Уважаемые покупатели, вашему вниманию предлагается Инструкция по заполнению доверенности на получение вами материальных средств на складе Поставщика.
Доверенность на получение ТМЦ изготавливается в письменной форме (желательно на фирменном бланке организации) в произвольной форме. Возможно использование унифицированных форм № М-2 и М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а, однако, это не обязательно.
Покупатель может использовать любую иную форму доверенности, более привычную для него, но он обязательно должен указать в ней все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями действующего законодательства.
В доверенности обязательно должна быть подпись от того, кто доверяет получение товара.
Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, составляется в письменном виде в произвольной форме с соблюдением требований ст. 185–187 ГК РФ.
Обязательными требованиями к составляемой организацией доверенности являются:
- письменная форма;
- наличие даты выдачи;
- наличие подписи руководителя или подписи иного уполномоченного руководителем лица (на которого также должна быть надлежащим образом оформленная и заверенная доверенность);
- кем выдана доверенность: полное наименование юридического лица либо ФИО индивидуального предпринимателя, ИНН или ОГРН;
- кому выдана доверенность — фамилия, имя, отчество, паспортные данные;
- полномочия представителя (функции, которые возлагаются на него и список документов, который он уполномочен подписывать);
- срок действия доверенности (если срок действия доверенности не указан, то по умолчанию, она считается выданной на один год).
Доверенность также может быть подписана с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и передана Поставщику через систему электронного документооборота (Контур, Такском, Тензор, Астрал и т.п.).
Порядок отпуска ТМЦ по доверенности
При отпуске ТМЦ на складе Поставщика, до начала отгрузки представитель Покупателя должен представить менеджеру склада оригинал паспорта и правильно оформленный оригинал доверенности. Данные в доверенности должны совпадать с данными в паспорте гражданина РФ, который предъявляется при получении товара. Оригинал доверенности передается Поставщику.
Получить товар без доверенности вправе только руководитель организации, который должен иметь при себе печать организации, а также копию заверенного им приказа и решения о назначении на должность, с проставлением печати организации.
Отпуск товарно-материальных ценностей не производится в случаях:
- предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
- предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
- непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
- окончания срока, на который выдана доверенность;
- аннулировании доверенности.
Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом.
Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.
Пример оформления доверенности в произвольной форме:
Доверенности по формам № М-2 и М-2а
Доверенности по формам М-2 и М-2а должны содержать:
- Полное или сокращенное наименование организации, выдающей доверенность, в соответствии с тем, как оно указывается в учредительных документах, с указанием организационно-правовой формы;
- Код организации по ОКПО, который присваивается ей государственными регистрирующими и статистическими органами;
- Регистрационный номер доверенности, согласно журналу учета документации на предприятии;
- Дату составления доверенности. Дата составления доверенности не может быть ранее даты обосновывающего документа (счёт поставщика материальных ценностей);
- Срок действия доверенности. Доверенность должна быть действительной на момент её предъявления. Срок действия доверенности не может быть более тридцати дней с момента составления доверенности. Доверенности с не указанным сроком действия действуют десять дней с момента составления доверенности;
- Наименование потребителя и его адрес: ИНН, полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, полный юридический адрес;
- Наименование плательщика и его адрес: ИНН, полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, полный юридический адрес;
- Банковские реквизиты плательщика. Обязательно указывается расчётный счет и наименование банка плательщика;
- Сведения о доверенном лице. Фамилия, Имя, Отчество указывается полностью без сокращений. Паспортные данные с обязательным указанием номера, серии, даты выдачи, наименования учреждения, выдавшего документ;
- Полное или сокращенное наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, у которой нужно получить материальные ценности по данной доверенности;
- Наименование, номер и дата документа, по которому нужно получить материальные ценности (счёт поставщика материальных ценностей). Вписанные в доверенность реквизиты документов, служащих основанием для отпуска материальных ценностей, заменяют собой перечень материальных ценностей, подлежащих получению. В этом случае перечень материальных ценностей, подлежащих получению, не заполняется, а в таблице ставятся прочерки. Если же в доверенности не указан документ, на основании которого доверенное лицо будет получать материальные ценности от поставщика, либо в этом документе нет перечня материальных ценностей и их количества, соответствующие данные нужно указать в перечне материальных ценностей, подлежащих получению. Перечень материальных ценностей, единица измерения и количество, подлежащих получению, указывается обязательно прописью. Оставшееся пустое место в таблице после заполнения обязательно прочеркивается;
- В случае, если планируется частичное получение материальных ценностей, указанных в счете, то необходимо заполнить перечень товаров и их количество в соответствии с обозначениями, указанными в счете поставщика;
- Подпись доверенного лица, получившего доверенность;
- Подпись руководителя организации, выдавшей доверенность. Подпись и расшифровка обязательно;
- Подпись главного бухгалтера организации, выдавшей доверенность. Подпись и расшифровка обязательно;
- Печать организации, выдавшей доверенность.
Исправления, подчистки, помарки в доверенности не допускаются.
Подписи руководителя, главного бухгалтера, уполномоченного лица на доверенности выполняются шариковой ручкой контрастными чернилами голубого, или фиолетового цвета. Не допускается простановка подписей методом факсимиле (штамп), распечатка отсканированных подписей, простановка подписей иными полиграфическими способами.
Оттиск печати должен быть разборчивым, не допускается использование печатей воспроизведенных с помощью струйных принтеров и/или другим типографским способом. Наименование организации, ИНН или регистрационный номер в печати должны читаться однозначно.
- В доверенности не запрещено указывать дополнительные сведения.
- Предъявление доверенности с любым из недостатков, указанных выше приводит к отказу в выдаче товара.
- Доверенность на получение материальных ценностей не будет обладать юридической силой в следующих случаях:
- Бланк доверенности не отвечает установленным нормам и требованиям;
- Доверенность не имеет обязательных реквизитов.
- Предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки.
- Вместо полного имени и отчества лица, на которое выписана доверенность, указаны только инициалы. Унифицированные формы доверенности предполагают указание полного имени и отчества.
- В банковских реквизитах отсутствует наименование кредитной организации. Возможно, номер расчётного счёта позволяет однозначно идентифицировать и прочие платежные реквизиты. Тем не менее, в данном случае поставщик обязан отказать в приёме доверенности и выдаче материальных ценностей.
- Указано только наименование и номер документа, в соответствии с которым производится отпуск. Для того, чтобы реквизиты считались заполненными правильно, необходимо указание даты документа.
- Окончание срока, на который выдана доверенность.
- Доверенность не содержит образец подписи лица, на имя которого она выписывалась (для доверенностей по формам М-2 и М-2а).
- Предъявитель доверенности не имеет в наличии паспорта, данные которого указаны в документе.
- Не указана организационно-правовая форма или иной дополнительный признак, позволяющий однозначно установить юридическое лицо, выписавшее доверенность.
- Дата выдачи доверенности является обязательным реквизитом. Отсутствие даты выдачи в любом случае делает доверенность ничтожной.
- Доверенность без печати выдавшей её организации.
- Получение сообщения получателя об аннулировании доверенности.
Доверенности выдаются на получение материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по счету или другому заменяющему его документу.
Помните, что бланк доверенности необходимо заполнять полностью. Даже пустые графы документа должны содержать прочерки.
UPD 01: При заполнении доверенности на гражданина зарубежного государства, вы должны брать данные именно из паспорта гражданина, а не из патента. Причем вписать данные необходимо именно на том языке, на котором они указаны в самом паспорте.
Напоминаем, что отгрузка товара производится только при предъявлении оригинала доверенности (доверенность остается у нас) и паспорта.
Патент лишь подтверждает право осуществлять трудовую деятельность в РФ.
Если же вы хотите указывать в доверенности полные данные паспорта и данные из патента, то рекомендуем воспользоваться свободной формой доверенности, размещенной у нас на сайте.
Пример заполнения доверенности по форме М-2
Перечень материальных ценностей, подлежащих получению 
ДАННЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ОТМЕЧЕНЫ КРАСНЫМ ЦВЕТОМ
Скачать доверенности по формам м2 и м2а
Доверенность на получение ТМЦ по форме № М-2а (Word, doc)
Доверенность на получение ТМЦ по форме № М-2а (Excel, xls)
Уважаемые покупатели, если у вас возникли вопросы по оформлению доверенности, обращайтесь к менеджеру, с которым вы работаете по конкретной сделке. Если у вас возникли разногласия по доверенности при получении товара на складе, обращайтесь к начальнику склада.
Также вы можете написать жалобу на сайт на имя генерального директора, которая будет рассмотрена в течение 1-2-х рабочих дней.
Куда можно ставить печать для документов — образец?
Печать для документов — куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
- основную;
- структурного подразделения;
- специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
- посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
- они имеют круглую форму;
- название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Скачать образцы печатей для документов
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Источники:
закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 N 82-ФЗ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Образец доверенности на получение печати
Page 2
Во-первых, необходимо ответственно отнестись к выбору организации, которая будет изготавливать для Вас печать.
Если мастерская не просит Вас предоставить никаких копий учредительных документов, то, возможно, Вы подвергаете риску Вашу дальнейшую деятельность, так как нет гарантии что кому-то другому не смогут сделать такую же печать.
Немаловажно, как вы будете оплачивать изготовление печати: наличными или по безналу. Если используется первый вариант — вам должны выдать чек. Все это очень важно для дальнейшей уверенности в легальности вашей печати организации
Во-вторых, зачастую производители печатей изготавливают макет печати на свое усмотрение.
Шрифты каждый производитель делает неповторимыми (изменяя высоту, ширину стандартных шрифтов), для того, чтобы в дальнейшем, когда Вам потребуется копия печати или вторая печать, Вы обратились опять к ним.
Так как макет печати у них уже имеется, и стоимость будет ниже, чем в случае, если Вы будете обращатся в другую компанию и заново делать макет. Поэтому, при первом обращении просите макет печати в электронном виде. Это упростит Вашу жизнь.
В-третьих, уделяется внимание самому внешнему виду оттиска печати Для придания солидности Вашей компании в печать рекомендуется добавить максимальное количество реквизитов, логотип и прочее — все это улучшает внешний вид печати, а, значит, и возвышает статус Вашей организации.
В-четвертых, это, конечно, защита от подделок. В наше время желающих заработать на подделках огромное множество. Поэтому, существует несколько степеней защиты. Первая — это использование микротекста. В микротексте указан номер сертификата изготовителя.
Для мошенников подделка микротеста – очень хлопотное дело в связи с отсутствием у них необходимого оборудования. Вторая степень защиты — это растровое поле, имеющее оригинальный рисунок, который практически не поддается макетированию, соответственно подделать его практически нереально.
Третья степень — это фоновая заливка печати или иными словами муаровая заливка. Наименование компании указывается на фоне оригинального рисунка. Четвертая степень защиты — это изготовление печати с текстом, видимом только при ультрафиолете. На клише печати делается надпись или рисунок, который не виден при отпечатках.
Такие технологии используют при изготовлении билетов или денег. Разумеется, это увеличит стоимость печати, но и защитит Вас от ненужных последствий в виде подделки документов и прочих неприятностей.
| > |
Доверенность на получение печати — скачать образец и заполнение бланка
Добавлено в закладки: 0
Составляя лист доверенности на получение печати, следует учитывать несколько нюансов. Это документ, который позволяет заменить или создать новую печать не руководителю (ответственному и уполномоченному лицу), а другому сотруднику, на чье имя составлен договор.
Можно использовать шаблон доверенности на получение печати, если речь идет о крупной компании, где имеются собственные, фирменные бланки.
Помимо данной бумаги для осуществления процедуры потребуются и другие документы, однако главное уполномочить доверенное лицо необходимыми правами.
Общие сведения
Так как подать запрос на изготовление или получение печати имеет право руководитель, то его присутствие обязательно. Не всегда имеется такая возможность, человек может быть в отпуске, на больничном, в командировке или занят другими делами.
Чтобы избежать подобных проблем, заполняется бланк доверенности на получение печати. Он наделяет этим правом любого сотрудника, чьи данные указаны в договоре. Подобная практика широко распространена в разных организациях, преимущественно крупных.
Стандартная схема доверенности на получение печати не отличается от аналогичных документов и содержит несколько обязательных пунктов, необходимых для заполнения.
Разрешается составлять в свободной форме, написать от руки на бумажном листе, напечатать на компьютере.
В некоторых случаях договор доверенности на получение печати заверяется у нотариуса, однако в большинстве случаев достаточно наличия подписи ответственного лица (руководителя, который передает временно это право).
Имеется три типа документа:
- одноразовый — выдается для совершения одного действия, после чего теряет свою силу;
- специальный — наделяет особыми полномочиями, действует на протяжении указанного времени;
- генеральный — передает все права указанному человеку.
Специальный документ доверенности на получение печати наиболее распространенный вариант. Ответственный сотрудник получает необходимые права на определенный срок (не более трех лет). Как правило, подобный тип составляется на один год.
Имеется установленная форма доверенности на получение печати, регламентирующая содержание документа. Важно указать начало ее действия, срок окончания, передаваемые полномочия. Составить и заполнить бланк несложно.
Многие выбирают вариант с обращением к нотариусу, однако, это не обязательно, можно справиться с задачей самостоятельно.
Как правильно составить
Каждый акт доверенности на получение печати состоит из нескольких обязательных пунктов, однако документ разрешается составлять в свободной форме. Важно указать следующее:
- информацию о доверителе и доверенном лице (паспортные данные, ФИО);
- населенный пункт;
- реквизиты (ИНН, название компании)
- список полномочий;
- срок действия;
- дату подписания;
- подпись руководители, генерального директора или другого уполномоченного лица.
Особое внимание следует уделить передаваемым полномочиям. Это ключевой момент. Его нужно расписать грамотно, четко и понятно, чтобы не возникало вопросов или подозрений. Также немаловажную роль играет дата подписи, так как без нее документ не будет иметь силы. Если не указан срок окончания доверенности, то она автоматически действует год.
Об это следует помнить, ведь чаще всего документ данного типа выдается именно на такой срок. Предварительно можно изучить пример доверенности на получение печати, это позволит быстрее и грамотнее составить собственный лист, особенно если фирменные бланки не были разработаны компанией.
Также доверить задачу можно юристам организации при их наличии в штате, однако подписать бумагу может только руководитель.
Бланк доверенности на получение печати
При необходимости можно скачать доверенность на получение печати. Это распространенный вариант, позволяющий сэкономить время. Необходимо только заполнить пустые строки и внести в них информацию. Удобно, быстро и просто. Также следует поставить подпись в указанном месте.
Скачать образец доверенности на получение печати (doc, 14 КБ)
Вносить данные несложно, особенно если делать это в печатном варианте. Этот способ удобнее, потому что не придется составлять документ заново при совершении ошибок (в том числе орфографических). Рекомендуется заранее составить список передаваемых полномочий сотруднику, чтобы грамотно расписать этот пункт или использовать образец доверенности на получение печати.
Наличие примера позволяет лучше справиться с задачей, можно выполнить заполнение исходя из полученной информации. Также не стоит забывать, что всегда разрешается обратиться к нотариусу при необходимости составить и заполнить документ.
Образец доверенности на получение печати
Наличие заполненного шаблона – полезно и удобно. С его помощью удастся сэкономить время, если необходимо заниматься разработкой документа самостоятельно.
Подобный пример подойдет для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей, которые не имеют специальных бланков в своем распоряжении или юристов, на которых можно возложить данную задачу.
На что обратить внимание
Для выполнения задачи потребуется не только лист доверенности на получение печати. Необходимо представить ксерокопию (оригинал) паспорта доверенного лица, заявление руководителя, эскиз и свидетельство, подтверждающее государственную регистрацию организации.
Это стандартный пакет документов, однако главным здесь выступает доверенность, так как без нее не получит заказать печать или забрать ее.
Приказ о закреплении печати за ответственным лицом. Бланк и образец 2021-2022 года
ГлавнаяФормы документовПриказы
Предпринимательская деятельность предполагает использование печати. Она требуется для заверения документов: приказов, контрактов и пр. Печать нужно правильно хранить. Одним из составляющих хранения является назначение ответственного за печать лица. Закрепить печать за определенным человеком можно с помощью приказа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о закреплении печати за ответственным лицом .docСкачать образец приказа о закреплении печати за ответственным лицом .doc
Правила хранения печати
Бизнесмену нужно предусмотреть место для хранения печати. Подходят эти варианты:
- Ящик стола, который можно закрыть на ключ.
- Несгораемый ящик.
Что именно выбрать? Все зависит от того, насколько часто используется печать. Хранение печати не предполагает выполнение каких-либо строгих правил. Но рекомендуется не подвергать элемент воздействию солнечных лучей и влаги. Не следует помещать печать возле отопительных приборов.
Организация хранения печати предполагает принятие этих мер:
- Если элементов много, рекомендуется оформить журнал учета. В нем фиксируется вид печати. За каждый вид назначается ответственный.
- Нужно установить конкретное место хранения для печати.
- Требуется установить сроки контроля над условиями хранения. Итоги проверок фиксируются при помощи актов.
Если обнаружены поврежденные элементы, нужно выполнить их замену.
Назначение ответственного лица
За каждой печатью можно закрепить ответственного. Такой сотрудник будет отвечать за хранение печати, ее сохранность. Для назначения нужно издать приказ.
Форма его государством не регламентирована. Распоряжение может составляться в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты.
Документ должен быть подписан и руководителем, и назначенным ответственным лицом.
Образец
- ООО «Снежный барс»
- Приказ №77
- 23 июля 2018 года
- О назначении ответственного за хранение печати ООО «Снежный барс»
- ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ответственным за хранение печати ООО «Снежный барс» назначить главного бухгалтера Сидорова К.Р.
2. При отсутствии Сидорова К.Р. назначить ответственным за хранения кадрового специалиста Вихрова Р.Л.
3. Контроль над исполнением распоряжения оставляю за собой.
Руководитель (подпись) Громов Л.Д.
С приказом ознакомлены:
Подпись – Сидоров К.Р.
Подпись – Вихров Р.Л.
Скачать документна сайте Ассистентус
Скопировать урл
Распечатать
Оттиск печати: на каких документах ставить?
Елена ШИРИМОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?
К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. «Нужна ли печать на трудовом договоре?» – спрашивает предприниматель из Самары.
«Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?» – интересуется московский менеджер по персоналу. «Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?» – сетует кадровик из Ставрополя.
Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.
Знакомьтесь: печать
Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
* Государственный стандарт РФ «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей.
Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.
Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес
Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании.
Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации. Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым.
Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.
Штампы, датеры, факсимиле Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.
На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.
Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные.
Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).
Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены
Где расположить оттиск печати?
Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
На некоторых документах стоит специальная отметка «М. П.» (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы «М. П.» присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.
Для чего нужна печать?
Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите.
К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать.
На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.
Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.
Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно
На каких документах какие печати ставить
|
Заверяем документы по правилам
Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными.
Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство. Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне.
Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать.
Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу.
В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ.
Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей
Печать в трудовой книжке
Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника.
Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно.
Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):
- при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
- при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
- при увольнении – после записи об увольнении в разделе «Сведения о работе».
* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225. ** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.
Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами «Выдан вкладыш».
Лариса САНКИНА, доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:
– К сожалению, ни один из нормативных актов, регламентирующих работу с трудовой книжкой, не говорит о том, как аннулировать неверно поставленную печать (например, печать другой организации). А между тем такая ошибка может вызвать вопросы у органов Пенсионного фонда при назначении работнику пенсии.
Полагаем, что исправить ее можно в том же порядке, что и неправильную запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. После последней записи поставьте следующий порядковый номер и напишите, что печать такой-то организации поставлена ошибочно.
Например: «Печать открытого акционерного общества «Глория» поставлена ошибочно». Затем поставьте рядом с этой печатью правильную. Не исключено, что сотруднику с такой отметкой в трудовой книжке все-таки придется подтверждать период работы в вашей организации копиями приказов.
Поэтому выдайте сотруднику необходимые копии, когда он будет увольняться.
Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале «Кадровое дело» N7, июль 2005
Загрузка...
