Приказ на командировку: как правильно составить – образец и бланк
Хозяйственная деятельность субъекта бизнеса может не ограничиваться одной местностью. Порой, чтобы выполнить определенное задание, его работникам приходится отправляться в служебные поездки. В соответствии с действующими нормами законодательства направление сотрудника в такую поездку включает составление такого распоряжения, как приказ о направлении работника в командировку.
На основании чего оформляется приказ
По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.
По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.
В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.
Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.
На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.
Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.
Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.
Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.
Скачать бланк приказа на командировку и образец заполнения в 2018 году
Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9 в 2018 году
Как только руководитель принимает решение о направлении сотрудников в служебную поездку, ответственное лицо должно составить распоряжение об этом.
В верхней части документа отражается наименование хозяйствующего субъекта и при необходимости название его структурного подразделения. Здесь же рядом указывается регистрационный шифр предприятия, которое оно получает при постановке на учет в Росстате (код ОКПО).
Далее следует наименование распорядительного документа его номер по порядку и дата издания. Под этими реквизитами приказ в дальнейшем будет отражаться во всех других бланках.
В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.
После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.
Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.
После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.
В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.
После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке.
Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.
После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.
Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.
На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.
Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а
Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.
Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа — ее код по общему справочнику ОКПО.
Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.
Сам документ выглядит как таблица. В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.
В первую строку записываются полные Ф.И.О. сотрудников, которые направляются в командировку. В следующей строке проставляются их табельные номера.
В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.
Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.
В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.
Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников. В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.
Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.
Двенадцатая строка служит для подтверждения, что работник ознакомился с распоряжением. В ней он должен поставить свою подпись и дату, когда он сделал это.
В нижней части документа после таблицы располагается строка, в которую необходимо занести сведения о документе, на основании какого производится оформление командировки.
Заполненный приказ подписывает директор компании.
Сопутствующие документы
Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.
Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике:
- Командировочное удостоверение. В нем необходимо ставить отметки в виде печатей принимающих фирм. Не является обязательным, но может использоваться работодателем по желанию.
- Служебное задание. Документ по форме Т-10, который содержал перечень заданий — их работник должен был выполнить во время поездки. В настоящее время также признан необязательным.
- Журнал учета командировочных работников. В нем нужно делать отметку при отбытии работника в командировку и его прибытии в компанию. Сейчас ведение журнала не является обязательным.
- Служебная записка. Составляется работником с обоснованием размера запрашиваемой подотчетной суммы на время командировки. Еще одна записка может оформляться по прибытии из командировки с просьбой оплатить затраты на приобретение ГСМ — если работник использовал личный автомобиль.
Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-na-komandirovku.html
Изменение даты командировки приказ — Советы юристов
Приказ об изменении сроков командировки, образец и бланк которого можно скачать сразу после этого абзаца, издается отдельно и пригодится в случае, когда даты командировки сотрудника смещаются в ту или иную сторону.
Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.
Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ.
Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс увеличения или уменьшении срока командировки работника. В положении может быть четко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться. Например:
- Сотрудник пишет служебную записку. В ней он указывает причины, которые его задерживают (или перестали задерживать), а также новую желаемую дату окончания командировки. Если это инициатива работодателя, то от него работнику присылается письменное уведомление о продлении.
- На основе служебной записки формируется положение, согласно которому срок пребывания сотрудника в другом городе изменяется.
- Руководитель организации (или другой работник организации: заместитель руководителя, кадровик и пр.) согласовывает все моменты, касающиеся пребывания работника в командировке с руководителем принимающей стороны.
- Руководитель предприятия издает приказ об изменении сроков командировки. Один из экземпляров приказа направляется командированному сотруднику на подпись.
Законодательная база
Каждая конкретная ситуация увеличения или уменьшения длительности командировки требует особого подхода. Но подход ко всем один. Что касается того, какими документами стоит руководствоваться в том или ином случае, то полностью раскрывают правовые аспекты оформления документа:
Инициатива работника
В большинстве случаев у командировки меняется срок по инициативе руководителя организации либо по непредвиденным обстоятельствам. Но иногда ситуация складывается так, что работник сам вынужден задержаться, по своей инициативе, а чаще – по необходимости.
Если его задерживает болезнь, то он обязан предоставить начальнику листок нетрудоспособности.
Если же он просто не выполнил поставленные перед ним задачи в срок и нуждается для выполнения в дополнительном времени, то командировка, конечно, увеличивается. Но по возвращении финансовый отдел организации будет иметь все основания для наложения штрафных санкций.
Нужно ли согласие сотрудника
Для того чтобы отправить в командировку сотрудника (или нескольких), работодатель не обязан заручаться его согласием заранее. Распоряжения руководителя могут устраивать работника или нет, но подчиниться его приказу он обязан, если не хочет лишиться работы.
Поэтому приказ об изменении сроков командировки тоже может издаваться без письменного согласия. Из этого правила имеется ряд исключений. Трудовой кодекс предполагает, что так безапелляционно принимать решения работодатель может, только если сотрудник не принадлежит к одной из этих категорий:
- Женщины, имеющие детей до 3 лет.
- Матери-одиночки и отцы-одиночки, у которых есть дети, не достигшие 5-летнего возраста.
- Под опекой работника любого пола находится ребенок младше 5 лет.
- Опекуны или родители ребенка-инвалида.
- Работник, опекающий больного члена семьи.
Причем подпись самого работника под приказом может не обозначать, что он согласен со всеми пунктами документа. Эта подпись всего лишь значит, что он был ознакомлен с содержанием. Эта юридическая тонкость частенько используется при судебных разбирательствах работника с работодателем.
По этой причине будет необходимо оформить письменное согласие сотрудника для соблюдения его гражданских прав.
Если срок сократился
Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.
Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.
Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.
Командировочные выплаты
Оплата производится бухгалтерией по факту пребывания сотрудника в командировке. Сколько по времени фактически он выполнял там свои обязанности, на столько дней и будут выплачены командировочные.
Виды командировок и срок хранения приказа
Вся документация относительно командировок, включая описываемый приказ, хранится либо 5 лет, либо 75. Это будет зависеть от того, какой тип командировки был задействован организацией.
Если командировка была долгосрочная (она длилась дольше 6 месяцев), то придется сохранить в архивах приказ 75 лет. Если же длительность была маленькая – не больше пары месяцев – то уничтожать документ организация имеет право после 5 лет хранения. Исключение – вредные условия труда. При них всегда документация хранится 75 лет. Приказ об изменении сроков командировки – не исключение.
assistentus.ru
Если фактический срок командировки менее срока указанного в служебном задании и приказе, то по служебной записке и билетам мы издаем приказ на изменение сроков командировки. Как делаются изменения и делаются ли в командировочном удостоверении и служебном
Источник: http://uruh-sovet.ru/izmenenie-daty-komandirovki-prikaz/
Приказ о командировке: образец 2018 (скачать)
Главная → Первичные документы (образцы заполнения) → Приказ на командировку в 2018 году: образец
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Направление работника в командировку производится на основании соответствующего приказа.
Как составить приказ о направлении в командировку, расскажем в нашей консультации, а также приведем для приказа на командировку образец 2018 года.
Составляем приказ о направлении работника в командировку
Приказ о направлении работника в командировку составляется в произвольной форме. Для удобства можно использовать унифицированные бланки, которые в настоящее время не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).
Так, в качестве образца приказа о командировке работника можно использовать унифицированную форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку».
А если необходимо оформить направление в командировку сразу нескольких сотрудников, удобно воспользоваться формой № Т-9а (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Независимо от того, составляется ли приказ по унифицированной или самостоятельно разработанной форме, образец приказа о направлении в командировку должен содержать, в частности, следующую информацию:
- Ф.И.О. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку в приказе целесообразно указать также цель направления работника в командировку.
С приказом о командировке необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о направлении работника в командировку образец заполнения.
Для приказа о командировке (образец 2018) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке.
Скачать форму приказа на командировку в 2018 году (образец бланка № Т-9) можно здесь
Если командировка отменяется по какой-либо причине, можно составить соответствующий приказ по форме, приведенной в отдельной консультации.
В тех случаях, когда постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, речь идет не о служебных командировках, а о служебных поездках (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В то же время направление работника в служебную поездку может также сопровождается составлением приказа по форме, приведенной выше.
Обращаем внимание, что для признания расходов по командировке или служебной поездке в целях налогообложения прибыли составление приказа обязательно.
Также читайте:
Источник: http://GlavKniga.ru/forms/616
Приказ о командировке
Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2018 года) можно по ссылке ниже.
Бланк унифицированной формы Т-9
Основание для издания приказа о направлении работника в командировку
Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.
Необходимо отметить, что в настоящее время Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.
Бланк служебного задания (форма Т-10а)
Алгоритм заполнения формы Т-9
Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.
Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.
Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.
Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.
Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.
Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.
Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).
Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.
После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.
После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.
Образец заполненного приказа о командировании сотрудника
В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.
Командировка директора
Директор может отправить в служебную поездку самого себя, так же используя стандартную форму бланка Т-9, то есть вполне можно использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2018.
Однако на время отсутствия директора его обязанности кто-то должен исполнять, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.
Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора
скачать
Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого будет написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.
Источник: https://clubtk.ru/prikaz-o-komandirovke
Приказ на командировку в 2018 году: о направлении работника, в том числе директора, об отмене и продлении, как составить, образец
Приказ об отправке сотрудника в командировку в 2018 году является единственным обязательным по закону документом. Требований к его содержанию и оформлению немного. А правильное его оформление — залог возможности исключить расходы фирмы на командировку из налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Правила составления приказа на командировку
Вне зависимости от правил и стандартов делопроизводства и документооборота, принятых в конкретной организации приказ на командировку является главным документом при её оформлении.
Только после его издания сотрудник может считаться командированным. Исключительно на основании приказа бухгалтерия должна выдавать сотруднику аванс.
Без него налоговая инспекция не примет в зачёт командировочные расходы.
Приказ на командировку должен содержать:
- дату и номер;
- наименование документа (приказ);
- полное наименование и код ОКПО командирующей организации;
- сведения о командированном сотруднике:
- Ф. И. О.;
- табельный номер;
- занимаемая должность;
- структурное подразделение, в котором он работает;
- цель командировки;
- пункты назначения, которых может быть один или несколько, если сотрудник едет в областной центр, достаточно названия города, при поездке в райцентр или город областного подчинения желательно указать регион, а в сельскую местность — и район, при командировке за границу указывается страна;
- срок командировки: датой начала считается день отъезда, окончания — приезда;
- подписи руководителя организации и командированного сотрудника.
Если в командировку едут одновременно несколько сотрудников, можно составить как отдельный приказ на каждого, так и один на всех сразу. Подобные и иные нюансы обычно прописываются в положении о командировках организации.
После издания приказа на командировку сотрудника можно отправлять с чистой совестью
В типовой форме приказа, утверждённой Правительством РФ, что, впрочем, не делает её обязательной к использованию — допускается свой вариант, также есть графа об основании для издания приказа. Часто в ней фигурирует служебное задание. Однако этот документ был обязательным до 2017 года.
Теперь — только если его необходимость вытекает из положения о командировках или иного регламентирующего их локального акта. Если служебные задания в компании не используются, в качестве основания может фигурировать заявление сотрудника, служебная записка руководителя подразделения, где он работает, или иной вариант.
Можно и просто написать «производственная необходимость».
Бланки и образцы приказа на командировку
Данные о цели командировки заполняются также исходя из специфики организации и требований её же собственных локальных актов, которыми регламентируются командировки.
Взять за основу приказа можно форму Т9 (скачать образец). При составлении приказа на командировку сразу нескольких сотрудников используется форма Т9а.
Фотогалерея: образцы заполнения приказов на командировку по форме Т9 и Т9а
Образец заполнения формы Т9, часть 1Образец заполнения формы Т9, часть 2Образец заполнения формы Т9а, часть 1Образец заполнения формы Т9а, часть 2
Сроки издания приказа на командировку
Законом этот момент никак не регламентирован. Издать приказ можно прямо в день отъезда, а если командировка срочная, иной расклад обычно и невозможен.
Когда о срочности речи не идёт, издать приказ есть смысл, как только стало известно о необходимости поездки. Это позволит командируемому, например, заранее решить вопрос с билетом. Ведь чем ближе к дате отъезда, тем больше вероятности, что билетов может и не быть. А приобретение билета до выхода приказа о командировке считается очень нежелательным.
Но тут всплывает ещё один нюанс. До отъезда работодатель обязан выдать командируемому аванс, чтобы оградить того тратить на командировочные расходы собственные средства. А в течение трёх дней после получения аванса работнику надлежит или убыть в направлении пункта назначения, или вернуть полученные средства.
Впрочем, это легко решаемо. Забронировать и даже купить билет для работника может и работодатель, к тому же в крупных компаниях это часто поставлено на поток. Никто не запрещает работнику и по собственной инициативе позаботиться о билетах до получения аванса.
Порядок подготовки приказа на командировку
В действующем законодательстве строгой регламентации этого процесса нет. Всё определяется стандартами делопроизводства конкретной компании, особенностями её организационной структуры и содержанием локального Положения о командировках или его аналога.
В крупных компаниях обычно практикуется такая схема:
- Приказ разрабатывает служба персонала.
- Затем его утверждает руководитель.
- После этого подписанный первым лицом приказ передаётся в бухгалтерию, а та на его основании проводит по документам и выдаёт командированному аванс.
Заниматься разработкой приказа может и бухгалтерия, а в малом бизнесе — порой и сам руководитель.
Главное условие — приказ должен быть подписан руководителем организации или замещающим его лицом.
Особенности отправки в командировку первого лица компании
Приказ о командировке директора ничем не отличается от аналогичного документа в отношении рядового сотрудника. Вопросы возникают лишь относительно того, кто должен его подписывать.
Однако ответ на этот вопрос зависит от того, как определены полномочия топ-менеджеров фирмы в её уставе. На практике документы в отношении первого лица компании могут подписывать разные сотрудники:
- сам директор;
- его заместитель;
- главный бухгалтер.
Если приказ подписывает сам директор, ставить вторую подпись в графе об ознакомлении с документом ему не нужно, достаточно указать там дату.
На время своего отсутствия директор во избежание ситуации, когда деятельность фирмы окажется парализованной, должен делегировать кому-то, как правило, заместителю, свои полномочия. Для этого оформляются отдельный приказ (скачать) о наделении замещающего лица дополнительными обязанностями и доверенность.
Что грозит фирме за не издание приказа на командировку
Если приказ не был своевременно издан или не издан совсем, для компании возможны такие неприятности:
- штраф в случае выявления отсутствия приказа во время налоговой проверки;
- невозможность учесть командировочные расходы при расчёте налога на прибыль организации;
- штраф за отсутствие работника на рабочем месте, если с ним во время командировки случится какое-либо ЧП.
Издание приказа о командировке задним числом, что обычно практикуется в компаниях, где не уделяют достаточного внимания кадровой документации (часто этим грешит малый бизнес), конечно, лучше, чем его отсутствие. Но нежелательно.
Надо ли регистрировать приказ на командировку
Ранее такое требование содержалось в законодательстве, но с 2017 года утратило актуальность. Теперь регистрации подлежат приказы на командировки только в тех компаниях, где эта процедура прописана в Положении о командировках или его аналоге.
Если в компании принято регистрировать такие приказы, для этой цели используется специальный документ, именуемый журналом учёта приказов на командировки (скачать бланк и образец).
Образец журнал учёта приказов на командировки
В журнале учёта дублируется основная информация, содержащаяся в самом приказе:
- дата и номер приказа;
- Ф. И. О. работника;
- занимаемая им должность;
- структурное подразделение, где он трудится;
- пункт назначения;
- название принимающей организации, если применимо;
- цель командировки;
- срок командировки.
Если в организации принято выписывать командировочные удостоверения и оформлять служебные задания, номера и даты оформления этих документов также вносятся в приказ. Если это не практикуется, предназначенные для этих сведений графы можно смело исключать.
Заведение журнала учёта приказов на командировки имеет смысл, когда они носят повседневный характер. Если же случаются «раз в пятилетку», достаточно использовать для их регистрации журнал учёта приказов или отдельный журнал учёта приказов по персоналу (кадрам), если в компании он предусмотрен.
Нужен ли приказ на командировку (видео)
Как составить приказ о продлении командировки
Необходимость в продлении служебной командировки возникает всякий раз, когда того потребовала производственная необходимость, срок командировки изначально был определён неверно или установить точный срок было невозможно, вследствие чего пришлось обозначить приблизительный.
Возникают также ситуации, когда инициатором продления командировки выступает сам командированный сотрудник.
Чаще всего это происходит, когда сотрудник заболел и не смог своевременно выполнить всё, что было ему поручено, или не смог вовремя вернуться по независящим от него причинам: не было обратных билетов, случился форс-мажор, послуживший причиной сбоя в работе транспорта (например, был вынуждено изменён график движения поездов из-за железнодорожной аварии с разливом опасных веществ), задержали на сутки и более вылет самолёта по метеоусловиям и т. п.
Бывает и так, когда работник на месте выяснил нюансы, потребовавшие его более длительного присутствия в пункте назначения командировки.
Во всех случаях, когда инициатором продления командировки выступает работник,этот вопрос должен быть согласован с руководством, а обстоятельства, послужившие причиной принятия им решения остаться ещё на некоторое время документально подтверждены по возвращении.
Поскольку сотрудник находится на удалении от офиса, его возможности коммуникации с компанией ограничены. Поэтому достаточно связаться с начальством любым доступным способом для урегулирования ситуации.
Когда руководство компании приняло решение о продлении командировки, оно должно издать соответствующий приказ. Для этого используется тот же принятый в ней алгоритм, что и для приказа на командировку.
Этот документ должен содержать:
- номер и дату;
- название;
- преамбулу, где говорится о причине продления;
- сведений о командированном работнике (Ф. И. О., должность, структурное подразделение);
- сведения о факте продления командировки и его сроке;
- поручение бухгалтерии выплатить работнику аванс на период продления командировки;
- информацию о назначении ответственных за исполнение приказа;
- сведения об основаниях для издания приказа;
- подпись руководителя организации;
- перечень сотрудников, которые должны ознакомиться с документом, и их подписи, подтверждающие этот факт.
При отмене командировки первого лица компании, порядок отмены приказа зависит от того, вступил ли в силу приказ о наделении дополнительными обязанностями замещающего лица.
Если да, приказ об отмене командировки подписывает замещающее лицо и издаёт отдельный приказ об отмене приказа директора о наделении дополнительными обязанностями на время отсутствия.
В ином случае командировку отменяет сам директор.
Фотогалерея: образец приказа о продлении командировки
Образец приказа о продлении командировки, ч. 1Образец приказа о продлении командировки, ч. 2Образец приказа о продлении командировки, ч. 3
Как оформить приказ об отмене командировки
Когда приказ о командировке уже издан, а от неё пришлось отказаться, необходим новый приказ — об отмене командировки.
Основания для его издания могут быть такие:
- надобность в поездке отпала по независящим от работника причинам;
- работник заболел;
- уехать не удалось по независящим от работника причинам — например, нет билетов;
- любые иные причины, который работодатель считает весомыми.
Возможна ситуация, когда командировку пришлось перенести на более поздний срок. В этом случае можно издать приказ о её отмене, а затем — новый на командировку, но уже с другими сроками.
Приказ об отмене командировки включает:
- название компании;
- номер и дату;
- наименование документа;
- распоряжение об отмене командировки;
- основания для издания приказа — в этом качестве могут использоваться служебная записка руководителя подразделения или заявление самого работника;
- сведения о командированном работнике;
- Ф. И. О. и должность руководителя;
- подпись руководителя;
- подпись работника об ознакомлении с приказом.
Если работник успел получить аванс, в приказе стоит отразить необходимость и сроки возврата этих денег в кассу предприятия.
Составить приказ поможет образец.
Порядок и сроки хранения приказов на командировки
Сроки хранения всех документов, касающихся командировок, в том числе приказов на командировки, а также об их продлении или отмене, определены в п. 669 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и составляют пять лет для командировок по стране и ровно вдвое больше, то есть 10 лет, для заграничных командировок.
Вся документация по командировкам должна храниться в архиве пять лет, а по загранкомандировкам — десять лет
При организации их хранения компаниям следует ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.8–2013, регламентирующий стандарты делопроизводства и архивного дела. Вкратце — для хранения этих и других документов каждая фирма должна иметь свой архив.
Своевременное и правильное оформление документации, связанной с командировками сотрудников, позволит компании избежать многих проблем. Ведь практика показывает, что неприятности, связанные с корпоративной бюрократией возникает обычно там, где ей не уделяется должное внимание.
Источник: https://kadrovik.guru/prikaz-na-komandirovku-v-2017-godu-obrazets.html
Образец приказа на командировку в 2018 году (скачать бланк, о направлении) — бесплатно, заполнение, Т-9, срок хранения, нужен ли на 1 день, основание
Любого сотрудника по долгу службы могут отправить в командировку. Для оформления служебной поездки необходимо издать соответствующий приказ.
Он должен быть оформлен в соответствие со всеми требованиями действующего законодательства. При этом расходы работника на поездку организация должна взять на себя.
На каком основании оформляется
До 2015 года работодателя на законодательном уровне обязывали составлять служебное задание. На данный момент этот документ не входит в число обязательных. Если задание закреплено в локально-нормативных документах, то руководителю следует оставлять его в документообороте фирмы.
Форма Т-9 и Т-9а
Для составления приказа об отправке сотрудника в командировку для выполнения служебного задания используются документы, оформленные по форме Т-9 и Т-9а.
Первый вариант используется для отправки одного работника, а второй, если едет сразу несколько человек. При этом, на законодательном уровне не закреплено обязательство использование именно данного вида документов.
Руководитель может воспользоваться специально разработанным фирменным бланком или внести изменения в унифицированную форму для адаптации под нужды организации.
Как заполнить и его образец
Приказ на командировку – главный документ, без которого сотруднику не выдадут аванс, а значит и не покроют командировочные расходы. Именно приказ от руководителя, оформленный в письменном виде, позволяет сотруднику быть командированным.
В нем должна быть отражены данные:
- о дате и номере приказа;
- о названии документа;
- о полном наименовании и коде ОКПО фирмы;
- о самом сотруднике, в том числе указывается ФИО, номер табеля, должность и подразделение;
- о цели поездки;
- о пункте назначения (их может быть несколько). При поездке в областной центр в документе нужно указать только полное название города, при посещении районного центра и города областного подчинения — регион, а в сельской местности еще и район. Если поездка осуществляется за границу, то обязательное указание страны;
- о сроках поездки. Дата начала – день, когда работник отправился, окончания – вернулся.
В конце приказа должны быть поставлены подписи работодателя и самого работника.
При поездке сразу нескольких сотрудников, работодатель может составить, как один приказ на всех, так и для каждого работника отдельно. Данные подробности обычно указываются в приложении к документу.
Образец приказа на командировку в 2018 году по форме Т-9:
Пример цели командировки
При отправке в командировку прописываются все данные сотрудника, а также цель поездки и время, которое сотрудник должен там пробыть.
Также должны быть прописаны финансовые обстоятельства, то есть сколько выделено и из какого бюджета.
На несколько человек
На несколько человек приказ составляется по стандартной форме. Также имеется несколько особенностей:
- прописываются данные всех лиц, которые отправляются в командировку;
- назначается старший при необходимости;
- при различных датах они прописываются для каждого сотрудника.
Все остальные пункты аналогичны стандартному образцу.
Для директора
Приказ об отправке директора в командировку составляется на общих основаниях. Подписать документ могут только уполномоченные лица, чаще всего это:
- сам директор;
- заместитель;
- главбух.
Если подпись приказа осуществляется самим директором, то подпись в графе об ознакомлении не ставится, достаточно только даты.
В то время, пока директор отсутствуют, полномочия должны быть переданы другому сотруднику во избежание нештатных ситуаций. Чаще всего полномочия передаются заместителя.
Для этого директор должен издать приказ, наделяющий замещающее лицо дополнительными обязанностями, а также составить доверенность.
За границу
При отправке за границу должно быть прописано место отправки в обязательном порядке. Также потребуется цель поездки. Чаще всего предоставляются дополнительные документы всем откомандированным, особенно при посещении ряда стран с жестким пограничным контролем.
Срок хранения
После издания приказа он должен быть вложен в соответствующую попку и отправлен на хранение в несгорающий сейф. Срок хранения приказов о командировках по стране составляет 5 лет, а за рубежом 10 лет.
Сопутствующие документы
Одновременно с приказом о направлении человека в командировку могут быть оформлены дополнительные документы.
Они являются обязательности только в случае, если это указано в документах фирмы:
- командировочное удостоверение (бланк) – нужно для проставления печати со стороны фирму, куда направляется работник;
- служебное задание – оформляется по форме Т-10 и содержит в себя задания, которые во время поездки обязан выполнить сотрудник;
- журнал учета – проставляются дни отъезда и прибытия людей;
- служебная записка (форма) – составляется самим рабочим с указанием и полным обоснованием суммы, которая необходима во время командировки. При передвижении на личном транспорте и приобретении топлива за собственные деньги, гражданин может составить дополнительную записку.
На законодательном уровне не закреплена необходимость в изготовлении дополнительных документов. Во многом это связано с развитием телекоммуникационных технологий.
Нужен ли приказ на 1 день
Независимо от продолжительности командировки руководитель обязан издать соответствующий приказ, указывающий на необходимость совершения поездки одним из сотрудников.
Приказ об однодневной командировке оформляется в соответствии со всеми требованиями и передается на ознакомление и подпись сотруднику
Как сделать выписку
Для выписки потребуется обратиться к руководителю или работнику отдела кадров.
Главным отличием от приказа будет являться такая предварительная запись:
В выписке проставляются все данные приказа, а затем идет скопированная информация.
Распоряжение о продлении
Причин, по которым командировка может быть продлена, достаточно много. Они могут исходить, как по инициативе самого работника, так и по обстоятельствам, неподвластным ему, например, отсутствие билетов или задержка рейса.
После принятия решения о продлении руководитель организации обязан издать соответствующий приказ, в котором необходимо указать:
- номер документа и дату составления;
- полное название приказа;
- причины, по которым происходит продление;
- сведения о сотруднике;
- факт продления командировки и точный срок;
- необходимость в выдаче аванса сотруднику на срок продления поездки;
- ответственных за исполнение приказа лиц;
- основания для создания документа.
В конце документа проставляется подпись руководителя, а также подписи сотрудников, подтверждающие факт ознакомления с документом.
Об отмене командировки
Если приказ об отправке в командировку человека уже издан, но он по какой-то причине не сможет поехать, то руководителю необходимо издать новый приказ об отмене.
Он должен включать в себя:
- данные о названии компании;
- точный номер документа и дату составления;
- наименование приказа;
- само распоряжение руководителя об отмене командировки;
- основания, на которых происходит издание приказа. В их роле могут выступать служебные записки начальника подразделение или написанное самим сотрудником заявление;
- данные о работнике, в том числе ФИО и должность.
В конце документа проставляется подписи руководителя и работника, а также дата составления документа. Стоит учесть, если сотруднику уже был выдан аванс, то в документе необходимо указать дату, до которой все средства должны быть возвращены предприятию.
Причины, по которым может быть издан приказ об отмене:
- необходимость в поезде отпала по причинам, не зависящим от самого работника;
- сотрудник, который должен был ехать, заболел;
- поездка сорвалась по причинам, которые не зависели от самого работника;
- личные причины, признанные работодателем достаточными для отмены командировки.
Бывают ситуации, когда приказ об отмене издается из-за вынужденного переноса поездки. В такой ситуации обычно издается приказ об отмене и следом новый на командировку, в котором будут указаны необходимые сроки.
Возвращение позже установленной даты
Все моменты более позднего возвращения должны быть согласованы с руководством. При более позднем возвращении требуется составить заявление на имя начальника и переслать ему. При этом, требуется указывать целесообразность задержки.
Например, отсутствие билетов или возможность значительной экономии средств. При любых несогласованных действиях руководитель вправе наказать сотрудника, в том числе финансово.
При появлении на предприятии необходимости в отправлении сотрудника в командировку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Он должен полностью соответствовать всем требованиям, предъявляемым к официальным документам.
Если отправка сотрудника в командировку осуществляется без приказа, то работодателя могут привлечь к ответственности.
Видео по теме:
Источник: https://juristampro.ru/obrazec-prikaza-na-komandirovku/
Приказ об изменении сроков командировки. Образец и бланк 2018
Многим организациям приходится периодически направлять сотрудника в командировку. Процедура оформления этого процесса известна, но могут возникнуть вопросы при необходимости продлить срок.
Что должен знать и сделать кадровый специалист?
Нормативная база
- Трудовой Кодекс РФ: ч.1 ст. 166, ст. 24;
- Постановление Правительства РФ N 749;
- Письмо Роструда N ПГ/1487-6-1;
- Налоговый Кодекс: ст. 264;
- КоАП: ч. 1 ст.5.27, ч. 4 ст. 5.27.
Скачать документы можно тут:
Особенности процедуры
Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.
Она должна отвечать следующим условиям:
- выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
- быть ограниченной по сроку;
- не иметь разъездного характера;
- не допускать выполнения поручений во время пути.
Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).
ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.
Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.
Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:
Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.
В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.
К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.
Возможные причины увеличения срока
Причин продления командировки множество.
Условно их делят на несколько групп:
- По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
- По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
- Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
- Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется лист нетрудоспособности.
- Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.
Какой пакет документов при приеме на работу требуют работодатели? Узнайте тут.
Как оформить продление командировки?
Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.
Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др.
Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:
Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.
Далее составляется служебная записка с указанием причин, по которым приходится отсрочить время:
Затем издается приказ о продлении.
Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.
Обязательно должен содержать:
- причины увеличения продолжительности;
- новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).
Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.
Пример смотрите здесь:
Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. 06.06.2016. К.Е. Костенко».
При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.
Пример:
Работник фирмы ЗАО «Альфа» И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г. Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2018 г. Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.
Кадровый специалист должен подготовить:
В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.
Расчеты с сотрудником
В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:
- питание;
- оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
- приобретение (обмен) обратного билета.
Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.
Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.
Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:
- дни пребывания (в том числе, добавленные);
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- период нахождения в пути;
- время вынужденной остановки.
Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.
Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.
Пример:
Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).
Решение:
Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.
Организация должна начислить:
- суточные за период с 27 июня по 12 июля;
- больничное пособие за период 4 – 6 июля;
- компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).
А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.
Если генеральный директор находится в поездке по служебным делам, которую надо продлить, кадровый специалист составляет приказ.
Основанием является решение директора.
Содержание текста будет примерно таким:
Источник: https://ObrazcyPrikazov.ru/deloproizvodstvo/obuchenie/shablonyi-dlya-sekretarya/prikaz-o-prodlenii-komandirovki-obrazets.html
Загрузка...
