Журнал регистрации выданных доверенностей. образец, бланк 2018

Типовая форма М-3 «Журнал учета выданных доверенностей»: образец заполнения

При получении ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у одного юрлица другим, пользуются доверенностью. Доверенность, выдаваемая организацией может быть составлена на специальном бланке, либо на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Для этого бланк документа должен быть утвержден нормативными актами организации.

Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета. Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3.

Форма М-3

Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г. Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.

Применяется журнал для учета выдаваемых доверенностей, а также для подтверждения их получения. Ведется журнал в виде книги, все страницы в нем должны быть пронумерованы, а сама книга прошита и скреплена печатью. Книга заверяется подписью руководителя организации и главного бухгалтера.

На каждой странице журнала представлена таблица, содержащая 8 столбцов. В эту таблицу вносятся сведения по выдаваемым в организации доверенностям.

Вести журнал должен один сотрудник. Данная обязанность возлагается на бухгалтерию, либо юридический отдел. Хранится данный документ должен 5 лет.

Также читайте статью: ⇒ Доверенность на получение товарно-материальных ценностей  форма М-2а (образец 2018)

Порядок заполнения М-3

Первая страница должна содержать сведения о компании или предпринимателе, осуществляющих учет доверенностей. Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей.

Вся информация по выдаваемым доверенностям заносится в таблицу, в соответствии с информацией, предполагаемой для каждого столбца:

  1. Вносится порядковый номер выдаваемой доверенности;
  2. Дата выдачи доверенности;
  3. Срок действия доверенности;
  4. Информация по сотруднику, получившему доверенность (ФИО, должность);
  5. Наименование поставщика ТМЦ;
  6. Указывается номер наряда, а также дату его выдачи, либо другая информация, например, номер договора, заключенного с поставщиком;
  7. Подпись получившего доверенность сотрудника;
  8. Это итоговая графа, предназначенная для внесения информации о результатах действий по выданной доверенности. Здесь может быть указана накладная, подтверждающая получение ТМЦ по доверенности. Также в этой графе может быть сделана запись о неполучении ТМЦ (возврат доверенности), если, например, по данной доверенности они не были получены. Возвращенная доверенность должна быть аннулирована, на ней ставится отметка «неиспользованная».

Также полезно прочитать: «Акт о возвращении товарно-материальных ценностей (форма МХ-3)«.

Кто должен вести

До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.

Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы. Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется.

Способ заполнения журнала может быть следующий:

  • на бумажном носителе (то есть рукописный);
  • в MS Excel;
  • в специализированной бухгалтерской программе.

Каждая организация выбирает удобный для себя способ.

Пример заполнения М-3

Пример заполнения журнала учета выданных доверенностей

Доверенность на ТМЦ

Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.

На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей. Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности. Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную.

Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом. Правильно оформленная доверенность необходима для накладной, а накладная для учета расходов организации.

Отдельно рассмотрим получение ТМЦ предпринимателем или руководителем организации. Разберемся нужна ли доверенность им.

По уставу руководитель является лицом, которое представляет компанию без доверенности, а значит в доверенности он не нуждается. В накладной он вправе поставить ставить личную подпись и печать (при применении).

Предприниматель, это лицо, ведущее предпринимательскую деятельность от собственного имени. Соответственно, в доверенности он также не нуждается.

Срок, на который выдается доверенность может быть разным в пределах  трех лет, например, на 15 дней, на 1 месяц, на 1 квартал. Если срок в доверенности не указан, то действует она 1 год.

Читайте также статью: «Читайте также статью: → «Порядок заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение».

Учет доверенностей без журнала М-3

Источник: http://online-buhuchet.ru/m-3/

Журнал учета выданных доверенностей

С целью получения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) одним юридическим лицом от другого применяется доверенность на получение ТМЦ.

Выданные доверенности могут быть унифицированными, а могут представлять собой специально разработанный бланк, установленный локальными нормативными актами организации.

Информация о выданных доверенностях для систематизации учета вносится в специальный регистрационный журнал.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Так же, как и сами бланки доверенностей, может быть использована форма журнала установленного образца, либо индивидуально разработанная для нужд конкретной организации. В данной статье речь пойдет об унифицированном формате журнала регистрации доверенностей по форме М-3.

Что это такое

Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день.

Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Заполнение и образец

Бланк журнала учета доверенностей (форма М-3)

На самой первой странице указываются сведения об организации, в которой будет осуществляться учет. Пишется название предприятия, код ОКПО, указывается период ведения. Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:

  1. Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
  2. Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
  3. В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
  4. В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
  5. В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
  6. В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
  7. Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
  8. В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности. Например, это может быть номер накладной, на основании которой были получены ТМЦ.

Обязательно ли вести

Обязательность наличия журнала регистрации доверенностей была внедрена на основании Постановления Госкомстата № 71а от 30.10.1997 г.

Однако в начале январе 2013 вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», согласно которому упразднялось предписание о ведении реестра выданных доверенностей на предприятии.

Несмотря на то, что нет неукоснительных требований с точки зрения законодательства, рекомендуется ведение журнала регистрации и учета выданных документов.

Таким образом, посредством систематизации удастся избежать путаницы и возможных ошибок, которые могут возникнуть в процессе деятельности организации. Например, к серьезным последствиям могут привести неучтенные неиспользованные доверенности, на основании которых могут быть получены товарно-материальные ценности от лица организации.

Такое возможно, например, если гражданин, на имя которого был выдан документ, впоследствии был уволен, а ввиду отсутствия систематизированного реестра, неиспользованная доверенность не была учтена.

Именно поэтому, даже, несмотря на то, что наличие и ведение журнала регистрации выдаваемых доверенностей в настоящее время не регламентировано нормативными актами действующего законодательства, большинство организаций осуществляют внутренний учет данного типа документации.

Источник: http://MirBlankov.ru/uchet-vydannyx-doverennostej/

Нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2018 году

Несмотря на то, что на данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету таких документов, вести их реестр в удобном для компании виде все-таки следует. Важно не только вести журнал доверенностей, но и поддерживать с ним «обратную связь».

Читайте также:  Проведение инвентаризации товаров на складе

Не нужно объяснять, насколько проблематичным может быть отсутствие своевременной реакции на истечение срока давности документа, выданной руководителю филиала, вся деятельность которого неминуемо остановится.

Немаловажно также вовремя оформлять отзыв доверенности по утратившим доверие, в том числе уволенным, сотрудникам компании.

Иначе юрист, обиженный своим увольнением, может случайно или умышленно «забыть» о том, что он уже на предприятии не работает, и подписать не выгодное для компании мировое соглашение или отказ от иска, основываясь на не отозванной вовремя доверенности.

Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется. Способ заполнения журнала может быть следующий:

  • на бумажном носителе (то есть рукописный);
  • в MS Excel;
  • в специализированной бухгалтерской программе.

Каждая организация выбирает удобный для себя способ. Пример заполнения М-3 Пример заполнения журнала учета выданных доверенностей Доверенность на ТМЦ Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.

На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей.

Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности.

Журнал регистрации доверенностей

  • ВажноНа кого выдана.
  • Название поставщика.
  • Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
  • Подпись того, кто получил доверенность.
  • Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка.На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет.

Источник: http://1privilege.ru/nuzhno-li-vesti-zhurnal-vydachi-doverennostej-v-2018-godu/

Журнал регистрации выдачи доверенностей образец

Законодательная база В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации.

Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании. Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей. Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей.

Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала.

Журнал регистрации доверенностей

Как правильно заполнять журнал учета доверенностей? Данный журнал содержит простую таблицу на 8 полей:

  1. Номер выписного бланка
  2. Дата оформления документа
  3. Срок действия, в случае отсутствия такового доверенность считается выданной сроком на 1 год
  4. Должность и ФИО лица, на которого выдали доверенность
  5. Поставщик, которому она будет представлена
  6. Данные номера и даты подписания договора, доверенности
  7. Личная подпись лица, на которого она была выдана
  8. Отметка про выполнение поручений указанных в бланке

Заведя данный журнал, вы сможете систематизировать всю информацию о выданных доверенностях, а так же улучшить продуктивность своего предприятия. Скачать журнал учета доверенностей. Бланк Оцените качество статьи.

Ваш аккаунт создан!

  • На кого выдана.
  • Название поставщика.
  • Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
  • Подпись того, кто получил доверенность.
  • Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).

Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование.

Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.

Бланкер.ру

Гражданский кодекс РФ, от 30.11.

1994 № 51-ФЗ, Часть 1, Статья 185) Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

ВниманиеРегистрация доверенностей на представление интересов организации производится в Журнале в течение года в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация). Журнал должен быть предварительно прошит и скреплен печатью предприятия. Все листы журнала должны быть пронумерованы. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

Как оформить журнал учета выданных доверенностей – форма м-3

Журнал регистрации выданных доверенностей

Последующие страницы журнала предназначены непосредственно для ведения учета. При заполнении формы необходимо указать номер доверенности, дату ее выдачи, срок действия. Вписать должность и фамилию сотрудника, которому была выдана доверенность.

В специальной графе указывается фирма — поставщик, у которой были получены материальные ценности, а также дата и номер первичного документа (счета, наряда, договора, контракта и пр.).

В седьмой графе таблицы ставится подпись лица, получившего данную доверенность.

Последняя графа предназначена для внесения даты и номера документа, подтверждающего выполнения поручения по доверенности (накладной или акта).

Журнал учета выдачи доверенностей на представление интересов организации

Журнал имеет следующие графы:

  • номер доверенности,
  • дата выдачи,
  • срок действия,
  • должность и ФИО лица, которому выдана доверенность,
  • наименование поставщика, у которого получают товары,
  • номер и дата наряда, счёта или извещения,
  • расписка лица, получившего доверенность,
  • отметка о выполнении поручения по доворенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Журнал учета выданных доверенностей

Отзыв доверенности Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.

Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет. Кем заполняется Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных.

Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче. Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.

Журнал учета доверенностей. скачать бланк и образец

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет.

КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Источник: http://buh-nds.ru/zhurnal-registratsii-vydachi-doverennostej-obrazets/

Как выглядит образец журнала регистрации доверенностей? Скачать форму для работы в Excel

Зачастую руководители многих крупных организаций не имеют возможности лично осуществлять встречи с поставщиками, торговыми агентами и иными лицами с которыми приходится взаимодействовать в рамках хозяйственной деятельности, поэтому обычно данную функцию делегируют другим сотрудниками фирмы.

Читайте также:  Учет возвратной тары у покупателя и поставщика

При этом важным моментом является ведение строго учета всех лиц, кому было поручено, к примеру, получить ТМЦ, посредством оформления доверенности.

Давайте поговорим о том, как выглядит журнал регистрации доверенностей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Что такое журнал регистрации и учета доверенностей?

Согласно ГК РФ (ч.1 ст.185) под доверенностью понимается полномочие, выданное в письменном виде одним лицом другому, которое должно представлять интересы перед третьими лицами. Также ГК РФ регулируется регламент, промежуток времени и основные последствия, которые может повлечь за собой выдача и отзыв доверенностей (ст.185—189).

Для исключения хищений и неправомерных действий сотрудников любая организация обязана вести учет данных документов при помощи регистрации всех доверенностей в специальном документе под названием – журнал доверенностей.

Важно! Стоит отметить, что сегодня законодательством не закреплена обязанность организаций вести такой документ, однако, бухгалтер любой компании должен понимать тот риск, который возникает при бесконтрольном отпуске таких документов.

Если несвоевременно выдана доверенность на закупку материалов, может остановиться все производство. Или же, к примеру, если она не вовремя отозвана и попала в руки к сотруднику, которого уже уволили, тогда есть риск, что в отместку он заключит от имени компании невыгодный контракт или же вовсе начнет действовать в интересах конкурентов.

С какой целью ведется?

Условно основные цели и задачи, которые преследуются при ведении журнала можно свести к следующим пунктам:

  1. для регистрации выданных доверенностей и расписки сотрудника о получении;
  2. для своевременной выдачи доверенности;
  3. для своевременного отзыва, выданных доверенностей;
  4. для своевременного мониторинга движения доверенностей.

Регистрация доверенностей позволяет документу приобрести юридическое действие. Пока доверенность не оформлена соответствующим образом в журнале, ей не присвоен порядковый номер, она является не действительной.

Кто должен заполнять?

Как правило, структурное подразделение, ответственное за ведение журнала регистрации доверенностей закрепляется внутренним документом организации (Приказом директора). Учет документов на получение ТМЦ и на представление интересов фирмы должно осуществляться обособленно.

Так, обычно регистрацией документов на получение ТМЦ занимается бухгалтер либо другой сотрудник, которому согласно должностным инструкциям возложена ответственность за регистрацию данных документов.

Основные требования по регистрации данного типа журналов содержатся в Инструкции МФ РФ от 1967 года. Регистрацию доверенностей на представление интересов организации может осуществлять юридический отдел или служба ДОУ.

Если организация с небольшой численностью работников, то в таком случае регистрацию всех доверенностей осуществляет бухгалтерия или в случае ее отсутствия отдельный бухгалтер. Обычно журнал заводится на год. При этом он прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью компании. Все страницы нумеруются, вырывать их или делать какие-либо исправления запрещено.

Если произошла ошибка и необходимо внести корректировку, то соответственно уполномоченный по ведению журнала исправляет ошибку и заверяет ее подписями руководства.

Стоит знать, что в случае, если в организации практикуется регулярное получение ТМЦ под расписку, то их регистрацию можно осуществлять заранее в журнале.

Содержание документа

Существует утвержденная модель журнала, в котором осуществляется регистрация расписок (Пост. Госкомстата СССР от 28 декабря 1989 года No241). Обычно такая форма используется при его ведении на бумажном носителе.

Однако сегодня во время активного развития технологий данный учет можно также вести в «Excel» или же при помощи специальных программных продуктов. Как правило, программами активно пользуются весьма крупные предприятия, изобилующие количеством выданных расписок.

В день их объем может достигать более 50 штук. В данной ситуации организация может выбрать наиболее удобную для себя форму регистрации всех расписок.

Использование программ для ведения журнала позволит значительно ускорить данный процесс, а также более внимательно мониторить движение доверенностей, что почти на 99% исключит возможность допущения ошибки.

Итак, стандартный вид журнала должен иметь следующие основные данные:

  • порядковую нумерацию всех расписок;
  • число, месяц и год, когда была выдан документ;
  • период времени, на который она распространяет свое действие;
  • фамилия, имя и отчество лица, которому было предоставлено письменное право, осуществлять действия от лица организации, а также занимаемая им должность;
  • основные реквизиты поставщика, от которого ожидается приход ТМЦ;
  • реквизиты документа, выступающего основанием передачи ТМЦ (например, договор купли-продажи);
  • подпись лица, которому выдали расписку;
  • отметка об исполнении (обычно тут фиксируется номер и дата накладной по которой пришел товар или иные ценности от поставщика).

Журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. При этом доверенное лицо обязано каждый раз после получения ТМЦ (вне зависимости частями или полностью) приносить в бухгалтерию документы, подтверждающие исполнение возложенного задания и сдачу ценностей на склад.

После того, как все завершилось лицо обязано предоставить накладную по которой делается соответствующая запись в журнале, а также выписывается приходный ордер.

Если доверенность не использована то, она должна быть возвращена не позднее суток, спустя истечения ее срока. По ней делается пометка в журнале в графе «Отметка о выполнении». Там пишется «Не использована». Неиспользованные доверенности хранятся до конца года, а затем ликвидируются с составлением специального акта.

Если лицо не представило отчет об исполнении поручения по которому ему была выдана доверенность, то ему иные доверенности не выдаются.

Для журналов регистрации документов, дающих право осуществлять действия от имени компании, срок хранения составляет 5 лет. При этом его отсчет начинается с момента завершения ведения данного журнала.

Однако отдельные доверенности могут храниться и больше времени. Например, если он идут в приложении к каким-либо протоколам с совещаний, собрания акционеров и иные события, происходящие в организации.

Таким образом, каждая организация с целью избегания ошибок, мошенничества со стороны сотрудников и иных неприятных инцидентов обязана вести учет всех доверенностей, которые выдаются в течение года.

Источник: http://moepravo.guru/dokumenty/doverennosti-i-iskovye-zayavleniya/zhurnal-d.html

Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации

Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о доверенностях, выданных лицам, представляющим интересы организации.

Правила заполнения журнала учета выдачи доверенностей для представления интересов организации

Регистрация и факт выдачи доверенностей для представления интересов организации осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом. Журнал должен быть внесен в номенклатуру делструктурного подразделения (например, службы ДОУ, юридического отдела, бухгалтерии или др.).

В локальном нормативном акте организации должна быть разработана форма журнала и правила регистрации и выдачи доверенностей на представление интересов организации.

Журнал прошивается, страницы нумеруются до внесения в них записей, на последней странице журнала делается запись о количестве страниц в журнале. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.

Поверенный расписывается в журнале учета доверенностей при получении доверенности. В случае невозможности выдать доверенность поверенному под роспись в журнале расписывается должностное лицо, которое направляет или передает доверенность поверенному (о чем указывается в Журнале, можно в примечании).

Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей – 5 лет (ст. 459 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения, 2010 год).

Регистрационный номер доверенности присваивается в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация) в течение года.

Дата выдачи доверенности – день, месяц, года переписываются из текста доверенности.

В графе 4 указываются наименования всех организаций, отраженных в доверенности.

В графе 5 указываются полномочия, отмеченные в тексте доверенности, если представителю выдана доверенность на совершение всех действий, делается запись «Генеральная».

В графе 6 отмечается срок действия доверенности, напечатанный в тексте доверенности, если такой записи нет, то доверенность действительна не более трех лет от даты выдачи доверенности.

Читайте также:  Акт замены счетчика воды. образец и бланк 2018 года

Написание дат производится буквенно-цифровым способом (например 14 марта 2012 г.).

Допускается в Журнале добавлять колонки, если в организации считают необходимым внести дополнительную информацию о выданных доверенностях.

Источник: http://naar.ru/blanks/jurnal_vyidachi_doverennostey_dlya_predstavleniya_interesov/

Оформление журнала регистрации доверенностей

Любая организация в своей деятельности прибегает к распределению трудовых обязанностей сотрудников с помощью доверенностей. Документы не требуют обязательного государственного либо нотариального заверения, однако, ответственному бухгалтеру необходимо вести учет документов. О том как правильно оформить журнал регистрации доверенностей, читайте в этой статье.

Что это такое?

Для выдачи материальных ценностей или договоров оформляется доверенность на должностного сотрудника.

В соответствии с документом, работник обязуется лично совершать те действия, которые были доверены руководителем, а также своевременно докладывать о проделанной работе. Таким образом работают многие предприятия в нашей стране.

Доверенность обладает юридической силой и располагает полномочиями, которые передаются на временной основе. Так как любое действие подразумевает ответственность, предприятие должно вести учет выданных документов.

Порядок, срок действия, а также правовые последствия выдачи и отзыва доверенностей описаны в статьях №185-189 ГК РФ. Учет поверенных актов производится кадровым сотрудником или бухгалтером предприятия. Для этого создается специальный журнал формы NNN-2 и M2-a. 

Журнал учета доверенностей — это разработанный и утвержденный организацией документ, в который вносятся сведения о выданных доверенностях, срок действия, продления, а также паспортные данные поверенного сотрудника. Дополнительно, в учете можно указать переданные полномочия сотруднику, а также предполагаемый срок выполнения обязательств.

В наше время, для удобства предприятия допускаются следующие виды журнала учета доверенностей:

Во втором случае программа должна приобретаться с соответствующей лицензией. Для учета бухгалтерских доверенностей требуется обязательное разрешение налоговой.

Страницы рукописного журнала необходимо прошить, пронумеровать, заверить печатью организации и подписью ее руководителя. Титульный лист должен содержать наименование документа, реквизиты предприятия, код ОКПО, а также период, за который будет вестись учет.

Неиспользованные документы также указываются в журнале и хранятся до истечения срока годности. Любые изменения в поверенных актах, их продление или аннулирование вносятся в соответствующую графу документа.

Использованный журнал учета доверенностей должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет.

Обязательно ли вести?

Учет поверенных актов, как и материальных ценностей, договоров и других ценных бумаг должен вестись главным бухгалтером предприятия или его заместителем. В некоторых случаях, письменные полномочия отмечаются в журнале юриста. Так как доверенность — это юридический документ, который подразумевает ответственность, предприятие обязано вести учет документов.

В соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», доверенность — это оформление права сотрудника выполнять трудовые действия в качестве поверенного лица:

  • принимать материальные ценности (товары, сырье, продукцию);
  • отпускать поставщикам или потребителям;
  • подписывать накладные, договора, счета и другие документы;
  • получать деньги и др.

При этом, обязательным для учета является предоставление поверенного акта под роспись. Независимо от статуса организации, особенно при условии, что факты получения материальных ценностей по доверенности носят массовый характер, при выдаче данных документов необходимо вести журнал учета доверенностей.

Выданные работодателем поверенные акты могут быть унифицированной формы или оформляться в соответствии с требованиями.

Если документы выдаются ежедневно, для систематизации записей, информация о письменных полномочиях вносится в регистрационный журнал.

Реестр может быть типовой формы или специального образца М-3. Такая форма была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 12 декабря 1989.

Скачать образец журнала регистрации доверенностей по ссылке.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием поверенных актов.

Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Законодательство не ограничивает время ведения реестра, таким образом, его можно заполнять до окончания страниц.

Содержание журнала учета поверенных актов:

  • в первой графе указывается порядковый номер письменного полномочия;
  • дата выдачи;
  • срок действия доверенности;
  • поверенное лицо — паспортные данные сотрудника, а также должность;
  • данные о поставщике, список переданного имущества (если выдаются материальные ценности);
  • роспись получившего поверенный акт;
  • отметка о поручении («выполнено»);

Неиспользованные доверенности требуется списать. Для этого, аннулированный документ зачеркивается в журнале или отмечается другим способом, удобным для регистратора.

Отзыв поверенных актов происходит следующим образом:

  • работодатель обязан оповестить поверенного сотрудника о прекращении полномочий заблаговременно;
  • об аннулировании документа также должны узнать задействованные в рабочем процессе третьи лица (например поставщики);
  • издается приказ об отзыве доверенности;
  • оригинал документа возвращается бухгалтеру (юристу);
  • в журнале учета поверенных актов ставится роспись и отметка об аннулировании.

Письменные полномочия, которые были выданы уволенным сотрудникам, также изымаются при оформлении приказа.

Последствия

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой фирме, в которой сотрудники уполномочены от имени компании совершать определенные трудовые действия.

Несмотря на то, что на данный момент законодательством не регламентировано конкретное требование как вести учет, однако, при проверке могут быть выявлены правонарушения.

За несоблюдение закона, на организацию и ответственное лицо возлагается штраф, а также привлечение к административной ответственности, вплоть до лишения лицензии и занятия должности от 2 до 10 лет.

Важно не только вести реестр доверенностей, но также вовремя отозвать документ по утратившим доверие, в том числе уволенным сотрудникам компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://itbu.ru/doverennost/oformlenie-zhurnala-registracii-doverennostej.html

Журнал регистрации доверенностей

27 октября 2015      Доверенности

Оформляемые доверенности подлежат регистрации в специальном журнале, который заводится в организации для обобщения сведений и систематизации информации. В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации доверенностей, бланк для скачивания в формате word находится внизу статьи.

Если доверенность имеет типовую форму, в которой предусмотрена отрывная часть, то вносить сведения о таких доверенностях в журнал нет необходимости. Как правило, отрывная часть подшивается в папки и хранится там до момента востребования или окончания срока хранения.

Примером доверенности с отрывным корешком является форма М-2 — доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Все прочие доверенности нужно зарегистрировать в журнале, таким образом, информация о выписываемых документах не потеряется и в любой момент можно посмотреть, какой именно документ, когда и на кого выписывался.

Как оформить журнал регистрации доверенностей?

На самом деле ведение данного регистрационного журнала не является обязательным, однако позволяет организации оптимизировать свой документооборот. Так как журнал не является обязательным, то и типовой формы для него не разработано. Более того, вести его можно не только в рукописном бумажном виде, но и в электронном.

В журнал вносится регистрационная запись в момент выдачи доверенности доверенному лицу.

Любой журнал представляет собой таблицу с графами. Для каждого регистрируемого документа отводится отдельная строка, которой присваивается порядковый номер, далее заполняются сведения о выписываемой доверенности по графам. Содержание граф может меняться в зависимости от нужд организации.

Как правило, достаточным оказывается наличие следующих граф:

  • регистрационный номер доверенности — нумерация может иметь цифровые и буквенные обозначения, буквенные обозначения обычно помогают определить, какая именно доверенность выписывается, каково ее назначения, никаких требований к нумерации не предъявляется, а потому организация самостоятельно решает для себя вопрос, как нумеровать доверенности — это могут быть просто нумерация в хронологическом порядке с начала года;
  • дата выписки документа;
  • срок действия — берется из текста доверенности, если срок не указывается, то ставится один год;
  • ФИО доверенного лица, а также его должность, если это сотрудник организации;
  • наименование организации, перед которым доверенное лицо будет представлять интересы организации доверителя;
  • подпись доверенного лица;
  • отметка о выполнении поручения по доверенности.

Примерную форму журнала регистрации можно скачать по ссылке ниже.

Скачать образец

Источник: http://buhs0.ru/zhurnal-registracii-doverennostej/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector