Документирование хозяйственных операций

Раздел 1: «Документирование хозяйственных операций»

Тема 1.1:

«Организация работы с документами»

Одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учета является документация. Сущность документации заключается в том, что каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим документом.

Первичный бухгалтерский документ- это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной деятельности.

Первичные документы, используемые в бухгалтерском учете, должны иметь достаточно строго определенную форму.

Документы имеют большое значение в бухгалтерском учете:

-они являются носителями учетной информации;

-дают право на совершение хозяйственных операций;

-служат основанием для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации;

-обеспечивают сохранность имущества организации

— нужны для составления анализа, годового отчета, при составлении документальных ревизиях, аудиторских проверок.

Каждый документ содержит определенные реквизиты. Реквизиты документа – это показатели которые характеризуют зафиксированную в документе хозяйственную операцию.

К основным реквизитам относятся:

1. наименование документа;

2. дата составления;

3. содержание хозяйственных операций;

4. количественные и суммовые показатели;

5. должность лиц , ответственных за совершения хозяйственных операций и правильность ее оформления;

6. личные подписи и их расшифровку, включая случаи создания документов с применение вычислительной техники.

Документы должны быть составлены своевременно, правильно, без помарок, без подчисток, заполнением всех реквизитов шариковой ручкой или на компьютере. Нельзя заполнять документы простым карандашом. Если необходимо составление документов в нескольких экземплярах, то его заполняют под копировальную бумагу.

Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее зачеркивают одной чертой так, чтоб можно было прочесть зачеркнутое, затем сверху нужно написать правильную цифру или текст, а на полях делают оговорку «написанному в исправление ошибки верить» (новый текст и цифра) и ставится: Дата и подпись.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

В настоящее время в организациях применяются унифицированные формы первичных бухгалтерских документов. Унификация – это установление единых форм документов для учета однородных хозяйственных операций.

Каждой форме документов дается кодовое обозначение по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Оно проставляется в верхнем правом углу документа.

Типовые формы документов разрабатываются и утверждаются МФ РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.

Все документы, поступающие в бухгалтерию, до отражения в учете проходят бухгалтерскую обработку.

Прежде всего, документы проверяются по существу, т.е. необходимо проверить целесообразность и законность указанной в документе операции, действительно ли совершена эта операция в указанном объеме.

Далее производится формальная проверка документа: составлен ли документ на бланках типовой или произвольной формы, правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей должностных лиц и лиц, участвующих в совершении операции.

После этого, проверенные и принятые документы подлежат группировке, арифметической проверке, таксировке и котировке.

Группировка документов – это подборка документов по однородным признакам для проведения общих итогов и составления одной проводки по общей сумме однородных документов.

Арифметическая проверка – это проверка правильности подсчета итогов, правильность отражения количественных и качественных показателей.

Одновременно производится таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном выражении и подсчете суммы.

Контировка документов – это указание в документах корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена сумма документов. Термин контировка происходит от слова «конто», что в переводе означает «счет».

Далее осуществляется сводка документов.

После этого данные подлежат регистрации в синтетических и аналитических учетных регистрах.

После регистрации документы подлежат гашению. Это значит, что в каждом документе после регистрации ставится штамп «погашено», а в денежных документах – «получено» или «оплачено». Это делается для того, чтобы не допустить злоупотреблений путем вторичного использования этих документов.

Все документы после окончания бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения.

После бухгалтерской обработки все документы подшиваются в папки по видам операций за каждый отчетный месяц. На обложке папки указывается:

— наименование организации;

— название и порядковый номер папки;

— год, месяц;

— количество листов в папке.

Эти папки хранятся в бухгалтерии до составления годового отчета. После составления отчетности эти документы сдаются в архив по акту и реестру. Пользоваться документами из архива можно по письменному распоряжению гл.бухгалтера.

Изъятие документов из архива может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговой инспекцией, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

При этом гл.бухгалтер с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, должен снять копии с этих документов с указанием основания и даны изъятия.

В архиве документы хранятся в течении установленного срока в соответствии с ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» документы хранятся 5 лет, а некоторые до 75 лет. После чего документы подлежат уничтожению или передаче в государственные архивы. При этом также составляются акт.

Все документы с момента составления до передачи в архив приходят определенный путь. Этот путь движения документов с момента составления до передачи в архив называется документооборотом.

Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер. Он составляет график документооборота, а утверждает этот график руководитель организации.

В этом графике документооборота указываются:

— наименование отчетов за составление документов;

— время составления;

— лицо, ответственное за составление документов;

— сроки представления документов в бухгалтерию;

— сроки обработки документов в бухгалтерии;

— лица, ответственные за бухгалтерскую обработку документов;

— номер дела, в котором хранятся документы.

Правильная организация документооборота обеспечивает своевременность ведения бухгалтерского учета, его точность, достоверность.

Тема 1.2:

«Классификация и план счетов бухгалтерского учета»

Классификация счетов бухгалтерского учета— это объединение счетов в группы по признаку однородности экономического содержания ожидаемых в них показателей имущества, обязательств и хозяйственных операций. Счета бухгалтерского учета группируются по двум признакам;

1. по экономическому содержанию;

2. по назначению и структуре.

Классификация счетов по экономическому содержанию показывает содержание объекта, который учитывается на душном счете.

По экономическому содержанию объектов учета счета делятся на три группы:

— счета имущества;

— счета источников образования имущества;

— счета хозяйственных процессов и финансовых результатов.

Классификация счетов по назначению и структуре показывает порядок записей па счете, т.е. как учитывается объекты в той или иной группе счетов, а также для чего предназначены те или иные счета.

По назначению и структуре все счет бухгалтерского учета подразделяются на следующие группы

1. основные;

2. регулирующие;

3. операционные;

4. сопоставляющие (результативные);

5. забалансовые.

Основные счета предназначены для учета наличия и движения имущества и источников его образования. Основными они являются, потому что учитываемые объекты служат основой хозяйственной деятельности организации.

Основные счета подразделяются в свою очередь на следующие подгруппы:

> инвентарные;

> счета денежных средств;

> счета расчетов;

> фондовые счета

Инвентарные счета предназначены для учета наличия и движения основных средств, нематериальных активов и товарно-материальных ценностей (счета 01, 04, 07,08, 10, 43, 41, и др.). По отношению к балансу все эти счета активные и имеют следующую структуру:

Д Инвентарные счета К

Сальдо на начало Расход (выбытие)

Поступление основных средств, НМА и

основных средств, товарно – материальных

НМА, Товарно- ценностей

матери­альных

ценностей

Сальдо конечное

Денежные счета предназначены для учета наличия и движения денежных средств организации в кассе и на счетах в банке. К ним относятся (счета50, 51, 52, 55 и др.) По отношению к балансуактивные и имеют следующую структуру:

Д Денежные счета К
Сальдо начальное выдача
Поступление наличных
наличных денег денег и
и зачисление списание
безналичных безналичных
платежей. платежей.
Сальдо конечное

Счета расчетов предназначены для учета взаимоотношений данной организации с другими организациями и лицами, т.е. дебиторской и кредиторской задолженности.

В зависимости от того какая задолженность учитывается, счета расчетов но отношению к балансу могут быть активными, пассивными и активно-пассивными. К ним относятся счета 62,73, 60,68, 69,70,71,76и др.

Фондовые счета предназначены для учета источников формирования имущества (80,82,83,), по отношению к балансу пассивные.

Д фондовые счета К

Сальдо начальное

Увеличение

источников

Сальдо конечное

Регулирующие счета предназначены для уточнения и регулирование оценки отдельных объектов, учитываемых на основных счетах. Они открываются к основному счету и самостоятельного значения не имеют. Регулирующие счета либо уменьшают, либо увеличивают оценку своего основного счет.

Например, к основному счету 01 «основные средства» открывается регулирующий счет 02 «Амортизация основных средств», к счету 04 «НМА» открывается регулирующий счет 05 «Амортизация НМА». При составлении баланса из сумм остатков (первоначальнаястоимость) по счетам 01 и 02, вычитывают суммы остатков по счетам 02 и 05 соответственно.

Следовательно, в балансе основные средства и нематериальные активы отражаются по остаточной стоимости. Регулирующие счета, предназначенные для уменьшения оценки основных счетов, называются контрарными. Регулирующие счета, предназначенные дня увеличения оценки основных счетов, называются дополнительными. Сч.

44 «Расходы на продажу» -дополнительный регулирующий счет основного счета 90 «Продажи». Кроме того имеется контрарно — дополнительные счета (сч. 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»).

Операционные счета подразделяются на распределительные и калькуляционные и предназначены для учета хозяйственных операций связанных с совершаемыми хозяйственными процессами по производству продукции (работ, услуг). Распределительные счета подразделяются на две группы:

> собирательно — распределительные;

> бюджетно — распределительные.

Собирательно — распределительные счета предназначены для учета расходов, которые в момент их совершения невозможно отнести на себестоимость конкретного вида продукции.

Поэтому в течение месяца их накапливают на отдельных счетах, а в конце месяца относят на себестоимость конкретного вида продукции в соответствии с принятой методикой (согласно с учетной политикой).

К таким расходам относятся общепроизводственные, общехозяйственные расходы и расходы на продажу, которые учитываются на счетах 25,26, и 44. По отношению к балансу активные и имеют следующую структуру.

Д Собирательно — распределительные К

Накапливани, (собирание расходов в течение месяца)

Списание и распределение этих расходов в конце месяца между объектами

Читайте также:  Состав и учет управленческих расходов

калькуляции

Оборот за месяц Оборот за месяц

Особенностью этих счетов является то, что они не имеют сальдо и в конце отчетного периода закрываются.

Бюджетно — распределительные счета предназначены для разделения (разграничения) расходов между отдельными отчетными (бюджетными) периодами.

С помощью группы счетов устраняется колебание себестоимости продукции по отчетным периодам. Эти счета имеют сальдо. Счета данной группы могут быть активными (сч.

97 «Расходы будущих периодов»), и пассивными сч. 96 «Резервы предстоящих расходов».

Д сч. 97 Расходы будущих периодов К

Сальдо на начало Списание соответствующей

Собирание расходов доли этих расходов

в течение отчетного в установленном порядке

периода

Сальдо на конец

Д сч. 96 «Резервы предстоящих расходов» К

Использование резервов Сальдо начальное

Образование резерва

Сальдо на конец

Калькуляционные счета предназначены для учета, группировки затрат на производство и калькулирования (исчисления) на их основе фактической себестоимости выпущенной продукции (работ, услуг). К ним относятся счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 08 «Вложение во внеоборотные активы».

Д сч. 20 «Основное производство и др. сч.» К

Сальдо на начало Фактическая себестоимость

(остатокнезавершенного выпущенной продукции

производства) (работ, услуг)

Фактические затраты за

отчетный период

Сальдо(остатокнезавершенного

производства) на конец месяца

Фактическая себестоимость выпущенной продукции определяется: к остатку незавершенного производства на начало месяца + фактические затраты по дебету сч.20 (за минусом потерь и стоимости возвратных отходов от брака) — остаток незавершенного производства на конец месяца.

Операционно — результатные счета предусмотрены для обобщения информации ототдельных процессах хозяйственной деятельности организации, а также определения по каждому из них финансового результата

К ним относятся счета: сч,90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»

Д сч. 90 «Продажи» К

Полная фактическая Выручка от
стоимость проданной проданной
продукции продукции
Прибыль Убытки

Дсч. 91 « Прочие доходам расходы» К

Прочие расходы Прочие доходы
Сальдо (прибыль) прочих» доходов Сальдо (убыток) прочих расходов

Финансово — результатные счета предназначены для определения финансового результата хозяйственной деятельности организации. К ним относятся счет 99 «Прибыли и убытки»

Д сч. 99 «Прибыли и убытки» К

Сальдо на начало отчетного периода Сальдо на начало отчетного периода

Убытки отчетного периода Прибыль отчетного периода

Сумма начисленного налога на прибыль

Сальдо на конец отчетного периода Сальдо на конец отчетного периода

Сопоставляя обороты по дебету и кредиту определяют конечный финансовый результат, если К>Д то это — чистая (нераспределенная) прибыль, если К

Источник: https://cyberpedia.su/6x8dcf.html

Документирование хозяйственных операций

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (дисках, магнитных лентах и др.).

Следовательно, документ — любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.

Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании Документов, имеющих доказательную силу; использование документов Для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Формы и реквизиты документов. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их число в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа.

Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу.

К таким реквизитам относят: наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленные порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Единые формы документов в РФ разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. В РФ унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие.

Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства. Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений.

Формы первичных документов, не предусмотренные альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

Порядок составления и обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ.

Текст оговорки таков: Написанному во исправление ошибки верить (новый текст или сумма) Дата Подпись

В некоторых документах, например приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют, прежде всего по форме, и устанавливают необходимое число заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают расценку, группировку и разметку (контировку) их. Под расценкой, или таксировкой, документов понимают денежную оценку указанных в документе материальных ценностей.

Группировка — это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные.

Разметка, или контировка, заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив.

Источник: https://psyera.ru/dokumentirovanie-hozyaystvennyh-operaciy_8063.htm

Документирование хозяйственных операций

Оценка имущества и обязательств предприятия

Оценка — это способ выражения объектов БУ в обобщающем денежном измерителе. Оценка производится в валюте РФ — в рублях.

Оценка объектов БУ зависит от их видов и цели, с которой она производится:

— при постановке объекта на бухгалтерский учет;

— для отражения в бухгалтерской отчетности;

— для налоговых расчетов;

— для статистической отчетности;

— для прочих целей.

Оценка при постановке объекта на БУ производится, если имущество: — произведено в самой организации, — по фактическим затратам, связанным с производством этого имущества (затраты на использование основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и др.

); — приобретено за плату, — суммированием фактически произведенных затрат на его покупку (цена самого объекта имущества, комиссионные вознаграждения снабженческим, посредническим и иным организациям, затраты на транспортировку, хранение и др.

); — получено безвозмездно, — по текущей рыночной стоимости на дату оприходования, подтвержденной документально или экспертным путем; — внесено в качестве вклада в уставный капитал, — по соглашению между учредителями; — имущество и обязательства, выражены в иностранной валюте, — в руб. на основании пересчета инвалюты по курсу ЦБР на дату совершения операции.

Порядок оценки конкретных видов имущества как объектов БУ регулируется отдельными ПБУ, в частности: по учету основных средств — ПБУ 6/01, по учету МПЗ — ПБУ 5/01, по учету договоров строительного подряда — ПБУ 2/2008, по учету активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте, — ПБУ 3/2006.

Обязательства оценивают при постановке на БУ в суммах, вытекающих из договора, установленных по соглашению сторон, участвующих в сделке. В процессе их использования они могут уменьшаться или увеличиваться на сумму %-ов, предусмотренных к получению на соответствующие отчетные даты до момента завершения сделки.

Документирование хозяйственных операций

Документ(латинское — доказательство)— это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмот­ренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Показатели, характеризующие такой факт, отраженный в документе, называют реквизитами.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления совершенной сделки, либо за правильность оформления свершившегося события, их подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель эк. субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение БУ.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Читайте также:  Фнс при выездной проверке имеют право досматривать компьютеры

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1. по назначению

организационно-распорядительные — содержат распоряжение, разрешение, указание на проведение хоз.операции (приказы, распоря­жения, указания, доверенности и т. д.)

оправдательные — составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение (требования, приходные ордера, накладные, акты и т. д.)

бухгалтерского оформления — заполняются в учетных целях для обеспечения и ускорения работы (справки, расчеты и т. п.)

комбинированные— сочетают в себе разреши­тельный и оправдательный характер (платежная ведо­мость, расходный кассовый ордер и т.д.)

2. По содержанию хоз.операции

материальные — отражают движение товарно-материальных ценностей;

расчетные — оформление расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обязательствам;

денежные — оформление операций с наличными и безналичными ДС.

3. По степени обобщения учетной информации

первичные– составляются в момент совершения хозяйственной операции

сводные– для обобщения учетной информации из первичных документов

4. По способу охвата операций

разовые— для отражения одной или нескольких одно­родных хоз.операций, совершаемых одновременно

накопительные — для регистрации и накапливания однородных хоз.операций, совершаемых в разное время

5. По числу учитываемых позиций

однострочные — содержат одну учетную позицию

многострочные— содержат две или более учетные позиции

6. По месту составления

внутренние — для оформления внутренних операций

внешние — поступающие от других организаций

7. По способу заполнения

— вручную

— автоматизированно.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры БУ. Основным этапом бух. обработки на предприятии является обязательная проверка документов:

по форме – полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов, наличие подписей;

по содержанию (по существу) – законность документированных операций, т.е. соответствие документов требованиям законодательных и нормативныx актов; целесообразность совершенных операций; логическая увязка отдельных показателей;

арифметически – правильность произведенных вычислений и подсчетов.

Документооборот это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Процесс документирования регулируется графиком, который составляет гл. бухгалтер и утверждает приказом руководитель предприятия. Контроль за выполнением графика осуществляет главбух. Требования гл. бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгал­терскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организа­ции.

Первичные учетные документы, регистры БУ, бух. (фин) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением БУ, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов БУ и их защиту от изменений.

Учетные регистры

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра или период, за который составлен регистр;

4) хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов БУ с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, их подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы регистров БУ утверждает руководитель эк. субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение БУ. Регистр БУ составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Учетные регистры классифицируются:

1. По внешнему виду

— бух. книги— сброшюрованные листы определенного формата и графления (кассовая книга, Главная книга);

— карточки— отдельные разграфленные листы стандартного размера. Они предназначены для аналитического учета ОС (инвен­тарные карточки), МЦ по местам их хранения (карточки складского учета М.) и т.п. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой;

— свободные листыучетные регистры большого формата и с большим количест­вом сведений но отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров (журналы-ордера, ведомости). Хранятся обычно в папках.

2. По характеру регистрации записей

хронологические – записи ведутся в порядке поступления документов (регистрационный журнал);

систематические – однородные по содержанию х.о. группируются на счетах синт. и аналит. учета (главная книга);

комбинированные сочетают хронолог. и системат. записи (журналы-ордера).

3. По объему содержания (степени детализации) информации

синтетическиеоткрываются для ведения синт. счетов(главная книга, журналы-ордера);

аналитические –каждая х.о. записывается с необходимой полнотой, пояснениями. Эти регистры ведут в развитие какого-либо синт. счета(карточки аналитического учета).

4. По форме

— двусторонниеприменяются в основном при ведении учета в книгах. Запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;

— односторонниеэто различные карточки для учета МЦ, расчетов и др. операций. Применяются в синт. и ан учете;

— многографные – используют для отражения дополнительных показателей внутри ан. учета.

-линейныезапись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отра­жается на одной строке (журнал хоз. операций);

шахматные— запись хозяйственной операции, при которой сумма, запи­санная один раз, будет отражена по дебету и кредиту соответствующих сче­тов (шахматная оборотная ведомость).

5. По способу заполнения

— вручную;

— на ПВМ.

Рекомендуемые страницы:

Источник: https://megalektsii.ru/s26931t5.html

Тема: Документирование хозяйственных операций

Поиск Лекций

План:

1) Понятие документация и документ.

2) Основные реквизиты документа.

3) Классификация документов.

4) Правила заполнения документа.

5) Проверка документов.

6) Порядок хранения документов.

Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения.

На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность.

Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.

Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.

Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (например, вид материала, единица измерения и т.д.).

Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (например, наименование материала и пр.

); содержательные реквизиты — характеристику объекта учета (например, сорт, типоразмер материала и т.д.).

Различия форм и содержания документов обусловливают особенности их использования в учетной работе. Поэтому с целью облегчения обработки учетных документов их группируют (классифицируют) по однородным признакам. Основными признакам и классификации документов являются назначение, объем отражаемых хозяйственных операций (порядок формирования), способ использования, место составления.

При группировке учетных документовпо назначению их подразделяют на распределительные; исполнительные (оправдательные); документы бухгалтерского оформления; комбинированные.

Распорядительными называют документы, ко торые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции.

К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п.

Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.

Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (например, бухгалтерские справки, расчеты и т.п.).

Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.

Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов — предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.

При группировке учетных документовпо объему отражаемых хозяйственных операции {порядку формирования) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса.

Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения.

К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).

Читайте также:  Что такое пересортица. образец акта пересортицы

Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов.

Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах.

Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться как на бумаге, так и на машинных носителях информации.

Если документ составлен на машинном носителе, то одновременно должна быть подготовлена его копия на бумажном носителе информации.

Данное условие сохраняется также при наличии требования правоохранительных органов и органов, осуществляющих контроль в соответствии с действующим законодательством.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.

Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера; требования на отпуск материалов со склада и т.п.

Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю.

декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю — цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др.

Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.

По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.

Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета — платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.

Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.

К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).

Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета — платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.

Унификация документов ведет к упорядочению документации. Она должна решаться одновременно со стандартизацией документов, т.е. разработкой одинаковых размеров бланков соответствующих документов.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации.

Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов.

Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком.

Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных.

Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления.

В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ).

Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.

За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.

Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.

Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.

Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называютдокументооборотом.

Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет. кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.

Поступив в бухгалтерию, учетные документы подвергаются прежде всего проверке по существу операции и правильности оформления документа.

Проверка по существу операции состоит в том, что проверяется соответствие совершенной операции, оформленной документом, действующим законоположениям. Такая проверка является одним из важнейших средств контроля со стороны работников бухгалтерии за соблюдением законности и хозяйственной целесообразности совершаемых операций.

Припроверке правильности оформления документов определяют, составлен ли документ по установленной форме, правильно ли заполнены все его реквизиты, соблюдены ли правила исправления ошибок в документе, подлинность подписей должностных лиц и т.п. Документы, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются для дооформления.

После проверки учетные документы принимаются бухгалтерией для учетной обработки. Целью такой обработки является подготовка документов к дальнейшим записям в учетные регистры. Перечень работ, из которых складываетсябухгалтерская обработка документов,определяется содержанием и объемом операций, отраженных в документах.

Если поступившие в бухгалтерию документы не содержат денежного измерителя, то сначала производится их расценка или таксировка, т.е. умножение соответствующих количественных показателей на цену.

При необходимости систематизации и накапливания содержащихся в учетных документах данных документы группируют по экономическому содержанию отраженных в них хозяйственных операций путем составления группированных и накопительных ведомостей.

Следующим этапом бухгалтерской обработки учетных документов является ихконтировка (разметка), т.е. указание корреспондирующих счетов, на которые должны быть произведены записи хозяйственных операций, оформленные этими документами.

Использование компьютерных технологий и программных средств позволяет создать систему электронного документооборота.

В этих случаях первичные документы размещаются не в файлах и директориях, а (по аналогии с обычными документами) в электронных папках, полках, шкафах и секциях.

Для быстрого нахождения нужных документов используется специальная система поиска, контрольными точками которой являются дата составления документа, ключевые слова, наименование организации и другие параметры.

Использованные документы сдаются в архив на хранение.

Находящиеся в архиве документы служат основанием для документальных ревизий организаций, аудиторских проверок, используются в качестве юридического доказательства при разрешении спорных дел с разными организациями и лицами, а также для различных справок. В связи с этим хранение документов должно быть организовано так, чтобы были обеспечены их сохранность и быстрота нахождения.

Полностью обработанные документы хранятся до конца отчетного года в архиве бухгалтерии, а затем передаются в архив организации. Для сдачи в архив учетные документы компонуются в хронологическом порядке, в отдельных папках по видам операций (кассовые операции, операции по расчетным счетам и т.д.). Передача документов в архив регистрируется в специальной архивной книге.

В архиве организации учетные документы хранятся в течение сроков. установленных Федеральной архивной службой. Минимапьный срок хранения учетных документов в архиве организации — 5 лет.

Для отдельных документов устанавливаются другие сроки хранения.

Например, лицевые счета работников организации должны храниться 75 лет, доверенности на получение денежных средств и товарно- материальных ценностей — 3 года и т.д.

По истечении сроков хранения особо важные документы сдают в местный Государственный архив, а остальные уничтожают. Передачу документов в Государственный архив отмечают в архивной книге со ссылкой на документы, удостоверяющие эту передачу.

Изъятие первичных документов у организации разрешается только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговой инспекции на основании постановления этих органов в соответствии с действующим российским уголовно-процессуальным законодательством.

Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации и главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с документов копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели учетных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели документов.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов. охраны и Государственного пожарного надзора, что оговаривается в приказе.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Источник: https://poisk-ru.ru/s29870t4.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector