Хранение документов в электронном архиве

Хранение документов в электронном архиве

Источник: http://www.audit-it.ru/articles/soft/

1. Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы. 2. Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов? 3. Автоматические системы управления документами. 4. Разработка регламента электронного архива.

5. Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов.

Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

  • существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);
  • организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;
  • освободить офисные площади от груды бумаг;
  • наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;
  • наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

  • счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);
  • доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи.

Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы.

Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

  • нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;
  • к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет.

А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение .doc, а сегодня это уже .docx).

Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

  1. Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети.

    Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.

  2. Специальный электронный архив.

    Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы.

    В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность.

Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

  • автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;
  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;
  • осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;
  • поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов
  • анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

  • анализ структуры будущего архива;
  • непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);
  • разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;
  • разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

  • баз данных и документов, подлежащих хранению;
  • структуры хранимых документов;
  • сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;
  • разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

  • архивации документов в соответствии с их видом и назначением;
  • жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);
  • работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);
  • накопления и использования базы данных;
  • защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

  • форматы хранения документации;
  • структуру архива;
  • стандарты обработки документов и их оформления;
  • создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;
  • шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;
  • стратегии доступа и сценарии защиты.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н.

документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников).

Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

  • Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;
  • Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);
  • Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.
Читайте также:  Позаказный метод учета затрат и калькулирования

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

  • формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);
  • проведение экспертизы (частота – раз в год);
  • составление перечня документов, подлежащих уничтожению;
  • уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет.

Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например.

Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.

документооборот делопроизводство уничтожение документов

Источник: https://otchetonline.ru/art/programmistu/69471-hranenie-dokumentov-v-elektronnom-arhive.html

Хранение документов в электронном виде

Отечественное делопроизводство, оставаясь традиционным приверженцем бумажных носителей, в последнее время медленно, но неуклонно приближается к мировым стандартам — хранение документов в электронном виде понемногу становится обычной практикой. Естественно, такая форма обеспечивает удобство оборота и обмена информацией, необходимую быстроту и гибкость в принятии решений.

Современные требования к хранению

Бесспорно, такой подход является более удобным как с точки зрения быстрого доступа (что предполагает упрощенный поиск нужного документа), так и с точки зрения объема, хранилище документов, собранных воедино при помощи электронных носителей, более компактно и упорядоченно. Однако здесь имеют место принципиально новые вопросы, связанные с сохранностью информации, ограничения доступа к ней. Хранение электронных документов имеет свои особенности.

Необходимые составляющие

Избранная стратегия в данном вопросе предполагает наличие специального направления, отвечающего за:

  • физическую сохранность электронных документов;
  • создание условий, облегчающих быстрый поиск нужного документа;
  • возможность доступа к информации в обозримой перспективе;
  • воспроизведение документов в виде, удобном для восприятия (изучения).

Хранение электронных документов в архиве предполагает наличие носителей большой емкости, поскольку представляется нецелесообразным нарушение целостности документации, составляющей единый смысловой блок или относящейся к одной отрасли.

Практика показывает, что система, сложившаяся в ряде предприятий, характеризуется следующими чертами: документы, нужда в которых возникает систематически (т. е.

востребованные постоянно), хранятся на жестких дисках компьютеров исполнителей, чей доступ к ним предполагается в связи с выполнением функциональных обязанностей.

Документы же, необходимость в которых возникает периодически, хранятся на резервном сервере или на внешних носителях различной (необходимой) емкости.

При этом необходимо резервное дублирование документов, их надежная защита от несанкционированного копирования и т. п. Крайне важен выбор типа носителя как для основного, так и для резервного хранилища.

Требования к носителям

Хранение электронных документов — весьма ответственный и непростой процесс. Например, использование в качестве носителей оптических дисков предъявляет довольно жесткие требования к температурно-влажностному режиму.

Правильный выбор указанных параметров позволяет обеспечить физическую сохранность носителей на протяжении полувекового срока. Естественно, лишь скрупулезное следование инструкциям может обеспечить такие результаты.

Кроме того, положительный результат гарантируют полное исключение механических воздействий, а также крайне жесткие допуски в отношении показателей влажности и температуры.

Источник: http://redocs.ru/articles/hranenie_dokumentov_v_elektronnom_vide/

Электронный архив документов. Что это такое? : Документные сканеры

Электронный архив документов – это система хранения любой значимой документации (бухгалтерской, кадровой, технической и т.п.), позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы современного предприятия.

Только представьте — все Ваши бумажные документы отсканированы и помещены в файловую систему, доступ к которой предоставляется постоянно. Это значит, что Ваши сотрудники смогут найти, обработать или передать коллегам необходимые документы за несколько минут не отходя от рабочего места.

Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в Вашем офисе еще и освобождается много места. Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием современных информационных технологий позволит Вам максимально оптимизировать рабочий процесс.

Организация электронного архива на предприятии обеспечит:

  1. Удобный и быстрый поиск нужной документации;
  2. Упорядоченное безопасное хранение;
  3. Коллективный доступ к работе с документами;
  4. Ограничение несанкционированного доступа;
  5. Высвобождение офисных площадей от накопившихся бумаг;
  6. Защиту документации от безвозвратной утери или повреждения.

Основными этапами создания электронного архива документов являются:

  1. Подготовка к сканированию и перевод в электронный вид;
  2. Настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации;
  3. Разработка регламента использования системы;
  4. Наладка процесса пополнения архива.

6 причин необходимости создания электронного архива:

  1. Удобство. Использование электронного архива документов обеспечивает эффективный и простой доступ и управление служебной информацией. Доступ к документам в многопользовательском режиме в электронном вид — не проблема.
  2. Скорость. Внедрение электронного архива решает проблему оптимизации документооборота. Главное предназначение — сократить время поиска необходимых бумаг. В большинстве случаев необходимые документы удается найти в автоматическом режиме поиска. 
  3. Сохранность. Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери.
  4. Безопасность. Возможность обеспечить контроль доступа к информации в электронном архиве, исключается потеря важных документов и их несанкционированное изменение. Механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности.
  5. Логическая целостность. Продуманная структура электронного архива документов позволит систематизировать документацию, распределив ее относительно вида и срока хранения, а также структурировав данные согласно любым другим критериям.
  6. Масштабируемость. Разработка стандартов классификации документов и введение регламентаций позволит в дальнейшем выработать подход к созданию единой базы документации компании любого уровня. Масштабируемое решение до отраслевого уровня.

Электронный архив в контексте предприятия — это система ECM

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). В общих чертах он представляет собой систему хранения электронных документов, обеспечивающую надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории изменений, удобство и скорость поиска.

Электронные архивы призваны упорядочить работу с неструктурированной электронной информацией предприятия: текстовыми данными, мультимедиа, графикой и т. д. Чаще всего объектами хранения становятся подписанные контракты, первичная финансовая документация, техническая и проектная документация.

В основном документы, с которыми работают сотрудники, являются статичными, т. е. окончательно сформированными и неизменными – такая документация может храниться в электронных архивах и быть доступной для чтения. Для систематизации документов разрабатывается их иерархия, на каждый заводится так называемая карточка, содержащая перечень атрибутов, однозначно идентифицирующих документ.

Эволюционно к вопросу внедрения электронного архива многие приходят, вдоволь наигравшись с сетевыми папками общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению сложных систем документооборота.

Электронный архив как полноценная ECM-система включает следующие базовые компоненты:

  • управление документами (check-in/check-out, поддержка версионности, безопасность, управление сервисами);
  • имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
  • система Workflow для поддержки бизнес-процессов, распределение контента, контроль исполнения задач, аудит действий и изменений;
  • управление Web-контентом;
  • поддержка командной работы над электронными документами.

Внедрение подобных систем на предприятии — чрезвычайно сложный, длительный и дорогостоящий процесс. При принятии решения о целесообразности такого внедрения в современный период мирового экономического кризиса основными принципами должны стать поэтапность и быстрота внедрения с получением первых результатов при разумных финансовых вложениях.Определяя подходы к внедрению ECM по возможности необходимо:

  • максимально формализовать требования, написать техническое задание
  • остановить свой выбор на системах, предлагающих готовые решения и позволяющих быстро создать рабочий прототип;
  • выбрать в партнеры внедренцев, имеющих опыт реализации подобных проектов и способных исследовать и определить специфику бизнес-процессов компании;
  • поставить условие получения первых результатов в течение месяца, максимум двух;
  • распределить усилия и финансовые затраты равномерно по проекту.

***

Теперь, когда мы в общих чертах определили что из себя представляет электронный архив, мы можем с уверенностью утверждать, что первой и наиболее важной составной частью процесса создания электронного архива является процесс сканирования оригиналов.

Правильно организовать данный процесс, подобрать необходимое оборудование и программное обеспечение, произвести его установку и настройку, определить регламент технического обслуживания и поддержки получившейся системы ввода документов — все это составные части, определяющие будет ли проект создания электронного архива успешным.

Подробнее о процессе сканирования в Электронный архив мы расскажем в следующих статьях.

©2014 ПИРИТ, Департамент документных сканеров.
Статья написана специально для размещения на сайте naar.ru

Источник: http://www.docscan.ru/allabout/elarch.html

2.1 Хранение документов в электронной форме

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жесткий диск.

Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл — сервере), на сменных носителях.

На жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам.

Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.

), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.

Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей.

Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

Читайте также:  Организация совместного предприятия

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл — серверы — рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

устойчивого электропитания;

резервного копирования;

антивирусной защиты;

профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения — на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования — бумажной или электронной — и определяются специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о “О бухгалтерском учете» — пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов.

Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления.

Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Источник: http://buh.bobrodobro.ru/52660

Архивное хранение электронных документов на предприятии (стр. 2 из 3)

. В 1997 г. реализовывалось 148 проектов. Общее количество запланированных на 1998 г. составило 239 проектов.

Характерная особенность состоит в том, что эти документы в соответствии с заключенными договорами поступают во многие коммерческие правовые базы данных. Это позволяет существенно снизить затраты на ввод информации и сделать попытку и на этом уровне придать им официальный статус.

Этого, например добились разработчики системы «Кодекс» в Санкт-Петербурге, разработчики БД «Саратовское региональное законодательство». Кроме того, сегодня любой желающий может свободно получить с Web-сервера www.arbitr.

ru электронные документы из «Эталонного банка арбитражной практики», хотя формально официального статуса эта БД Высшего Арбитражного Суда не имеет. Второй составляющей указанного процесса, по мнению докладчика, является наполнение правовых баз данных информацией.

Откуда же должны поступать электронные нормативные акты? Ну, конечно же, из системы электронного документооборота ! Однако несмотря на то, что уже существуют десятки таких систем, но они в лучшем случае поддерживают электронные картотеки , учитывающие этапы формирование документа и контроля его исполнения.

В этой связи и была предпринята разработка новой интегрированной системы, в которой полнотекстовая обработка документов сочеталась со спецификой документооборота в федеральных, региональных и муниципальных органах законодательной и исполнительной власти.

Чтобы электронные (конечно же и печатные) документы соответствовали ГОСТам, инструкциям, шаблонам документов, методикам и т.д.

в проект вступил новый участник — ВНИИДАД и начато производство нового продукта «Кодекс: Документовед», призванного методически правильно выстроить электронный документооборот и его электронный архив .

Таким образом, наметилась совершено очевидная тенденция интеграции систем электронного документооборота и электронного архива . И тогда, по мнению докладчика, к началу следующего тысячелетия количество электронных документов уже будет измеряться не сотнями тысяч, а миллионами.

Электронные архивы уже сейчас должны принять меры, позволяющие накопление и использование информационных ресурсов, адекватно отражающих различные аспекты общественной жизнедеятельности в информационном пространстве. Должны быть выработаны соответствующие приемы и методы сохранения «виртуальной реальности».

При этом принципы организации архивного дела, утвержденные вековым опытом и традицией не могут сломаны. Должны быть пересмотрены некоторые приемы и методики архивного дела, в том числе — а может быть и в первую очередь — те, что появились не столь давно и были связаны с развитием электронно-вычислительной техники.

Нет ничего принципиально нового в том, что архивисты будут участвовать во внедрении электронных систем управления документооборотом (СУД).

Только методические и технические приемы работы будут отличаться от традиционных.

Самое главное отличие состоит в том, что запуск системы будет означать начало процесса отбора документов на хранение и практически начало архивного контроля за хранением изданного документа.

Создаваемые в СУД документы должны хранить деловой, делопроизводственный контекст своего создания и бытования, данные о программных средах и форматах (метаданные), содержать реквизиты, требующиеся для учета, описания, хранения и использования в архиве.

Протоколы доступа к электронным документам не могут подвергаться редакции и должны быть «опечатаны» представителями электронного архива . Метаданные должны содержать указания на ограничение доступа в соответствии с законами и «Основными правилами».

Вместе с тем, нынешние принципы отнесения документов к составу АФ РФ, и критерии соответствия этим принципам: происхождения, содержания и внешних особенностей — не позволяют относить современные делопроизводственные электронные документы к АФ РФ. Это касается, например, критериев внешних особенностей: формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа.

Первые проблемы с переформатированием и миграциями электронных документов начнутся в государственных и муниципальных органах и организациях, для которых установлен максимальный срок хранения документов, превышающий 5 лет. За этот период, скорее всего, произойдет смена форматов хранимых файлов, потребуется их переформатирование для сохранения доступности к документам.

Таким образом, делопроизводство и электронные архивы учреждений в первую очередь должны будут принимать меры по сохранению доступности и читабельности сохраняемых электронных документов. Обойтись без стандартизации хотя бы пределах одной территории (субъекта федерации) невозможно.

Докладчик считает, что контроль за стандартами, миграциями и переформатированием придется взять на себя государственным электронным архивам .

Долговременное распределенное хранение требует кардинальных изменений в правилах работы, и ко всему прочему, опротестовывается многими ведущими архивистами. Распределенное хранение в большей степени относится к документам негосударственной части архивного фонда и к документам, хранящимся в ведомственных электронных архивах и электронных архивах организаций .

Информация о такого рода документах может и должна хранится в государственных архивах, осуществляющих контроль за деятельностью, опекающих эти учреждения.

Тем более, что по истечении установленных предельных сроков временного хранения документы государственной части архивного фонда в упорядоченном состоянии, с соответствующим НСА передаются на постоянное хранение в государственные электронные архивы .

Использование. С точки зрения историка — это самая главная функция архивов. Историк, работающий с электронными документами получает не только значительные преимущества, так как имеет возможность быстрого и многоаспектного поиска, но и усложнение источниковедческой фазы исследования. Проблемы критики источников приобретают совершенно новое качество.

На первый план выходят проблемы доказательства аутентичности и достоверности, напрямую связанные с архивным делом и архивной практикой.

Сказанное отражает лишь часть назревших проблем, связанных с комплектованием, хранением, учетом и использованием электронных документов, быстро распространяющихся в информационном обществе.

Секция «Организация доступа и проблемы использования электронных документов» обсудила вопросы доступа к документам, проблемы выставления документов Интернете, источниковедческой критики, археографии. Руководила секцией И.М. Гарскова, с.н.с. лаборатории исторической информатики Исторического ф-та МГУ им. М.В. Ломоносова. С докладами и сообщениями выступили 6 человек. О.В.

Наумов, зам. директора РЦХИДНИ, осветил проблему создания и использования ресурсов в электронных архивах на примере создаваемой в РЦХИДНИ информационной системы по фонду Коминтерна. В выступлении речь шла скорее не самих документах, а об их копиях, которые составят фонд пользования и буду функционировать в системе читального зала.

Но вместе с тем вопросы описания, обеспечения сохранно- сти, доступа и многие другие будут регулироваться как для документов так и для копий одинаково.

Проект, предпринятый РЦХИДНИ под эгидой Международного Совета Архивов и при сотрудничестве с Национальным архивом Франции, Бундесархивом (ФРГ), Библиотекой конгресса США свидетельствует, что в наших архивах возникают большие массивов оцифрованных документов. Стоимость проекта — около 1 млн. долларов США. В итоге разработчики хотят получить 1 млн. цифровых копий.

Проект рассчитан на 3 года. Рабочая среда в настоящее время — OS/2, но в следующем году система будет переведена на Windows NT и будет функционировать в среде Oracle. Программное обеспечение по заказу МСА готовится в Испании. Она предложена Международным Советом. Идеологию работы с базой и состав полей, дескрипторы пишутся и разраба- тываются в РЦХИДНИ.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

Создание БД потребовало усовершенствования НСА. Некоторые дела, наиболее важные описываются заново, исходя непосредственно из состава этих дел. После ввода и оцифровки учетные данные фонда не меняются, никакого движения не происходит.

В БД вносятся сведения по открытым описям на уровне заголовков и описания дел. Составляется именной указатель — в основном по личным дела (более 120 тыс.). Решаются проблемы транслитерации — много иностранных работников.

Часто выявить первоначальное написание и произношение особенно азиатских фамилий невозможно. Другой вопрос состоит в том, что часто использовались псевдонимы.

ДОБАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ  [можно без регистрации]
перед публикацией все комментарии рассматриваются модератором сайта — спам опубликован не будет

Хотите опубликовать свою статью или создать цикл из статей и лекций?
Это очень просто – нужна только регистрация на сайте.

Источник: http://MirZnanii.com/a/194071-2/arkhivnoe-khranenie-elektronnykh-dokumentov-na-predpriyatii-2

Электронный архив и хранение документов

Законами РФ предписываются определенные сроки хранения бумажных документов – бухгалтерских (товарных накладных, счетов-фактур, актов и др.), налоговых, кадровых (договоров, личных дел, карточек), банковских договоров и т.д. В компаниях накапливаются оригиналы документов, их нужно хранить и иметь к ним доступ в любой момент времени.

Читайте также:  Больничный лист после рабочего дня

Объем документов, подлежащих хранению, может достигать таких размеров, что становится некоторого рода проблемой для компании.

Под хранение документов требуется обустроить специальные помещения с соответствующими условиями (температура, влажность, защита конфиденциальной информации), с составлением описей и отслеживаем обращения к архиву.

По истечении сроков хранения документов, установленных законодательными и нормативными актов РФ и приказами Росархива, их нужно уничтожить.

Не каждая компания, предприятие или госструктура готовы организовать на своей территории подобные хранилища. Это обусловлено затратами на содержание архива, низкой скоростью движения документов внутри компании, возможной потерей документов, необходимостью обучать и содержать сотрудников, следящих за архивом.

РЕШЕНИЕ:

Вариантом решить возникшую проблему является организация хранилища документов за пределами компании.

CORRECT предлагает полный комплекс услуг по ответственному хранению данных на своей территории с составлением описей и фотокаталогов, организации электронного архива, уничтожению документов. 

ФИЗИЧЕСКОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Компания-заказчик получает расходные материалы для начала работы с документами (короба CORRECT для упаковывания), после чего документы упаковываются и готовятся к транспортировке. Этот процесс может быть реализован силами Заказчика, или привлечены сотрудники CORRECT.

Дополнительно предоставляются услуги по маркировке, составлению текстового описания и фотокаталогов коробов, а также проведение экспертизы ценности документов.

  • Маркировка предполагает наклеивание на все документы штрих-кодов с прикреплением номера к определенному коробу, считывание кодов специальными устройствами позволит в дальнейшем легко находить документ в архиве, а также определять его назначение. 
  • Создание фотокаталога подразумевает фотографирование документов, укладываемых в каждый короб, с созданием текстового описания содержимого.
  • Экспертиза ценности предполагает оценку сроков хранения документов в соответствии с законодательством.

Упакованные документы вывозятся от Заказчика и размещаются в хранилищах.

Во время хранения документов Заказчик может сделать запрос на доставку определенных документов, запрос на предоставление скан-копий документов (если электронный архив не был реализован), запрос на конфиденциальное уничтожение документов – все эти мероприятия будут выполнены сотрудниками CORRECT в кратчайшие сроки с максимальной эффективностью.

СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА

Вывезенные от Заказчика документы могут быть оцифрованы и загружены в электронный архив. К хранилищу электронных документов организуется доступ посредством программного обеспечения с удобным пользовательским интерфейсом. 

Подробнее об электронном архиве CORRECT можно узнать в разделе «Продукты. CORRECT:Электронный архив»

ПРЕИМУЩЕСТВА АУТСОРСИНГОВОГО АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА:

Надежное хранение данных. Хранение на территории CORRECT предполагает ответственность за сохранность всей предоставленной документации.

Экономия средств. Не требуется организовывать пространство для собственных архивов, нанимать сотрудников для обслуживания архива.

Удобный и быстрый доступ к любым документам компании для уполномоченных лиц.

Источник: http://www.tcset.ru/solutions/elektronnyj-arxiv-i-xranenie-dokumentov

Электронные архивы документов

Работа с документацией – часть любого предприятия. С течением времени объемы производства и продаж растут, на полках скапливаются десятки папок с документами.

Они занимают много места и часто доступ к ним затруднен. Сотрудникам фирмы приходится покидать рабочее место и искать нужные бумаги в таких архивах иногда часами.

Чтобы оптимизировать процесс поиска и хранения документов, используются электронные архивы.

Электронный архив представляет собой специализированную корпоративную систему хранения документов, которая обеспечивает оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов современного предприятия.

Вместо бумаги используются материальные носители, а информация хранится в файлах (единица хранения) формата XML, PDF, TXT, SGML, PDF или др. Файлы могут быть и отдельными документами, и содержать сканированные с бумажных носителей копии этих документов и изображений.

Такой способ хранения данных обеспечивает к ним постоянный доступ. Сотрудники компании в любой момент могут отыскать необходимые документы, не отходя от рабочего места.

Преимущества использования электронных архивов

Организация на предприятии электронного архива обеспечивает быстрый и удобный поиск необходимой документации, одновременный доступ нескольких сотрудников к документам, их безопасное и упорядоченное хранение, защиту от повреждения и утери. Кроме того, от хранения бумаг освобождаются офисные площади. Использование электронного архива гарантирует:

  • Удобство работы за счет простого многопользовательского доступа к документации, управления ею
  • Скорость работы. Первичный поиск документов осуществляется в автоматическом режиме. Ручной поиск используется, если компьютерная система самостоятельно не выдала результат
  • Надежность хранения. Встроенные функции резервирования и архивирования гарантируют сохранность всех документов. Исключается утеря бумаг по различным причинам, например, при транспортировке, передаче, по невнимательности. Документы, утерянные на бумажных носителях, можно снова распечатать. Регулярное резервное копирование данных позволит исключить безвозвратное удаление файлов в самой системе
  • Безопасность хранения. Использование механизмов протоколирования действий и ограничения прав доступа предотвращают несанкционированное чтение, изменение и другие операции с документами
  • Эффективность работы. Электронный архив позволяет структурировать файлы, отталкиваясь от множества параметров, например, дата создания, вид документов
  • Возможность масштабирования. Заранее разработанные регламентации и классификации документов позволяют увеличить вместительность архива, создать единую файловую базу даже для самых крупных компаний

Формирование и хранение электронного архива

Электронный архив формируется путем перевода в электронный формат документов на бумажных носителях методом сканирования. Электронная копия отправляется в соответствующий архив. Бумажные оригиналы в большинстве случаев отправляются на специальные склады-архивы вдали от офиса. Содержать документацию в электронном виде намного дешевле, чем бумажные носители.

Хранение документов в электронном виде происходит непосредственно на компьютерах, в облаке, на выделенных серверах и съемных носителях. Чтобы обеспечить надежность хранения данных, создаются резервные копии. Так можно предотвратить утерю документации по различным причинам, включая поломку оборудования, случайное удаление, устаревание носителя.

Вся система электронного архива состоит из следующих компонентов:

  • Средства перевода документации в электронный вид, обработки изображений и ввода их непосредственно в электронный архив
  • Средства ввода документов непосредственно в электронном виде
  • Средства долгосрочного и оперативного хранения
  • Средства управления аппаратной частью
  • Средства обработки электронных изображений

Просмотр и чтение документов

Для просмотра файлов электронного архива, их воспроизведения, необходимы две составляющие:

  • Аппаратная часть – компьютер с монитором и периферией
  • Программная часть – специальные программное обеспечение, способное управлять цифровыми материалами архива

Виды и особенности электронных архивов

Чтобы управлять электронным архивом максимально эффективно, программное обеспечение подбирается строго под нужды компании, в зависимости от поставленных задач и типа самого архива:

  1. Для работы с финансово-договорной документацией. Предназначен для хранения первичной информации, например, актов, счетов-фактур, соглашений, договоров и товарных накладных. Как правило, использование такого электронного архива продиктовано сложностью хранения и поиска необходимых документов на бумажных носителях. Система обеспечивает конфиденциальность и сохранность документов, позволят осуществлять быстрый поиск, используя следующую структуру: контрагент – договор или заказ
  2. Для проектной документации. Позволяет хранить проектным организациям любые документы, включая чертежи, пояснительные записки и сметы. Организован либо как архив с электронными копиями бумажных документов, либо как структурированная библиотечная система. В последнем варианте файлы хранятся, как “в шкафу”: у кого документ, на какой полке находится
  3. Для технической документации. Используется организациями, которые занимаются поставкой товаров. Обеспечивает хранение технических характеристик товара, руководств пользователя и другой технической документации. Обеспечивает непрерывную работу производственных предприятий, отслеживает гарантийные сроки. Документация закреплена непосредственно к базе данных оборудования
  4. Для кадровой документации. Предназначен для хранения и обеспечения быстрого доступа к личным делам распоряжениям, приказам, трудовым договорам, регламентам и инструкциям внутри компании. Документы привязываются напрямую к личному делу каждого сотрудника. Создание такого электронного архива должно соответствовать требованиям 152-й статьи Федерального Закона РФ.
  5. Для конструкторской документации. Позволяет организовывать хранение и доступ к чертежам с любым сроком давности. Архив представляет собой базу наработок. Для достижения максимального удобства работы, ПО для архивирования конструкторских документов должно бить интегрировано в САПР-программы.

Подробнее об услуге создания электронных архивов

Полноценная ECM-система на базе электронного архива

Enterprise Content Management (ECM) – класс систем управления корпоративным контентом. Электронный архив в контексте предприятия – это ECM-система. Она упрощает работу с неструктурированными электронными файлами любого типа, включая документацию и мультимедиа.

Сотрудники, как правило, работают со статичными, сформированными окончательно документами, доступными для чтения. Чтобы облегчить поиск применяется разработанная иерархия, а каждый документ имеет свою карточку с набором атрибутов, позволяющих точно идентифицировать его.

ECM-система на основе электронного архива состоит из базовых компонентов, которые позволяют:

  • Управлять документами
  • Осуществлять имиджинг (оцифровывать, трансформировать и предоставлять в различных форматах)
  • Распределять контент, контролировать исполнение задач, поддерживать рабочие процессы и проводить аудит изменений (система Workflow)
  • Управлять Web-контентом
  • Поддерживать командную работу над документами

Процесс запуска ECM-системы дорогостоящий, сложный технически, а главное – длительный. Для “безболезненного” внедрения подобной системы на предприятии, важно разбить процесс на этапы, выполнять их быстро. Достигнуть результатов можно, если соблюдать некоторые правила:

  • Составлять грамотное техническое задание
  • Выбирать варианты с готовыми решениями, что позволит в кратчайшие сроки создать функционирующий прототип
  • Сотрудничать с опытными внедренцами, способными определять особенности бизнес-процессов компании
  • Первые результаты должны быть получены в течение двух месяцев
  • Затраты финансов и усилия должны быть равномерно распределены по всему проекту

Проблемы приема и передачи электронных документов

При приеме-передаче электронных документов возникает ряд сложностей следующего характера:

  • Привычность традиционных бумажных носителей. Навыки работы с такой системой не позволяют быстро переключится персоналу на работу с электронными аналогами. Каждый документ, который вносится в электронную систему, должен быть классифицирован и с необходимыми пометками отправлен непосредственно в базу архива.
  • Неподготовленность персонала. Сотрудники компании, хранящей документацию на бумажных носителях, зачастую не имеют навыков работы в среде электронных архивов. Хотя компьютерная грамотность – требование при приеме на работу, некоторые сложности все же остаются.
  • Документы в электронном виде легко повредить и потерять в результате неквалифицированных действий. Современные системы позволяют этого избежать за счет резервного копирования и архивирования данных, но от подобных ситуаций никто не застрахован.

Грамотная организация работы с электронным архивом

Чтобы добиться надежности и эффективности при работе с электронными документами, нужно сконфигурировать архив под задачи организации. Если это сделать невозможно, то используется бумажный документообор, где поступающие документы распечатываются.

Использование электронного архива эффективно, так как нужно единожды потратить средства и время на интеграцию. Кроме того, если сотрудники имеют навыки работы с компьютером, нет необходимости специально переучивать персонал для работы с электронными форматами документов. Цифровой архив –практичная и надежная система хранения документации на сегодня.

Источник: http://beorg.ru/press-centr/elektronnye-arxivy-dokumentov/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector