Что такое первичная документация. формы и учет

Что такое первичная документация

Первичная документация включает документы, которые содержат исходные сведения в результате осуществления какой-либо хозяйственной операции. К ним относят акты, платежные поручения, выписки с расчетного счета, товарные накладные, бухгалтерские справки и т.д. Как правило, бухгалтерский учет невозможен без такой документации.

Первичный документ оформляется тем же числом, что и совершение хозяйственной операции. Например, с расчетного счета списывается комиссия за расчетно-кассовое обслуживание. В этот же день должна быть оформлена выписка и мемориальный ордер.

Как правило, первичные документы оформляются на унифицированных формах, разработанных российским законодательством. Но не все бланки предусмотрены; так, например бухгалтерская справка составляется в произвольной форме.

Однако при оформлении необходимо указывать обязательную информацию: наименование и реквизиты организации, название документа, содержание операции, наименование должностей, фамилии сотрудников, роспись и штамп организации.

Зачем нужна первичная документация? Главным образом для того, чтобы зафиксировать все осуществляемые хозяйственные операции. Документация бывает внутренняя и внешняя. Внутренняя необходима для учета и контроля за всеми движениями, например, основное средство передается в эксплуатацию – составляется акт, который является первичным документом.

Внешняя документация необходима для работы с поставщиками, покупателями, например, вы выставляете счет на оплату покупателю.Также существует первичные документы по учету и оплате труда, к ним относят: приказы о приеме и увольнении, штатное расписание, график отпусков и прочие. Выделяют документацию и по учету основных средств; например, акт о приеме ОС, инвентарная карточка и другие.

Документация, которая оформляется для учета кассовых операций, содержит такие документы, как авансовый отчет, приходный и расходный кассовый ордер.

В некоторых первичных документах исправления не допускаются, например, в выписке из расчетного счета или в платежном поручении.

А вот, например, накладные могут содержать исправления, но рядом с ними должна стоять подпись человека, внесшего корректировку, дата и штамп организации.

• какая есть первичная документация
• Первичные учетные документы в 2013 году

Первичными документами в бухгалтерском учете являются те, на основании которых оформлена та или иная хозяйственная операция в момент её совершения либо сразу после её завершения. Именно на основании первичной документации совершается дальнейший бухгалтерский учет конкретных операций.

• накладная, кассовый ордер, акт, справка, заявление, журнал регистрации, приказ, книга учета, список, табель, заявление, инвентарная карточка, платежная ведомость, лицевой счет и др.

Первичные документы являются первоначальным основанием для начала ведения бухгалтерского учета конкретных операций и совершения записей в регистрах учета. Первичный документ является письменным свидетельством совершения хозяйственной операции, например, выдачи денег под отчет, оплаты товара и т.п.Формы первичной документации утверждает руководитель предприятия, однако все обязательные реквизиты, закрепленные законодательством, должны присутствовать в документе.Первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и подкрепляются подписью для идентификации лиц, составивших документ. Если же документ составлен в электронном виде, он должен быть подписан электронной подписью.Формы первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению, кроме кассовых документов, установленных уполномоченными органами на основании федеральных законов.Обязательные реквизиты первичных документов в бухгалтерском учете:- название документа (накладная, акт, список, приказ и т.п.);- дата совершения операции (составления документа);- содержание хозяйственной операции в стоимостном и натуральном выражении;- название организации, от имени которой составляется данный документ;

— данные лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления документа (должность, ФИО, подпись).

Первичные документы в бухгалтерском учете делят на документы по:- учету и оплате труда: приказ о приеме на работу, штатное расписание, график работы, командировочное удостоверение, акт о приеме на работу, расчетная ведомость и т.п.

— учету основных средств: акт о приеме-передаче, инвентарная карточка, накладная на внутреннее перемещение, инвентарная книга, акт о списании основного средства и др.

— учету кассовых операций: кассовая книга, авансовый отчет, приходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, расходный кассовый ордер, книга учета денежных средств и т.д.

— учету ремонтных и строительных работ: акты о приемке выполненных работ, приостановлении строительства, сдаче в эксплуатацию сооружения; общий журнал работ; журнал выполненных работ и другие подобные документы.

В случае, если по законодательству первичные документы бухгалтерского учета изымаются, копии этих документов, изготовленные в законодательном порядке, включаются вместо оригиналов в документы бухгалтерского учета.

В типовой бланк, при необходимости, могут быть включены дополнительные графы и строки, что обусловливается определенными видами хозяйственной деятельности.

• Закон о бухгалтерском учете
• Сводные документы оформляются на основе ранее

Что такое первичная документация

Источник: https://www.kakprosto.ru/kak-92901-chto-takoe-pervichnaya-dokumentaciya

Руководство по оформлению и ведению первичной документации в бухгалтерии

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Бухгалтерский учет — научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Что нужно знать о бухгалтерском учете?

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Собираются листики в «ветки» — регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется расчёт неустойки по ставке рефинансирования, вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа — табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы — это основа бухгалтерского учета в организации.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности: что это такое и как его рассчитать самостоятельно — узнайте по ссылке.

При заполнении любого документа требуется указывать информацию – реквизиты:

• название документа
• дата заполнения документа
• наименование предприятия (поставщика, подрядчика, покупателя)
• № расчетного счета, реквизиты банка (при необходимости)
• наименование хозяйственной операции, выраженной в количественном составе и денежной стоимости
• указание ф.и.о. должностных лиц, имеющих право оформлять и подписывать документ
• личная подпись каждого ответственного лица
• оттиск печати или штампа

Образец первичной бухгалтерской документации — авансового отчета.

Виды первичных документов

• Кассовые ордера – подтверждают движение денег в кассе предприятия.
• Банковская выписка – свидетельствует о движении денег на расчетном счете предприятия.
• Квитанции – подтверждают оплату услуг и налогов, покупку товара за наличный расчет.
• Платежное поручение – подтверждает оплату поставщикам и подрядчикам по безналичному расчету.
• Авансовый отчет – оформляется при выдаче в подотчет наличных денег.

• Товарный чек – подтверждает покупку товаров и оплату услуг. Должен соответствовать требованиям: чек должен быть выдан через электронный контрольно-кассовый аппарат, зарегистрированный в налоговой инспекции и иметь фискальный номер.
• Накладная – подтверждает отпуск товара. Указывается наименование товара, количество, цена и сумма. В бланке одной товарной накладной допускается несколько наименований товаров.
• Товарно-транспортная накладная – дает разрешение на перевозку и доставку товаров и грузов. Кроме наименования товаров, их количества, цены и суммы, в накладной указывается марка и номер автомобиля, фамилия водителя, маршрут доставки товара.
• Счет – документ с указанием банковских реквизитов поставщика или подрядчика, перечень товаров или услуг, и сумма оплаты.

Что такое балансовая стоимость основных средств? Ответ содержится в публикации по ссылке.

Образец первичного документа — кассового ордера.

• Табель учета рабочего времени – фиксирует отработанные часы каждым сотрудником в течение месяца
• Расчетная ведомость – ведомость начисления заработной платы.
• Платежная ведомость – ведомость выдачи заработной платы.
• Расчетно-платежная ведомость – объединяет в 1 документе начисление и выдачу заработной платы, составляется на основании Табеля учета рабочего времени.

Но каждое предприятие имеет право разработать и применять свою документацию в соответствии со спецификой деятельности.

В списке типовых первичных документов указаны основные виды документов, которые применяются практически на всех предприятиях. Видов первичных документов много, к ним относятся различные карточки учета основных средств, оборудования и мбп, калькуляционные карточки и сметы, без которых общий учет просто невозможен.

Личные листки по учету кадров, анкеты и личные дела, также относятся к первичным кадровым документам.

Что такое рентабельность предприятия и на что влияет данный показатель, вы можете прочесть в этой статье.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

3. Допустимые исправления: одной тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, сверху сделать правильную запись, рядом написать «Исправленному верить», поставить подпись должностного лица и печать предприятия.

4. Нельзя! Полностью зачеркивать или заштриховывать неправильную запись, она должна просматриваться под линией зачеркивания.

Что такое бизнес-план, для чего он нужен и как его составить самостоятельно, вы можете узнать здесь.

Образец первичного документа — товарно-транспортной накладной.

Срок хранения первичных документов

• Все документы хранятся не менее 5 лет.
• Документы по кадрам, связанные с лицевыми счетами сотрудников, начислением заработной платы, удержанием налогов и взносов в пенсионный фонд, хранятся не менее 75 лет.
• Для уничтожения документов, приказом по предприятию создается комиссия, которая оформляет уничтожение документов специальным актом.

Какая предусмотрена ответственности учредителей по долгам созданного ими юридического лица — узнайте тут.

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/rukovodstvo-po-oformleniyu-i-vedeniyu-p.html

Первичные документы бухгалтерского учета — перечень, унифицированные формы, список в 2018 году

Каждый бухгалтер должен знать, что относится к первичным документам бухучета. Выясним, какие бланки действительны в 2018 году, какие нормативные акты регулируют их использование.

Рассмотрим, какая существует классификация первичной документации, основные правила заполнения бланков.

При осуществлении всех хозяйственных операций компания обязана готовить определенные подтверждающие документы.

Но начинающему бухгалтеру, да и руководителю не так просто разобраться, какие это должны быть документы.

Определим, можно ли самостоятельно разрабатывать формы, которые будут применяться на предприятии или стоит использовать унифицированные формы, что утверждены правительством России.

Основные моменты ↑

Сначала поговорим о том, что является первичным документом бухгалтерии. Рассмотрим определение, актуальное в Российской Федерации.

Что это такое?

Первичным бухгалтерским учетом считают документальное подтверждение о выполнении определенных операций хозяйственного характера.

Такие документальные подтверждения характеризуются наличием юридической силы. Главным инструментом считают первичную учетную документацию бухучета.

Рассмотрим определение и первичного документа. Под первичным документом понимают документ, что включает исходную информацию, полученную при исследовании, разработках, наблюдениях и иной деятельности.

Это доказательство произошедшего факта. Первичным документом устанавливается ответственность определенного исполнителя за исполнения хозоперации.

Классификация видов

Учитывая принципы и признаки группировки первичных документов, устанавливается следующая классификация.

По назначению бухгалтерская документация может делиться на:

Распорядительные	Доверенности, платежные поручения
Исполнительные или оправдательные	Акты, платежные ведомости
Бухгалтерского оформления	Справка, расчет, ведомость
Комбинированного типа	Кассовый ордер, требование, авансовый отчет
Бланки строгой отчетности	Квитанционная книжка, талон, абонемент, билет, диплом

В зависимости от объема содержания данных:

Первичная документация	Чек, кассовый ордер
Сводная первичная документация	Кассовый отчет, ведомость

В зависимости от способа отражения хозопераций:

Разовый	Кассовый отчет, ведомость
Накопительного плана	Лимитно-заборная карта, ведомость

С учетом места составления:

В зависимости от типа операций, учетная документация может быть представлена на типовых или специализированных формах.

Источник: http://buhonline24.ru/otchetnost/pervichnye-dokumenty/pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta.html

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

В федеральном законе 402-ФЗ “О бухучете” описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета — это бухгалтерские документы, которые составляются в момент осуществления хозяйственных операций, и свидетельствуют об их совершении.

Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть различным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

• Выписка с расчетного счета, если оплата была безналом или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета.
• Кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. И кстати, в большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить то, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги.

Подтверждают получение:

• Товарная накладная — для товаров;
• Товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• Акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, существует перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• Договор;
• Счёт;
• Бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• Накладная;
• Акт выполненных работ (оказанных услуг);

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале, каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако, при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций, можно заключить один общий договор.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Так, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Счет на оплату

Счет на оплату представляет собой соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму данного документа.

В счете могут быть прописаны условия сделки, такие как сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати не являются обязательными для данного документа.

Рекомендуем, тем не менее, ими пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не является документом, который позволяет предъявить поставщику какие-либо требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Это группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Последнее покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юридическими лицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика и является документом, подтверждающим факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ является также фактом подтверждения соответствия оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Не редко бывают счета-фактуры на выплаченный аванс.

Данный первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• Информацию о суммах денежных средств;
• Фактурную часть.

Счет-фактура является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия — плательщики НДС.

В последнее время стал популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная — счет-фактура или акт-счет-фактура.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/263

Первичные документы бухгалтерского учета

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

 Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

• непосредственно название документа;
• дата, когда документ был составлен;
• название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
• суть хозяйственной операции;
• натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
• указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
• подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

 Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

 Первичные документы разных областей бухгалтерского учета

Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

• приходная накладная;
• все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
• для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
• движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

• инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
• приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
• сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
• ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Расчеты с покупателями

Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:

• счет-фактура;
• товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
• акт приема-передачи работ или услуг;
• транспортная накладная — форма 1-Т;
• кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

Основные кассовые первичные документы это:

• приходный кассовый ордер (№ КО-1);
• расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
• кассовая книга (№ КО-4);
• книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
• авансовый отчет (№ АО-1);
• акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.

Учет заработной платы

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

• платежная ведомость (№ Т-53);
• расчетная ведомость (№ Т-51);
• расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
• расчетный листок;
• справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.

Ниже приведем примеры самых популярных документов

Источник: https://blog.ksio.ru/prochee/pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta

Как оформить первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы.

Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации.

Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк.

Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде.

Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ.

Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры.

Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

• дата оформления документации;
• название;
• название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
• наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
• содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
• обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.

Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи.

Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей.

При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

• бухгалтерского оформления;
• оправдательные;
• организационно-распорядительные.

Рассмотрим две последние группы более детально:

• Оправдательные документы. К ним относят следующие варианты документов: различные требования, акты приема, приходные ордера, накладные и далее. Эта документация отражает сам факт осуществления хозяйственной процедуры. Информация, имеющаяся в них, непосредственно заноситься бухгалтером в учетные регистры.
• Организационно-распорядительные документы. Сюда относят различные указания и приказы, доверенности, распоряжения. Эта документация дает разрешение на осуществление определенных хозяйственных операций.
• Существуют ситуации, когда документы могут относиться сразу к оправдательным и разрешительным документам. К такому роду документов относят, к примеру, платежную ведомость, а также расходный, кассовый ордер.

Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

• арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
• по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
• по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки.

Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины.

Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет.

При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее.

Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена.

В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа.

Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям.

В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры.

Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления.

Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление.

На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:
8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: https://www.nalog.ru/

Источник: http://dokymenta.ru/biznes/pervichnye-dokumenty-v-buhgalterskom-uchete-967/

Первичные документы бухгалтерского учёта: что это такое, перечень, оформление, правила и сроки хранения

Бухгалтерский учёт финансовой деятельности начинается с принятия правильно оформленных первичных документов.

Это обусловлено действующим законодательством и необходимо самому хозяйствующему субъекту, его партнёрам и проверяющим органам. Факты хозяйственной жизни, подтверждённые первичными документами, легко доказать.

В конфликтных ситуациях такое подспорье, как грамотно оформленная документация бухгалтерии, поможет решить дело в пользу компании.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Хозяйствующие субъекты отчитываются перед государством об итогах финансовой деятельности с помощью регистров бухгалтерского учёта, в которых отражены все особенности работы организации.

Бухгалтерский учёт начинается с принятия и обработки первичных документов.

Первичные документы содержат обязательную информацию (реквизиты):

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов.

Подлинность сведений этих документов, обеспечивают те, кто их подписал.

Каковы требования к заполнению и оформлению учётных документов

Заполняют первичные документы вручную — авторучками и с помощью технических средств, позволяющих сохранить записи во время продолжительного хранения в архиве. Нельзя заполнять «первичку» простым карандашом. Все незаполненные позиции прочёркивают.

Руководитель с одобрения главного бухгалтера назначает лиц, которые подписями заверяют реальность и законность данных первичных документов.

При приёме в бухгалтерию, проверяют наличие обязательной информации, безошибочность расчётов и делают отметку, чтобы предотвратить их повторное принятие.

При соблюдении правил оформления и учёта первичных документов проблем у бухгалтеров не возникнет

Перечень платёжных документов

Каждое финансовое событие подтверждают соответствующими видами первичных документов.

Например, принятие и отчуждение товаров оформляют накладными. Поступление и убытие денежных средств через банк документируют платёжными поручениями. Движение денег через кассу подтверждают кассовыми ордерами. Выезд водителей на линию сопровождают путевыми листами.

Формы платёжных поручений и кассовых ордеров утверждены законодательно. Они должны полностью соответствовать утверждённым образцам. Позиции этих документов оформляют строго по инструкции, устанавливающей правила для заполнения. Не допускается составление платёжных поручений и кассовых ордеров в произвольной форме и оформление платёжных операций через банк или кассу другими документами.

По какой форме должна оформляться «первичка»

Образцы законных форм платёжных документов приведены на фотографиях ниже.

Общегосударственная форма первичного документа — платёжное поручение в банк

Платёжные поручения заполняются с участием банка.

Общегосударственная форма первичного документа — ПКО

Приходный кассовый ордер подписывают только работники бухгалтерии. Лицу, которое внесло деньги, выдают квитанцию, отрезанную от конкретного ордера. Она подтверждает факт внесения денег по этому ордеру.

Общегосударственная форма первичного документа — РКО

Расходный кассовый ордер, кроме главного бухгалтера и кассира, подписывает руководитель и получатель денег. Если у ИП нет бухгалтера, он подписывает документы самостоятельно. Так подтверждают целевое назначение выданной суммы.

Как заполнять товарные документы

При документировании факта реализации обычно применяют товарную накладную.

Она содержит сведения о наименованиях, адресах, банковских реквизитах сторон, присвоенном номере, дате сделки, названиях товаров, их цене, количестве, стоимости, единицах измерения, сумме начисленного налога, прилагаемых документах.

Подписывают её лица, уполномоченные руководителями каждой стороны сделки. Подписи обязательно расшифровывают, указывают должности, фамилии и инициалы. На накладных после заполнения ставятся печати обеих сторон.

Форма накладной представлена ниже.

Самая распространённая форма товарной накладной — ТОРГ-12

В случае передачи товара через перевозчика обычно оформляют товарно-транспортную накладную — документ, подтверждающий трёхстороннюю сделку между продавцом, покупателем и перевозчиком.

Продавец передаёт товар перевозчику. Перевозчик принимает товар у продавца, перевозит и передаёт покупателю. Покупатель принимает товар у перевозчика.

Таким способом подтверждается факт перехода права собственности от покупателя к продавцу.

Лица, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, по каждой реализации оформляют счёт-фактуру, который не является первичным документом бухгалтерского учёта. Он не подтверждает факт реализации, поскольку подписывается только одной стороной сделки.

Начисленный продавцом в счёте-фактуре налог не влияет на финансовый результат продавца, потому что продавец не уплачивает этот НДС.

Покупатель не принимает счёт-фактуру к бухгалтерскому учёту, потому что он подписан лицом, не отвечающим перед ним за достоверность данных — представителем продавца.

Не признают первичным документом счёт на оплату продукции, выставляемый продавцом. Он не доказывает наступление события, влияющего на финансовый результат, не подтверждает сделку — подпись одной стороны, не подтверждает платёж.

Относится ли договор к первичным документам

Многие события хозяйственной жизни сопровождаются договорами, которые, как правило, фиксируют намерения участников и не подтверждают каждую финансовую операцию.

Например, договоры поставки устанавливают обязательства одной стороны, до установленного срока поставить определённое количество продукции, а другой — принять и оплатить.

Поскольку договорами определяются не имевшие места события, то их не принимают к бухгалтерскому учёту.

Что бухгалтер должен знать о формах «первички»

В перечень организаций государственного сектора входят:

• государственные (муниципальные) учреждения;
• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• структуры управления государственных внебюджетных фондов;
• органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

Источник: http://sb-advice.com/money/3763-pervichnaya-dokumentatsiya-v-buhgalterii-chto-eto-takoe.html

Первичные учетные документы: форма имеет значение

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов.

То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней».

Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов.

Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления.

Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9).

При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика.

То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

• от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
• от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

• занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
• искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее.

Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

• использование унифицированных форм первичных документов;
• использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
• возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе.

При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата).

Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

• полностью самостоятельно разработанная форма;
• форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование и дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации.

Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен

Источник: http://buh-aktiv.ru/pervichnye-uchetnye-dokumenty-forma-imeet-znachenie/