Системы электронного документооборота в организации

Электронный документооборот в организации — подключение к системе электронного документооборота

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

Что представляет собой СЭД?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

  1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
  2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом.

Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

ДостоинстваНедостатки
  • Упорядочивание. Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок
  • Отслеживание. В любой момент можно узнать, кто работает с документом
  • Сохранность. Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ
  • Восстановление. Удаленный документ можно в любой момент восстановить
  • Сохранность временных ресурсов. Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения.
  • Удобно работать. При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой.
  • Доступность. Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске.
  • Планирование. Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы.
  • Удобный поиск. Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову.
  • Экономия бумаги. Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.
  • Денежные затраты. Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*).
  • Сразу пользоваться СЭД — не получиться. После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков.
  • Обучение персонала. Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение.
  • Обеспечение безопасности. Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне.
  • Потребуется администратор СЭД. В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы.
  • Требуется постоянное резервное копирование. В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы.
  • В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа. Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Как завести кошелек Яндекс.Деньги

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок. Если выбрать тариф «Универсальный«, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы. В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

  • Система делопроизводства. Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
  • Электронные архивы. Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
  • Workflow-системы. Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
  • ЕСМ-системы. ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Способы выплаты кредита с экономией для бюджета семьи

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

  • Полнота функциональности;
  • Удобство использования;
  • С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
  • Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
  • Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
  • Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
  • Легкость адаптации;
  • Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
  • Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

  1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
  2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
  3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
  4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
  5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
  6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.
Читайте также:  Как заполнить заявление о смене фамилии, имени или отчества

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде.

Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес.

А значит, станут наиболее эффективными и успешными!

редактура, графическое и текстовое оформление: Мацун Артём

Источник: https://bankstoday.net/last-articles/chto-takoe-sistema-elektronnogo-dokumentooborota-i-zachem-ona-nuzhna

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности.

Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  • получать оперативную информации о движении документов компании;
  • обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  • повысить контроль исполнительской дисциплины;
  • снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
  • обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

  1. Провести обследование  и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
  2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
  3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде — регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»;  согласование, совместное редактирование, передача документов наисполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине —  в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

  • большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
  • утеря документов;
  • дублирование документов;
  • повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
  • длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Далее было необходимо объединить усилия служб, участвующих в автоматизации документооборота, и определить их зоны ответственности.

Задачи проекта, роль службы ДОУ и ИТ-службы

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

  • хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
  • оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
  • возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
  • возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования, предъявляемые к СЭД

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

  • регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
  • обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
  • рубрикации, категоризации и классификации документов;
  • поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирования отчетности;
  • управления правами доступа;
  • применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

  • создание проектов документов;
  • согласование проектов документов;
  • утверждение документов;
  • создание резолюций и поручений;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • контроль версий документов;
  • протоколирование действий;
  • делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы — ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем — модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

  • разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

  • разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
  • разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

  • организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

  • разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Таблица

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

Индекс Руководитель, структурное подразделение
1 2 3 4
01 Генеральный директор
01-01 Аппарат генерального директора
01-02 Пресс-служба
02 Первый заместитель генерального директора
02-01 Управление качества
02-01-01 Отдел обеспечения качества

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.
Читайте также:  Уникальное торговое предложение. как составить

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота

Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Источник: https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html

Организация электронного документооборота

Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, – это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.

На первый взгляд кажется, что автоматизация может полностью изменить формы работу предприятия, но это далеко не так. Внедрение системы электронного документооборота позволит изменить работу лишь нескольких участков предприятия, при этом сама организация такого функционала может вызвать серьезные вопросы.

Важные моменты

Перевод всех имеющихся документов в отдельно взятой компании в электронный формат сейчас просто необходим. Аналогичная ситуация произошла в 90-ых годах с системой бухгалтерского учета. Информация должна быть обработана качественно и очень быстро, поскольку знание на сегодняшний день превосходит по значимости материальные потоки.

Кроме того, данные не должны попасть в руки сторонних людей, иначе компания станет уязвимой, и ее легко можно будет уничтожить. Существует целый ряд проблем, с которыми приходится сталкиваться организациям, ведущим бумажный документооборот:

  • материалы могут быть утеряны;
  • появляются файлы, в которых сложно определить авторов и назначение;
  • документы могут попасть в руки сторонним людям;
  • на поиск нужных материалов может уходить огромное количество рабочего времени;
  • каждый файл копируется, за счет этого возникают дополнительные траты на канцелярские принадлежности и бумагу;
  • согласование документации и ее подготовка требует большого количества времени.

При переводе организации на электронный документооборот можно избавиться от всех этих сложностей, а также:

  • повысить общую эффективность предприятия, упростив работу с материалами;
  • сформировать слаженную систему работы внутри компании;
  • увеличить оперативность получения необходимых данных;
  • повысить общую трудовую производительность сотрудников предприятия, что возможно за счет снижения времени, которое тратится на работу с документами;
  • сформировать разные права для всех сотрудников предприятия, согласно которым они будут получать доступ к информации.

Как выбрать подходящую СЭД?

Далее следует определиться, какую именно систему электронной документации можно выбрать. Существует несколько классов систем, которые отвечают за автоматизацию документооборота, управление всеми рабочими информационными потоками и архивными документами, а также за непосредственный контроль.

Каждая система была создана для того, чтобы решить целый ряд задач. В частности, система автоматизации не позволит выполнить корректную маршрутизацию всех рабочих потоков. Именно поэтому необходимо выбрать систему, полностью отвечающую вашим потребностям в рамках работы предприятия.

Особенности организации электронного документооборота заключаются в умении правильно выбирать данные системы. Очень часто можно встретить упоминания о системах ERP. Многие считают, что они способны решить абсолютно все проблемы внутри отдельно взятого предприятия, но это далеко не так. Наиболее оптимальный вариант – сочетание системы ERP и автоматической системы ДОУ.

Рекомендации по внедрению

Чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, достаточно придерживаться нескольких простых советов.

  1. Важно сначала определиться с задачами, которые будет выполнять данная система. При необходимости проконсультируйтесь со специалистами.
  2. Далее следует полностью изучить все имеющиеся на рынке предложения, обладающие данным функционалом.
  3. Выберите систему, которую можно легко настроить в любой удобный момент времени, а затем проверьте ее с помощью демо-версии. Некоторые компании, занимающиеся производством СЭД, оказывают бесплатную поддержку на период тестирования.
  4. Совсем не нужно сразу приобретать дорогую систему, обладающую высокой мощностью.
  5. Процесс внедрения можно осуществить в несколько этапов, потратив необходимую сумму по частям.

Срок внедрения электронной системы документооборота может существенно различаться: некоторые специалисты утверждают, что способны выполнить процесс в кратчайшие сроки. Единственный минус данной схемы – специалисты стараются получить от заказчика максимально возможное количество денег за свою работу.

Процесс внедрения может зависеть от большого количества факторов.

Класс системы

Система ARM может быть внедрена за неделю, а внедрение структуры ERP может потребовать от заказчика и специалистов большого количества времени (месяц, полугодие, год).

Масштаб

Чем больше система, тем больше времени и усилий необходимо приложить для ее внедрения. Кроме всего прочего, необходимо обучить всех пользователей системы работать с ней и установить нужное ПО на всех компьютерах организации.

Простота управления

Некоторые производители адаптируют систему согласно имеющимся требованиям заказчика, меняя программный код. Такая адаптация занимает большое количество времени, если же систему можно адаптировать с помощью изменения настроек, это происходит намного быстрее.

Этапы организации

Сама организация документооборота должна состоять из шести этапов, но их количество может меняться:

  • исследование существующей структуры организации и ее потребностей;
  • формирование необходимых справочных материалов, инструкций по работе с новой системой;
  • адаптирование существующей системы к нуждам организации;
  • внедрение необходимого ПО и тестовая эксплуатация;
  • выявление недостатков системы и их устранение, повторное тестирование;
  • обучение всех сотрудников предприятия работы с данным ПО.

Данные этапы могут быть осуществлены параллельно.

Переход от бумажного документооборота к электронному может быть осуществлен в срок от 2 недель до 6 месяцев; внедрение новых систем может занять от 12 до 24 месяцев. Отдельно следует рассмотреть стоимость данной системы. Общая закономерность: все системы единого класса обладают схожей стоимостью, которая зависит от целого ряда факторов.

Экономическая эффективность электронного оборота документов уже давно обсуждается среди специалистов и в прессе. Сложно оценивать данную эффективность, поскольку необходимо учитывать важность СЭД для каждого предприятия.

Специфика внедрения систем электронного документооборота

ECM-система ТЕЗИС: Организация электронного документооборота.

Программа для электронного документооборота

104 Организация электронного документооборота с использованием MS Excel

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-na-predpriyatii.html

Система электронного документооборота в организации

В этом посте мы подробно разберем особенности выбора и внедрения системы электронного документооборота в организациях. Бумажный документооборот со всеми своими недостатками все чаще становится одной из первых областей, которую руководители компаний хотят максимально автоматизировать.

Ошибки, вызванные человеческим фактором, растянутые сроки согласования документов, их обработка и отправка, поиск и редактирование, все эти процессы способны значительно снижать производительность организации, особенно той, где объем документооборота большой.

Системы электронного документооборота, или сокращенно СЭД, созданы с целью автоматизировать, как внутренний процесс работы с документацией, так и внешнее взаимодействие с контрагентами.

Помимо систем электронного документооборота все большую популярность набирают системы управления корпоративным контентом (ECM), функционал которых более обширен и позволяет работать не только с документами, но и с неструктурированной информацией.

Выбор системы электронного документооборота задача не простая, и сводится не просто к выбору самой системы, но и компании интегратора, способной грамотно ее внедрить и научить ей пользоваться.

Нестабильная финансовая ситуация несомненно учит компании экономить деньги, поэтому вопросы экономической эффективности системы электронного документооборота и сроки ее окупаемости, также стоят не на последнем месте.

Система электронного документооборота как комплексная автоматизация бизнес-процессов

Системы электронного документооборота уже давно перестали быть просто инструментом управления только лишь документами. Современные СЭД способны полностью автоматизировать весь процесс делопроизводства, документооборота и бизнес-процессы, с ними связанные.

Стоит отметить, что это очень перспективный подход использования одной платформы для автоматизации этой части бизнеса с учетом всех его требований. В настоящее время системы электронного документооборота занимают прочное место в едином информационном пространстве организации.

Они способны легко интегрироваться с другими системами, такими как ERP, CRM и т.д. Многие системы электронного документооборота имеют мобильные версии и способны работать с разными клиентами: корпоративными порталами, почтовыми приложениями, офисными программами и др.

Ведь все эти системы, по сути, и являются основными поставщиками информации для систем электронного документооборота.

Компаний, оценивших пользу систем электронного документооборота, все больше интересуют системы в области управления бизнес-процессами (BPM).

Данные системы позволяют выстроить грамотные бизнес-процессы в компании, а ее сотрудникам работать с документами в любом удобном для них месте, через мобильные приложения, тонкие клиенты и т.д.

Данные системы специализируются именно на создании и внедрении необходимых для эффективного функционирования компании бизнес-процессов, а электронный документооборот в них уже осуществляется как неотъемлемая часть этой самой эффективности.

Четко продуманные KPI — залог успешного внедрения СЭД

Системы электронного документооборота стали настолько популярны среди разного рода организаций, что вопрос уже не лежит в плоскости, нужен он или не нужен. Тем не менее внедрение системы электронного документооборота в компании — это серьезный ИТ-проект, и подготовиться к нему нужно основательно и серьезно.

Начать, конечно же, нужно с четкого представления целей и задач, поставленных перед системой электронного документооборота. Сама по себе цель иметь СЭД в компании не приведет к ощутимому результату.

Незнание и непонимание того, зачем же все-таки нужна система электронного документооборота в организации, будет мешать как при внедрении, так и при эксплуатировании системы.

В идеале надо стремиться к тому, чтобы KPI были четко прописаны, например, «сократить сроки согласования договоров до 3 дней», или «ускорить процесс исполнения приказов до 1 дня» и т.д.

Для того, чтобы разработать такие четкие KPI, в этом процессе должны принимать участие представители бизнеса и руководства, а не только сотрудники, занимающиеся делопроизводством, или ИТ-специалисты. Что же касается выбора самой платформы, здесь стоит учитывать ряд факторов, такие как:

Читайте также:  Можно ли обязать директора оплатить налоговые долги фирмы?

1) Архитектурные 2) Технологические

3) Конструктивные

Функциональные возможности системы электронного документооборота также играют не последнюю роль. При внедрении системы электронного документооборота в организации очень часто приходится заниматься формализацией бизнес-процессов.

Это в свою очередь повышает риски внедрения. Поэтому, вам стоит заранее позаботиться о том, чтобы составить регламенты или стандарты, описывающие работу вашей компании. Данные документы окажут большую помощь при внедрении системы электронного документооборота.

Еще одним решающим фактором успешности внедрения проекта является сильная заинтересованность команды внедрения со стороны заказчика и особенно руководителя.

Внедряя систему электронного документооборота, он должен в курсе всего процесса и постепенно готовить сотрудников к новой схеме работы с помощью СЭД.

Система электронного документооборота, как правило, охватывает все процессы и подразделения организации, а когда организация большая, удовлетворить требования всех ее пользователей крайне сложно. Довольно распространенным является расхождение в представлении о том, как надо работать в соответствии с инструкциями и стандартами и тем, что делается в реальности.

Здесь очень важно понимать эту разницу и уметь отразить это в системе. Сопротивление всякого рода системам и инициативам автоматизации у сотрудников явление широко распространенное. Очень часто они считают, что у них все прекрасно, и отказываются понимать зачем им еще нужна система электронного документооборота.

Все эти подводные камни и скрытые угрозы имеют место быть при внедрении СЭД. Успешно разрешить эти проблемы поможет трезвый взгляд на бизнес-процессы организации, их реальное и практическое выполнение, а также высокий уровень заинтересованности высшего руководства.

Активная пропаганда всех преимуществ, ради которых, собственно, и решено внедрить систему электронного документооборота, и критически важные процессы помогут начать внедрение с самого необходимого.

Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота

Любая информационная система, внедряемая в организацию? в первую очередь направлена на оптимизацию бизнес-процессов, повышение эффективности, облегчение жизни ее сотрудникам и в конце концов для экономии средств. Система электронного документооборота не исключение.

Внедрять ее только потому, что это модно, или потому, что она есть у ваших конкурентов, абсолютно бессмысленно. Руководство компании всегда хочет видеть конкретные цифры от внедрения СЭД. Как правильно измерить эффективность, и что именно измерять, разберем ниже.

Система электронного документооборота прежде всего направлена на экономию времени. Поэтому вполне целесообразно измерять время, затрачиваемое сотрудником на выполнение типовых операций до и после внедрения системы.

Это могут быть, подготовка типовых документов, их согласование, поиск, утверждение и т.д. Еще одним ключевым эффектом внедрения системы электронного документооборота в организации считается повышение исполнительной дисциплины.

Посчитать экономический эффект от внедрения СЭД не так просто, слишком много критериев и показателей может быть задействовано, но в некоторых проектах это возможно. Что действительно легко проанализировать и заметить, так это:

1) Повышение скорости обработки документов и информации; 2) Повышение трудовой дисциплины и исполнительности; 3) Уменьшение количества ошибок при работе с документами; 4) Уменьшение рисков потери информации;

5) Облегчение и повышение скорости поиска и распространения документов.

Все вышеперечисленные показатели создают надежный инструмент контроля исполнительной дисциплины и документации для руководства организации.

Для более точной оценки экономической эффективности внедрения системы электронного документооборота существуют еще два способа подсчета. Первый отражает именно материальную выгоды, такую как уменьшение расходов на бумагу и канцелярские товары, копирование документов их хранение, пересылку и т.

д. Второй показатель отражает так называемые «перспективные» выгоды.

Например, уменьшение рисков принятия неверных решений, или же повышение лояльности клиентов благодаря более быстрой обработке и предоставлению документов, отсутствие риска потери документов, соответствие документов требованиям законодательства, и, как результат, избежание штрафов и т.д.

Все эти показатели индивидуальны и носят разные уровни важности для организаций, поэтому расчет экономической эффективности от внедрения системы электронного документооборота будет считаться индивидуально для каждой организации.

Типичные ошибки и заблуждения при внедрении СЭД

Начать хотелось бы с того, что довольно часто встречается заблуждение о том, что, после внедрения системы электронного документооборота в организации все бизнес-процессы упорядочатся в ней сами по себе.

Если в компании нет четко прописанных и отлаженных бизнес-процессов, то внедрение СЭД это хороший повод все-таки привести их в порядок, а с помощью системы электронного документооборота уже автоматизировать все рутинные операции.

Еще одной распространенной ошибкой является то, что многие организации считают свой процесс управления документами и бизнес-процессы уникальным.

Результат полностью измененный функционал системы электронного документооборота под требования организации, для того, чтобы удовлетворить пожелания абсолютно всех бизнес-заказчиков. Процесс этот, как правило, очень долгий и очень затратный.

Так же часто встречается ошибка внедрения ECM системы с последующим низведением ее функционала и использования только лишь для автоматизации документооборота, а иногда только исключительного канцелярского документооборота.

ECM системы — это мощные инструменты для работы с корпоративным контентом, который включат в себя, как все документы организации, так и другую неструктурированную информацию. Исследования показывают, что 80% всей информации в организации хранится именно в неструктурированном виде.

Поэтому использование ECM системы только лишь для электронного документооборота, это все равно что перемещение по городу на реактивном самолете, мощности не соответствуют расстоянию.
Ряд ошибок возникает при самостоятельном внедрении системы электронного документооборота.

Одна из них — это неправильная настройка прав доступа к документам и информации, как следствие, сотрудники имеют доступ к которым они иметь не должны, могут их просматривать и редактировать.

Довольно часто компании пренебрегают разработкой электронных регламентов, в связи с чем технологии работы с документами, применяемые в бумажном варианте, переносятся в систему электронного документооборота, что не позволяет использовать СЭД на полную мощность.

Внедрять самим или заказать внедрение системы электронного документооборота?

Этот вопрос, как правило, возникает на ранних стадиях.

Здесь стоит отметить, что практически всегда, когда автоматизация бизнес-процессов затрагивает большое количество отделов и подразделений, в которых потенциально может возникнуть конфликт интересов, не обойтись без привлечения опытного специалиста, который, полагаясь на свой опыт, поможет разработать оптимальную схему работы с учетом потребностей всех сторон. Так как система электронного документооборота внедряется в организацию, как правило, один раз, рассчитывать на высокую компетенцию именно в этой области, пусть даже ваших самых опытных и именитых сотрудников не стоит. Компании, внедряющие системы электронного документооборота на постоянной основе и которые занимаются этим профессионально, смогут сделать это быстрее и эффективнее.

Внешние исполнители помогут не просто выявить потенциальные проблемы внедрения СЭД на ранних стадиях, но и предложить оптимальные решения. По-прежнему многие компании не до конца представляют всех возможностей системы электронного документооборота в решении бизнес-задач. Консультант, привлеченный со стороны, это всегда свежий взгляд на внутренние процессы организации.

Такие специалисты, имея дело с большим количеством проектов, могут предложить удачное решение, опробованное уже в нескольких организациях.
Когда речь идет о коробочной версии системы электронного документооборота с автоматизацией типовых бизнес-процессов, можно обойтись и собственными специалистами.

Такого рода внедрение, как правило, сводится к установке системы и ее базовой настройке под специфику организации. Совсем другое дело обстоит, когда речь идет о системе управления корпоративным контентом — ECM. Здеcь уже необходимо хорошее планирование и подготовка к внедрению, и не обойтись без опытного консультанта.

В такой ситуации будет требоваться качественная оптимизация существующих бизнес-процессов и разработка новых, а не просто инсталляция и базовая настройка системы.

Процесс внедрения системы электронного документооборота

Так как сама по себе система электронного документооборота — это многомодульный инструмент, автоматизирующий разные бизнес-процессы организации, очень часто встает вопрос о том, как целесообразнее ее внедрять. Либо делать это поэтапно, либо путем внедрения всех модулей сразу.

На практике допустимы оба варианта, и здесь все зависит от ситуации в каждой отдельной организации, а точнее от ее зрелости.

Если система электронного документооборота только внедряется в вашей компании, и вы с ней никогда до этого не имели дела, то в таком случае больше подойдет поэтапное внедрение, начиная с самых критически важных процессов.

Если же часть бизнес-процессов уже автоматизирована, то в таком случае лучше внедрять СЭД всю и сразу, в противном случае вы рискуете получить две параллельно работающие системы с удвоением одних и тех же действий, что, несомненно, приведет к снижению эффективности работы организации.

Несмотря на то, что оптимальный подход при внедрении системы электронного оборота в организации будет зависеть от того, какие бизнес-процессы должны быть автоматизированы в первую очередь, наиболее оптимальным считается процессный подход внедрения.

При таком подходе бизнес-процессы автоматизируются по очереди, начиная с самых критичных, под них настраиваются необходимые модули и интегрируются в работу самих пользователей. Все последующие процессы интегрируются с учетом уже настроенных модулей. Данный процесс повторяется до тех пор, пока не будет внедрена вся система и не будут настроены все бизнес-процессы.

С помощью такого подхода возможно более плавное внедрение системы электронного документооборота без критических разрывов в работе.

Активная пропаганда системы электронного документооборота при борьбе с человеческим фактором

Когда дело касается внедрения информационных систем и их принятия сотрудниками организации, всегда встает вопрос о человеческом факторе. Система электронного документооборота особенно чувствительна к нему, так как пользователям подчас приходится привыкать и адаптироваться к новым методам и условиям работы. Как решить проблему человеческого фактора или минимизировать ее влияние?

Здесь на помощь приходит активная пропаганда самой системы электронного документооборота перед ее внедрением и качественное обучение сотрудников на стадии ее внедрения. Люди всегда будут сопротивляться тому, с чем они не умеют работать, или не понимают, для чего им это нужно. Качественные учебные пособия и документация отчасти способны решить эту проблему.

Общее понимание того, что положительного происходит в системе с точки зрения самого процесса и участия в нем каждого отдельного сотрудника, играет гораздо более важную роль, нежели инструкции о последовательности занесения информации или порядке заполнения полей и нажатия кнопок.

Конкретные ролевые инструкции по должностям и позициям сотрудников найдут у них куда больший отклик, чем общее руководство пользователей системы.

Еще на этапе формирования требований к системе электронного документооборота, очень важно привлечь ключевых сотрудников и пользователей из разных отделов и бизнес-подразделений. Это поможет снять негативное восприятие системы на стадии ее эксплуатации.

Подведя итог, хочу сказать, что конкретные цели того, для чего внедряется система, понимание конечного результата, приведение в порядок бизнес-процессов и качественное обучение сотрудников, все эти факторы дают вам гарантию того, что система электронного документооборота повысит эффективность работы вашей организации.

Источник: http://softforce.ru/blog/sed-v-organizatsii/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector