонде;
  • в ФСС;
  • в налоговой или трудовой инспекции;
  • в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации — 5 лет, так же как и у штатного расписания.

к содержанию ↑

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

  1. ксерокопия;
  2. скан-копия;
  3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

  • В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
  • Далее, чуть ниже идет наименование документа.

    Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.

  • После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.

  • В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
  • В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
  • Вторая колонка нужна для наименования специальности.

    Здесь же необходимо уточнить ее разряд.

  • Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
  • Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.

  • Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

  • Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.
  • В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.
  • Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

к содержанию ↑

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

  • Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
  • Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.

  • Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
  • Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту.

    Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

к содержанию ↑

Кто выдает и срок действия выписки?

Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

к содержанию ↑

Справка о штатном расписании

Справка о штатном расписании необходима для того, чтобы отслеживать имеющиеся движения по штатному расписанию в течение определенного срока.

В данной справке может содержаться информация о том, сколько специалистов присоединилось в штат за определенный период, а сколько единиц было выведено из штата.

Составляет данный документ обычно руководитель отдела кадров и предоставляет его для утверждения руководителю организации. На справке должны стоять две подписи в итоге: начальника организации и руководителя отдела кадров.

Пример справки о штатном расписании можете скачать здесь бесплатно.

Как составить штатное расписание в программе 1С смотрите в видео-ролике:

Источник: http://bizakon.ru/kadry/vypisku-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector