Приказ о назначении ответственного за делопроизводство. образец

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника.

Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы».

Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это приказ по основной деятельности. Приказ о надбавке или увеличении объема – это приказ по личному составу.

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести изменения в приказ.

Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место.

Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

Привожу обещанные примеры:

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство в организации (PDF)

Приказ о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях (PDF)

Статья о назначении ответственного за кадровое делопроизводство — по ссылке!

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5883

Приказ о назначении ответственного

Согласно распространенному мнению, делопроизводство организации находится исключительно в ведении канцелярии или службы ДОУ. Однако на практике к работе с деловыми бумагами часто привлекаются сотрудники других структурных подразделений компании. Как оформляется приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ, читайте в данной статье.

как оформляются приказы о назначении ответственных лиц в ДОУ;
как используется форма приказа о назначении ответственного лица;
как оформляется приказ о назначении ответственного за архив.

Делопроизводство организации — сложная и многоаспектная система взаимоотношений разных уровней организационной структуры компании. Оно контролируется не только канцелярий или отделом ДОУ, как это может показаться на первый взгляд.

Весьма распространенной практикой является привлечение работников самых разных отделов компании к осуществлению функций по работе с документацией. Это ставит перед сотрудниками службы ДОУ задачу надлежащего контроля за реализацией делегированных полномочий ответственными сотрудниками.

От этого зависит целостность и управляемость всей системы делопроизводства компании.

Порядок назначения ответственных лиц в ДОУ

Ответственными за работу с документами часто назначают сотрудников структурных подразделений компании. Структурные подразделения являются органами управления внутри организации, имеющими строго закрепленный набор полномочий.Организационные и кадровые документы предприятия определяют также количество отделов и их штатный состав.

Традиционно в иерархической структуре компании выделяют внешние и внутренние структурные подразделения.

К первым относятся филиалы и представительства, ко вторым — отделы, службы, управления, подразделения и т.п.

В данной статье мы будем говорить о делегировании ответственности за делопроизводство сотрудникам внутренних структурных подразделений, поскольку именно этот вопрос вызывает наибольшие сложности.

В чем они заключаются?

Как это ни парадоксально, сложности заключаются в территориальной близости отделов к основному аппарату управления предприятием и к центральному отделу ДОУ.

Руководители отделов считают, что наличие в компании специализированной службы ДОУ освобождает их от необходимости дополнительно брать на себя функции по работе с документацией. Отчасти их позицию можно понять.

Обязанностью канцелярии, секретариата, службы ДОУ или общего отдела (в разных компаниях они могут иметь разные наименования) является именно обеспечение бесперебойной и четкой работы по документационному обеспечению управления.

Однако документированию подлежит вся деятельность компании, и без помощи отделов сотрудникам вышеназванных служб не обойтись. Таким образом, в ДОУ предприятия должны принимать участие все его структурные подразделения.

Справка

Организацию делопроизводства в компанию классифицируют на три формы: централизованную, децентрализованную и смешанную

Если все функции делопроизводства сосредоточены в одном специализированном отделе компании (канцелярии, службе ДОУ, секретариате, общем отделе), то мы имеем дело с централизованной формой организации делопроизводства.
Если каждое структурное подразделение фирмы самостоятельно реализуют функции ДОУ, то мы имеем дело с децентрализованной формой.
Чаще всего на практике встречается смешанная форма организации делопроизводства.

В этом случае ответственность за ДОУ распределяется между специальным отделом и структурными подразделениями.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ

Применяемая на предприятии форма организации делопроизводства не отменяет необходимости назначения ответственного за делопроизводство по каждому структурному подразделению. Канцелярия или секретариат должны определить состав функций, которые будут переданы данному сотруднику, а само назначение ответственного лица оформляется соответствующим приказом.

Единой стандартной формы приказа не существует. Есть несколько положений, которые данный приказ должен содержать в обязательном порядке.

Это — субъект возлагаемой ответственности, время ее наступления и предмет этой ответственности, т.е., круг обязанностей данного сотрудника.

Непременным условием является, естественно, обязательное ознакомление ответственного работника с содержанием приказа.

Желательно включить в текст документа пункт о порядке замещения данного работника на случай его отсутствия в течение непродолжительного времени, например, в случае болезни или командировки.

Обратите внимание, что в данном приказе не должно содержаться информации о сумме доплаты за исполнение дополнительных обязанностей, если таковая предполагается.

Информация такого рода относится к персональным данным работника.

Отделу кадров предприятия нужно будет произвести подготовку другого приказ «Об установлении персональных дополнительных выплат» или «О порядке увеличения объема выполняемой работы».

В должностной инструкции сотрудника, на которого возложены дополнительные обязанности, рекомендуется зафиксировать новые обязанности. В некоторых компаниях нет должностных инструкций, в таких случаях перечень новых обязанностей можно дать непосредственно в приказе или инструкции по делопроизводству.

Приказ о назначении ответственных лиц в ДОУ относится к деловым бумагам, которые нужно регулярно проверять на соответствие актуальности содержания. Лицо или группа лиц, ответственных за работу с документами в данном отделе, могут разорвать трудовые отношения, уйти в долгосрочный отпуск или перейти на другую должность.

Например, может возникнуть ситуация, что ответственный работник после перевода на новую должность уже не сможет выполнять обязанности по работе с документами. Данные функции, скорее всего, придется выполнять работнику, пришедшему на место прежнего.

Таким образом, не измененный вовремя приказ окажется составленным на сотрудника, который уже не числится в штате.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211012-qqq-17-m7-prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

бухпроффи

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Скачать образец приказа

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

Обычно это включает:

п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
Постановление №225, которым приняты Правила.

Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

Документ подписывает руководитель организации.

Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост!(1

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

С чего начинается компания? Кто-то скажет – с идеи, кто-то – с регистрации, кто-то – с директора. И все верно. Чтобы учредить компанию официально, ее надо зарегистрировать. И первый приказ, который подпишет директор, – приказ о принятии на работу директора.

Чтобы принять кого-то на работу, необходимо наличие утвержденного штатного расписания (скачать образец), а также подписанный трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Получается, что одновременно с принятием на работу генерального директора необходимо произвести назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Специалист отдела кадров – очень нужный компании человек. Он закрывает множество важных вопросов, в частности:

Разрабатывает и внедряет кадровую политику в компании.
Организует кадровое делопроизводство (составляет и утверждает штатное расписание, отвечает за хранение кадровых документов, контролирует наличие личного дела каждого сотрудника, составляет графики отпусков, составляет локальные нормативные акты относительно трудового распорядка и внутренних правил компании и многое другое).
Комплектует организацию необходимыми кадрами.
Участвует в обучении, развитии, мотивации, повышении квалификации кадров.
Участвует в оценке профессиональных качеств персонала, заявляет о необходимости замены, перевода специалистов.
Изучает рынок труда, мониторит уровень оплаты различных специалистов.
Участвует в контроле за трудовой дисциплиной, проводит мероприятия для ее улучшения.
Знает Трудовой кодекс и организует работу с соблюдением всех правил и законов.
Отвечает за кадровую отчетность.

Порядок назначения ответственного за кадровое делопроизводство

Часто бывает, что на момент начала деятельности компании начальника отдела кадров еще нет.

В таком случае руководитель организации может оформить приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства на себя или другого сотрудника компании.

В любом случае, ответственный за ведение делопроизводства назначается приказом руководителя организации. Утвержденной формы такого приказа в трудовом законодательстве нет, но мы предлагаем вам примерный образец.

Необходимо прописать в приказе, за какие конкретно документы указанный сотрудник несет персональную ответственность.

Как правило, такому сотруднику поручают ведение журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров, журнала учета личных дел, журнала выбытия работников в командировки, прибытия и осуществления отметок в командировочных удостоверениях.

Также в приказе необходимо прописать размер оклада сотрудника за выполнение вмененной функции.

В конце документа должна быть отсылка на трудовой договор (либо приложение к нему) с данным работником.

Кроме того, необходим приказ о назначении ответственного за хранение, учет и ведение трудовых книжек. Это может быть тот же или другой человек. На время отсутствия такого сотрудника локальным нормативным актом назначается работник, на которого возлагается данная ответственность временно. Трудовые книжки обязательно передавать от одного лица другому по акту приема-передачи.

В большой компании кадровое делопроизводство – сложный и многоступенчатый процесс. Для его организации целесообразно наличие специальной штатной единицы.

Источник: https://zhazhda.biz/base/naznachenie-otvetstvennogo-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии.

Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г.

№ 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Надлежащая организация работы

По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя.

Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем.

Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек

При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба. Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

Образец распоряжения

Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия»

ООО «Мелодия»

Приказ

10 марта 2014 года №35

(краткое содержание)

В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225

Приказываю:

Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
Контроль исполнения оставляю за собой.

Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин

Отсутствие на рабочем месте кадровика

На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

командировки}
отпуска}
временной нетрудоспособности}
увольнения}
иной уважительной причине.

При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику. Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту.

Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
Проверить запас бланков}
При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
Для розыска пропавших документов создается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом, в котором описываются проведенные мероприятия и сделанные выводы.

Ответственность

На работодателя возлагается обязанность организовать надлежащим образом работу предприятия в данном направлении. Уполномоченное лицо отвечает за своевременность, правильность и достоверность внесения сведений.

Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek

Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства? Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?

Ответ: Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена, однако целесообразно такой приказ издать, если обязанность ведения кадрового делопроизводства не установлена в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации.

Обоснование: Действующее трудовое законодательство не раскрывает понятия «ведение кадрового делопроизводства». На практике в него включают как составление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, командировочных документов и др.

), так и заполнение соответствующих журналов (книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки; журнала учета приказов по личному составу, журнала учета трудовых договоров и др.).

Обязанность издания приказа о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства законодательно не установлена. Между тем для заполнения отдельных кадровых документов необходимо проставление подписи работника кадровой службы (например, для заполнения личной карточки работника).

Обязанности работника, в том числе в части ведения кадрового делопроизводства, могут быть установлены в его трудовом договоре (должностной инструкции).

Учитывая изложенное, полагаем, что, если в трудовом договоре (должностной инструкции) какого-либо работника организации предусмотрена обязанность ведения кадрового делопроизводства, необходимость издания приказа о ведении кадрового делопроизводства отсутствует, так как указанный работник сможет заполнять документы на основании такого условия.

В противном случае целесообразно такой приказ издать, чтобы наделить соответствующими полномочиями конкретного работника и на этом основании заполнять отдельные кадровые документы.

При этом в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225) ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Таким образом, также следует издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При этом не существует законных ограничений для того, чтобы указать в приказе о ведении кадрового делопроизводства на обязанность ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек. Таким образом, на наш взгляд, вместо двух указанных приказов можно издать один.

Обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение кадрового делопроизводства? Каковы последствия отсутствия указанного приказа в организации?

Источник: http://economic24.ru/obyazatelno-li-izdavat-prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-lica-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-kakovy-posledstviya-otsutstviya-ukazannogo-prikaza-v-organizacii/

Приказ о назначении ответственного лица

Назначение ответственных лиц производится приказами работодателя. Форма приказа о назначении ответственного лица свободная.

Образец приказа о назначении ответственных лиц

Ответственность лиц устанавливается работодателем за конкретное направление деятельности, в рамках подразделения или всего предприятия. Например, работники могут быть назначены ответственными за:

охрану труда;
пожарную и электробезопасность;
сохранность материальных ценностей (материальная ответственность) и т.д.

Работодатель ограничен в выборе ответственных лиц по направлениям профессиональной деятельности. Данное ограничение обусловлено требованиями законодательства. Например, ответственным за охрану труда на предприятии может быть исключительно работник, который:

прошел обучение по соответствующей программе;
подтвердил свои знания на квалификационном экзамене и получил документ государственного образца (диплом);
соответствует профессиональному стандарту специалиста по охране труда.

Аналогичная ситуация с пожарной и электротехнической безопасностью.

Пример приказа о назначении ответственного лица за электротехническую безопасность предприятия

Материальная ответственность

В отличие от иных видов, матответственность может быть распространена на весь персонал предприятия. Рамки такой ответственности ограничиваются пределами среднего месячного заработка работника либо устанавливаются в рамках обязанности возмещения полного объема причиненного ущерба (упущенная выгода взысканию не подлежит).

Образец формы приказа о назначении материально ответственного лица

скачать

Любая материальная ответственность устанавливается договором (индивидуально заключенным с работником либо коллективным). Перечень должностей (работ) сотрудников, с которыми работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85. В данный перечень включены:

кассиры и работники, работающие с наличными деньгами;
сотрудники, в том числе руководящего состава, осуществляющие депозитарную деятельность и др.

Руководители организации и их заместители, а также главные бухгалтеры могут нести полную материальную ответственность, положения о которой могут быть прописаны в их трудовых договорах.

Образец приказа о материально ответственных лицах

Скачать

Под материальной ответственностью работника подразумевается его обязанность возместить работодателю ущерб, который сотрудник нанес организации вследствие своих виновных действий (или бездействия).

Материальная ответственность возлагается на работника в полном объеме (статья 243 ТК РФ) в случае:

недостачи ценностей, полученных на основании письменного договора или по разовому документу;
умышленного причинения вреда;
причинения вреда в состоянии опьянения;
совершения преступления или административного проступка, установленных приговором суда или соответствующим государственным органом;
разглашения конфиденциальных сведений;
причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (после окончания рабочего времени).

Это значит, что даже если работник уволится или сядет в тюрьму за свои виновные действия, он все равно будет должен возместить работодателю тот ущерб, который он ему нанес.

До взыскания ущерба с конкретного сотрудника работодатель обязан организовать и провести провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба.

Для проведения такой проверки работодатель должен создать специальную комиссию? в ходе работы которой от виновного работника необходимо получить письменные объяснения по факту случившегося.

В случае отказа или уклонения от предоставления объяснений, комиссия должна составить акт в свободной форме. Без этих документов взыскание ущерба невозможно.

Как написать приказ о назначении ответственного лица

Заключить договор о материальной ответственности в двух экземплярах.
Подготовить проект приказа о назначении ответственных лиц.
Желательно согласовать проект приказа с юристами.
Подписать приказ у генерального директора.
Ознакомить работника с приказом под роспись.

Типовой проект договора о полной индивидуальной материальной ответственности

Скачать

Материальная ответственность не может быть применена к работнику, если ущерб был нанесен по причине:

непреодолимой силы (стихийные природные действия);
естественного риска (наличие производства не гарантирует наличия сбыта готовой продукции);
необходимости или обороны (например пришлось сломать стол, чтобы подпереть дверь в случае нападения);
ненадлежащих условий хранения имущества по вине работодателя (продукты хранились в неисправном холодильнике).

Кроме того, работодатель имеет право отказаться полностью или частично от взыскания ущерба с виновного работника (статья 240 ТК РФ). Порядок и условия отказа от взыскания ущерба должны быть определены договором или иным нормативным документом работодателя, например? Уставом организации.

Внесение изменений в документы

В случае увольнения одного работника или его замены на другого, работодатель должен подготовить документы о смене материально ответственного лица.

Образец приказа о смене материально ответственного лица

скачать

Однако это еще не все. При смене ответственных лиц очень часто работодатели забывают оформить один важный документ, а именно акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение. Без оформления этого документа, в случае обнаружения недостачи в дальнейшем, будет невозможно доказать вину ответственного лица.

Форма акта о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-litsa

Приказ о назначении ответственного по кадрам

Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

Порядок назначения ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
Внесение изменений в трудовые книжки работников.
Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства

ВниманиеСкачать акт приема-передачи документов

Ответственность За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения. Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных.

Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое. Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается.

Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

командировки}
отпуска}
временной нетрудоспособности}
увольнения}
иной уважительной причине.

Важно

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Сегодня вы узнаете:

Кому передается кадровое делопроизводство;
Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры
Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство
Права и обязанности кадровика
Ответственность

Назначение ответственного за кадры Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники.

Источник: http://biznessipravo.ru/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-po-kadram/

Назначение ответственного за кдп приказ образец

Внесение изменений в документы В случае увольнения одного работника или его замены на другого, работодатель должен подготовить документы о смене материально ответственного лица. Образец приказа о смене материально ответственного лица скачать Однако это еще не все.

При смене ответственных лиц очень часто работодатели забывают оформить один важный документ, а именно акт о приеме-передачи товарно-материальных ценностей на хранение.

Без оформления этого документа, в случае обнаружения недостачи в дальнейшем, будет невозможно доказать вину ответственного лица.

Трудовое право и кдп

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу).

Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Структура акта передачи-приема документов:

Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов.Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

Приказ о назначении ответственного лица

Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами.

Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения.

Источник: http://rusblank.ru/naznachenie-otvetstvennogo-za-kdp-prikaz-obrazets/

Правила составления приказа о назначении ответственных лиц

Работники некоторых категорий или должностей несут ответственность за огрехи в работе только тогда, если в отношении них издан приказ о возложении ответственности.

Приказ издаётся на основании подписанного трудового договора, приложением к которому является должностная инструкция.

Случаи издания

Любая компания в процессе своей деятельности выполняет множество разноплановых задач. За корректное выполнение задач должны нести ответственность компетентные лица, занимающиеся теми или иными вопросами в компании, например, такими:

переобучение или повышение квалификации работников;
охрана труда;
работа с кадровыми документами;
обработка персональных данных;
соблюдение техники безопасности;
мониторинг электрохозяйства;
работа с ценностями и т.д.

Оформление ответственности происходит по алгоритму:

подписывается трудовой договор или допсоглашение к нему;
закрепляются трудовые обязанности (должностной инструкцией или трудовым договором);
издаётся приказ.

При этом функция приказа — это документальное подтверждение оформления ответственности в отношении сотрудников. Назначение лиц, ответственных за работу каждого участка компании, позволяет упорядочить рабочие процессы и контролировать выполнение задач.

Кроме того, на работодателе лежит обязанность издавать приказы всегда при трудоустройстве (назначении):

инструктора по ТБ и пожарной безопасности;
инженера по охране труда;
специалиста по кадрам (при работе с трудовыми книжками, кадровыми документами и персональными данными).

Структура документа

Обязательными включениями в приказ являются элементы:

название компании;
регистрационный номер и дата документа (в соответствии с регистрационным журналом);
преамбула;
распорядительная часть;
виза директора;
ознакомительная строка заинтересованных лиц с приказом.

В преамбуле нужно указать основание возложения ответственности. Например основанием для назначения ответственного за охрану труда является статья 217 Трудового кодекса.

В распорядительной части указывается информация о том, на кого и за что будет возложена ответственность. Обязательно нужно отметить лиц, которые будут временно замещать отсутствующего ответственного сотрудника.

Приказ визируется директором.

Важно: в некоторых случаях ответственное лицо должно обладать необходимыми знаниями или квалификацией. Например, инженер по охране труда должен пройти обучение, прежде чем приступить к обязанностям. Поэтому приложением к приказу может являться копия подтверждающего квалификацию документа.

Исполнение приказа

Документ готовится специалистом по кадрам, делопроизводителем или секретарём. Внизу документа можно вставлять пометку об исполнителе (должность, фамилию и телефон).

Исполнение происходит по алгоритму:

приказ сначала визирует директор;
в строке ознакомления расписываются лица, перечисленные в приказе;
документ вкладывается в дело по номенклатуре, где хранится 5 лет (это приказ по основной деятельности, не по кадрам);
копии вкладываются в личные дела ответственных сотрудников.

Нюансы

В некоторых случаях получение специальной «корочки» может обойтись недёшево, например, в случае назначения ответственным за электробезопасность, за охрану труда. Поэтому стоит рассмотреть вариант с привлечением стороннего специалиста. В этом случае приказ о назначении издаваться не будет, вместо него оформляется агентский договор.

Перед изданием приказа локальным актом сначала нужно установить ответственность в компании, если этого ещё не сделано. Можно издать распоряжение об установлении или внести изменения в коллективный договор.

Важно помнить, что если устанавливается ответственность лица, в чью компетенцию входит решение вопросов о социальных гарантиях или правах работников, распоряжение разрабатывается с участием профкома или представителей рабочего коллектива.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:

Москва: +7(499)350-66-30.
Санкт-Петербург: +7(812)309-36-67.

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/trudoustrojstvo/priyom/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennyh-lic.html