Образец положения о договорной работе на предприятии 2018 года

Образец положения о договорной работе

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом. В статье – образец положения о договорной работе и советы по составлению этого документа.

Положение о договорной работе в организации, утверждает руководитель компании своим приказом.  К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения о договорной работе. В листе ознакомления с положением о договорной работе ставят свои подписи все сотрудники, которым документ адресован. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

  • исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
  • начальник финансового управления;
  • начальник юридического отдела;
  • главный бухгалтер.

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Подготовлено по материалам Системы Юрист

Образец положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье содержит три раздела:

  1. Общие положения.
  2. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров.
  3. Договорный процесс. 

Пречислим, что должен содержать каждый раздел. А примерные формулировки положения о договорной работе – в образце документа.

Раздел I. Общие положения

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что действие  Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем. кто обязан исполнять положение о договорной работе – все сотрудники компании, в круг служебных обязанностей которых входит  процедура согласования и рассмотрения договоров.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:  

  • Договор;
  • Исполнитель;
  • Контрагент;
  • Структурное подразделение.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Работа с каждым договором  компании начинается  с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора. Но первое, что нужно сделать: проверить контрагента по всем открытым источникам данных (займет 1 минуту). 

В начале раздела можно прописать исключения, при которых  пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора,  при которой предоставление документов необязательно.

Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например,  если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. Д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС.

Проверить контрагента

Памятки для сотрудников юридических отделов

  • Все о проверках. Как юристу защитить бизнес (130 часов)

Общие требования к представляемым документам

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть  без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

В каком виде запрашивать документы у контрагентов

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

  • оригинала;
  • нотариально заверенной копии;
  • копии, заверенной подписью;
  • простых, незаверенных копий.

В шаблоне положения о договорной работе, который мы приложили к этой статье, используются такая формулировка:

Пропишите пакет документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он

  • физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • юридическое лицо;
  • иностранная компания.

Раздел III. Договорный процесс

В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров. 

Процедура согласования договоров

Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе:

  1. Формат, в котором предоставляется договор. Например, для  предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по  электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.
  2. Прядок внесения договоров в книгу  учета договоров и правила ведения книги учета договоров юридическим отделом.
  3. Кто несет ответственность за проверку правосубъектности контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор. Как правило, это обязанность юристов, но некоторые компании возлагают ответственность на подразделение, которое работает с контрагентом. 
  4. Правила визирования договоров начальником юридического отдела и порядок исправления договора по замечаниям, которые сделали юристы.
  5. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом. Имеет смысл установить разные сроки для типовых договоров, разработанных и используемых компанией и договоров, шаблон которыз предлагает  контрагент.
  6. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. Например, проекты договоров, содержащих условия о передаче контрагенту  по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, должна визировать служба безопасности компании.
  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
  8. Правила, по которым юристы разрабатывают шаблоны типовых договоров, утверждают их и передают в работу сотрудникам. 

Ответственность и обязанности юридического отдела в договоной работе

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

  1. Юристы отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не  связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости подписания договора  для  компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства начальник  юридического отдела имеет право такой договор не визировать.
  2.  Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя  ответственности за  соответствие договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со  стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.
  3.  При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителямиконтрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и условий договора действительной воле компании отвечает исполнитель по договору. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторскойзадолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы. 

Скачайте образец положения о договорной работе в формате Word. Используйте наши рекомендации, чтобы с помощью шаблона составить положение о договорной работе. 

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Источник: https://www.law.ru/article/21716-obrazets-polojenie-o-dogovornoy-rabote

Приказ об организации договорной работы — Ваше право

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

https://www.youtube.com/watch?v=P47B61mzt7g

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия.

Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

  • преддоговорные отношения с контрагентами;
  • порядок разработки договора;
  • урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
  • порядок текущей работы с контрагентами;
  • назначение ответственных лиц.
  • При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

    Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

    В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

    Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

    Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

    Читайте также:  Авизо в бухгалтерии - что это такое

    Образец положения о договорной работе на предприятии

    В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

    1. указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
    2. внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

    Также обязательно надо поставить дату визирования.

    Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

  • в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
  • во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
  • в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.
  • Ознакомление с положением

    После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

    Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

    assistentus.ru

    Приказ Федерального агентства железнодорожного транспорта от 23 мая 2012 г. N 187 «Об утверждении Положения о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта»

    В целях повышения эффективности договорной работы и укрепления договорной дисциплины в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта приказываю:

    1. Утвердить прилагаемое Положение о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта.

    2. Руководителям территориальных управлений Росжелдора на его основе разработать положения о договорной работе в территориальных управлениях Росжелдора.

    Источник: http://lubnitsa.ru/prikaz-ob-organizacii-dogovornoj-rab/

    Главная / Таможенное право / Скачать положение о договорном отделе 2018

    Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

    ФАЙЛЫСкачать пустой бланк Положения о договорной работе на предприятии .docСкачать образец Положения о договорной работе на предприятии .

    doc Что вкладывается в понятие «договор» Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора. По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

    Важно

    Договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением организации. Договорной отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации.

    В своей деятельности договорной отдел руководствуется: Структуру и штатную численность договорного отдела утверждает директор предприятия по представлению начальника отдела и по согласованию с отделом кадров. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник договорного отдела.

    Полезный образец: положение о договорной работе

    Внимание

    Положение о договорном отделе – документ, содержащий в себе назначение данного отдела, его функции, задачи, которые поставлены перед сотрудниками отдела, а так же ответственность возложенную на них в процессе выполнения прямых обязанностей. На крупных предприятиях, договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением.

    Руководителем предприятия назначается лицо, возглавляющее договорной отдел. Таким образом, все работники данного структурного подразделения подчиняются в первую очередь прямому начальнику, а уже после руководителю предприятия непосредственно.

    Положение о договорной работе на предприятии

    На начальника отдела возлагается персональная ответственность в случае:

    • Несоответствия законодательству подписываемых документов.
    • Составления, утверждения и предоставления недостоверной отчетности.
    • Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.
    • Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.
    • Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками договорного отдела.

    Ответственность сотрудников отдела по договорной работе устанавливается должностными инструкциями. положение Программа для учета договоров Удобная программа для учета договоров. Демосервер и тестовый период.

    Положение о договорном отделе

    Ответственным лицом за качество работы данного отдела, является руководитель данного отдела. Также он несёт индивидуальную ответственность в случаях

    • несоответствие документов с действующем законодательством;
    • если была составлена, утверждена или предоставлена не достоверная отчетность;
    • недобросовестное отношение и качество выполнение к документам и распоряжениям руководства;
    • спользование сотрудниками служебной информации в личных целях;
    • нарушение трудового порядка работниками отдела.

    Ответственность рядовых сотрудников отдела устанавливается должностной инструкцией.
    В своей деятельности, данный отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, федеральным законодательством, международными договорами Российской Федерации, уставом компании, настоящим положением и т.д.

    Положение о договорном отделе образец бланк

    Договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением организации. Договорной отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации.

    Назначение, функции, задачи и ответственность отдела определены положением об отделе. Договорной отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора предприятия.

    В своей деятельности договорной отдел руководствуется:

    • уставом предприятия
    • настоящим положением о договорном отделе

    Структуру и штатную численность договорного отдела утверждает директор предприятия по представлению начальника отдела и по согласованию с отделом кадров. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник договорного отдела.

    Роль документа Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

    Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

    Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

    Формы заявлений по государственной регистрации некоммерческих организаций Формы бланков Росстата Игорный бизнес и Лотерея Бланки ФНС Обязательное медицинское страхование (ОМС) Лицензирование Государственный контроль (проверки) Аттестация Федеральная миграционная служба Торговля Комиссионная торговля Общественное питание Торговля (кредит) Инвентаризация Аптека и аптечный пункт Материалы Основные средства и Нематериальные активы Кадровое делопроизводство Пенсионный фонд России (ПФР) Капитальное строительство Классификаторы Классификаторы ВЭД Недвижимость Унифицированные формы по учёту продукции, ТМЦ в местах хранения Начало осуществления предпринимательской деятельности Положения об отделах и службах (типовые) Должностная инструкция (типовая) Пожарная безопасность Договор (типовой) Международные стандарты (ISO) Государственные стандарты (ГОСТ), Руководящие документы (РД), Метрология и др.

    Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

    • в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
    • во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
    • в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

    Ознакомление с положением После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным.

    Договорные отделы на данный момент не так сильно распространены, тем не менее они являются достаточно важными в современных организациях. Данные отделы занимаются тем, что проводят договорную работу.

    Тем самым, снимая львиную долю работу с сотрудников, которые не предназначены для данной работы. Правильно организованная работа данного отдела, весьма облегчает работу всей компании, она облегчает финансовое планирование, в следствии чего оборот денежных средств заметно ускоряется, а дебиторская задолженность увеличивается.

    Положение о договорном отделе Данный отдел, является структурной единицей предприятия. Создаётся он соответствующим указом руководителя предприятия. Назначение на должности в данном отделе и освобождение, происходит по распоряжению руководителя (его заместителя). Таким же образом решается вопрос численности отдела.

    Источник: http://strahovanie58.ru/skachat-polozhenie-o-dogovornom-otdele-2018/

    Положение о договорной работе: цели и содержание

    Содержание

    1. Положение о договорной работе регулирует деятельность юристов и других сотрудников
    2. В положении о договорной работе на предприятии указывают функции подразделений и круг ответственных лиц
    3. Проверьте содержание документа по образцу положения о договорной работе на предприятии
    4. При разработке положения о договорной работе компании учитывают особенности бизнеса

    В положении о договорной работе компания закрепляет общие схемы работы с договорами и порядок действий на разных этапах договорной работы.

    Подготовка и заключение договора – длительный процесс, который подразумевает выполнение множества задач. Чтобы персонал компании действовал эффективно и знал, что делать в той или иной ситуации, вводят положение о договорной работе.

    В этом локальном акте фиксируют правила и порядок работы с договорами. Например, что следует делать на этапе предварительных переговоров, в ходе заключения сделки или при контроле ее исполнения.

    Чтобы составить свой локальный акт, воспользуйтесь образцом положения о договорной работе на предприятии.

    Положение о договорной работе регулирует деятельность юристов и других сотрудников

    Положение о договорной работе – положение, в котором закрепляют единые правила о том, что персонал компании должен делать:

    • на этапе подготовки договора,
    • при заключении соглашения,
    • при необходимости внести изменения в текст,
    • во время исполнения обязательств по договору,
    • на стадии расторжения.

    Порядок действий, который установят в положении о договорной работе компании, является обязательным для всех сотрудников. Составьте положение об организации договорной работы, чтобы:

    • систематизировать такую работу,
    • скоординировать действия подразделений и специалистов компании,
    • распределить сферы ответственности сотрудников на разных этапах работы,
    • обеспечить необходимый контроль.

    В положении о договорной работе на предприятии указывают функции подразделений и круг ответственных лиц

    • В локальном акте, как правило, закрепляют:
    • какой стратегии компания придерживается в договорной работе;
    • какие отделы и подразделения компании, а также должностные лица участвуют в работе, какие функции исполняют и в каком порядке взаимодействуют;
    • кто отвечает за необходимые действия на том или ином этапе;
    • в каком порядке доводят решения руководства до исполнителей;
    • в какой последовательности и кто рассматривает документы, относящиеся к договору и т. д.

    Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала.

    Проверьте содержание документа по образцу положения о договорной работе на предприятии

    Задача положения о порядке ведения договорной работы – закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании. Это один из инструментов управления бизнес-процессом.

    Поскольку у каждой компании свои бизнес-процессы и своя специфика, разрабатывать документ о ведении договорной работы следует с учетом этих особенностей и под нужды конкретной организации.

    Скачайте образец положения о договорной работе и проверьте свои локальные акты.

    При разработке положения о договорной работе компании учитывают особенности бизнеса

    Когда создают положение о договорной работе, положение разрабатывают с учетом специфики деятельности компании. Тем не менее, можно выделить общие моменты, которые чаще всего отражают в этом локальном акте:

    1. Как вести преддоговорную работу. Здесь указывают, кто занимается поиском контрагентов, какие документы нужно проверить перед сделкой и как проверяют будущего контрагента. Также отмечают, в каком порядке контрагенту передают аналогичную информацию о компании.
    2. Как учитывать входящую и исходящую документацию в процессе работы с договором.
    3. Как заключают договор, а также по какому алгоритму согласуют текст основного документа и дополнительных (протоколов разногласий, дополнительных соглашений и т. д.).
    4. В каком порядке заявляют о разногласиях и оформляют, что нужно сделать для урегулирования разногласий.
    5. Как внести изменения в договор или расторгнуть его.
    6. Как контролировать исполнение договора и соблюдение условий соглашения.
    7. Как работать с документами, которые подтверждают исполнение обязательств.
    8. Какие требования компания предъявляет к регистрации, учету и хранению договора и других документов, которые имеют отношение к сделке.
    9. Как вести претензионно-исковую работу.
    Читайте также:  Приказ об установлении лимита кассы. образец и бланк 2018 года

    После того, как положение о договорной работе подготовят, локальный акт нужно принять и ввести. Издают приказ об утверждении положения по договорной работе. Это делает единоличный исполнительный орган или иной орган управления, если у него есть такие полномочия.

    Источник: https://pravx.ru/stati/polozhenie-o-dogovornoy-rabote-celi-i-s/

    6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

    • Какие три службы обязаны согласовывать договоры и кто визирует их последним
    • Каков оптимальный срок согласования договора одним отделом
    • Какая информация должна быть на обороте последнего листа договора
    • В каком виде должен получать договор Генеральный Директор 

    Расскажем, как эффективно, выстроить работу юристов, финансистов, отдела продаж и других служб, чтобы вы могли со спокойной душой быстро подписать любой договор. Прежде всего нужно разработать «Положение о договорной работе».

    Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы прохождения договора – с момента получения его менеджером от партнера (возможно использование типовой формы компании) до подписания документа Генеральным Директором.

    Положение о договорной работе разрабатывает и согласовывает с вами юридическая служба. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, заключающих договоры.

    В статье я расскажу, какие основные действия нужно учесть в Положении о договорной работе и что в итоге должны видеть вы, подписывая договор.

    1. Шаблон договоров

    Рекомендую всегда использовать типовую форму, разработанную юристами именно вашей компании. Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении.

    Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон.

    Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий.

    Первый – партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений. Отлично! Договор попадает к вашему юристу, тот ставит визу и передает документ вам на подпись. Вы, в свою очередь, видите перед собой типовую форму и подписываете ее.

    Уточню, что вопросы о таких условиях договора, как цена или количество товара, я не рассматриваю: предполагается, что ваши менеджеры компетентны и хорошо владеют информацией о том, как, когда и за какие деньги надо продавать или покупать товар.

     

    Второй вариант развития событий – вы получаете договор, составленный контрагентом (или же он вносит серьезные изменения в ваш шаблон). С этого момента включается установленный в компании порядок работы с договорами. Прежде чем попасть к вам на стол, договор должен быть согласован.

    2. Работа с договорами в электронном виде

    Если у вас в компании используется программа «1С» или какая-либо подобная система электронного документооборота, удобно перевести в нее всю договорную работу.

    Выглядит это следующим образом. Ответственный менеджер заводит в системе карточку на контрагента, прикрепляет к ней договор, который нужно согласовать, и отправляет его на согласование.

    Финансовый и коммерческий директора видят в системе, что документ требует согласования, читают его, вносят в специальное поле замечания либо отмечают, что со всем согласны. Последним с договором знакомится юрист, перечисляет замечания и визирует его.

    Далее согласованный со всеми службами контракт отправляется Генеральному Директору. 

    Плюсы этой системы в том, что руководитель компании четко видит, кто, когда, в какой срок согласовал договор. Систему можно настроить с учетом нужд компании: например, установить очередность прохождения контракта – скажем, юрист не сможет его одобрить прежде, чем его не согласуют финансисты и коммерческая служба. Также можно задать разные уровни доступа к контракту. 

    Все это приобретет еще большее значение с появлением электронной подписи.

    Если Генеральный Директор сможет ее использовать, то другая сторона получит договор буквально через несколько минут и начнет по нему работу.

    А уже потом можно готовить и подписывать бумажные оригиналы договора. Все это сильно ускорило бы такой длительный и сложный процесс, как согласование и подписание договора сторонами. 

    3. Согласование договора

    Изучить чужой (то есть не соответствующий вашим типовым формам) договор обязаны как минимум три службы: финансовая, коммерческая и юридическая. Я рекомендую начинать с финансовой или коммерческой службы, а также отделов, которые инициируют заключение договора. Юристы должны читать контракт в самом конце.

    Коммерческая служба или отдел продаж проверяют объемы и стоимость товара, условия доставки, а также вопросы, которые ваши юристы отнесут к их сфере ответственности и укажут в Положении о договорной работе (например, можно обязать менеджера получить от партнера документы, подтверждающие реальность его деятельности, то есть провести так называемую проверку на добросовестность, о которой всегда говорит налоговая инспекция). Договор передается на согласование финансовой службе при условии, что его завизировал коммерческий директор или директор по продажам (они могут добавить замечания).

    Аналогично действуют финансисты. Безусловно, их основной вопрос – цена договора. Если это контракт на покупку чего-либо, то финансисты должны проверить, укладывается ли указанная в договоре сумма в запланированный бюджет.

    Если же это контракт на продажу Вашей продукции, то можно, например, посмотреть, соответствуют ли предоставленные скидки маркетинговой политике. Список пунктов, которые следует проверить финансистам, также должен быть приведен в Положении о договорной работе учреждения.

    После проверки договор визирует финансовый директор или главбух.

    И наконец контракт передается юристам. Как правило, другие службы согласовывают договоры автоматически, считая, что проверка – компетенция юридического отдела. Ведь если возникнут какие-то проблемы, оспаривать положения договора в суде, выяснять отношения с контрагентами придется именно юристам.

    Поэтому в их интересах тщательно проверить контракт, а вот визировать договор начальнику юридической службы не обязательно – это может сделать любой юрист отдела. Главное, чтобы в Положении о ведении договорной работы было указано, на что именно обязан обратить внимание юрист.

    Это могут быть:

    • существенные условия договора (предмет, цена сделки);
    • взаимные обязанности сторон (например, для договора купли-продажи – что и в какой срок поставляет продавец, каким образом, каким транспортом, в какое место назначения; каким способом и в какие сроки производит оплату покупатель; кто осуществляет приемку товара и т. д.);
    • указанные сроки договора (до какой даты договор действителен; если этого пункта нет, юрист уточняет в замечаниях к договору, действительно ли он будет автоматически продлеваться каждый год);
    • санкции для сторон за неисполнение обязательств (для продавца – за просрочку поставки, для покупателя – за просрочку оплаты);
    • оговоренный способ разрешения возникших споров (обычно пишут – путем переговоров, а в случае разногласий – в арбитражном суде).

    Кстати, в типовых формах советую указывать, что рассмотрение спора предполагается проводить в суде по месту вашего нахождения: для вас это будет удобнее.

    4. В какие сроки договор должен пройти через все отделы

    Рекомендую время согласования контракта для каждого отдела ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть.

    Например, в нашей компании все подписи ставят на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф. И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний.

    Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.

    Про замечания стоит сказать отдельно. Большинство их поступает от юристов. Они могут, например, посчитать, что в контакте указаны слишком высокие штрафы за просрочку оплаты (если Ваша компания выступает в роли покупателя).

    Так, наш юрист в графе «Замечания» может написать следующее: «В пункте 4.3 размер штрафа 1% заменить на 0,1% за каждый день просрочки платежа».

    Торговым компаниям желательно добавить пункт следующего содержания: «Продавец в случае просрочки поставки выплачивает штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки поставки». 

    5. Кто согласовывает разногласия в договоре и на чем следует остановиться

    После того как все службы завизировали договор и высказали замечания, он возвращается к ответственному менеджеру. Тот составляет протокол разногласий по всем замечаниям. Протокол (его форму также должен разработать юридический отдел) снова нужно завизировать у юриста и затем отправить контрагенту.

    Начинается процесс переговоров, обсуждение условий. Этим занимается ответственный менеджер, который в случае необходимости подключает юриста. Конечно, лучше всего, когда разногласия обсуждают юристы обеих сторон: они говорят на одном языке и им легче пойти на взаимные уступки.

    Но обычно юридическая служба этому сопротивляется, аргументируя отказ большой загруженностью и невозможностью вести переговоры по каждому контакту. Решайте сами, как распределить между сотрудниками ответственность за этот участок работы. Конечно, на Ваши разногласия контрагент может выдать свой протокол.

    Я рекомендую не составлять больше двух протоколов к договору и стараться искать компромисс. Кстати, количество протоколов разногласий вы также можете оговорить в Положении о договороной работе. 

    6. Что в итоге видит Генеральный Директор

    Вы получаете договор, который проверен и согласован всеми службами компании, включая юристов; вы видите и протоколы разногласий (если они есть). Если документ завизирован юристами, значит, все разногласия улажены. Как правило, значимыми они не бывают, иначе договориться было бы сложно.

    Договор либо переписывается с учетом претензий, либо работа над ним прекращается. Однако далеко не всегда менеджеры обеих сторон и даже юристы могут решить спорные вопросы на своем уровне.

    Например, возможна ситуация, когда юрист, получая договор, обнаруживает невыгодные для компании условия – очень маленькие сроки, высокие штрафы. В таком случае следуетобратить внимание на то, кто является контрагентом.

    Если это важный партнер и вы не можете отказаться от сотрудничества с ним, юрист указывает это на обратной стороне последнего листа договора и перечисляет возникающие для компании риски.

    В нашей компании юрист пишет «не согласовано, есть существенные замечания», перечисляет замечания и возможные юридические риски и своей подписи не ставит. В таком случае я, оценивая степень необходимости привлечь того или иного контрагента, решаю сам, подписывать договор или нет. Таким образом, подписывая контракт, вы понимаете, чем это может обернуться для предприятия. 

    Бывает, что и при подготовке менее важных договоров полностью урегулировать разногласия не удается: например, менеджер не смог достичь взаимопонимания на своем уровне.

    И в этом случае вы сразу увидите условия, которые смущают ответственных лиц, и решите, подписать договор, обсудить условия с Генеральным Директором контрагента лично или отказаться от сотрудничества и поручить менеджерам поиск нового партнера.

    Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

    Источник: https://www.gd.ru/articles/3040-polozhenie-o-dogovornoj-rabote

    Положение о порядке ведения договорной работы

    Общие положения

    Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров).

    Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее — Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

    Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

    Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

    Читайте также:  Проведение мероприятий налогового контроля

    Понятие и условия договоров

    1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
    2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
    3. предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
    4. цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
    5. сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
    6. порядок расчетов;
    7. права и обязанности сторон;
    8. ответственность за неисполнение обязательств;
    9. порядок урегулирования и разрешения споров;
    10. юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

    Основные требования к оформлению договоров

      1.  Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
      2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.
      3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
      4. Договоры должны содержать следующие сведения:
        1. Преамбула (или вводная часть):
        2. наименование договора (договор купли — продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);
        3. дата подписания договора;
        4. место подписания договора (город или населенный пункт);
        5. полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Арендатор» и пр.);
        6. должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.
        1. Предмет договора:
        2. предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;
        3. обязанности и права стороны по договору;
        4. обязанности и права второй стороны по договору;
        5. цена договора и порядок расчетов и др.;
        6. срок выполнения сторонами своих обязательств.

             Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

        1. Дополнительные условия договора:
    1. Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.
    2. Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.
    3. способы обеспечения обязательств;
    4. основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
    5. условия о конфиденциальности информации по договору;
    6. Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.
    7. Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.
    8. законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);
    9. Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются:
      1. лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей;
      2. сроки связи между сторонами. Например: «… каждый вторник с ______ ч.»;
      3. способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.
    10. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
    11. Реквизиты сторон:
    12. почтовые реквизиты;
    13. местонахождение (адрес) контрагента;
    14. банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
    15. отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

          Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.

    1. количество экземпляров договора;
    2. подписи сторон и печати сторон договора.

     В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

    1. Заключение договоров
      1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
      2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый “юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.
      3. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству. При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.
      4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.
    1. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)
      1.  Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.
      2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.
      3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
      4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

    Порядок согласования договора

      1. Для всех структурных подразделений, должностных лиц Агентства устанавливается следующий порядок согласования договоров:
    1. проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурными подразделениями (должностными лицами) по принадлежности предмета договора в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;
    2. проект договора представляется для юридической экспертизы в отпечатанном виде со служебной запиской (с указанием исполнителя) на имя юрисконсульта. Вместе с проектом договора необходимо представлять все приложения, указанные в тексте договора, а также документы, на которые в проекте делается соответствующая ссылка;
    3. юрисконсульт в зависимости от объема представленных на согласование проектов Договоров, но не позднее 3-х (трех) рабочих дней подготавливает заключение по представленному проекту договора и направляет его исполнителю, либо при отсутствии замечаний согласовывает проект. При их наличии у юрисконсульта замечаний по договору им составляется заключение, которое оформляется по установленной форме за его подписью и содержит мотивированное резюме и замечания по договору;
    4. при отрицательном заключении согласующей инстанции проект договора направляется исполнителю на доработку;
    5. после доработки проекта договора исполнителем документ печатается в чистовом виде в необходимом количестве экземпляров и согласовывается в соответствии с п.п. 6.2. настоящего Положения;
    6. после согласования проекта договора со всеми необходимыми структурными подразделениями исполнитель представляет его на подпись генерального директора (или иного уполномоченного лица), договор подписывается, заверяется печатью Агентства и регистрируется в установленном порядке.
      1. Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются:
    7. исполнитель договора;
    8. структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора;
    9. начальник финансово-экономического отдела;
    10. главный бухгалтер;
    11. юрисконсульт.
      1. При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора, остающегося в Агентстве. Виза обязательно включает в себя личную подпись должностного лица, фамилию, дату. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае, если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся на отдельном листе согласования, который прикрепляется к договору и подшивается вместе с ним при дальнейшем его учете и хранении.
      2. Договор визируется на каждом листе юрисконсультом. Все исправления и дополнения в тексте договора (при их наличии) подписываются руководителем Агентства (уполномоченным лицом), делающего правки, и заверяются печатью.
      3. При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении, либо  ознакомиться с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, Совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации, в разделе «Компетенция генерального директора» может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия Совета директоров организации представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации — контрагента и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.  

    В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

      1. Договоры от имени Агентства подписывает его генеральный директор и (или) уполномоченное лицо.
    • Регистрация, выполнение и хранение договоров
    • Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по представлению копий заключенных договоров юрисконсульту Агентства и иные инстанции по их запросу с разрешения руководства.
    • Оригиналы договоров хранятся в бухгалтерии Агентства.
    • Обязанность по регистрации договоров возлагается на должностных лиц и структурные подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения.
    • Все договоры регистрируются и учитываются должностными лицами и структурными подразделениями, указанными в п.п. 1.4. настоящего Положения, в специальных журналах, регистрационный номер которых является номером договора. Регистрация происходит после подписания договора уполномоченным лицом.
    • В случае заключения дополнительных соглашений к договорам в журнале делается соответствующая отметка.
    • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

    Источник: http://hr-portal.ru/doki/polozhenie-o-poryadke-vedeniya-dogovornoy-raboty

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector