Экспертиза ценности документов. проведение, критерии, порядок

Экспертиза ценности документов | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

С необходимостью уничтожения документов с истекшими сроками сталкивается каждая организация. В данной статье рассмотрим, как правильно проводить экспертизу ценности документов перед их уничтожением.

В данной статье вы найдете:

что представляет собой экспертиза ценности документов в организации;
как провести экспертизу ценности документов;
какие цели преследует экспертиза ценности;
какие существуют критерии экспертизы;
порядок проведения экспертизы ценности документов. С чего начать?

Уничтожение документов – является одним из важнейших элементов функционирования документооборота в организации. Вместе с тем проведение уничтожения невозможно без предварительной экспертизы ценности документов.

При этом правилами работы архивов организации рекомендуется формировать целую группу, которая будет заниматься данной экспертизой. Ведь даже в маленькой компании уничтожение хотя бы одной деловой бумаги с не истекшим сроком может привести к ряду негативных последствий.

Именно поэтому так важно, создание целой комиссии, которая тщательно осмотрит все бумаги и сделает выводы об их ценности.

Экспертиза ценности документов в организации

Экспертиза ценности документов

Прежде чем начать экспертизу, следует сформировать экспертную группу, которая и будет определять ценность документов. В ее состав должны войти следующие сотрудники организации:

руководителя или представителя руководства организации;
работника архива;
главного бухгалтера организации;
работника кадровой службы организации;
представителя юридической службы организации;
сотрудника службы ДОУ или секретаря организации.

Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

в текущем делопроизводстве:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании документов в дела;
при подготовке дел к последующему хранению (передаче в архив).

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК процедура экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве и образовавшихся в процессе деятельности организации, должна проводиться ежегодно.

Цели экспертизы ценности документов

Основными целями экспертизы ценности документов являются:

отбор документации постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
отбор деловых бумаг с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
участие в уничтожении дел (подготовка документов к уничтожению, составление актов).

Уничтожение документов, сроки хранения которых истекли

Критерии экспертизы ценности документов

Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документации, рекомендуется проводить проверку каждого листа в деле.

Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.

Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению.

Остальные документы подлежат уничтожению.

Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.

Новые статьи

К уничтожению также отбираются документы, поврежденные в такой степени, что большую часть текста нет возможности прочесть, а дальнейшее восстановление невозможно. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Порядок экспертизы ценности документов

Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.

Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности).

По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.

Экспертиза ценности архивных документов

Для проведения экспертизы ценности документов в архиве 2016 года организации необходимо обязательное присутствие работника архивной службы. Комиссия для данной процедуры также формируется особым приказом руководителя и не может быть меньше трех человек. Председателем данной комиссии выбирается один из сотрудников службы архива и документооборота, занимающий руководящую должность.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, как правило, проводится не только в архиве организации, но и во всех структурных подразделениях, ответственных за текущее хранение документации.

Документальный и архивный фонды организации

Работник архива должен принять из других подразделений дела с истекшими сроками хранения. Каждое такое дело должно быть включено в акт, что также проверяется сотрудником архива. После тщательного осмотра он должен вернуть дела, которые, по его мнению, еще подлежат хранению в структурных подразделениях или оставить их до истечения сроков хранения в архиве.

Также при экспертизе ценности документов в архиве подлежат осмотру описи дел, которые были переданы на хранение в архив. Из их числа выделяется и изымается документация, срок которой заканчивается.

Учитывайте, что описание дел, вносимых в акт с истекшим сроком хранения, и описания дел, вносимых в описи, в корне отличаются. В акте не описывается каждое дело в отдельности, а лишь указывается общее число и срок завершения дел в ДОУ.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210567-qqq-16-m7-ekspertiza-tsennosti-dokumentov

Экспертиза ценности документов (5)

Сохрани ссылку в одной из сетей:

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ………………………………………………….….2

2. ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ……..….…6

3. ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ………………………………………………10

4.ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………………..….12

5 ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ…..………………….…..19

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………22

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна.

Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение.

Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени.

Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д.

Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может быть нужна содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения — это важная задача экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

документы с постоянным сроком хранения;
документы со сроком хранения свыше 10 лет;
документы со сроком хранения до 10 лет.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах:

при составлении номенклатуры дел;
формировании дел;
подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

На этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т. е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

В России экспертиза ценности документов начала широко применяться в первой половине XIX в. в связи с переполнением архивов учреждений. Этот вид работы носил название «разборка решенных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводился в отдельных ведомствах по мере накопления документов.

Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранялись только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались.

Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов приводило к потере многих ценных документов.

В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов.

В развитии теории экспертизы можно выделить несколько основных периодов. До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся разбор документов в государственных архивах на основе их непосредственной оценки.

С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель — отбор макулатуры для государственных нужд.

В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг.

не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности.

Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения.

Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость

выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

Критерии содержания — это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые из них.

Критерий происхождения учитывает место организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций, целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

В государстве действуют разнообразные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т. д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.

Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой причине понятия «время происхождения документа» и «место происхождения документа» тесно взаимосвязаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий.

В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т. д.

Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить:

на документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;
документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;
документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности.

Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, т. к.

содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к.

в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется.

Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения.

Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии — заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в том числе и на копиях документов, т. к.

они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

Источник: http://works.doklad.ru/view/rP4c1miYdaw.html

Экспертиза ценности кадровых документов

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 12

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В практике деятельности любого предприятия из года в год формируется огромный массив документации, требующий проведения оценки ее содержания с точки зрения будущего применения.

Рано или поздно руководство приходит к необходимости проведения экспертизы ценности документации, особенно той ее части, которая напрямую затрагивает права и законные интересы граждан.

В статье идет речь о том, как грамотно следует организовать и провести экспертизу ценности документации по личному составу.

Экспертиза ценности документов — неотъемлемая часть работы по делопроизводству, ведь в ходе экспертизы изучается каждый документ на основании критериев его ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение.

Словарь кадрового делопроизводства. Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Так, Основные правила работы архивов организации (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) называют несколько критериев оценки:

1. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

2. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

3. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

С чего начать?

Экспертизу ценности документов должна предварять организационная работа. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

— действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

— типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

— нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Деятельность по проведению экспертизы ценности документов лучше всего начать с изучения нормативно-правовой базы.

Однако любой законодательный акт дает лишь ориентиры, на которые следует опираться. Для учета нюансов, особенностей подобной работы в рамках предприятия целесообразно разработать локальный нормативный акт, пример которого мы рассмотрим ниже.

Следует определить оптимальное время для проведения экспертизы ценности документов в организации. Так, чаще всего экспертиза ценности проводится:

— в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

— в архиве — в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Формирование экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в архив создается экспертная комиссия. Причем для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная экспертная комиссия, состоящая из специалистов по этой документации.

Если ваше предприятие имеет разветвленную организационную структуру, то можно создать в головной (управляющей) компании центральную экспертную комиссию плюс — создать экспертные комиссии «на местах», в регионах.

Важный вопрос — кого включить в состав экспертной комиссии? Полагаем, что в нее должны войти сотрудники, сведущие в вопросах делопроизводства.

Причем если речь идет о документах по личному составу, то большую часть комиссии должны составлять лица, хорошо разбирающиеся именно в кадровом делопроизводстве.

Если таких специалистов недостаточно, то всегда имеется возможность пригласить к участию внешних экспертов, специалистов из сторонних компаний.

Среди членов комиссии избирается председатель и его заместитель. Председателем центральной экспертной комиссии назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Председателем региональной экспертной комиссии можно назначить руководителя службы, в чьем ведении находятся вопросы делопроизводства.

Также целесообразно определить лицо, которое будет вести протоколы заседаний, внутреннюю переписку и т. п., одним словом секретаря комиссии. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Также не должны находиться в стороне от дел работники службы документационного обеспечения управления, специалисты кадровой службы.

Нередко в состав центральной экспертной комиссии включают представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Состав членов комиссии утверждается приказом руководителя организации.

Что поручить экспертной комиссии?

До начала деятельности комиссии важно определить ее назначение, функции, основные задачи, которые она призвана решать.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

— организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в архив.

Основными функциями экспертной комиссии являются:

— организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

— рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

— подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

— участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Порядок работы экспертной комиссии

Порядок работы новой службы, процедуры, периодичность проведения мероприятий и их продолжительность можно зафиксировать в локальном нормативном акте.

Поскольку работу в экспертной комиссии сотрудники будут совмещать со своей основной деятельностью, то для регламентации их занятости вырабатывается план работы на квартал, полгода, год.

Вместе с тем заседания не должны проходить редко: рекомендуется их проводить в периодичностью хотя бы два раза в год.

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы. Однако ни один план не может предусмотреть и заседания, проводимые по мере необходимости.

Все мероприятия, проводимые экспертной комиссией, должны протоколироваться.

Источник: http://hr-portal.ru/article/ekspertiza-cennosti-kadrovyh-dokumentov

Критерии экспертизы ценности документов

Поиск Лекций

Задачи экспертизы ценности документов

В течение делопроизводственного года в организации создается большое количество документов. Часть документов (10%) подлежит передаче на государственное хранение, как имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность. Остальные документы (90%) хранятся в архиве организации и по истечении срока хранения могут быть уничтожены.

Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например, 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.

В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Первая задача экспертизы ценности документов — полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

• для долговременного хранения (например, документы поличному составу со сроками хранения 75 лет или 50 лет;

• для временного хранения.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Критерии экспертизы ценности документов

Критерии экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Эти критерии применяются при определении организаций, которые будут являться источниками комплектования государственных архивов, при определении документов на постоянное хранение в государственные архивы.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

• критерии происхождения документов;

• критерии содержания документов;

• критерии внешних особенностей документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.

К группе критериев происхождения документов относятся:

• значение учреждения или лица в жизни общества;

• значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

• время и место создания документов.

На основе критерия значения учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерий значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

Критерий значимости события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Москве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество документов московских приказов и других учреждений), ценятся выше других документов.

Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773-1775 гг., Отечественная война 1812 г., движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая революция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются.

Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не под лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г.

включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения федеральной архивной службы России.

Критерий места образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

К группе критериев содержания документов относятся:

• значимость информации документа;

• повторяемость документной информации;

• целевое назначение документов;

• вид и разновидность документа.

На основе критерия значимости информации документы учреждений делят на три группы:

• документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

• документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

• документы по личному составу.

В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет по заключению ЭПК.

Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно.

Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации:

— формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

— аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке или компьютере).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

• подлинность;

• внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов.

Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним.

Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа в текущем делопроизводстве:

• при составлении номенклатуры дел,

• при формировании документов в дела,

• при подготовке дел к последующему хранению;

в архиве организации:

• в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;

• в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Источник: https://poisk-ru.ru/s44185t6.html

Организация экспертизы ценности документов

Возвращаясь к теме архивирования документов, мы публикуем статью об организации работы экспертной комиссии организации и о том, каким образом проводится отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов, в т. ч. по личному составу, должна проводиться ежегодно работниками соответствующих структурных подразделений (в которых эти документы были заведены) совместно с экспертной комиссией (ЭК) и под методическим руководством архива организации.

В предыдущей статье (см. «Справочник кадровика» № 7, 2005), которая была посвящена составлению научно-справочного аппарата к документам по личному составу, говорилось, что подготовленные в установленном порядке описи по личному составу вместе со справочным аппаратом подлежат рассмотрению экспертной комиссией организации.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом руководителя организации (см. приложение 1). В ее состав включаются наиболее квалифицированные и опытные специалисты организации (в т. ч.

работники кадровой службы), хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах подразделения, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ (документационного обеспечения управления) и архива (или лицо, ответственное за архив организации).

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива.

Главная задача деятельности ЭК – организация и проведение работы по определению сроков хранения документов, по отбору их для дальнейшего длительного хранения, а также по уничтожению документов, сроки хранения которых согласно перечням истекли.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Функции, права и организация работы экспертной комиссии

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением. При разработке положения об ЭК следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Росархива от 19.01.95 № 2.

Основные задачи ЭК: – организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел; – организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к передаче в архив учреждения; – организация и проведение отбора документов, подготовка их к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (в случае если документы отнесены к составу Архивного фонда РФ). Основные функции ЭК: – организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения; – рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного учреждения проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т. ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; – подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

– участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Сроки хранения документов

НА №2'2005При определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00. Перечень можно также использовать при формировании дел и при составлении номенклатур дел.

https://www.youtube.com/watch?v=QdmsmO4iTiw

Указанный Перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации.

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов организации на

основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для дальнейшего хранения.

Раздел Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников.

Сроки хранения документов, указанных в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному.

Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы.

Если организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом.

Государственные, муниципальные организации – 10 лет, негосударственные – не менее 10 лет.

Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности.

Применяя Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание».

Например, в ст.

336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения – 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение.

Или же, например, согласно ст.

348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов – 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов – 50 лет».

Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Отбор документов

Следует напомнить, что отбор документов на дальнейшее хранение и уничтожение проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается определение ценности и значения документов, включенных в дело, только лишь по их заголовкам, указанным в номенклатурах дел или на обложках дел, без просмотра самих дел и изучения содержащейся информации в документах.

При полистном просмотре дел изымаются копийные, дублетные, черновые документы, а также документы с временными сроками хранения, которые подлежат выделению к уничтожению.

По итогам проведения экспертизы ценности, помимо описей на дела, отобранные для дальнейшего длительного хранения, составляется акт о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли и практическая надобность в которых отпала.

Акт составляется по установленной форме (см. приложение 2). Приведенный в приложении 2 пример итоговой записи к акту относится к организациям, документы которых подлежат передаче на государственное или муниципальное хранение.

Если документы организации не отнесены в установленном порядке к Архивному фонду РФ, то итоговая запись акта будет выглядеть следующим образом:

Имеются в виду документы, отражающие нормативно-правовую деятельность организации (в т. ч. распорядительные документы по основной деятельности), содержащие информацию об имущественных правах организации, об итогах ее деятельности, учредительные документы и другие документы, подлежащие хранению в организации до момента ее ликвидации или ввиду их практической надобности.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится только после составления описей дел постоянного или длительного хранения.

Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласованные экспертной комиссией организации описи и акты утверждаются руководителем организации только после утверждения и согласования описей на дела постоянного и долговременного хранения по личному составу. Только после этого разрешается проводить уничтожение дел, включенных в акт.

Организации, документы которых приему в архивные учреждения не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

В этом случае экспертным комиссиям организаций дано право согласовывать описи на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации.

И только после этого отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются в организации для их утилизации. Передача дел для их уничтожения производится на основании приемо-сдаточной накладной.

Погрузка и вывоз документов для переработки (утилизации) осуществляется под контролем сотрудника архива организации (или ответственного за архив).

После этого в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, делается запись следующего содержания:

В необходимых случаях, например если документы содержат конфиденциальную информацию, физическое уничтожение (утилизация) документов может происходить в присутствии представителя организации, сдающего документы. При этом составляется акт в произвольной форме.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/6546-organizatsiya-ekspertizy-tsennosti-dokumentov