Образец служебной записки о направлении в командировку

Как составить служебную записку о командировке (образец)?

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

• если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
• если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

• В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
• В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
• В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
• Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

Примерный бланк служебной записки на командировку

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

Сроки сдачи

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

• путевой лист;
•  подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
• прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Нюансы составления

При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Поездка за границу

Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

• путевой лист;
• чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
• документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

По сути, записка будет дублировать приказ.

Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

Командировка предпринимателя

Источник: http://kadriruem.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-komandirovku/

Образец служебной записки на командировку в 2018 году — заполнения, направлении, продлении, отмене

Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.

Если командировка  была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.

Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.

Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.

А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.

Все такие поездки согласно Трудовому Кодексу принято называть командировками. Сотруднику гарантируется законом, что работодатель оплатит ее по среднему заработку.

На нанимателя ложится также обязанность по компенсации всех расходов на транспорт, проживание и т. д.

Если из места нахождения сотрудник не может возвращаться домой ежедневно, то ему также положена выплата суточных для компенсации дополнительных расходов.

НК РФ устанавливает обязанность нанимателя с выплаты за командировку удерживать все положенные налоговые платежи и переводить средства в бюджет.

С этих сумм также должны платиться страховые взносы. А вот с сумм компенсаций расходов (на жилье, на транспорт) или суточных НДФЛ и взносы в Фонды платить не требуется.

Важно! ТК РФ не позволяет отправлять в командировки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и другие категории «льготников».

Оформляется она по правилам, приведенным в Постановлении Правительства №749 от 13.10.2008 г.

Фактически единственным обязательным документом для направления сотрудника в командировку является приказ (распоряжение) руководителя.

В прошлом служебные записки также были обязательными документами, по крайней мере, для внеплановых командировок.

Впрочем, и отчитаться без них было весьма проблематично. Сейчас этот документ уже давно переведен в разряд необязательных. Порядок оформления упростился.

Учитывая, что она носит необязательный характер, для нее отсутствует и регламентированная форма, утвержденная законом.

Замечание. Однако, служебная записка иногда единственный вариант дать основание для оформления командировки особенно в крупных организациях.

Более того, организация, выпустив соответствующий локальный нормативный акт, имеет возможность обязать сотрудника и его начальников следовать определенному порядку при оформлении документа или даже использовать специальную форму бланка.

Когда она необходима

Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.

Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.

Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.

Если сотрудника в командировку отправляют по инициативе его самого или его непосредственных начальников, то служебная записка — именно тот документ, который может стать основанием для оформления приказа.

Замечание. При наличии командировки в графике служебная записка становится необязательной.

Придется также писать ее в следующих ситуациях:

• Нужно пояснить цели командировки.
• Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
• Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
• Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.

Нюансы заполнения

Служебная записка — это документ, который составляется в свободной форме. Но при его оформлении надо придерживаться основных правил официальной переписки.

Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д.

При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.

О продлении

Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.

Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник может написать служебную записку с просьбой продлить командировку и обоснованием данной необходимости. Образец данного документа можно скачать здесь.

Об отмене

Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.

А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно здесь.

На командировочные расходы

Обычно на расходы сотруднику выдается определенный авансом перед его поездкой. Это делается с целью, чтобы он не оказался в невыгодном положении и не был вынужден расходовать собственные средства на служебные нужды.

Но работодателю необходимо знать, какую сумму требуется выдать и учесть пожелания сотрудника при их наличии. Для этого также пишется служебная записка (пример можно скачать здесь).

Для отчета

По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.

В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.

Ранее для служебного задания существовала специальная форма, где и ставились отметки о выполнении конкретных задач. Вместо этого документа теперь чаще оформляют обычную служебную записку (пример можно скачать здесь).

Особенности составления

Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.

В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.

Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.

Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели являются фактически самозанятыми гражданами. Они не могут себя отправить в командировку.

Однако, это не лишает ИП возможности учитывать расходы на проживание и/или топливо при расчете и уплате налогов.

Но для этого надо будет иметь документальное подтверждение расходов и обосновать при необходимости смысл поездки для бизнеса.

Для руководителя предприятия

Руководителю предприятия довольно часто также нет необходимости отчитываться за свои командировки.

Исключения составляют ситуации, прямо предусмотренные в Уставе или других локальных нормативных актах компании.

В большинстве случаев от руководителя предприятия не требуется никаких служебных записок. Но если она предусмотрена, то пишется точно в том же порядке, что и простым сотрудником.

При поездке за границу

Не все организации отправляют сотрудников в поездки исключительно по территории России.

Довольно много людей вынуждены по работе ездить и в другие государства. Им в обязательном порядке необходимо писать служебную записку.

Доказательством зарубежной поездки станут отметки таможенных служб. Совсем не лишним будет приложить также и проездные документы или сделать отметки в путевом листе.

Последнее правда возможно обычно исключительно в ближайших странах.
Командировочные при зарубежной поездке выплачиваются обычно в валюте.

Работодатель также будет должен взять на себя оплату госпошлины за выдачу загранпаспорта сотруднику, если самостоятельно им документ ранее не оформлялся.

Совет. Нанимателям выдавать командировочные лучше все же переводом на карту. С наличными средствами других государств проблемы могут возникнуть как у организации, так и у сотрудника.

На служебном или личном авто

При поездке на служебном или личном авто сотрудника организации надо будет оплатить ему расходы на бензин или учесть выданные авансом средства. Для этого составляется путевой лист.

Дополнительно в данной ситуации сотруднику потребуется написать служебную записку и об использовании личной или служебной машины. Пример данного документа можно скачать здесь.

Видео: правила работы

Хотя служебная записка перестала быть обязательным документом при оформлении командировки в большинстве случаев без нее не обойтись.

Причем многим сотрудникам придется оформлять несколько таких документов. Требований к запискам особых в законе нет.

Но все же при написании документа следует соблюдать общие правила деловой и официальной переписки.

Источник: https://zanalogami.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Служебная записка о направлении в командировку

Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение — предоставление информации.

Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов.

В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.

Как написать служебную записку на командировку?

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.

Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку:

• те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку;
• уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.

Во втором случае такое пояснение необходимо тогда, когда поездка была совершена личным транспортом и нет прямых указаний на подтверждение командировочного периода.

Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:

• название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
• указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
• предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
• приводится список приложений, если они имеются;
• проставляется дата составления и подпись составителя.

Если при этом необходимо указать на дополнительные сведения, то они также вносятся в образец в требуемом порядке. К примеру если поездка осуществлялась личным транспортом, потребуется указание его модели и номера. А для подтверждения установленных сроков могут быть приложены квитанции об оплате заправки или стоянки.

Служебная записка о продлении командировки

Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.

Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:

• наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
• транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
• временная болезнь командированного;
• обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.

Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.

Служебная записка на командировочные расходы

Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.

В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах. К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.

Пример служебной записки на командировку — образец написания

При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

• в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
• необходимо точное указание временных рамок — это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
• если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
• для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.

Нередко возникает вопрос, нужно ли такое уведомление составлять руководителю, если в командировочную поездку отправляется он. Поскольку его действия связаны с трудовой деятельностью, то заполнение соответствующей документации действительно необходимо. Составляться она может как им самим, так и заместителем или ответственным лицом.

Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка об отмене командировки также составляется для издания соответствующего приказа. В ней обязательно указываются причины, по которым указанная поездка не может состояться. Во многом они схожи с теми основаниями, по которым продлевается период назначения.

Следует отметить, что такой образец оформляется в том случае, если приказ о направлении в командировку уже был издан. Дальнейшая процедура отмены предполагает, что составляется документация с указанием причины. Только после этого издается приказ об отмене направления в командировку.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):(9

Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/sluzhebnaya-zapiska-o-napravlenii-v-komandirovku.html

Служебная записка о направлении в командировку — образец 2018 года

Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.

После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.

Необходимость

В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:

• На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
• У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.

Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.

Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.

Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.

Как писать

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.

Стандартная структура выглядит следующе:

• Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
• После шапки прямо по центру вписываем наименование;
• Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
• Список прилагаемых бумаг;
• Дата, подпись.

Как заполнять

Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

• Приказ руководства — основание для поездки;
• Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.

Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.

Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.

На командировочные траты

Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.

Нужно указать следующие факты:

• Цели;
• Сроки отбытия/прибытии;
• Информация о ТС.

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.

Об отмене поездки

Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.

Для отчетности

Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.

Тонкости

Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.

Поездка ИП

ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.

Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:

• Расходы на отели или аренду жилья;
• Расходы на заправку.

Командировка начальства

В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.

Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.

Заграничная

Составление записки обязательно.

При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.

В выходные

Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.

Источник: https://grazhdaninu.com/trud/trud-dok/zapiska-na-komandirovku.html

Служебная записка на командировку бланк

Пример служебной записки на командировку

Служебка удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он был направлен, дату его приезда и возвращения из поездки.

Ее оформляют, если:

специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;

гражданин не может документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна также для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в командировке.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет собой:

отчет о выполненных задачах;

Образец служебной записки на командировочные расходы

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией. Он составляется следующим образом:

в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;

в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;

ниже указываются прилагаемые бумаги ( чеки и квитанции об оплате и т.д.);

ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Образец служебной записки об отмене командировки

Составляется для возврата полученных денег, в ней указывается причина отмены и перечисляются расходы, понесенные в связи с подготовкой к поездке.

clubtk.ru

Составляем служебную записку на командировку — образец 2017-2018 годов

Служебная записка на командировку — образец 2017-2018 годов почти не отличается от используемого ранее. О порядке оформления этого документа читайте далее в статье.

В каких ситуациях требуется составлять служебную записку на командировку?

В соответствии с п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) для отчета о сроке пребывания в командировке сотруднику, который был направлен туда на личном или служебном транспорте, необходимо заполнить служебную записку.

Подтверждающие документы

Несмотря на произошедшие изменения, в результате которых была отменена обязанность заполнять командировочные удостоверения и служебные задания, необходимость оформления служебной записки сохранилась. Ведь только с ее помощью командированный может подтвердить дату/время приезда и отправления из места назначения, т. к. проездных билетов в случае использования авто предоставить не получится.

Источник: http://yurist-moscow.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-komandirovku-bl/

Образец служебной записки на командировку в 2018 году — скачать бланк, расходы, об отмене, на личном авто, форма, как написать

1   0   566

Служебная записка является одним из главных документов, который используется внутри организации. Она служит для передачи информации и подтверждения отправки работника, а также для расчёта расходов во время поездки.

Зачастую служебную записку оформляют тогда, когда отсутствуют проездные билеты, бумаги на проживание в другом населённом пункте.

Что это такое

Командировочная записка – это внутренний документ, подтверждающий отправку работника в другой город на временную работу и прибытие обратно. Бумага оформляется сотрудником после командировки в тот же день либо через максимум 3 суток.

К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.

Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно. 

В каких случаях нужна

Служебная записка на командировку нужна в следующих случаях:

• когда проезд будет проходить на служебном, личном, арендованном транспортном средстве;
• если у работника нет документов об отправлении и месте пребывания.

Такая бумага нужна для бухгалтерского учёта при начислении денег за время работы за пределами фирмы. Также записка используется в качестве основания для издания приказа об отправлении сотрудника в командировку.

Форма

Командировочное уведомление оформляется на специальном бланке (формат А4) организации от руки или через принтер. Точного стиля служебной записки законодательство не предусматривает. Форма должна быть составлена самой компанией.

Примерный бланк скачайте по ссылке.

Обязательной формы служебной записки нет, но в нём должны быть такие пункты:

• сверху указывается должность, ФИО работодателя, название компании;
• сам текст обращения с числом выезда и приезда, цель командировки, марку, государственный номер автомобиля;
• перечисление прилагаемых документов;
• ФИО и должность специалиста, побывавшего в поездке. Его подпись.

К записке работник прилагает путевой лист, чеки за оплату топлива, стоянки, жилья и т.д. Бумага отдаётся директору. Он ставит свою подпись и отправляет на бухгалтерию для подсчёта расходов и их возмещения.

Образец служебной записки на командировку в 2018 году:

От директора

Директор компании, как и остальные сотрудники, должен также заполнять документы на командировку, учитывая служебную записку. Приказ о своей командировке не является доказательством совершения поездки.

Так как директор занимается привлечением кадров, увольнением работников и другими делами, увеличивающие эффективность организации, то он может временно передать свои полномочия. Для этого нужно оформить доверенность, согласно статье 185 ТК России. Ниже представлен образец служебной записки о командировании руководителя.

Оформляется записка для всех работников точно также, независимо от должности.

На личном авто

Если специалист принял решение отправиться в командировку на собственном транспорте, то необходимо учесть положения, описанные в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.

Пункт 7 этого закона говорит о том, что работник, отправляющийся на личном, служебном или на арендованном автомобиле, должен указать фактическое пребывание в командировке. Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки.

На расходы

Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания. Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки.

Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.

Образец служебной записки на возмещение расходов:

Отчёт

Руководитель после возвращения работника из поездки должен оформить авансовый отчёт в течение 3 дней, ориентируясь на чеки и талоны. На основании этого документа сотруднику компенсируют расходы.

Бывает, что работник за 3 суток не подписал авансовый отчёт, то есть не отчитался о потраченных денежных средствах. Тогда работодатель может эти расходы компенсировать из заработной платы сотрудника.

Единого оформления авансового отчёта нет. Но часто берут привычный государственный стиль №АО-1. В документе должно быть минимум 3 подписи: работника, главного бухгалтера, директора.

Скачать бланк можно по ссылке.

Служебная записка на командировку хранится вместе со всеми основными документами в кадровом отделе организации. Можно подшивать все трудовые бумаги в папку. Срок хранения служебных записок составляет 5 лет.

Копию документа о командировке можно вклеивать в личное дело работника. Но это не обязательно.

Какие документы прилагаются

К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

• чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.

Как составить об отмене командировки

Бывают случаи, когда работник по уважительным причинам не может съездить на командировку. События, по которым поездка отменяется, должны быть описаны в правилах компании.

Бланк приказа можно скачать тут.

Основные причины для отмены командировки:

• погодные условия;
• семейные обстоятельства;
• заболевание сотрудника.

Причина должна быть указана в приказе.

Если работнику дали денежные средства на поездку, то он при отмене командирования должен их вернуть в бухгалтерию. Также оформляется приказ об отмене поездки, в котором должна быть указана причина.

Какие бумаги может заменить

Служебная записка на командировку нужна для указания задания, из-за которого работник находиться в поездке, для установления сроков пребывания в поездке и правильного расчёта затрат.

Поэтому она заменяет собой:

Служебная записка на командировку является универсальной, так как заменяет сразу 3 документа.

Требуется ли для ИП

Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты. Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.

Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.

Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.

Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.

Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.

Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.

Видео по теме:

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2018 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Обращение к руководству компании довольно часто сводится к написанию служебной записки. Особенно это актуально при направлении сотрудника в командировку. Что это такое, как её оформить, в каких случаях пишут записку — на эти вопросы постараемся найти ответы в статье..

Что такое «служебная записка»

Служебная записка — довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника.

Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа.

Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.

Служебная записка — это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:

• просьбу подчинённого к руководителю отпустить в отпуск за свой счёт (или предоставить очередной оплачиваемый отпуск);
• объяснение действий сотрудника в производственной ситуации, в ней делается акцент на отклонение от общепринятой нормы;
• доклад о (или невыполнении) поручения сотруднику;
• отчёт о командировочной поездке, совершённой на личном транспорте (или транспорте третьих лиц).

Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.

В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.

После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.

Затем, после изложения сути вопроса, после одного-двух отступов пишут должность обратившегося, ставят подпись и дату.

Структура служебной записки, как правило, простая, она состоит из (1) шапки, (2) тела записки, (3) подписи

Подавая служебную записку на рассмотрение, следует позаботиться о прикладываемых к ней документах, имеющих непосредственное отношение к её содержанию.

Если служебная записка оформляется по результатам командирования на собственном транспорте, то в содержании отмечается, что поездка к месту командирования осуществлялась на собственном транспорте, с указанием маршрута движения туда и обратно. К ней прикладывают:

• путевой или маршрутный лист;
• кассовые чеки;
• квитанции.

Прикладываемые документы должны свидетельствовать, что поездка действительно осуществлялась на собственном транспорте по указанному в записке маршруте.

Также эти документы требуются для установления фактического срока командировки.

Нужно только повнимательнее отнестись к срокам, длительность командировки по служебной записке и документам должен быть не больше срока по приказу о командировании.

Видео: служебная записка

Служебная записка о командировании

Служебная записка с просьбой отправить в командировку пишется по той же форме, что и другие служебные записки.

К служебной записке о командировании предъявляют ряд требований. Во-первых, адресуется записка о командировании должностному лицу, имеющему право отправлять сотрудников в командировки. Чаще всего, руководителю компании.

Во-вторых, из содержания записки должно быть понятно, кто обращается с просьбой направить в командировку и кого планируется направить в командировку.

В тексте должно быть чётко написаны фамилия, имя, отчество и должность отправляемого. Записка может быть написана как самим работником, так и его начальником.

Нужно только помнить про перечень лиц, отправлять в командировки которых можно лишь с их согласия.

содержит фамилию отправляемого, место командирования, цель поездки

В теле записки должны быть указаны:

• место командировки;
• предполагаемый срок поездки;
• цель поездки;
• форма отчёта о командировки;
• предполагаемая ценность поездки.

Кто подпишет служебную записку на командирование

Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия.

Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания.

Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.

А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.

В какие сроки подавать записку на командирование

Опять расстроим читателей своей нечёткостью изложения вопроса о сроках подачи записки, но их попросту не существует. Здравый смысл подсказывает, подавать служебную записку с просьбой направить в командировку следует за срок, достаточный для:

• составления сметы расходов на поездку;
• выпуска приказа о командировании;
• получения денежных средств из кассы;
• покупки билетов.

В каждом случае требуется принять во внимание массу влияющих факторов — от оценки необходимости такого направления сотрудника, до возможности приобрести билет в сжатые сроки. В одном случае одного дня будет достаточно, а в другом потребуется две недели. Таким образом, планируя сроки подачи записки на командирование, следует все хорошо взвесить.

Служебные записки делятся на виды в зависимости от цели их оформления. В любом случае каждая из них содержит информацию, которую работник желает донести до своего руководителя. В случае оформления служебной записки перед командировкой или после, следует обратить внимание на требования к её содержанию и сопровождающим документам.

Источник: https://kadrovik.guru/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku.html

Служебная записка на командировку

В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.

Уже нет необходимости выдавать командировочное удостоверение и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?

Правила оформления командировки

Скачать бланк служебной записки на командировку, а также образец документа при поездке на автомобиле.

До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

1. соответствующий приказ руководства;
2. служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
3. командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

• о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
• авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

В каких случаях необходимо составлять данный документ

Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя.

Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Законодательное регулирование данной сферы

В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.

Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.

Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.

Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Какие документы заменяет служебная записка

На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов:

1. командировочное удостоверение;
2. служебное задание;
3. отчет о выполнении задач во время поездки.

Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.

Правила оформления и составления

Принятые в законодательстве изменения теперь заменяют часть документов и предполагают только подачу руководителю служебной записки, на основании которой издается приказ об отправлении сотрудника в командировку в другой город.

Составление служебной записки не представляет большой сложности.

Текст документа разделен на 2 поля:

• На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
• В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
• Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
• Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку.
  В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).

Что необходимо прикладывать к записке

Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.

Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта. При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.

Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:

• путевой лист;
• счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
• квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
• кассовые чеки и т. д.

Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков, подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.

О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:

Правила и нюансы составление в различных ситуациях

Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.

К таким расходам относят:

• денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
• оплата съемного жилья по необходимости;
• другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
• расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.

На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома.

Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок.

Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.

Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте

При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.

При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:

• маршрутный лист;
• оплаченные счета, квитанции чеки;
• документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.

К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.

Об отмене командировке

На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку.

Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел.

О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.

Средства, полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.

В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег:

1. трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
2. Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.

Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.

Если при отмене поездки средства были частично израсходованы, а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.

Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:

• поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
• причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.

Продление или сокращение сроков

В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.

Особенности командировки директора организации

В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.

В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир.

Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке.

Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.

С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя  в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.

О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9328