Кадровое делопроизводство с нуля. пошаговые инструкции

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

оформление приема на работу;
внутреннее перемещение работников;
увольнение;
регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
организация трудового процесса;
иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);

Источник: http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

Локальные нормативные акты.
Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

Вторая категория — более многочисленная — включает:

документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
Какова текучесть кадров?
Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

скачать

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

скачать

Кадровое делопроизводство в 2018 году

Источник: https://clubtk.ru/forms/deloproizvodstvo/kadrovoye-deloproizvodstvo-s-nulya—poshagovyye-instruktsii-2017

Кадровое Делопроизводство с нуля: Пошаговые инструкции 2017

Содержание этой статьи:

Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.

Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.

На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.

Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.

Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.

Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.

В зависимости от количества работников возможно два варианта:

Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.

Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.

Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.

При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.

Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.

Все эти рекомендации необходимо учитывать при разработке системы кадрового учета.

back to menu ↑

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
Ознакомление с учредительными документами предприятия.
Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
Оформление руководителя.
Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
Подготовка фирменного образца трудового договора.
Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

back to menu ↑

Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.

Все нормативные документы на 2017 год рекомендуется хранить под рукой, чтобы в случае необходимости к ним было удобно обратиться.

Самые важные акты перечислим далее:

Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.

От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.

Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.

Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.

Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.

Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.

back to menu ↑

Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.

В Уставе, который обязателен при регистрации ООО, содержится следующая информация:

порядок назначения директора (в том числе срок действия трудового договора с ним, размер заработной платы);
порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
формирование штатного расписания.

Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.

Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.

back to menu ↑

На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.

Рассмотрим несколько наименований.

Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
Трудовые книжки. Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших регистрацию. Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим срочный трудовой договор.
Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
Штатное расписание.
Локальные правила трудового распорядка.
Документы, на основании которых назначается заработная плата.

Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.

При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, заявление на отпуск за свой счет.

После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.

back to menu ↑

Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.

На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.

Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.

Содержание бланка разрабатывается на основе требований, изложенных в Трудовом кодексе.

В форму включают следующие пункты:

полное наименование организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
данные представителя работодателя – ФИО;
данные работника – ФИО;
должность, которую он будет занимать;
срок действия договора;
вид деятельности – основная работа либо совместительство;
должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
размер заработной платы (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
часы работы;
результаты СОУТ по данному месту;
данные работодателя и работника;
подписи.

Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.

Однако содержание трудового договора не должно противоречить действующему законодательству.

back to menu ↑

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

back to menu ↑

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и резюме подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

back to menu ↑

Источник: http://yurface.ru/personal/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2018

Изучая кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2018 помогут сориентироваться с чего начать. Каких ГОСТов придерживаться, что делать кадровику — читайте в статье.

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля: выбор ответственного лица

Кадровое делопроизводство ведут в любой организации, в которой применяют наемный труд. На только что созданном предприятии документами чаще всего занимается руководитель. По мере развития фирмы обязанности возлагают на кадровика или структурное подразделение.

Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, как создавать шаблоны самых популярных кадровых документов. Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.

Справка: на начальном этапе, когда компания только начинает свое существование, а в ее штате нет сотрудников или их немного, не нужно создавать отдел или структурное подразделение. С организацией кадрового делопроизводства справится один человек.

Принимая на работу сотрудника, выбирайте людей, которые имеют опыт работы. Только они могут организовать кадровое делопроизводство с нуля, не прибегая к помощи сторонних экспертов. При укомплектовании штата начинающих кадровиков прикрепляйте к более опытным наставникам.

Высокая квалификация, опыт влияют на эффективность работы специалиста, число ошибок. Но так как законы периодически пересматриваются, в них вносят существенные поправки, отправляйте кадровиков, независимо от их стажа, на курсы повышения квалификации. Если сотрудника нельзя подменить на некоторое время, выбирайте дистанционный вид обучения.

Организуя кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции помогут сориентироваться, как подготовить приказы и должностные инструкции, локальные акты компании. Придерживайтесь основных правил.

Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля

Для того, чтобы организовать ведение кадрового делопроизводства с нуля пользуйтесь утвержденными стандартами.

Важно! С 1 июля оформляйте кадровые документы по новым правилам. С этой даты вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Чтобы разобраться в особенностях учета и кадрового документооборота в организации, нужно пройти обучение. Дистанционные курсы подойдут как опытным, так и начинающим кадровикам.

Кадровое делопроизводство с нуля: инструкция

Инструкция по кадровому делопроизводству

Обратите внимание! Высшая Школа Кадровика предлагает пройти ускоренные дистанционные курсы, включающие основы кадрового делопроизводства. По факту их завершения выдается официальный сертификат, подтверждающий квалификацию. Полученная в ходе обучения информация позволяет систематизировать знания, узнать обо всех изменениях в нормативной базе, избежать ошибок при последующей работе.

После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам должностной инструкции, с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.

Практический случай

Отвечает Иван Шкловецзаместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять инструкцию, если кадровое делопроизводство начинаем с нуля. Однако на практике организации и ведомства используют ее в своей деятельности.

Типовой инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому компания может составить ее в произвольной форме (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). При подготовке документа за основу можно взять типовые инструкции.

Наименования и количество тематических разделов документа зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Обычно каждый раздел посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством…

Начинаем кадровое делопроизводство с нуля

Шаг №1. Создание нормативной базы

Определите, какие нормативные акты востребованы в работе. Опирайтесь на сферу деятельности, условия труда, прочие факторы. Чаще всего кадровики используют следующие документы:

Трудовой кодекс — содержит основные моменты по нормированию рабочего времени сотрудников (гл. 15–16, 22). В нем указана продолжительность, периодичность отпусков (гл. 19), особенности начисления заработной платы (гл. 21). Помимо этого расписаны права, обязанности сторон трудовых отношений.
Постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 года под № 1 — в нем представлены унифицированные формы первичных документов, нужных в кадровом учете. Их использование не является обязательным. Но в формах учтены графы и реквизиты, облегчающие разработку индивидуальных шаблонов.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384095-kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-18-m9

Кадровое делопроизводство на предприятии

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Пошаговые рекомендации по оформлению

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

для регистрации ИП
регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

Ведение бухгалтерии для ИП
Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Обязательные документы кадрового делопроизводства

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

отпуска;
премии;
командировки;
дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике. Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это трудовой договор. Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, коллективный договор, книга основания для приказов.

Рекомендации по организации и ведению кадрового делопроизводства представлены в следующем видеосюжете:

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.

Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание. Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится:

наименование работодателя, его фактический и юридический адреса, ФИО его представителя;
ФИО работника;
должность, на которую принимается работник;
срок трудового договора;
вид договора (совместительство или основная должность);
должностные обязанности, их можно прописать в самом договоре, а можно сделать ссылку на должностную инструкцию;
оплата труда, здесь ссылаться на локально-нормативные документы не стоит, а лучше все подробно расписать в самом договоре;
график работы;
результаты специальной оценки условий труда данного рабочего места;
реквизиты и подписи сторон.

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью.

Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац.

Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При оформлении на работу каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

прием заявления у работника;
ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
оформление приказа о приеме на работу;
заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления заработной платы.

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10086

Кадровый учет с нуля пошагово. Кадровое делопроизводство :

Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством.

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии.

Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат.

Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства – это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

Данная статья расскажет о правильности налаживания этого процесса, а также обо всех его нюансах. Далее можно будет получить ответ на вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово и не допустить при этом ошибок.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет – это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет – это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Цели и задачи

Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие — регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия – организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант – передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника.

Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам.

А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Разработка обязательной кадровой документации

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание.

Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей.

В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ — это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником.

Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно.

Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска.

При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий.

Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных.

После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия.

Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве?

В первую очередь необходимо завести следующие журналы:

ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
регистрации кадровых приказов;
регистрации приказов о приеме на работу;
регистрации приказов по очередным отпускам;
учета больничных листов;
регистрации трудовых договоров;
учета командированных работников;
учета рабочего времени;
учета движения трудовых книжек;
учета личных карточек;
учета проверок.

Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет – это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок.

Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения.

Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:

Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
Разработать внутренние нормативные документы.
Разработать необходимые инструкции и положения.

Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.

Заключение

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом – это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное – не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.

После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду.

Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации.

А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.

Источник: https://BusinessMan.ru/kadrovyiy-uchet-s-nulya-poshagovo-kadrovoe-deloproizvodstvo.html

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Ведение кадрового делопроизводства – это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
«Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
«Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.

к содержанию ↑

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С.

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках трудового договора.

Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

бланки по приказам;
договоры о материальной ответственности;
журнал регистрации;
книги по учету;
табель по рабочему времени.
После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы. По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

Для этой процедуры потребуется:

приказы о зачислении на работу;
оформление трудовых договоров;
наличие трудовых книжек;
карточки для сотрудников;
книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти здесь.

к содержанию ↑

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой.

Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

Оформление документов, касающихся отпуска, больничного и иных справок.
Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
Проведение и подготовка кадровых приказов.
Расчет и последующее начисление заработной платы.

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте здесь бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи, такие как:

отслеживание рынка по заработной плате;
отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
составление списка открытых вакансий в организации;
разработка положений об увольнении и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

к содержанию ↑

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по испытательному сроку или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении.

Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

к содержанию ↑

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос.

Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции:

Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
Проверка трудовых книжек.
Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

к содержанию ↑

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров. На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы:

предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров.

Это система хранящая информацию на каждого из работников;
WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному.

Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф.

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

Источник: http://bizakon.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html