Проведение инвентаризации товаров на складе

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет».

Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации.

Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.

На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

ЭтапДействияДокумент (форма)

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов	Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.	ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета	Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.	ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в путиИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранениеТОРГ-16 — акт о списании товаров
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете	Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.	Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии.

ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене.

В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей.

Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию.

Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Инвентаризация склада — независимая, правила проведения, как проводится порядок, правильно

В любой коммерческой деятельности возможны финансовые потери и риски. Некоторые из них можно предотвратить. Например, периодической инвентаризацией складов, где хранятся ТМЦ. Каков порядок ревизии складского хранения?

Как бы ни хранились товары и ценности на складах, рано или поздно возникают вопросы излишков, потерь или иных несоответствий учетным показателям.

Нередко причиной убытков становятся естественные потери, а иногда причина заключается в халатном отношении ответственных работников.

Своевременно предотвратить ущерб или свести его к минимуму помогает периодическая инвентаризация. Как инвентаризуется имущество, находящееся на складском хранении?

То есть инвентаризация должна обязательно проводиться не менее одного раза в год, перед составлением бухгалтерской отчетности за отчетный год.

На практике большинство складов инвентаризуется гораздо чаще. Полная инвентаризация осуществляется не реже, чем раз в месяц.

Каждую неделю проводится инвентаризация отдельных групп товаров, которые наиболее подвержены всевозможным потерям. При выходе каждой новой смены кладовщиков осуществляется выборочная внеплановая инвентаризация.

Что это такое

К таковым может относиться как собственное имущество предприятия, так и объекты, принятые на хранение, арендованные или проданные, но не отправленные.

Инвентаризация склада предполагает проверку сохранности хранящихся ТМЦ. В процессе ревизии подсчитывается их фактическое количество.

Затем реальные показатели сравниваются с данными учетной документации. За счет этого выявляются несоответствия – недостачи или излишки.

Обязательно при инвентаризации склада осуществляется проверка документального подтверждения наличия ТМЦ. Полная инвентаризация склада это пересчет абсолютно всех имущественных ценностей, которые находятся на складе.

Проводиться выборочная проверка может по решению начальника склада. Кроме того материально-ответственные лица могут инициировать внеплановую проверку, называемую инициативной.

Основными условиями проведения любой инвентаризации являются:

Предварительное выявление ошибок	При приемке товаров или их оприходовании
Фактическое присутствие минимальных остатков	По проверяемым товарам
Присутствие обученных сотрудников	В нужную смену
Исправность компьютерной техники	И используемого оборудования на момент инвентаризации
Проведение проверки во время	Которое менее затратно для организации
Прекращение любых действий	С базой данных учетной программы на момент проверки

С какой целью проводится

Хранение имущества на складе осуществляется по определенным правилам, которые позволяют поддерживать соответствие фактического количества учетным показателям.

В идеальном состоянии документальные данные должны совпадать с реальными значениями. Но в действительности процедура учета осложняется многими факторами.

Существует вероятность неверного оприходования товаров. Ну и конечно, нельзя исключать пресловутый человеческий фактор, то есть хищения и халатность.

Инвентаризация на складе позволяет своевременно выявить расхождения с учетом. Если потери вызваны естественными причинами, то их списывают в неизбежные убытки.

Ошибка за счет неправильного оформления документов выправляется. А при виновности отдельных лиц ущерб возмещается за их счет.

Игнорирование проведения инвентаризаций на складе ведет к отсутствию актуальной информации об остатках ценностей на хранении.

Это в свою очередь предполагает такие ситуации:

Затрудняется составление прогнозов	Относительно планирования продаж и прибыли, поскольку не известно точных данных о количестве тех или иных ценностей
Излишки или недостачи товаров	Рано или поздно приведут к искажению бухгалтерского учета, что чревато штрафами со стороны проверяющих органов
При реализации товаров	Организация не может оперативно выполнить заказы клиентов, поскольку менеджер не осведомлен о реальном наличии или отсутствии товаров на складе. Это провоцирует задержки поставок, срыв заказов и падение продаж в целом
При плохой организации	Учетной системы любая недостача может списываться на ошибки системной работы. Это повышает риски воровства и пренебрежительного отношения к должностным обязанностям

Посредством регулярных инвентаризаций заинтересованные сотрудники могут своевременно получать актуальную информацию.

Руководитель получает возможность более тщательно координировать действия работников. Управленческие решения более целесообразны при учете правильных данных.

Иногда руководители ссылаются на то, что инвентаризация процесс затратный. Существует даже мнение, что лучше нести незначительные потери товара, чем тратиться на регулярные проверки. Отчасти это может быть верным.

Неправильная организация инвентаризации сопровождается как временными, так и финансовыми затратами. Потому так важно соблюдать определенные порядок, что поможет получить актуальные данные без особых затрат.

Нормативная база

Кроме того обязательно проводить инвентаризационную проверку нужно при:

подготовке бухгалтерской отчетности за год;
смене ответственных за сохранность имущества лиц;
выявлении фактов хищения или халатности;
ликвидации или реорганизации предприятий;
чрезвычайных ситуациях вследствие стихийных бедствий и т.д.

Выявленные при проверке излишки подлежат оприходованию, а недостачи взыскиваются с виновных лиц или списываются в расходы организации.

Как правильно провести инвентаризацию на складе ↑

В нем утверждается порядок проверки, ее сроки, виды инвентаризуемых объектов, состав комиссии. Перед инвентаризацией все первичные документы передаются в бухгалтерию и проводятся через базу данных учетной программы.

Все остатки подсчитываются, факты известных расхождений подтверждаются документально. Комиссия получает последние данные обо всех учетных показателях.

В процессе инвентаризации запрещено любое поступление, отгрузка или перемещение ценностей. Поступивший при проверке товар учитывается в отдельной ведомости ИНВ-3 и приходуется по окончании проверки.

Количество товаров на складе может подсчитываться вручную либо посредством сканирования штрих-кодов. Полученные данные отображаются в акте инвентаризации.

Затем их сравнивают с учетными данными и определяют наличие недостачи или излишка. И то, и другое требует выяснения причин.

Если на отдельные позиции выявляется слишком большое расхождение, то может проводиться повторная инвентаризация другим человеком. При чрезмерном общем количестве расхождений проводится контрольная проверка итогов инвентаризации.

Общие правила

Как делается инвентаризация на складе? Стандартная инструкция по инвентаризации склада выглядит следующим образом:

Издается приказ о проведении инвентаризации.
Формируется комиссия.
Осуществляются подготовительные работы с учетными данными для сбора необходимой информации.
Пломбируются все запасные входы и выходы склада.
От заведующего складом принимаются документы учета и расписка о фактическом присутствии всех инвентаризуемых ценностей.
Подсчитывается количество объектов хранения.
Составляется акт инвентаризации.
Осуществляется сверка реальных и фактических показателей.
Подводится итог проверки.

При ревизии склада необходимо соблюдать определенные правила:

Неполный состав утвержденной комиссии	Может вести к признанию итогов инвентаризации недействительными
При проверке	Должен присутствовать материально ответственный работник
Опись ведется бухгалтером	А подсчет – председателем комиссии и ответственным лицом
Товары подсчитываются соответственно	Последовательности расположения при одновременной сверке с учетным количеством
Предназначенные к списанию товары	Оформляются отдельным актом
Отдельно записываются	Просроченные и испорченные ценности
Отдельной записи подлежат объекты	Находящиеся на хранении, но не являющиеся собственностью организации
По завершении проверки	Ответственного работника берется расписка, что ценности пересчитаны в его присутствии и претензий к работе комиссии он не имеет
Акты и описи	Передаются в бухгалтерию для подведения окончательного итога

Приказ на внезапную процедуру

Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время по решению руководителя. Основанием для нее становится соответствующий приказ. Оформляется он также бланком по форме ИНВ-22.

При этом указывается причина проверки. Например, необходимость получения фактических остатков, выявление учетных расхождений, обнаружение факта хищения и подобное.

Структура приказа состоит из отображения:

названия приказа, его номера и даты составления;
причин проверки, элементов пересчета, сроков проведения;
состава комиссии.

В приказе также указывается, что все материалы проверки по завершении процесса передаются в бухгалтерию.

Составление акта

В процессе инвентаризационной проверки проверяется не только количество хранящихся на складе ценностей, но и соответствие оных нормам качества, срокам годности и хранения.

По итогам проверки бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ-19. Также возможно оформление таких документов:

ИНВ-6	О ТМЦ, находящихся в пути
ИНВ-5	О ценностях, принятых на ответственное хранение
ТОРГ-16	О списании товаров

Документ подписывается всеми членами комиссии, ответственным лицом и заверяется руководством. После этого инвентаризация считается завершенной.

Работа в 1С

Для этого используются различные учетные программы. Как пример, программа для учета 1С. В компьютерной системе создается виртуальный склад, где отображается любое прибытие и выбытие ценностей.

При инвентаризации подсчет осуществляется при помощи специальных терминалов сбора данных, считывающих информацию со штрих-кодов.

Данные передаются сразу в систему, и сразу осуществляется автоматический подсчет результатов. Это позволяет провести проверку в максимально сжатые сроки.

С помощью программы 1С можно распечатывать все документальные формы, касающиеся проведения инвентаризации. Использование 1С для учета целесообразно еще и тем, что в любое время известны учетные показатели остатков.

Проведение инвентаризации склада считается единственным по настоящему действенным методом контроля над хранением ТМЦ.

Альтернативу может составить только полная автоматизация процессов приема и отгрузки грузов с абсолютным исключением человеческого участия.

Источник: http://buhonline24.ru/buhgalterskij-uchet/vneoborotnye-aktivy/inventarizacija/inventarizacija-sklada.html

Методология проведения инвентаризации на складе

На каждом складе хранения вещей встает вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, хранимых на территории, и отчетной документации в виде квитанций, ведомостей, электронных баз данных. В идеальном варианте эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако в реальной жизни такое не всегда случается.

Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета – это сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов, вследствие естественных физических и химических процессов: усушка, порча и другие аспекты, которые характеризуются общим понятием естественной убыли.

Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам).

Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества.

Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета.

Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов, проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию).

Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Состав комиссии по инвентаризации

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

Председатель комиссии

руководитель складского комплекса;
либо его заместитель.

Члены комиссии:

главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
заведующий складом;
представитель общественности;
представитель охранной службы, либо службы безопасности;
дежурные кладовщики;
представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Начало проведения процесса

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально.

О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации.

Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе.

Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада.

Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие.

На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов.

Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом.

Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными.

Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу.

При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

Конечный этап

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности.

Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу).

Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности).

Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта.

В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Проведение инвентаризации — единственный действенный метод контроля целостности хранения.

Альтернативой ей может быть только полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора полностью.

Примеры таких реализаций уже успешно инсталлированы и доказывают правильность принятых решений об инвестировании в новые технологии. Более подробно с ценами вы можете ознакомиться в прайсе ответственного хранения.

Вернуться обратно к списку

Источник: http://www.west-pereezd.su/metodologiya-provedeniya-inventarizaczii-na-sklade.html

Инвентаризация товаров на складе документы

Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо. Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути;
ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
ТОРГ-15 — акт о порче, бое;
ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Приказ нужно оформлять по форме ИНВ-22, далее его надо занести в журнал учета контроля над исполнением распоряжений начальства ИНВ-22.

Главный руководитель обязан предоставить необходимое оборудование для взвешивания, подсчета и перемещения ценных материалов по помещению Инвентаризация склада — подготовка к проведению работ Складное помещение перед началом проверки желательно привести в подобающий вид.

Инвентаризационная комиссия должна получить все последние документы о недавней активности (приход, расход, утеря и т. п.) с ресурсами, находящимися на объекте. Все старые отчеты должны быть помечены меткой «до инвентаризации (число, месяц, год)».
Это позволит бухгалтерии определить наличие недостатка товаров.

Порядок проведения инвентаризации на складе

ВажноМеню: Документы – Запасы (склад) – Списание товаров Оформить документ удобнее на основании инвентаризации товаров, тогда программа сразу заполнит его недостающими товарами: Необходимо провести документ по кнопке «ОК», все недостающие товары спишутся со склада в момент проведения.

Оприходование товаров на основании данных по инвентаризации Оприходование товаров также производится на основании инвентаризации документом «Оприходование товаров».

Программа переносит в документ все товары, по которым были обнаружены излишки: Цена на товар (себестоимость оприходования) также заполнилась автоматически – программа подставила среднюю себестоимость данного товара на складе.

Если данные о себестоимости товара в базе отсутствуют, то колонку «Цена» необходимо будет заполнить вручную.

Заполненный документ необходимо провести по кнопке «ОК», в момент проведения излишки товаров оприходуются на склад.

Not found

Если обнаружен порченный товар, с целью дальнейшего его списания и непопадания в результаты инвентаризации, учет его ведется по форме ТОРГ-16. Навалочные товары проверяются путем обмера габаритов и сравнения с аналогичной информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика ТМЦ.

ВниманиеПри наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них , указанному на маркировке.

Инвентаризация склада — необходимость и метод проведения

Документ инвентаризации Для проведения инвентаризации есть специальный документ – «Инвентаризация товаров на складе».

С помощью данного документа вы можете отразить в программе факт проведения инвентаризации, указать текущие остатки товаров и увидеть расхождения между фактическими и учетными остатками.

Данный документ широко используется в практике специалистов, занимающихся автоматизацией торговли, при переносе данных между разными базами 1С. Меню: Документы – Запасы (склад) – Инвентаризации товаров Создадим новый документ инвентаризации.

Прежде всего в документе указывается склад, на котором проводится инвентаризация, и организация, которой принадлежат товары: Инвентаризацию товаров можно проводить сразу по всем номенклатурным позициям. Если количество товаров очень велико и проинвентаризировать их за один раз проблематично, вы можете создать несколько документов инвентаризации.

Инвентаризация склада

В этом случае каждый документ можно делать по определенной группе товаров. В нашей инвентаризации будут участвовать только товары из группы «Бытовая техника».

Для этого установим для поля «Номенклатура» вид сравнения «В группе», а в соседнем поле выберем нужную нам группу. Далее необходимо в таблице «Товары» перечислить нужные позиции номенклатуры и указать их фактическое количество на складе.

Чтобы не заполнять таблицу вручную, воспользуемся автозаполнением по кнопке: «Заполнить – Заполнить по остаткам на складе». Программа заполнит таблицу товарами, которые присутствуют на складе по ее данным: В колонке «Учет.

количество» указан остаток товара на складе по данным программы, а в колонке «Количество» вы должны заполнить фактический остаток товара на складе. В колонке «Отклонение» программа рассчитает отклонения фактического остатка от учетного.

Программы

Проведение инвентаризации и отражение ее результатов очень удобно реализуется в программе в 1С Бухгалтерия. В программе 1С:Бухгалтерия для инвентаризации служит документ «Инвентаризация товаров на складе» (меню «Склад» — «Инвентаризация товаров на складе»).

Табличная часть документа имеет несколько колонок: Номенклатура — товар, номенклатурная единица; Учетное количество — количество данного товара по данным программы 1с; Количество — фактическое количество товара по итогам инвентаризации; Отклонение — разница между фактическим количеством и учетным; Цена — розничная цена товара; Сумма -произведение фактического количества товара на цену; Учетная сумма — произведение учетного количества товара на цену. При нажатии кнопки «Заполнить по остаткам на складе» табличная часть автоматически заполняется в соответствии с остатками на выбранном складе (это и есть учетное количество).

Как сделать инвентаризацию в 1с?

на время ее проведения, сотрудники задействованные в ней не смогут выполнят свои непосредственные обязанности;
приостановится отгрузка товаров заказчикам, комплектования имеющихся остатков в заказы;
на период подсчета останавливаются все закупки и поступления от поставщиков.

Вне рабочее время:

Всем, кто выходит в выходной день для проведения инвентаризации, оплата ведется по двойному тарифу.

Именно поэтому никто особо не использует внеплановые проверки. Эффективнее в этом случае будет изначально настроить работу таким образом, чтобы велся автоматизированный учет, а работники были максимально обучены и компетентные по вопросам приема и отгрузки ТМЦ.

Как провести инвентаризацию материалов в программе 1с?

при реорганизации предприятия;
при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
по инициативе (просьбе) одного из бригады.

Имеются следующие рекомендации по инвентаризации складируемых остатков: Характер остатков Периодичность НЗП, полуфабрикаты производимые, готовая продукция, сырье и материалы Не раньше 1 октября отчетного года Готовая продукция, сырье и материалы в организациях, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях Период наименьших остатков (зависит от вида деятельности предприятия) Этапы проведения инвентаризации на складе Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Порядок проведения инвентаризации на складе и в магазине

С его помощью не только фиксируется фактическое количество остатков на складах, но и впоследствии составляется сличительная ведомость о расхождении с ранее представленной бухгалтерской отчетностью. По завершении ревизии все члены комиссии подписываются под ее результатами в инвентаризационной описи.

Составляется она в двух экземплярах: один для бухгалтера, второй для материально-ответственного лица. Последние при обнаружении ошибки в документе доводят их до сведения бухгалтера и только после этого дают свое письменное согласие с результатами проверки.

Если в ходе заполнения сличительной ведомости обнаружены значительные расхождения, следует пересчет товаров. Причем корректнее выполнять его не членами комиссии, а специально созданной для этого группой людей. Любые исправления в заполненных формах должны быть осуществлены по согласованию всех членов комиссии.

Инвентаризация товаров на складе в программе «1с: бухгалтерия 8.1»

Сроки проведения инвентаризации Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом.

Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Источник: http://advocatus54.ru/inventarizatsiya-tovarov-na-sklade-dokumenty/

Инвентаризация товаров на складе

В любой коммерческой деятельности возможны риски и потери. Некоторые из них можно предотвратить и избежать, проводя периодическую инвентаризацию склада.

Инвентаризация склада предполагает выявление наличия продукции и сопоставление наличия со сведениями из бухгалтерского отчета. По итогам инвентаризации должны быть выявлены настоящие факторы, которые привели к несоответствию данных бухучета и фактического наличия. Должны быть предприняты меры для ликвидации данных факторов.

В процессе проведения инвентаризации на складе проверяется сохранность продукции, правильность ее хранения, а также процедура ведения учета движения продукции.

Процедура инвентаризации является крайне важной для целей бухгалтерского учета.

Виды инвентаризаций склада

Существуют следующие виды инвентаризации товаров на складе:

Выборочная инвентаризация – в ходе нее проверяется наличие только некоторой части материальных активов.
Сплошная (полная) инвентаризация – проверяются абсолютно все ценности, находящиеся на складе.

Полная инвентаризация в обязательном порядке должна проводиться в следующих случаях:

при реорганизации или ликвидации склада;
перед оформлением бухгалтерского отчета, формируемого каждый год;
при перемещении склада в иное место;
если произошли какие-либо чрезвычайные ситуации;
если сменяется работник, несущий мат. ответственность, а также при выбытии из коллектива более половины работников склада;
если была установлена порча, хищение или злоупотребление активами.

Инструкция по проведению инвентаризации на складе

Инструкция инвентаризации склада предполагает следующие пункты:

Директор организации издает приказ о создании комиссии по инвентаризации.
Комиссия формирует проект, в соответствие с которым будет осуществляться проверка. В нем обязательно прописывается:

место проведения инвентаризации – склад;
работники, которые будут осуществлять перерасчеты;
рамки осуществления перерасчетов.

Управляющий компании подписывает проект, подготовленный комиссией.
Директор организации издает еще один приказ, в котором сообщается о прекращении на время осуществления инвентаризации:

перемещений ценностей по складу;
перемещений активов в иные компании;
передачи продукции клиентам.

Управляющий компании издает приказ о составе рабочих комиссий, в соответствие с планом инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия подготавливает описи ТМЦ.
Председатель комиссия получает у работника, несущего материальную ответственность, расписку о том, что к началу инвентаризации остатков на складе все документы по приходу и расходу сданы в бухгалтерский отдел.
Инвентаризационная комиссия выполняет инструктаж рабочих комиссий, ответственных за осуществление перерасчетов и заполнение описей товарно-материальных активов.
После того, как перерасчеты были проведены, комиссия по инвентаризации проверяет точность заполнения описей. Если замечания отсутствуют, все сведения вносятся в специальную программу обработки инвентаризации.
Если обнаружены несоответствия между данными перерасчета и учетными данными, комиссия по инвентаризации готовит описи для осуществления повторного перерасчета.
В соответствие с данными описями, рабочая комиссия повторно проводит перерасчет.
По итогам осуществления второго перерасчета комиссия готовит сличительные ведомости.
Инвентаризационная комиссия передает все документы по инвентаризации склада в отдел бухгалтерии.
Если бухгалтерия обнаружит расхождения между данными инвентаризации и данными бухучета, необходимо провести контрольную проверку итогов инвентаризации.
Директор компании издает приказ о создании комиссии для проведения контрольной проверки.
Комиссия формирует акт о контрольной проверке и осуществляет контрольный перерасчет ценностей. Результаты согласовываются со всеми участниками инвентаризационной комиссии, после чего вносятся в учетную книгу.

Приказ о проведении инвентаризации на складе (образец)

Приказ о проведении инвентаризации склада должен быть составлен по определенной форме. В нем обязательно должна содержаться следующая информация:

состав комиссии по инвентаризации;
что именно подлежит инвентаризации, то есть товары на складе;
даты начала и окончания проведения инвентаризации;
причина, по которой осуществляется инвентаризация;
дата поступления документов по инвентаризации в отдел бухгалтерии.

Образец приказа о проведении инвентаризации на складе приведен ниже:

Источник: https://okbuh.ru/inventarizatsiya/sklada

Инвентаризация склада: правила проведения, инструкция, регламент, программы

Компании, прошедшие период становления, рано или поздно переходят на ведение бухгалтерского учета. Это и требование законодателя в отношении коммерческих субъектов и необходимость получения достоверных сведений о состоянии финансово-хозяйственной деятельности.

Одним из методов предупреждения рисков потери материальных средств по причине неправильного отнесения затрат или влияния личностных факторов (хищения) является проведение инвентаризации.

Мероприятие является общим для всей организации, охватывает все направления деятельности, объекты, по которым ведется учет.

Основной целью инвентаризации является проверка соответствия фактического наличия корпоративных активов в данными бухгалтерского учета.

Чем регулируется ее проведение

Согласно требованиям законодателя, проведение ревизионных мероприятий по специально организованным местам хранения является не только внутренней необходимостью предприятий, но и требованием законодателя.

Так сказано в Законе о бухгалтерском учете, статье 12. Результаты инвентаризации может запросить налоговая служба.

Поводов для проведения сличения фактического наличия материальных средств с данными оборотных ведомостей более чем достаточно:

Перед предстоящей сдачей годовых форм отчетности;
В обязательном порядке перед планируемой сменой должностных лиц из числа руководства, передаче имущества и других активов в ведении другого предприятия в связи с реорганизацией и иными видами смены правового статуса предприятий;
При проведении организационно-штатных мероприятий, которые сопровождаются исключением из штата более чем половины сотрудников;
После наступления форс-мажорных обстоятельств, таких как пожар, наводнение, техногенные факторы, которые привели к порче или полному уничтожению материальных и нематериальных активов;
В случае обнаружения фактов хищений ценностей предприятия, недостатка материалов на складе, недостачи в кассе.

Согласно общему правилу, все хозяйствующие субъекты обязаны организовывать проведение инвентаризации не реже, чем один раз в год. Стандартно датой фиксации соответствия данных учета и фактического присутствия ценностей по местам хранения является 1 ноября текущего года.

В этом видео показано как провести инвентаризацию товаров на складе в 1С Бухгалтерия 3.0:

Виды такого мероприятия

Согласно общей практике деятельности российских предприятий административными органами используются два основных метода внутренних ревизий.

Первый – выборочная проверка складских помещений, например, на предмет наличия наиболее дорогих материалов. Второй тип проверки – полная или сплошная, при которой комиссия проводит полную проверку согласно данным, которые вывели работники бухгалтерии.

Для работников склада, являющихся материально-ответственными лицами, инвентаризация может выглядеть как плановым мероприятием, так и внезапным.

Если проверка регулярная, частота ее проведения закрепляется во внутреннем регламенте организации и обычно начальники складов к таким визитам всегда готовы.

А вот для инвентаризации, проводимой вне рамок учетной политики, предъявляются не только требования контроля финансовой дисциплины, но и своеобразные аттестационные рекомендации к должностным лицам.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Проверка состояния склада для целей соответствия данным учета проводится в несколько этапов. Первая стадия мероприятия – создание специальных ведомостей, которые называются сличительными.

Именно по ним работает созданная на предприятии комиссия и туда же заносятся результаты сверки данных.

Если обнаруживаются недостатки или излишки материальных запасов, об этом делается отметка, берется объяснение с начальника склада.

На практике хозяйствующие субъекты могут халатно подходить к вопросам проведения инвентаризации, что приводит к сокрытию фактов несоответствия данных в межповерочных интервалах. Материально-ответственные лица могут не чувствовать ответственности и провоцировать еще большие потери для предприятия.

Порядок проведения, который рекомендован законодателем:

Создается специальная комиссия. Обычно ее состав закрепляется в учетной политике предприятия, включая резервных должностных лиц (на случай отпуска, болезни);
Оформляется план проведения мероприятий, если это внеплановая ревизия;
Утверждается состав комиссии, план работы, руководитель визирует документацию;
Бухгалтерия подготавливает сличительные ведомости, подписывает ответственным за ведение учета лицом;
Все члены комиссии инструктируются;
Результаты проверки отражаются в сличительных ведомостях;
Отчеты сдаются в бухгалтерию;
Руководитель получает доклад от председателя комиссии.

Инвентаризация товаров на складе в 1С 8.3 — тема данного видео:

Регламент

Состоит в расписании проведения проверок, указания объектов проверки и точного плана мероприятий. Например, такой регламент:

Указывается тип ревизии: плановая, целевая, в рабочем порядке или ежедневная.
Намечается цель проверки.
Задействованные подразделения и лица.
Подробный алгоритм, предписывающий действия должностных лиц по шагам.
Оформление результатов с отчетом руководителю.

Приказ и документы

Для распоряжения по организации используется специальная форма финансового документа ИНВ-22. Оформленный бланк является указанием к началу проведения ревизии, в нем же указывается причина проведения проверочных мероприятий.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Образец приказа

Структура приказа включает его название, номера и даты утверждения, причины проверки и подробный состав комиссии. В ходе проверки невозможно полное приостановление деятельности хозяйствующего субъекта. По этой причине комиссия может инициировать создание следующих документов:

Основные проводки

По выявленным недостачам – дебетуется по счетам 94 (специальный счет недостач) и 91.2 (списывается на прочие расходы) при отсутствии виновных лиц. Если инициатор выявлен, делаются проводки Д73-К93 или Д50-К73 (внесено в кассу за счет удержаний);
Излишки приходуются в дебет счет 1, кредит 91 с признаком 1.

Акт

Поскольку результаты инвентаризации могут запрашиваться контролирующими органами, законодатель предусматривает специальную форму заключения. Это бланк ИНВ-3, в нем описывается фактическое наличие товарно-материальных ценностей, ассортимент, артикул и прочие характеристики предметов, хранящихся на складе.

Скачать бланк можно здесь.

Образец Акта ИНВ-3

Отражение в 1С

Нередко руководство предприятий и сами бухгалтеры недооценивают возможности прикладных программ для ведения учета. Так, в функциональность популярного софта 1С позволяет запускать сервис виртуального склада, в котором инвентаризация проводится в режиме реального времени. Таким образом предприятие может не терять ценные ресурсы на проведение проверки.

Инвентаризация товаров на складе в 1С:УПП рассмотрена в этом видеоролике:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/buhgalteriya/vneooborotnye-aktivy/inventarizatsiya/provedenie-na-sklade.html