Приказ о назначении ответственного за архив. образец и бланк 2018 года

Ответственный за ведение архива приказ

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.).

Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании.

Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.

Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.

В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.

И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Наименование организации, реквизиты.
• Дата подписания.
• Город.
• С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
• С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.
• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.assistentus.ru

Как назначить ответственного за ведение архива?

Вопрос-ответ по теме

Подскажите, можно ли издать приказ о назначении ответственного за ведение архива и установить доплату за увеличение объема работы, например 25% оклада? Как правильно это сформулировать в данном приказе? или же это будет выполнение дополнительной работы по должности? Правиль но ли будет написано в приказе, что установить доплату за дополнительные обязанности по ведению архива?Да, приказ о назначении ответственного за архив издать можно.Не пропустите: главные изменения в кадровой работеЧто принято и вступило в силу в этом месяце.Ответственное за что-либо лицо может назначаться приказом.При этом в соответствии со ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.Если дополнительная работа выходит за рамки функциональных обязанностей работника, то дополнительная работа должна быть также дополнительно оплачена: как совмещение или совместительство при наличии должности ответственного за архив в штатном расписании.В остальных случаях функции ответственного за ведение архива вносятся в должностную инструкцию работника в порядке ст. 72 ТК РФ.Если изначально такой функционал был предусмотрен в должностной инструкции, то за выполнение работы ответственного, в том числе, работник получает свой оклад и доплата ему не положена.Если новые обязанности включены в трудовой договор работника, то можно в связи с увеличением объема работы либо пересмотреть его оклад, либо установить доплату (надбавку) за повышение интенсивности труда, увеличение объема работ.Подробности в материалах Системы Кадры:Формы: Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив организацииОбщество с ограниченной ответственностью «Альфа»ПРИКАЗ № 26 о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документовк передаче в архив организации

г. Москва 15.10.2015

В соответствии с Положением об архиве в целях систематизации документов и
обеспечения их сохранности

Популярные вопросы

Назначить ответственным за подготовку кадровых документов «Альфа» к передаче на
архивное хранение руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.

www.kdelo.ru

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

• Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Источник: http://kam-merch.ru/otvetstvennyj-za-vedenie-arhiva-prik/

Приказ о назначении ответственного за персональные данные: обязательно ли составлять, кого назначить ответственным, образец заполнения

Когда хозяйственный субъект заключает трудовой контракт с наемными работниками или вступает в иные отношения с физлицами, то ему приходится иметь дело с их персональными данными. Существующие нормы права обязывают субъектов обеспечивать сохранность персональных данных. Поэтому в компаниях издается приказ о назначении ответственного за персональные данные.

Для чего назначается ответственный за персональные данные

Законодательство о персональных данных определяет, что организация должна обеспечивать соответствующую защиту этих сведений и не допускать разглашения их. За обеспечение данных требований несет ответственность непосредственно руководитель компании.

Также с этой целью на предприятии создается нормативный документ — Положение о защите персональных данных, в котором закрепляются основные понятия, процедуры и мероприятия по защите личных сведений.

Так как у директора фирмы достаточно много обязанностей, необходимо еще закрепить ответственное лицо или нескольких лиц, в обязанности которых будет входить работа с этой информацией, а также осуществление процедуры защиты персональных данных.

Именно это лицо может без получения предварительного разрешения работать с персональными данными. Чтобы закрепить за выбранным сотрудником данные функции, руководство компании должно издать приказ.

Как правило, таким человеком является представитель кадровой службы. В своей работе он должен руководствоваться действующим на предприятии локальным нормативным актом. При этом даже ему для работы с подобной информацией необходимо от поступающего сотрудника получить согласие на обработку персональных данных.

Внимание! Кроме этого, в связи с важностью данных сведений, за допущение несанкционированного их использования, может устанавливаться не только дисциплинарная ответственность, но и материальная, административная и уголовная. Поэтому очень важно в письменном виде установить кто и за что отвечает.

Существующие нормативные акты определяют, что издание приказа о назначении ответственного лица по персональным данным является обязательным для всех юридических лиц.

Именно в этом документе происходит обозначение всех лиц организации, которые имеют право работать с этими сведениями, начиная от рядовых сотрудников фирмы и заканчивая ответственным, кто организует и координирует защиту данной информации.

Если этого приказа на предприятии не будет, это считается нарушением законодательства, за которое существуют меры наказания, определенные в КоАП.

Кого назначать ответственным

Закон определяет, что субъект бизнеса должен самостоятельно назначить лицо, которое будет отвечать за работу с персональными данными сотрудников. Это значит, что таким работником может быть любой человек, который трудится в компании.

Закон не устанавливает для него каких-либо требований — к должности, образованию, навыкам и т. д.

Однако, это лицо должно будет исполнять функции и обязанности, которые возлагаются на ответственного по защите персональных данных:

1. Выполнять контроль внутри компании за соблюдением требований закона о персональных данных, в том числе требований по их защите;
2. разъяснять работникам компании положения нормативных актов, связанных с обработкой и защитой персональных данных;
3. Осуществлять прием и обработку запросов на персональные данные.

Кроме этого, исполнение этих обязанностей требует навыков по подготовке распорядительной документации, а также разбираться в законодательных актах. Самым оптимальным вариантом для этой должности будет сотрудник юридического отдела. Если такого нет, то такие обязанности можно возложить на кадровика или секретаря.

Допускается назначить ответственными целый отдел. Но в этой ситуации личную ответственность за работу с персональными данными будет нести руководитель этого отдела.

Внимание! В случае, если сотрудник, назначенный выполнять данные обязанности, увольняется, то необходимо выбрать и назначить нового ответственного. При этом первым пунктом нового приказа должно быть объявление недействительным предыдущего распоряжения.

Для такого рода приказа не устанавливается какая-либо специальная форма. Компания может составлять его на фирменном бланке, либо в произвольном формате, но с использованием перечня обязательных реквизитов.

При составлении такого приказа «с нуля», в верхней части бланка необходимо проставить наименование субъекта бизнеса, его регистрационные коды, адрес расположения и банковские реквизиты.

После этого посередине строки ставится наименование документа «Приказ». Рядом можно указать номер распоряжения. Под ним этот документ нужно будет зафиксировать в книге учета распоряжений по предприятию.

На следующей строке обычно указывается краткое название распоряжения. Например, «о назначении ответственного по работе с персональными данными».

Также нужно указать в приказе дату его оформления и место (город, населенный пункт).

Вводная часть приказа должна сообщать об основании для назначения ответственного лица — ст. 22.1 закона 152-ФЗ.

После этого идет слово «Приказываю», а затем попунктно перечисляются распоряжения:

• Назначить ответственное лицо за работу с персональными данными, с указанием его должности и Ф.И.О.;
• Определить, какой работник должен будет выполнять эти обязанности, если основной ответственный не будет находиться на своем месте (будет в отпуске, на больничном, в командировке и т. д.);
• Дать указание упомянутым работникам обеспечивать режим обработки данных на предприятии;
• Определить, кто будет отвечать за исполнение указанного приказа.

Иногда в число распоряжений также включается пункт о внесении изменений в должностную инструкцию лица, назначенного приказом.

Распоряжение подписывается руководителем компании.

После этого в столбик перечисляются все работники, которые были упомянуты в документе. Напротив своих фамилий они должны будут проставить дату и подпись как подтверждение ознакомления с ним.

Есть ли ответственность за отсутствие приказа

Закон о персональных данных требует, чтобы субъект бизнеса выбрал работника, который будет отвечать за работу с персональными данными. Это требование выполняется путем оформления приказа. Только это лицо должно иметь полный доступ к персональным данным, разграничивать доступ к ним и защищать от несанкционированного использования.

Внимание! Если данного приказа в компании нет, то это будет расценено, как прямое нарушение закона о персональных данных.

КОАП за данные нарушения предусматривает вынесение предупреждения, либо наложение денежного штрафа:

• на обычных граждан — 300-500 рублей;
• на должностных лиц — 500-1000 рублей;
• на организации — 5-10 тысяч руб.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост!(1

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-personalnye-dannye.html

Образец приказа о назначении ответственного

Для успешной работы предприятия и продуктивного функционирования всех его элементов необходимо грамотно определить зоны ответственности всех его сотрудников.

Наделяет полномочиями и обязанностями руководитель фирмы или начальник подразделения. Его распоряжение отражается в отдельном документе — приказе о назначении ответственного. Рассмотрим этот акт, его структуру и особенности заполнения поподробнее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам :

Кто назначает ответственного?

В зависимости от типа и масштаба предприятия меняется и лицо, которое назначает ответственного за отдельные отрасли. Если фирма небольшая, то распределять полномочия и обязанности сотрудников может сам её руководитель.

В некоторых случаях он может назначить ответственным за одну или несколько отраслей самого себя, для этого тоже требуется заполнение приказа.

Если же предприятие имеет несколько подразделений, то занимается назначением ответственного начальник одного из них. В особо крупных предприятиях работают целые отделы, которые контролируют исполнение обязанностей и полномочий и разграничивают сферы ответственности между сотрудниками.

Заполняется акт в отделе кадров или в секретариате. После приказ передаётся руководителю или начальнику подразделения на подпись.

Акт должны подписать и сотрудники, которые назначены уполномоченными в конкретных сферах.

к содержанию ↑

Сферы деятельности

Ответственность на предприятии бывает материальной и нематериальной. Первый тип является самым популярным. Он предполагает, что лицо несёт полную или ограниченную ответственность за имущество фирмы. Оформления приказа материальная ответственность не требует, если она указывается в трудовом договоре.

К нематериальной сфере относятся:

• противопожарная безопасность;
• оборот имущества предприятия, ценных бумаг, денег;
• обучение и переквалификация сотрудников;
• охрана труда и соблюдение ТБ;
• учёт рабочего времени и т. д.

Наличие конкретной сферы и ответственного зависит от специализации предприятия, особенностей деятельности сотрудников и других особенностей.

к содержанию ↑

Перед оформлением приказа о назначении ответственного необходимо изучить его особенности: форму заполнения, срок хранения и т. д. От этого зависит правильность составления документа. Неправильно составленный документ не имеет юридической силы и не наделяет лицо или группу лиц полномочиями и обязанностями.

Утверждённой формы приказа о назначении ответственного нет: он заполняется в свободной форме. Конечно, при составлении этого документа нужно соблюдать некоторые правила, есть обязательные пункты, но точное содержание зависит от вида сферы, типа предприятия и других факторов.

Скачайте бланк приказа о назначении ответственного лица за пожарную безопасность.

Оформлять приказ можно как на самостоятельно разработанном бланке предприятия, так и на чистом листе А4, как в письменном, так и в печатном виде. Руководитель может добавлять в документ некоторые пункты, изменять его содержание.

Приказ о назначении ответственного является обязательным для закрепления полномочий и обязанностей документом. Без него можно обойтись только в одном случае — при оформлении полной материальной ответственности, если она обозначена в трудовом договоре сотрудника.

Приказы бывают нескольких видов:

1. по основной (профильной) деятельности;
2. по личному составу;
3. по административно-хозяйственной деятельности.

В зависимости от типа приказа изменяется и срок его хранения в архиве организации.

Распоряжение о назначении ответственного лица относится к распоряжениям по основной профильной деятельности. Согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, такие документы хранятся в организации постоянно, или до минования надобности.

к содержанию ↑

Журнал регистрации

Документы о назначении ответственного лица отражаются в книге учёта распоряжений по основной деятельности. В этом журнале указываются основные данные о принятом распоряжении:

• номер документа;
• дата регистрации;
• полное наименование;
• суть документа;
• ответственное за исполнение акта лицо;
• примечания.

Пример журнала регистрации приказов:

к содержанию ↑

Особенности документов

После рассмотрения приказа о назначении ответственного в целом стоит перейти к особенностям отдельных его видов.

По пожарной безопасности

Руководитель любого предприятия отвечает за соблюдение пожарной безопасности лично, а также может назначить ответственное за эту сферу лицо.

Ответственным в этой сфере может быть только компетентный сотрудник. Он должен пройти обучение пожарно-технического минимума в специальном образовательном учреждении. Обучение должно проходить в свободное от работы время.

Как уже было сказано выше, на небольшом предприятии ответственным за соблюдение ПБ может быть сам руководитель. Это касается и ИП.

На средних предприятиях полномочиями могут наделяться инженеры, сотрудники по охране труда и другие компетентные специалисты.

Что касается крупных предприятий, на них часто функционируют целые отделы по пожарной безопасности, которые возглавляют начальники подразделений.

Посмотрите видео о технике пожарной безопасности:

к содержанию ↑

По охране труда и технике безопасности

Согласно статье 217 Трудового кодекса РФ, приказ о назначении ответственного по ТБ является обязательным документом для органов государственной власти и местного самоуправления, организаций всех типов. Он предполагает наличие отдельного уполномоченного сотрудника или целой структурной единицы.

Они следят за соблюдением другими членами фирмы техники безопасности, за соответствием условий труда необходимым требованиям и т. д.

Уполномоченный в этой сфере должен пройти обучение в лицензированном образовательном учреждении. По окончании курса он сдаёт экзамен, по результатам которого получает удостоверение. Без документа о прохождении обучения по ТБ сотрудник быть ответственным в этой сфере не может.

к содержанию ↑

За склад

Ответственность за склад относится к материальной. Она может обозначаться как в приказе, так и в трудовом договоре. Перед составлением документа и наделением сотрудника полномочиями проводится инвентаризация склада и подсчёт имущества.

Она проводится регулярно и после составления приказа. При обнаружении недостачи сотрудник несёт полную или ограниченную материальную ответственность.

В зависимости от того, кто был назначен уполномоченным — сотрудник или группа сотрудников, материальная ответственность бывает индивидуальной или коллективной. Это также отражается в приказе или трудовом договоре.

к содержанию ↑

Содержание

Несмотря на отсутствие утверждённой формы документа, есть несколько обязательных пунктов, которые должны быть отражены в нём. Согласно Федеральному закону от 6.12.2011 № 402, в содержание приказа входят:

• полное наименование государственного органа, органа местного самоуправления или юридического лица;
• краткие сведения о юридическом лице;
• юридический адрес;
• номер документа и дата его составления;
• сведения об уполномоченном по назначению ответственных лиц: руководителе предприятия, начальнике подразделения и т. д.;
• суть документа;
• ссылка на нормативно-правовые акты, на основании которых составлен документ;
• подпись руководителя предприятия;
• подписи ответственных сотрудников.

к содержанию ↑

Образцы приказов

Для грамотного составления документа можно воспользоваться образцами приказов о назначении ответственных.

По пожарной безопасности:

По технике безопасности:

За склад:

Итак, приказы о назначении ответственных лиц помогут грамотно распределить обязанности среди сотрудников и сделать работу предприятия более эффективной. Некоторые из распоряжений являются обязательными, к примеру, по пожарной безопасности, остальные же определяются сферой деятельности фирмы.

Источник: http://bizakon.ru/kadry/tehnika-bezopasnosti/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo.html

Приказ о назначении ответственного

Согласно распространенному мнению, делопроизводство организации находится исключительно в ведении канцелярии или службы ДОУ. Однако на практике к работе с деловыми бумагами часто привлекаются сотрудники других структурных подразделений компании. Как оформляется приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ, читайте в данной статье.

• как оформляются приказы о назначении ответственных лиц в ДОУ;
• как используется форма приказа о назначении ответственного лица;
• как оформляется приказ о назначении ответственного за архив.

Делопроизводство организации — сложная и многоаспектная система взаимоотношений разных уровней организационной структуры компании. Оно контролируется не только канцелярий или отделом ДОУ, как это может показаться на первый взгляд.

Весьма распространенной практикой является привлечение работников самых разных отделов компании к осуществлению функций по работе с документацией. Это ставит перед сотрудниками службы ДОУ задачу надлежащего контроля за реализацией делегированных полномочий ответственными сотрудниками.

От этого зависит целостность и управляемость всей системы делопроизводства компании.

Порядок назначения ответственных лиц в ДОУ

Ответственными за работу с документами часто назначают сотрудников структурных подразделений компании. Структурные подразделения являются органами управления внутри организации, имеющими строго закрепленный набор полномочий.Организационные и кадровые документы предприятия определяют также количество отделов и их штатный состав.

Традиционно в иерархической структуре компании выделяют внешние и внутренние структурные подразделения.

  К первым относятся филиалы и представительства, ко вторым — отделы, службы, управления, подразделения и т.п.

В данной статье мы будем говорить о делегировании ответственности за делопроизводство сотрудникам внутренних структурных подразделений, поскольку именно этот вопрос вызывает наибольшие сложности.

В чем они заключаются?

Как это ни парадоксально, сложности заключаются в территориальной близости отделов к основному аппарату управления предприятием и к центральному отделу ДОУ.

Руководители отделов считают, что наличие в компании специализированной службы ДОУ освобождает их от необходимости дополнительно брать на себя функции по работе с документацией. Отчасти их позицию можно понять.

Обязанностью канцелярии, секретариата, службы ДОУ или общего отдела (в разных компаниях они могут иметь разные наименования) является именно обеспечение бесперебойной и четкой работы по документационному обеспечению управления.

Однако документированию подлежит вся деятельность компании, и без помощи отделов сотрудникам вышеназванных служб не обойтись. Таким образом, в ДОУ предприятия должны принимать участие все его структурные подразделения.

Справка

Организацию делопроизводства в компанию классифицируют на три формы: централизованную, децентрализованную и смешанную

1. Если все функции делопроизводства сосредоточены в одном специализированном отделе компании (канцелярии, службе ДОУ, секретариате, общем отделе), то мы имеем дело с централизованной формой организации делопроизводства.

    

2. Если каждое структурное подразделение фирмы самостоятельно реализуют функции ДОУ, то мы имеем дело с децентрализованной формой.
    
3. Чаще всего на практике встречается смешанная форма организации делопроизводства.

   В этом случае ответственность за ДОУ распределяется между специальным отделом и структурными подразделениями.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ

Применяемая на предприятии форма организации делопроизводства не отменяет необходимости назначения ответственного за делопроизводство по каждому структурному подразделению. Канцелярия или секретариат должны определить состав функций, которые будут переданы данному сотруднику, а само назначение ответственного лица оформляется соответствующим приказом.

Единой стандартной формы приказа не существует. Есть несколько положений, которые данный приказ должен содержать в обязательном порядке.

Это — субъект возлагаемой ответственности, время ее наступления и предмет этой ответственности, т.е., круг обязанностей данного сотрудника.

Непременным условием является, естественно, обязательное ознакомление ответственного работника с содержанием приказа.

Желательно включить в текст документа пункт о порядке замещения данного работника на случай его отсутствия в течение непродолжительного времени, например, в случае болезни или командировки.

Обратите внимание, что в данном приказе не должно содержаться информации о сумме доплаты за исполнение дополнительных обязанностей, если таковая предполагается.

Информация такого рода относится к персональным данным работника.

Отделу кадров предприятия нужно будет произвести подготовку другого приказ «Об установлении персональных дополнительных выплат» или «О порядке увеличения объема выполняемой работы».

В должностной инструкции сотрудника, на которого возложены дополнительные обязанности, рекомендуется зафиксировать новые обязанности. В некоторых компаниях нет должностных инструкций, в таких случаях перечень новых обязанностей можно дать непосредственно в приказе или инструкции по делопроизводству.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ относится к деловым бумагам, которые нужно регулярно проверять на соответствие актуальности содержания. Лицо или группа лиц, ответственных за работу с документами в данном отделе, могут разорвать трудовые отношения, уйти в долгосрочный отпуск или перейти на другую должность.

Например, может возникнуть ситуация, что ответственный работник после перевода на новую должность уже не сможет выполнять обязанности по работе с документами. Данные функции, скорее всего, придется выполнять работнику, пришедшему на место прежнего.

Таким образом, не измененный вовремя приказ окажется составленным на сотрудника, который уже не числится в штате.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211012-qqq-17-m7-prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo

Приказ о назначении ответственных лиц

Организация в ходе своей деятельности выполняет довольно много разноплановых задач, для выполнения каждой из них может быть назначено определенное ответственное лицо, которое компетентно в ее выполнении. Официальное назначение осуществляется на основании приказа о назначении ответственного лица, совместно с ним применяется должностная инструкция, в которой описывается вменяемый ему функционал.

Издание и применение приказа

Ответственные лица в организации должны быть назначены на основании распорядительных документов, в состав которых входит приказ руководителя, а также протокол с решением о необходимости ввести ответственных лиц, в том числе разработанные и утвержденные по этому случаю должностные обязанности с инструкциями по их выполнению. Документация касаемо условий труда и социальных гарантий, должны быть рассмотрены профсоюзной организацией, если такая имеется на предприятии.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Действие приказа начинается с момента его утверждения руководителем или ответственным лицом или же с определенного времени, которое может быть установлено определенным распорядительным документом.

После оформления приказ необходимо довести до сведения работников – это может сделано как для всех работников, так и для узкого круга.

В обязательном порядке назначаемое этим документом ответственное лицо должно ознакомиться с назначением и поставить свою подпись.

В случае необходимости копия такого распорядительного документа может быть направлена в государственные и контролирующие органы, а также в подчиненные штатные структуры и филиалы организации. Также данному сотруднику при необходимости может быть оформлена доверенность юридического лица, в том числе договор о материальной ответственности, соглашение о не разглашении коммерческой тайны и т.д.

Сфера применения приказа

Приказ о назначении ответственного может применяться довольно широко при решении оперативно-хозяйственных дел организации, наиболее часто применяется в следующих случаях:

• Проведение переобучение и повышении квалификации сотрудников.
• При назначении ответственного за охрану труда.
• Для назначения ответственного за технику безопасности .
• Для определения лиц, отвечающих за противопожарную безопасность.
• Для контроля оборота особо ценных вещей.
• При назначении ответственного сотрудника за сохранность персональных данных.
• Назначение лица, отвечающего за электрохозяйства.
• Для проведения определенных работ.
• Для назначения материального ответственного лица.
• Для обеспечения безопасности при использовании источников повышенной опасности .
• Для определения друг сфер ответственности.

По средством распорядительной документации можно определить ответственное лицо (или круг лиц) за определенные трудовые обязанности или определенный участок.

Данная мера позволяет упорядочить рабочие процессы в организации, а также контролировать выполнение данных задач.

Кроме того некоторые сферы деятельности организации обязаны иметь ответственных лиц в соответствии с законодательными нормами, это например, охрана труда, противопожарная безопасность, техника безопасности.

Как составить приказ о назначении ответственных лиц

Констатирующая часть должна содержать причины издания документа, со ссылками на нормативные акты и законодательство.

В распорядительной части необходимо указать информацию о том на какое лицо будет возложены выполнение тех или иных обязанностей, или кто замещает действующее ответственное лицо в случае его отсутствия.

После этого приказ визируется руководителем организации, далее кадровая служба приводит его в исполнение.

Следует учесть, что в определенных случаях, чтобы назначить сотрудника ответственным, необходимо, чтобы у него были специальные свидетельства, подтверждающие, то, что он обладает специальными знаниями в требуемой области.

Например, может потребоваться свидетельство о прохождении инструктажа по противопожарной безопасности, электробезопасности или он ознакомлен со спецификой и условиями работы на химических или вредных производствах и т.д.

Образец приказа о назначении ответственных лиц

Приказ о назначении ответственных лиц скачать, Word 

Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных.

Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность скачать.

Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство скачать.

Приказ о назначении ответственного за охрану труда скачать.

Источник: https://blankionline.ru/doc/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennyh-lits.html

Приказ о назначении ответственного лица: Кто составляет, инструкция по написанию

• Как составить
• О назначении ответственного лица за безопасность

Для организации эффективной работы фирмы и установления чёткого порядка при разрешении производственных проблем, важно распределить сферы ответственности подчиненных, не нарушая при этом существующий Трудовой Кодекс. Назначение ответственных лиц осуществляется в различных сферах функционирования фирмы.

Кто назначает ответственное лицо

За назначение ответственных лиц за определенную сферу деятельности фирмы несет ответственность руководитель фирмы.

А вот подготовительной работой по назначению того или иного сотрудника на эту должность, как правило, занимается подразделение той сферы, где он нужен.

Например, если нужно подобрать ответственного сотрудника за материальный склад фирмы, то подбором кандидатуры на эту должность занимается подразделение бухгалтерии или главный бухгалтер фирмы.

Юридическое оформление в составлении приказа о назначении на эту должность предложенной кандидатуры уже обеспечивает руководитель фирмы.

Перед выпуском

Как уже обсуждалось ранее, сфера функционирования будущего распоряжения обговаривается в рамках подразделения, отвечающего за проблемную производственную часть. В п.2, ст.

82 ТК РФ отмечается, что приказ не должен выходить за пределы подразделения.

Поэтому, перед изданием приказа о назначении ответственного, необходима полная информация руководителю о намерениях подразделения в назначении кандидатуры, чтобы избежать в перспективе недоразумений.

Как составить

Распоряжение о назначении ответственного лица не обозначен официально принятым шаблоном. Он оформляется в свободном стиле, но при соблюдении нормативов, используемых во всех первичных материалах. Эти нормативы приняты Законом N 402-ФЗ от 06.12.2011 года.

Форма приказа обязана отображать:

• Название фирмы, основные данные о ней, место нахождения.
• Дату и номер приказа
• ФИО руководителя или его заместителя (при отсутствии руководителя) издающего распоряжение
• Преамбулу, в которой кратко отображается цель создания приказа, со ссылкой на законодательство, на основании которого издано распоряжение.
• Суть.
• Подпись начальника.
• Подписи работников, ознакомленных с изданным приказом.

После издания приказа существует ряд необходимой документации, которая сопровождается для выполнения того или иного приказа.

Одним из первоочередных задач после приказа является заключение договора об ответственности, который может оформляться в различных формах, начиная от ответственности за охрану и заканчивая материальной ответственностью.

Кроме того, после обозначения ответственного лица, для него составляется должностная инструкция, в которой он должен расписаться.

Рассмотрим подробнее некоторые подразделы, из которых должна состоять структура приказа:

Здесь описываются сведения о фирме, ее логотип, название, форма ответственности (АО, ПАО, ООО и т.д.), город, дата и номер регистрации.

В теле приказа отображается цель его создания, какие налагаются нагрузки на ответственного за участок, также отображается, кто будет замещать его на период его отсутствия (отпуск, заболевание). Здесь же, обычно, отображаются нормативные материалы, которые необходимо применять при выполнении поручений.

К заключительному этапу после издания приказа относится процедура ознакомления ответственного работника с текстом приказа с подписанием документа, ознакомление руководителя структурного отдела или и подпись руководителя фирмы.

Скачать

О назначении ответственного лица за безопасность

На каждом предприятии должно быть ответственное лицо за ключевые вопросы, которые могут угрожать безопасности здоровья и даже жизни сотрудников. К таким сферам относятся:

• Охрана труда и техника безопасности. Ответственным данной сферы может назначаться лицо, обладающее специальными знаниями и допуском, которое обучилось по ТБ, успешно сдало экзамен и приобрело соответствующий сертификат, а также обладает требуемой группой допуска по электрической безопасности.
• Источники повышенной опасности. Здесь могут быть химические вещества, с которыми работает предприятие и которые могут взорваться, загореться или отравить сотрудников. Ответственный в этой сфере также должен пройти учебу и получить соответствующий сертификат.
• Противопожарная безопасность. В этой сфере тоже обязан быть обученный работник, знающий какие нужно принимать первоочередные меры в случае возгорания объекта.

Распоряжение о назначении ответственного лица за безопасность возлагает на работника полномочия по наблюдению за выполнением безопасного режима работы в той сфере, за которою он отвечает. Обязать работника отвечать за возложенную область без его согласия невозможно. Также невозможно назначить ответственным без должной степени специализированного обучения.

Как составить

Распоряжение о назначении ответственного составляется в произвольном виде. Написать его можно на фирменном бланке учреждения или на обыкновенном листе А4.

В распоряжении содержится:

• Название и основные данные учреждения. Если приказ пишет ИП, то указывается его ФИО и адрес. Номер документа, город и дату издания.
• Наименование.
• Преамбула с указанием нормативно-правовых материалов, которые послужили основанием для издания распоряжения.
• Распорядительный раздел текста, где после фразы “приказываю”, нужно перечислить должности, ФИО ответственных лиц, должностные инструкции, если они не отображены в отдельном документе, и т.д.
• Подписи руководителя и всех ответственных лиц, отмеченных в приказе.

Рекомендуется отобразить в приказе на кого будет возложено выполнение обязанностей ответственного, на случай его отсутствия. (при отпуске, заболевании и т.д.).

Нормативная база, на базе которой издаётся приказ разрабатывается руководителем с учетом законодательства РФ по ОТ, ТБ и противопожарной безопасности.

О назначении ответственных лиц в школе

В школе ответственность за охрану труда чаще всего возлагается на заместителя директора школы на основании ТК РФ № 197-ФЗ от 30.12.2001 года (ст. 209-231).

Задача ответственного – обеспечивать создание здоровых и безопасных условий труда для преподавателей и учащихся. Приказ составляется в соответствии со ст. 51 Закона РФ «Об образовании»

Как составить

Составляется на фирменном бланке школы, где отображены все реквизиты учреждения. Далее пишется Приказ с указанием даты и номера распоряжения. В преамбуле отображается цель приказа, в данном случае «Об охране труда» и основание для создания распоряжения.

Приказ обычно составляется накануне начала учебного года. В помощь ответственному за ОТ создается комиссия из сотрудников школы, которая разрабатывает коллективный договор по ОТ составляет мероприятия по соблюдению ОТ и ТБ.

В конце директор ставит свою подпись и перечисляется список преподавателей, на которых возложена ответственность за ОТ и ТБ в сферах своей деятельности.

Скачать

О назначении ответственного лица за работу

Данный приказ заполняется на чистом листе А4. Заполняется текст приказа по общепринятой процедуре, как указано выше: шапка; преамбула; текст о назначении ответственного, подпись руководителя и ответственного за работу.

Приказ о назначении материально ответственного лица

Назначение материально ответственного лица сопровождается не только приказом, но и заключением письменного договора о полной материальной ответственности за порчу или недостачу доверенных ему материальных ценностей.

Причем условия данного договора должны быть отображены в трудовом соглашении между администрацией и сотрудником. Эти положения отображены Дополнением N 1 решения Минтруда N 85 от 31.12.2002 года.

Без соглашения о материальной ответственности приказ не обладает юридическим статусом.

О назначении ответственного за производство

Ответственный за безопасное производство работ – это должность на которую руководитель назначает своего работника стандартным приказом. Единственное условие – работник обязан быть аттестован Ростехнадзором в соответствующей сфере производства.

Как составить

Приказ на ответственного за производство пишется по стандартной форме, как и любой другой приказ, однако в таком приказе есть свои особенности, а именно.

Должны фигурировать:

• № аттестационного удостоверения.
• № протокола заседания комиссии по экзаменам Ростехнадзора.
• Дата заседания комиссии по экзаменам Ростехнадзора.

Остальное заполняется по стандартной схеме: Подпись руководителя и ответственного лица.

О назначении ответственного лица на объекте

Такой приказ составляется чаще всего на строительных объектах, чтобы обеспечить безопасную работу строительной техники.

Ответственным, как правило на таких объектах назначается специалист, который аттестован Ростехнадзором.

Как составить

После шапки и преамбулы, начинается как правило с фразы «…В связи с началом производства работ на объекте…». Может формироваться из двух разделов – констатирующего и распорядительного.

В констатирующем разделе излагается цель и задача необходимых функций и причины появления приказа.

Остальное пишется также по стандартной форме, и также, как сказано в предыдущем разделе в приказе должны отображаться:

• № аттестационного удостоверения.
• № протокола заседания комиссии по экзаменам Ростехнадзора.
• Дата заседания комиссии по экзаменам Ростехнадзора.

Остальное заполняется по стандартной схеме: Подпись руководителя и ответственного лица.

О назначении материально ответственного лица за автомобиль

Каждое учреждение вправе самостоятельно определять порядок применения служебных автомобилей. Для недопущения правовых недоразумений необходимо издавать распоряжение о назначении лица, отвечающего за транспорт.

Приказ создается кадровым подразделением фирмы и обязан подписываться руководителем и отвечающим за автомобили лицом.

В содержательной части отображаются обязанности отвечающего лица:

• Соблюдение эксплуатационных нормативов транспорта.
• Работа транспорта только на службе.
• Контроль за медицинским осмотром.
• Выполнение ПДД.
• Проведение ТО по графику.

Ответственное лицо обязано получить инструктаж, его функции отображаются в должностной инструкции.

Скачать приказ

Источник: https://DocInfo.net/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-litsa/