Список обязательных кадровых локально нормативные документы в организации 2022

Анфимычева Ирина, главбух

Корчагина Ксения, юрист

Более 100 новых законов и постановлений принято в конце 2021 года. Что-то вступило в силу в 2021, что-то действует с 01.03.2022.

В статье рассказываем о самых значительных, на наш взгляд, изменениях, которые влияют на работу кадровиков. Даем рекомендации, как бухгалтерам избежать в 2022 штрафов соцстраха, зарплатных комиссий налоговой.

Что изменить во внутренних документах и какие формы отчетов теперь использовать в работе.

В ноябре 2021 года законодатели разрешили не издавать Приказ о приеме на работу. По новой редакции статьи 68 ТК РФ для приема сотрудника достаточно трудового договора.

Те, кто решил работать без приказов, столкнулись с проблемой. Как теперь заполнять бумажные трудовые книжки и форму СЗВ-ТД, чтобы не нарушить Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда 320н от 19.05.2021?

В конце года чиновники подтвердили: если приказ не издается, тогда указываем реквизиты трудового договора. В СЗВ-ТД в графах подраздела «Основание». В трудовой книжке в графе 4. Такие разъяснения дал Пенсионный фонд РФ 21.12.21, Минтруд в письме 14-6/ООГ-11862 от 13.12.21 и на своем сайте пояснил Роструд.

С 8 января 2022 года ввели отдельные карточки по воинскому учету. Их нужно завести по работникам-призывникам, военнообязанным и отражать там приемы, увольнения, информацию о воинском учете. Ведут карточки в электронном и бумажном виде. Хранить в алфавитном порядке.

Форма карточки № 10, установлена Приказом Министра обороны РФ 700 от 22.11.21. Теперь военкоматы и органы местного самоуправления сверяют данные по этим карточками.

Раньше эти сведения вносили в личные карточки Т-2. Но с 1 сентября 2021 карточки Т-2 фактически отменили, когда разрешили работодателям самим решать, вести Т-2 или нет

Воинский учет на автомате

Нужные формы и отчеты для военкомата умеет заполнять СБИС. Программа возьмет данные о приеме, внесет их в отчеты и предложит распечатать или отправить.

Работодатели, у которых среднесписочная численность работников за 2021 год больше 25 человек, а также организации с государственным или муниципальным участием, обязаны в 2022 году размещать на портале «Работа в России» информацию обо всех вакансиях и наличии рабочих мест, оснащенных для работы инвалидов. Это требование п. 3.2. ст. 25 закона 1032-1 от 19.04.91 «О занятости населения».

Как отправлять сведения на сайт «Работа в России». Правительство в Постановлении 2576 от 30.12.2021 установило 2 способа отправки:

• Электронно на сайте «Работа в России» или на электронку службы занятости.
• На бумаге непосредственно в службу занятости или почтой с описью о вложении.

С ноября 2021 года в Трудовой кодекс РФ ввели новые статьи 22.1–22.3. Теперь любой работодатель может вести кадровые документы электронно, без дублирования на бумаге. Работники получили возможность подписывать в мобильном телефоне трудовые договоры, приказы об отпусках, переводах и даже заявления об увольнении.

Чтобы перейти на КЭДО, работодателю потребуется:

• Положение о кадровом ЭДО;
• Электронные подписи работникам;
• Система для электронного взаимодействия с работниками, такая как СБИС.

О переходе на электронный кадровый документооборот работников придется уведомить и получить у них согласие на электронное взаимодействие.

С 1 января 2022 можно не спрашивать согласие на электронный документооборот у новых сотрудников без стажа работы.

Не забудьте обновить ЛНА и ПВТР.

Увеличили список работников, у которых надо получать письменное согласие на командировку, работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу. По ст. 259 ТК РФ это:

• женщина с ребенком до 3 лет;
• работник с ребенком-инвалидом;
• тот, кто ухаживает за больным, которому требуется уход по медзаключению;
• родитель без супруга или с супругом-вахтовиком с ребенком до 14 лет;
• работник с 3 детьми до 18 лет.

Еще у работников-инвалидов надо получать согласие на командировку (ст. 167 ТК РФ).

Работники и работодатель могут установить в коллективном договоре дополнительные льготы для сотрудников. По ст. 263 ТК РФ это могут быть 14 дней отпуска без сохранения зарплаты для работников:

• с двумя детьми до 14 лет;
• с ребенком-инвалидом до 18 лет;
• одиноких родителей с ребенком до 14 лет.

С 2022 года на такой отпуск смогут претендовать и работники, ухаживающие за инвалидом I группы.

Родитель ребенка-инвалида имеет право на 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц. Оплачиваются дни в размере среднего заработка. Это правило ч. 1 ст. 262 ТК РФ.

С 2022 года ФСС возмещает работодателям затраты на оплату выходных по правилам, установленным в Постановлении Правительства РФ 1320 от 09.08.2021.

Теперь, чтобы оформить выходные, работник сдает работодателю: заявление, справку МСЭ об инвалидности ребенка, документ о регистрации ребенка по месту жительства или пребывания, свидетельство о его рождении и справку от второго родителя о том, что он не воспользовался льготой.

Работодатель для получения возмещения отправляет в ФСС:

1. Заявление по форме Приложения 10 Приказа ФСС 26 от 04.02.21;
2. Копию приказа о предоставлении дополнительных выходных дней.

Как действовать работнику и работодателю, читайте в разъяснениях на сайте ФСС.

В 2022 году праздничные дни перенесли. 23 февраля отдыхаем 1 день. Международный женский день отмечаем 3 дня с 6 по 8 марта 2022. В майские праздники отдыхаем по 4 дня с 30.04.22 по 03.05.22 и с 07.05 по 10.05.22. День России отмечаем 3 дня с 11 по 13 июня. День народного единства с 4 по 6 ноября 2022.

Видеонаблюдение на рабочих местах положительно влияет на скорость работы продавцов и сохранность товаров на складе. Но некоторым работникам видеоконтроль не нравился. С 1 марта 2022 работодателя поддерживает Трудовой кодекс. Новая статья 214.2 ТК РФ прямо разрешает записывать работу сотрудников на видео и аудио с целью контроля безопасности производства работ.

Как оформить видеонаблюдение за сотрудниками, чтобы исключить претензии:

1. Разместить при входе табличку «Ведется видеонаблюдение».

2. Внести в Локальный нормативный акт компании фразу о применении видеонаблюдения.

   Пример формулировки ПВТР: «Работодатель может вести видеозапись офисных помещений и запись телефонных разговоров в целях обеспечения безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы, сохранности имущества, проверки соблюдения требований по охране труда и технике безопасности».

Многие знают про обычное видеонаблюдение в точке продаж. Оно помогает выявить явные нарушения. Как продавец пьет чай и игнорирует клиентов. Как бармен прячет алкоголь или рабочий вывозит стройматериалы. А есть еще умное видеонаблюдение СБИС. Программа выявляет подозрительные операции по кассе и отправляет на смартфон директора чек с видеозаписью действий кассира.

СБИС сообщит, если кассир:

• аннулировал чек;
• отменил предзаказ в ресторане;
• удалил товар или оформил возврат;
• вручную изменил цену или вес товара;
• часто проводит скидку для сотрудников или по дисконтной карте;
• назначил или отменил скидку вручную.

Умное видеонаблюдение СБИС

Контроль всех офисов и точек продаж. Видео-отчеты по подозрительным чекам.

С 1 марта 2022 вступают в силу глобальные изменения по охране труда. Федеральный закон 311-ФЗ от 02.07.2021 обновляет 31 статью Трудового кодекса РФ.

Дополнительные права и обязанности работодателей по охране труда в 2022:

1. Вести электронный документооборот по охране труда и сдавать документы в ГИТ электронно.

2. Отстранять от работы без оплаты труда сотрудников, не применяющих выданные средства индивидуальной защиты (новая редакция абз. 6 ч. 1 ст. 76 ТК РФ).

   Но если СИЗ не обеспечил работодатель, тогда придется заплатить работнику за время простоя в размере среднего заработка (редакция ч. 6 ст. 216.1 ТК РФ с 01.03.2022).

3. Расследовать микротравмы сотрудников и вести Журнал учета микроповреждений. По новой статье 226 ТК РФ работник вправе сообщить работодателю о полученном во время работы ушибе или ссадине. У работодателя есть 3 дня на выяснение причин травмы. По итогам он обязан составить Справку о результатах расследования по образцу из приказа Минтруда 632н от 15.09.2021. И сделать запись в Журнал учета микроповреждений. Срок хранения журнала не менее года. Правила учета микротравм надо определить в ЛНА и ознакомить с ним работников.

С 1 января 2022 минимальный размер оплаты труда увеличили до 13 890 рублей. В 2021 году МРОТ был меньше — 12 792 рубля.

Это означает, что зарплату сотрудников надо проверить и увеличить. Иначе инспектор труда может выписать штраф работодателю по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: 10–20 тысяч рублей для директора, 30–50 тысяч рублей для организации.

Оклад может быть меньше МРОТ. Поскольку с размером МРОТ сравнивают не оклад, а зарплату. То есть и оклад, и премии, и доплаты, и надбавки.

Не учитывают только следующие суммы:

• Выплаченные за работу сверх нормальной продолжительности рабочего дня, ночную, в выходные и праздники. Это соответствует позиции Конституционного суда в Постановлении 40-П от 16.12.2019.
• Районные коэффициенты и северные надбавки за работу в Магадане, Мурманске, иных местностях Крайнего Севера и приравненных к ним. Кстати, с 1 января 2022 принят единый перечень районов Крайнего Севера.

Зарплата может быть меньше МРОТ при неполном рабочем дне, после удержания НДФЛ, после удержаний по исполнительным листам.

Если зарплата меньше МРОТ, нужно ее увеличить, а за прошедшие месяцы — доплатить до МРОТ. Для этого кадровику придется оформить:

1. Приказ о доплате до МРОТ;

2. Штатное расписание;
3. Допсоглашение к Трудовому договору с новым размером зарплаты с учетом МРОТ.

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании Федерального закона 126-ФЗ от 30.04.21

Работник сможет получить номер электронного больничного в поликлинике, на портале госуслуг, если имеет подтвержденную учетную запись, или в личном кабинете на сайте ФСС. Работодателю он сообщает только номер ЭЛН.

Что требуется работодателю для работы с ЭЛН:

• регистрация в личном кабинете работодателя на сайте ФСС;
• или СБИС.

Для работы с электронным больничными можно использовать ту же электронную подпись, что и для сдачи отчетности.

Организации со среднесписочным числом сотрудников больше 10 теперь обязаны предоставлять в электронном виде отчеты СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС. Ранее действовал порог в 25 человек. Порядок действует с 10.01.2022.

Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года

Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3. Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Организации, которые хотят вести кадровые документы на бумаге, могут оставить все как есть, и не тратится на создание новой или доработку имеющейся программы учета и кадрового документооборота.

Новые статьи по кадровому ЭДО внесены в Трудовой кодекс Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу сразу после опубликования закона в конце ноября 2021 года.

Трудовой кодекс не обязывает всех переводить кадровый учет в электронный формат. Это можно делать постепенно либо вообще на данном этапе отказаться от перехода на «цифру» отложить все «до лучших времен».

Понятие «кадровый документооборот»

В статье 22.1 ТК РФ дано определение электронного документооборота в трудовых отношениях.

Это: создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Организациям, которые перейдут на кадровый ЭДО, не нужно дублировать электронные документы на бумаге.

Как организовать электронный кадровый документооборот

В статьях 22.2-22.3. Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон.

Системы для кадрового ЭДО

Организация может вести электронный документооборот с помощью:

1. Единой цифровой платформы «Работа в России».
2. Разработанной самостоятельно информационной системы.

Доступ к платформе «Работа в России» организован через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА). 

Порядок взаимодействия портала Госуслуг с сайтом «Работа в России» и информационной системой работодателя должно утвердить Правительство. На данный момент такого документа нет. Его можно ожидать во второй половине 2022 года.

Информационная система, собственной разработки, кроме обычных стандартных функций по созданию и редактированию документов должна иметь несколько обязательных функций:

• подписание электронного документа ЭЦП,
• хранение электронного документа,
• фиксация факта получения документа сторонами трудовых отношений.

Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников. Это касается и покупки ЭП работником, у которого ее нет на момент приема на работу.

Требования к кадровым документам

При создании электронных документов нужно соблюдать все требования по их составу и формату, которые установлены законодательством.

В новой статье 22.1 ТК РФ четко говорится, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Но, этот абзац вступает в силу только с 1 марта 2023 года. До этой даты можно применять неунифицированные формы и ждать, пока новые бланки разработают Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Не все документы можно перевести в ЭДО

Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат и вести в информационной системе без дублирования их на бумаге. Большинство, но не все.

Перевести на ЭДО нельзя:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
• документы о прохождение инструктажа по охране труда, особенно те, на которых должна стоять личная подпись работник.

Трудовые книжки и ЭДО

Для трудовых книжек новые статьи ТК РФ допускают наличие и бумажной, и электронной версий.

Здесь дублирование сохраняется для тех кто, сохранил бумажную трудовую. Ведь по действующим сейчас правилам, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки бухгалтерия или менеджер по кадрам (в компании, где он есть) продолжают вести бумажную трудовую и параллельно ведут электронную, подавая сведения в ПФР по форме СТД-Р.

Как нужно вести электронный документооборот и принимать на работу

Этой теме полностью посвящена статья 22.2 Трудового кодекса РФ.

Приказ о введении кадрового ЭДО

Электронный документооборот вводится в компании на основании приказа, в котором нужно указать:

• сведения об информационной системе, с помощью которой будет вестись ЭДО;
• порядок доступа к ИС;
• перечень электронных документов;
• перечень работников, в отношении которых ведется кадровый ЭДО;
• срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот,
• дату введения электронного документооборота, которая не может быть ранее даты указанной на уведомлении.

Порядок осуществления электронного документооборота

Кроме приказа о переходе на кадровый ЭДО нужно создать еще один документ под названием «Порядок осуществления электронного документооборота». В этом документе нужно прописать:

• сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
• порядок проведения инструктажа по взаимодействии с работодателем через ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• взаимодействие работодателя с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

 Согласие работников на кадровый ЭДО

Перейти на кадровый ЭДО можно только с согласия работников, которые уже работают в компании.

Каждого работника нужно уведомить о переходе на электронный документооборот и получить от него письменное согласие. В уведомлении должно быть четко указано, что работник имеет право отказаться.

Если согласия работника нет, это будет считаться отказом работника от электронного взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

• Согласие о переходе на электронный ЭДО нужно получить только у работников, которые приняты в компанию до 31 декабря 2021 года.
• У тех, кто будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 нет трудового стажа, получать согласие не нужно.
• Если компания перейдет на кадровый ЭДО, каждого нового работника, принимаемого в компанию, нужно будет информировать о кадровом ЭДО.

Если у принимаемого на работу новичка, будет в наличии ранее полученная им усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), он может с ее помощью подписать все документы в нового работодателя. Переоформлять подпись не нужно.

Если у нового работника не окажется УКЭП, организация должна будет за свой счет оплатить ее получение.

Согласно статьи 312.2 ТК РФ на электронный кадровый документооборот разрешено переводить и  дистанционных работников.

Подписание кадровых документов

1. Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.
2. Обе стороны трудовых отношений вправе подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (УЭП).
3. Для простого обмена документами в ИС можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.

Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.

Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

1. Трудовые договоры с сотрудниками
2. Личные карточки работников
3. Трудовые книжки
4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
5. Штатное расписание
6. Должностные инструкции
7. Правила внутреннего трудового распорядка
8. График отпусков
9. Положение о персональных данных
10. Согласия на обработку персональных данных
11. Положение об оплате труда
12. Табель учета рабочего времени
13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
14. Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.

В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Важно!

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.

При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты).

Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения.

Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.

Важно!

Наличие трудовых книжек и порядок их ведения проверяют трудовая инспекция и ПФР. За нарушение сроков выдачи книжки или некорректное ее заполнение предусмотрена материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ)

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей.

При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Можно ли направить трудовую книжку по почте уволенному работнику?

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения.

В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п.

36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии.

Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю.

Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

ВАЖНО!

До конца 2020 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Важно!

На практике штатное расписание очень может пригодиться при разрешении различных споров по поводу оплаты труда, при доказывании налоговой инспекции обоснованности расходов на привлечение персонала со стороны и др.

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Важно!

Хотя должностные инструкции относятся к необязательным документам в кадровой работе, их все же лучше подготовить, так как с их помощью можно ограничить полномочия сотрудника.

Например, в ней можно прописать обязанность менеджера по продажам согласовывать с руководством скидки покупателям и сделки свыше определенной суммы.

Также с целью предотвращения мошеннических действий в инструкции нужно ограничить права доступа в программу учета компании.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е.

за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).

В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.

Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Штрафы за отсутствие согласия сотрудников на обработку данных

За отсутствие согласия на обработку персональных данных предусмотрены штрафы: для компаний – от 15 до 75 тыс. руб., для должностных лиц – от 10 до 20 тыс. руб. (ст. 13.11 КоАП РФ).

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда.

В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ).

Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы.

Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.).

Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Делегируйте ведение кадрового производства 1C-WiseAdvice.

Доверьте кадровый учет нашей компании, чтобы не отвлекаться на бумажные вопросы и спокойно заниматься бизнесом.

Локальные нормативные акты организации

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.

Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников.

Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.

2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков.

В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Узнать больше

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ).

В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть.

В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа.

Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.

30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

• название организации согласно учредительным документам;
• наименование документа (положение, правила и пр.);
• номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
• виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
• специальная отметка, если есть приложения к документу;
• виза утверждения руководителем;
• дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

• на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
• изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

• оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
• к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
• в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы.

От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов.

Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

• Составляем правила внутреннего трудового распорядка
• Как составить Положение о командировках
• Персональные данные: основные документы и новинки законодательства
• Положение о коммерческой тайне: все, что надо знать работодателю
• Если вы решили разработать Положение об оплате труда