Когда можно использовать только унифицированные формы первички?

Первичные учетные документы: форма имеет значение

1. Для чего нужны первичные учетные документы и что будет в случае их отсутствия.

2. Что учесть при разработке собственных форм первичных документов.

3. В каких случаях применение унифицированных форм обязательно.

Как известно, действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете (№ 402-ФЗ) не содержит требования об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов.

То есть организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать формы первичных документов с учетом своих потребностей и особенностей деятельности. Однако такое право кроет немало «подводных камней».

Например, все первичные документы, в том числе самостоятельно разработанные, должны отвечать определенным требованиям, а некоторые документы должны составляться только по унифицированным формам в силу других федеральных законов.

Знать о таких нюансах оформления первичных документов необходимо как при составлении своих документов, так и при принятии документов контрагентов, ведь первичные учетные документы – это фундамент, на котором строится не только бухгалтерский, но и налоговый учет. Как сделать этот фундамент надежным – разберемся в этой статье.

Для чего нужны первичные учетные документы

Для начала, давайте вспомним, для чего в принципе нужны первичные учетные документы, и почему так важно уделять внимание правильности их оформления.

Как сказано в Законе № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9).

При этом под фактом хозяйственной жизни понимается любое событие, операция, сделка, которые оказывают или могут оказать влияние на финансовое состояние экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

К фактам хозяйственной жизни относятся, например, приобретение основного средства и начисление амортизации по нему, начисление заработной платы работникам и ее выплата и т.д. Таким образом, практически все бухгалтерские записи должны быть основаны на соответствующих первичных учетных документах.

В налоговом учете первичные документы также играют важную роль: согласно положениям НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика.

То есть наличие первичных учетных документов является одним из оснований для признания расходов а, соответственно, для исчисления налоговой базы по налогу на прибыль (или по УСН «доходы-расходы»).

Отсутствие первичных документов рассматривается НК РФ как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, за которое предусмотрен штраф (ст. 120 НК РФ):

  • от 10 до 30 тыс. руб. – если отсутствие первичных документов не привело к занижению налоговой базы;
  • от 40 тыс. руб. до 20% суммы неуплаченного налога – если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы.

Кроме того, отсутствие первичных документов может служить основанием для привлечения должностных лиц к административной ответственности за грубое нарушение правил бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в виде штрафа от 2 до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности считается:

  • занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.

Из всего вышесказанного следует два основных вывода:

1. первичные учетные документы должны иметься в наличии;

2. первичные учетные документы должны быть оформлены надлежащим образом.

Если с первым требованием все понятно, то на втором, касающемся правильности оформления первичных учетных документов, следует остановиться подробнее.

Дело в том, что в соответствии с действующим Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, формы применяемых первичных документов определяет сам руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Возможны следующие варианты установления форм первичных документов:

  • использование унифицированных форм первичных документов;
  • использование самостоятельно разработанных форм первичных документов (полностью самостоятельно разработанных, либо созданных путем внесения изменений в унифицированные формы);
  • возможно также сочетание этих двух вариантов в отношении разных документов. Например, использование самостоятельно разработанных форм бухгалтерской справки и акта на списание материалов и унифицированных форм всех остальных документов.

! Какой бы вариант применения форм первичных документов ни был выбран, его необходимо отразить либо в самой учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета, либо в отдельном приказе.

При этом самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов обычно приводятся в приложении, если же используются унифицированные формы – делается ссылка на соответствующий документ (Постановление Госкомстата).

Если применяемые формы первичных учетных документов не утверждены руководителем, то в случае проверки инспекторы могут посчитать, что документы составлены по неустановленной форме, то есть с нарушением норм законодательства, и, соответственно, не являются основанием для принятия расходов.

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

При разработке собственных форм первичных учетных документов возможны два варианта:

  • полностью самостоятельно разработанная форма;
  • форма, разработанная на основе имеющейся унифицированной формы (например, путем удаления или добавления реквизитов).

В любом случае, получившаяся в итоге форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформления свершившегося события. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, так же, как и формы документов, должен утверждаться руководителем.

! Обратите внимание: Закон № 402-ФЗ не относит к обязательным реквизитам проставление оттиска печати на первичном документе. Поэтому включать этот реквизит в форму документа или нет – выбор самой организации.

Организациям, которые отказались от использования круглой печати (такое право предоставлено Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ) целесообразно исключить этот реквизит из всех применяемых форм первичных учетных документов.

Для некоторых документов приведенный перечень обязательных реквизитов может быть расширен

Источник: http://buh-aktiv.ru/pervichnye-uchetnye-dokumenty-forma-imeet-znachenie/

Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать

Новый закон о бухучете: какие первичные учетные документы можно использовать22 февраля 2013 22 февраля 2013

С начала года вступил в силу новый федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Среди введенных им новшеств — изменение требований к первичным учетным документам.

В настоящей статье главный эксперт форума «Бухгалтерии Онлайн» Александр Погребс рассказывает, чем из привычной «первички» можно пользоваться, а чем — нельзя.

Если старый закон о бухучете разрешал принимать в работу только унифицированные документы, форма которых утверждена Госкомстатом, то теперь следует пользоваться формами, которые разрабатывает сама организация и утверждает ее руководитель.

Эти формы можно разработать самостоятельно, а можно использовать и унифицированные, предварительно проверив наличие в них всех обязательных реквизитов, установленных новым законом.

Обязательные формы: кассовые документы

Однако из этого правила существует ряд исключений.

Во-первых, для организаций государственного сектора формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

В настоящее время действуют, например, формы, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.10 № 173н. Вряд ли стоит ожидать их отмены или внесения в них существенных изменений.

Так что бюджетники по-прежнему должны использовать старые формы.

Во-вторых, если органами власти утверждены обязательные к применению первичные документы, то их тоже надо применять, как и прежде.

Классический пример таких обязательных документов можно найти в положении ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П, которое посвящено кассовой дисциплине.

Это положение напрямую обязывает все организации и индивидуальных предпринимателей использовать при оформлении кассовых операций унифицированные первичные документы.

Приведены их названия и цифровые коды, которые соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93.

Итак, обязательны к применению практически все первичные кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88:
— КО-1 «приходный кассовый ордер» — код 0310001;
— КО-2 «расходный кассовый ордер» — код 0310002;
— КО-4 «кассовая книга» — код 0310004;
— КО-5 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» — код 0310005.

Кроме того, обязательными являются две формы из альбома унифицированных форм по учету заработной платы, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1:
— Т-49 «расчетно-платежная ведомость» — код 0301009;
— Т-53 «платежная ведомость» — код 0301011.

Обязательные формы: перевозочные документы

Нельзя забывать и про другие документы, утвержденные к обязательному применению.

Это, в частности, транспортная накладная, утвержденная постановлением Правительства от 30.12.11 № 1208. Кроме того, обязательными являются железнодорожные перевозочные документы, которые утверждены тремя приказами МПС РФ от 18.06.03: № 30, № 32 и № 39.

Есть обязательные документы и в других сферах деятельности. Так что, перед тем, как разработать и утвердить свою форму первичного учетного документа, убедитесь, что аналогичной обязательной к применению формы не существует.

Процедура утверждения форм первички

Документы, применяемые организацией для учета фактов своей хозяйственной жизни, должны быть утверждены руководителем организации. При этом руководитель должен утвердить еще и перечень должностных лиц, имеющих право подписи этих первичных учетных документов.

Если в организации решили использовать привычные унифицированные формы, их надо всё равно утвердить в качестве применяемых организацией первичных учетных документов. Видимо, большое количество организаций так и поступят, тем более что большинство популярных бухгалтерских программ уже настроено на применение старых унифицированных форм.

В связи с этим, очень часто звучит вопрос, надо ли убирать из утверждаемого образца слова «унифицированная форма». Считаю, что если организация утвердит первичный документ с такой надписью, это никак не вступит в противоречие с новым законом.

Главное, чтобы этот документ имел все необходимые реквизиты и был утвержден руководителем организации.

Часто спрашивают, будет ли являться легитимным первичный учетный документ, на котором совсем не будет указано, кем и когда он утвержден, то есть не будет имени руководителя организации и даты утверждения. На мой взгляд, это уже явно излишние опасения. Отразите эти сведения на бланке — хорошо, не отразите — тоже нормально. Данные сведения не являются обязательным реквизитом.

ТОРГ-12: быть или не быть

Самые большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная ТОРГ-12.

Сразу надо заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным. Его можно применять, но только на добровольной основе. Отношение к этому популярному ранее документу диаметрально противоположное. От «самый неудобный документ» до «лучше не придумаешь».

Думаю, что те продавцы, кому ТОРГ-12 не нравится, уже придумали и утвердили товарную накладную в той форме, какая для них будет наиболее удобной.

Другие, возможно, просто убрали из накладной всё лишнее, что им мешало. А большинство, наверное, оставит всё как есть, утвердив ТОРГ-12 в качестве своего первичного учетного документа.

Пока разработчики какой-нибудь бухгалтерской программы не предложат им другую форму.

Читайте также:  Форма р16003. образец заполнения, бланк 2018

Какие обязательные реквизиты должен содержать первичный учетный документ

Перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа установлен в статье 9 нового закона.

Этот перечень включает в себя: 1) наименование документа; 2) дату его составления; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения этого факта с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лиц, совершивших сделку или операцию, и ответственных за правильность ее оформления, либо за правильность оформления свершившегося события; 7) подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В целом этот перечень идентичен прежнему.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: «хозяйственную операцию» заменили на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни».

Это означает, что оформлять документами нужно не только действия самой организации — сделку или операцию, но и другие события, которые происходят помимо воли должностных лиц организации, но способны оказать влияние на ее финансовое положение или финансовый результат ее деятельности.

Уточнили требования в отношении величины измерения факта хозяйственной жизни.

Поскольку применена формулировка с использованием союзов «и (или)», можно сделать вывод, что допустимо указывать, как натуральное и денежное измерения одновременно, так и только одно из них: или натуральное, или денежное.

Честно говоря, это тоже не новость — и раньше первичные документы вполне могли обходиться только одним измерением. Так, документы по кассовым операциям имеют, как правило, только денежные измерители, а некоторые документы складского учета — только натуральные.

Еще одно отличие связано с расшифровкой подписей должностных лиц. Новый закон предписывает указывать фамилию и инициалы должностных лиц, тогда как старый ограничивался только личной подписью. Правда, требование о расшифровке подписи существовало и раньше — в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Когда должен быть составлен первичный учетный документ

В статье 9 Закона № 402-ФЗ применена более короткая формулировка, которая при этом не намного отличается от предыдущей: «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Похожая формулировка была и в старом законе, но, тем не менее, сложилась устойчивая практика, когда первичный учетный документ составляется не сразу, а спустя время.
Например, организация осуществляет поставку продукции в адрес одного покупателя несколькими отгрузками. Ждет подтверждения от покупателя о приемке и только тогда составляет общую накладную ТОРГ-12 с согласованными цифрами.

Такой подход может считаться законным только в одном случае. Когда отпуск товара у поставщика учитывается другими (внутренними)  первичными документами. И покупатель приходует к себе товар на основании своих приемных актов. В этом случае итоговая накладная, хоть и является документом по сделке, но не будет считаться «первичным учетным».

Конечно, когда итоговая накладная составляется на бумаге, можно поставить дату и задним числом. Поэтому такая практика и не имеет большого противодействия со стороны контролирующих органов.

Но в последнее время вопрос стал обостряться в связи с использованием электронных первичных документов. Ведь там дата документа фиксируется независимым посредником — оператором электронного документооборота.

И тут накладная, подписанная и отправленная через неделю после отгрузки товара, уже не может найти одобрения у налоговиков.

Исправление ошибок в первичных документах

Когда сопоставляешь нормы старого и нового законов о бухгалтерском учете, сразу обращаешь, что в новом тексте нет запрета на исправление кассовых и банковских документов. Но это вовсе не означает, что введено послабление для бухгалтеров. Речь только о наведении порядка в субординации между нормативными актами.

Ведь наличный и безналичный оборот регулируются другими законами, вот им на откуп и отдали регулирование документооборота по кассе и банку. В законе о бухучете оставили лишь хорошо знакомую всем фразу «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».

Таким актом, в частности, является упомянутое нами выше Положение ЦБ РФ № 373-П, где написано, что исправлять кассовые документы нельзя.

Что касается других первичных документов, то их исправлять можно. При этом необходимо поставить дату исправления и подписи лиц, заверявших эти документы изначально, с указанием фамилий и инициалов.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/comments/2013/2/7010

Можно ли использовать в организациях унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда

«Кадровик. ру», 2013, N 4

Вопрос: В связи с принятием нового Закона «О бухгалтерском учете» можно ли использовать в организациях унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда (Т-2, Т-3 и др.), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1?

Ответ: 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ч. 4 ст.

9 которого гласит: «Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации».

Поскольку ранее первичные документы по учету труда и его оплаты должны были соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, возник вопрос: продолжат ли они и далее свое действие?

Разъяснение по этому поводу дал Минфин (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяются также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта».

Из этого разъяснения следует, что нововведения касаются лишь тех первичных учетных документов, в которых оформляются факты хозяйственной жизни организации (т. е. фактически только финансовых и бухгалтерских).

Поэтому полагаем, что унифицированные формы документов, которые утверждены названным выше Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, должны и далее применяться в той части, в которой они не касаются бухгалтерского учета и финансовых операций.

Прежде всего, это унифицированные формы по учету кадров, перечисленные в п. 1.

1 данного Постановления (N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»).

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные п. 1.

2 Постановления Госкомстата (N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы»), полагаем, могут применяться по усмотрению организации, если они утверждены для внутреннего применения.

Такие выводы можно сделать из анализа норм нового Закона о бухгалтерском учете:

— ч. 1 ст. 1 определяет целью Закона установление единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета;

— ст. 5 определяет в качестве объектов бухгалтерского учета экономического субъекта:

1) факты хозяйственной жизни;

2) активы;

3) обязательства;

4) источники финансирования его деятельности;

5) доходы;

6) расходы;

7) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Несмотря на связь с бухгалтерским учетом, учет труда, а также его оплаты представляется самостоятельным направлением внутренней деятельности организации; следовательно, выдвигаемые новым Законом требования к бухгалтерскому учету не распространяются на кадровый учет. А поэтому спорные унифицированные формы можно использовать, как и прежде.

Однако во избежание возможных проблем целесообразно, утверждая в конце года учетную политику предприятия, утвердить в ее составе и все применяемые в организации формы первичных документов, в том числе и кадровых (которые вполне могут соответствовать унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, либо быть разработанными организацией самостоятельно и отвечать всем предъявляемым к таким документам требованиям).

С. Ардатова

Эксперт

Национального союза кадровиков

Подписано в печать 17.04.2013

Источник: http://hr-portal.ru/article/mozhno-li-ispolzovat-v-organizaciyah-unificirovannye-formy-pervichnoy-uchetnoy-dokumentacii

Самостоятельно разрабатываете «первичку»? Учтите требования закона — статья

У каждой компании есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Разберем, как сделать это правильно.

У компаний есть право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов (п. 9 Закона № 402-ФЗ). С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Разобрались: отдельные первичные учетные документы можно разработать самостоятельно. Самое главное, в этом процессе – не навредить! Ведь «первичка» всегда была объектом пристального внимания контролирующих органов.

Требования к первичным учетным документам

При самостоятельной разработке «первички» обратите внимание на следующие моменты:

  1. Формы самостоятельно разработанных первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, должны быть утверждены руководителем организации.
  2. Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, также как и унифицированные формы, следует закрепить в учетной политике.
  3. При самостоятельной разработке первичного учетного документа за основу можно взять унифицированные формы.
  4. Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
  • наименование документа; 
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Читайте также:  Ответственность грузоотправителя за перегруз автомобиля

Ольга Букина, аудитор:

«Сейчас форму документов и порядок их заполнения организация определяет самостоятельно. Поэтому первичный документ можно назвать как угодно (накладная, требование-накладная, акт, ведомость и т. д.). Иногда бухгалтеры задают вопрос: «Как мне это назвать: ведомость или ведомость на списание?».

Как хотите, так и называйте. Наименование субъекта, составившего документ, может быть краткое или полное. Главное, чтобы было понятно, что это вы. Если документ оформляется по месту нахождения филиала, вы можете также через запятую указать наименование филиала или обособленного подразделения».

Печать на первичных документах: нужна или нет?

У вас может возникнуть вопрос: а должен ли быть в первичном документе такой реквизит, как печать? Ведь в перечне реквизитов он отсутствует. 

Да, отсутствует. И это значит, что такое поле, как «М.П.» (место печати) можно не предусматривать. Но устроит ли это ваших контрагентов? Возможно, нет. Поэтому в тех формах «первички», которые вы будете передавать контрагентам, лучше все-таки предусмотреть поле «М.П.». 

При этом будьте внимательны, перечень реквизитов по некоторым первичным учетным документам может быть расширен иными нормативными актами.

Не проще ли принять унифицированные формы?

При принятии решения о самостоятельной разработке первичного учетного документа определитесь: не усложнит ли это вашу работу, не будет ли данная форма вступать в противоречие с другими нормативными документами или с бухгалтерской программой, в которой вы ведете учет.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/240

С 2013 года отменяется обязанность применения унифицированных форм первичных учетных документов

Сидинкина И. В.,
эксперт БГ

С 2013 г. в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяется обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм.

Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета должны утверждаться руководителями экономических субъектов по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и должны содержать обязательные реквизиты, определенные п. 2 ст.

9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Применение Закона станет обязательным для коммерческих и некоммерческих организаций, государственных органов и органов местного самоуправления, органов управления государственных и территориальных внебюджетных фондов, индивидуальных предпринимателей и лиц, занимающихся частной практикой, филиалов и представительств иностранных и международных организаций, а также Центрального банка РФ.

«Первичка» для применения вычета по НДС
Анализ норм исчисления налога на добавленную стоимость, установленных гл.

21 НК РФ, позволяет отметить, что налоговые вычеты по НДС представляют собой особую процедуру уменьшения суммы налога, исчисленного налогоплательщиком со всех объектов налогообложения за истекший налоговый период на прямо установленные налоговым законодательством суммы.

Право на применение налогоплательщиком налоговых вычетов закреплено п. 1 ст. 171 НК РФ, однако, чтобы его реализовать, налогоплательщик НДС должен соблюсти ряд условий, предусмотренных законом.

Порядку применения налоговых вычетов по НДС посвящена ст. 172 НК РФ.

Пунктом 1 указанной статьи предусмотрено, что налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров или удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, прямо предусмотренных ст. 171 НК РФ.

Причем по общему правилу, закрепленному в абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ, вычет применяется после принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных ст. 172 НК РФ и при наличии соответствующих первичных документов.

Таким образом, условия, которые должны выполняться у налогоплательщика НДС при применении вычетов, можно условно разделить на 2 группы: основные и специальные.

Основными условиями следует считать:

  • приобретаемые налогоплательщиком товары (работы, услуги), имущественные права предназначены для использования в налогооблагаемых операциях;
  • товары (работы, услуги), имущественные права приняты налогоплательщиком к учету;
  • у налогоплательщика НДС имеется счет-фактура, оформленный надлежащим образом, и соответствующие первичные документы.

Таким образом, одним из основных условий, установленных законодателем, выступает принятие товаров, работ, услуг, имущественных прав к учету. Правда, что собственно следует понимать под принятием к учету, гл.

21 НК РФ не разъясняет, как не уточняет и того, о каком учете вообще идет речь – налоговом, бухгалтерском или складском.

В связи с этим при выполнении данного условия у налогоплательщика зачастую возникают спорные ситуации с налоговиками,  оспаривающими правомерность применения вычетов.

Следует отметить, что в гл. 21 НК РФ отсутствует специальный порядок принятия к учету приобретенных материальных и иных ресурсов. Поэтому налогоплательщик должен руководствоваться правилами о принятии к учету товаров (работ, услуг), установленными бухгалтерским законодательством. В соответствии с нормами ст.

9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, совершаемые организациями, оформляются первичными учетными документами, служащими основой для ведения бухгалтерского учета. Иначе говоря, основанием для отражения любой хозяйственной операции (в т. ч.

и по приобретению товаров, работ, услуг, имущественных прав) в бухгалтерском учете выступает первичный бухгалтерский документ. Причем по общему правилу,   установленному п. 2 ст.

9 Закона № 129-ФЗ, все организации используют типовые формы первичных учетных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России.

И только в случае отсутствия типовых форм Закон № 129-ФЗ допускает использование форм первичных учетных документов, разработанных компаниями самостоятельно, и то при условии, что эти формы содержат все реквизиты, относимые Законом № 129-ФЗ в состав обязательных, а использование форм закреплено в учетной политике организации.

Исходя из этого доказательством выполнения условия налогоплательщика о принятии товаров (работ, услуг), имущественных прав к учету, является наличие необходимых первичных документов.

Не следует забывать, что первичный бухгалтерский документ только тогда обладает юридической силой документа, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.

Поэтому если первичные документы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг), имущественных прав, имеют какие-то дефекты, то у налоговиков всегда есть шанс отказать налогоплательщику в вычете по причине того, что условие о принятии к учету не исполнено.

О том, что такие отказы далеко не редкость, говорит существующая сегодня арбитражная практика, примером которой могут служить постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19 сентября 2011 г. по делу № А4518674/2010, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 9 сентября 2011 г.

по делу № А28-9888/2010, постановление ФАС Уральского округа от 24 мая 2011 г. № 09-2729/11-С3 по делу № А718822/2010 А31 и др.

Правомерность применения ф. КС-2 и КС-3 Бухгалтеров строительных организаций волнует вопрос правомерности применения ф. КС-2 и КС-3 с 1 января 2013 г.

Формы КС-2 и КС-3 утверждены постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100. Следует отметить, что данное постановление в Минюсте России не регистрировалось.

Данные формы предназначены в первую очередь для использования в строительном документообороте и уже во вторую очередь их применяют в качестве первичных документов в бухгалтерском учете.

Следовательно, отмена обязательности их применения в качестве первичных учетных документов в соответствующем законе не означает отмены их применения для нужд документирования строительства. Таким образом, к 1 января 2013 г.

данные формы целесообразно утвердить в приказе по учетной политике на основании ПБУ 1/2008.

Применение первичных учетных документов из альбома унифицированных форм отменили. Что осталось?

В заключение следует сказать, что руководствоваться Положениями Закона № 129-ФЗ российским организациям осталось совсем недолго, лишь до конца этого года. И, как отмечалось выше, с 1 января 2013 г., вступит в силу новый Закон о бухгалтерском учете, который отменяет обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм.

Остается только требование к наличию в документе ограниченного перечня обязательных показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию.

При этом ни одному органу исполнительной власти не передана компетенция унификации форм или файлов обмена.

Это значит, что стороны хозяйственного договора вправе устанавливать свои формы бумажных первичных документов и свои форматы для их электронного обмена.

Использование данного права не слишком удобно организациям, так как навязать свой формат всем контрагентам вряд ли удастся.

Кроме того, неудобства почувствуют и государственные структуры, которые реально смогут принимать электронные документы только в формате, который реализован в их программных средствах. Понимание бизнесом этой неопределенности, скорее всего, является основным фактором, сдерживающим развитие электронного документооборота первичных документов.

Учитывая, что все заинтересованы в единых форматах внешнего документооборота, ФНС России уже предложила форматы наиболее востребованных первичных документов: товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@).

Использование этих форматов гарантирует, что и товарную накладную, и акт без дополнительных затрат на вывод бумажного экземпляра и соответствующее заверение или иное преобразование можно передать в налоговый орган как для подтверждения права на вычеты, так и для иных целей по его запросу.

Важно также, что единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет.

Казалось бы, удобства очевидны. Поэтому многие организации уже взяли данные форматы на вооружение. Многие, но не все. Некоторые считают, что специфика их отрасли требует наличия в первичном документе особенных реквизитов, которые в форматах ФНС России отсутствуют.

Изначально понимая, что создать единый идеальный макет показателей, устраивающий всех пользователей и учитывающий все условия сделок, нереально, Служба предусмотрела особый подход к «форматированию» информации, который, с одной стороны, позволяет каждой организации выполнить требования о минимальном наборе обязательных реквизитов, а с другой – дает возможность дополнять первичный документ любой информацией, необходимой сторонам сделки.

Читайте также:  Закрытие представительства иностранной организации

Источник: https://dis.ru/library/650/26785/

Первичные документы — что это такое, обязательные реквизиты, 52н об утверждении форм, положение 88

Первичные документы представляю основу бухучета. Основополагающая роль принадлежит им при создании налоговой и финансовой отчетности. Но какая документация считаются первичной?

В процессе бухгалтерского учета именно первичные документы выступают причиной принятия к учету хозяйственных операций. В первичной документации фиксируется сам факт хозоперации.

Но практически любая предпринимательская деятельность сопровождается немалым количеством различной документации. Резонным становится вопрос, первичные документы это какие документы?

Базовые сведения ↑

Под первичным учетом подразумевается начальный этап обобщения отдельных операций хозяйствования, каковые характеризуют основные процессы деятельности организации.

Объектами учета признаются:

  • заготовка исходного сырья для производственного процесса;
  • закупка материальных ресурсов и их последующее расходование;
  • траты на осуществление производственной деятельности;
  • движение производимой продукции и незавершившегося производства;
  • объем готовой продукции;
  • отгрузка и продажа продукции;
  • расчетные операции с поставщиками, заказчиками и покупателями;
  • отчетность перед банками, учредителями и финансовыми структурами;
  • прочее.

Все эти операции сопровождаются документальным оформлением. Информация о хозяйственных процессах и сопутствующих нюансах отображается в первичной документации.

Основные понятия

Под определением первичного документа подразумевается документ, охватывающий исходные сведения результатов какой-либо деятельности.

Первичным документом называется письменное доказательство реализации операции хозяйствования. Составляется данный документ на момент свершения операции либо сразу же по ее завершении.

То есть первичными считаются бухгалтерские документы, подтверждающие факт хозяйственной операции. Всякая информация, присутствующая в первичных документах, требуется для отображения в бухгалтерском учете.

Для ее накапливания и систематизации применяются учетные регистры. В них содержатся данные обо всех осуществленных в организации хозяйственных операциях.

Основными видами первичных документов считаются:

Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции. В отдельных случаях бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности.

Исходя от вида операций, первичная документация делится на бумаги учета основных средств, оплаты труда, кассовых операций, денежных средств и прочее.

В то же время Налоговый Кодекс упоминает счет-фактуру в непосредственной связи с документами первичными.

Каковы их функции

Основополагающим предназначением первичного документа признается подтверждение юридической силы осуществленной хозяйственной операции.

В первичном документе хранятся все необходимые сведения о конкретной хозяйственной операции, и фактом существования документа подтверждается исполнение действия.

Именно на основе первичных документов осуществляется бухгалтерский учет. Исходя из имеющихся в документах данных, создается финансовая и налоговая отчетность.

Действующая нормативная база

Основные правила о первичных учетных документах определены в ФЗ №402 от 6.12.11 «О бухгалтерском учете».

В противном случае документы не будут иметь юридической силы. Здесь же говорится о том, что любой факт хозяйственной деятельности должно оформлять первичной документацией.

Что касается форм первичной документации, то они могут быть как унифицированными, так и ратифицированными внутри организации.

Согласно данному нормативу вся соответствующая информация должна фиксироваться при использовании установленных стандартов.

Источник: http://buhonline24.ru/otchetnost/pervichnye-dokumenty/

Первичные документы – подтверждение факта хозяйственной операции

Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это – основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и хранения первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  • подписи этих лиц.

Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен. 

Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

  • кассовые документы;
  • платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
  • унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
  • транспортная накладная;
  • расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию – от 2012 года.

Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

Назначение первичных документов Нормативно-правовой акт
Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Учет кассовых операций

Источник: https://www.regberry.ru/malyy-biznes/pervichnye-dokumenty

Еще раз о первичке. Формы первичных документов и сроки их представления бухгалтеру

Поначалу бухгалтера радовались, узнав о том, что с 2013 года можно не применять унифицированные формы документов. Теперь все больше грустят.

В Приказе по Учетной политике нужно отразить формы первичных документов.


Компания (читай-бухгалтер) должна сама определить, какие формы первичных документов применять с 2013 года.

Образцы применяемых форм (бланков) первичных документов должен утвердить руководитель компании в качестве дополнительного раздела Приказа по Учетной политики.

Компании, применяющие УСН, в этом случае не являются исключением, поскольку с 01 января 2013 года они тоже обязаны вести бухгалтерский учет.

Возможно применение унифицированных форм.
По умолчанию в бухгалтерской программе “1С-Бухгалтерия” реализован механизм применения унифицированных форм. Это удобно по нескольким причинам:

  • форма предусматривает все обязательные реквизиты,
  • внешний вид формы, как правило, знаком и контрагентам и налоговикам,
  • нет необходимости дорабатывать бухгалтерскую программу.

Возможно применение “вольных” форм.
Если унифицированная форма документов чем-то не устраивает (например, много лишних показателей, которые просто отсутствуют), можно разработать свою форму.

 И вот здесь начинается все самое интересное. Каждый налогоплательщик имеет право разработать свою форму. Поэтому, форма, которую разработает и утвердит Ваша компания может не подойти Вашему контрагенту.

Что тогда?

Получается, что всегда при согласовании текста договора необходимо согласовывать и формы документов, которые будут подписываться сторонами сделки (Акты выполненных работ, Накладные на отгрузку товара, Протокол согласования цены, Справка о стоимости работ, и другие подобные документы). Все эти документы войдут в комплект договорной документации.

Избранный метод закрепить положениями Учетной политики.
При составлении раздела Учетной политики, в котором будут описаны применяемые в компании формы первичных документов, необходимо грамотно прописать все возможные ситуации и варианты. Например:

  • для отражения хозяйственных операций могут применяться наряду с унифицированными, формы документов, согласованные с конкретными контрагентами организации в составе договора и подписанные обеими сторонами сделки,
  • либо формы документов, подписанные руководителями сторон — участников сделки без предварительного согласования.

Печать не обязательна. Еще одно нововведение — печать на документах не является обязательным реквизитом.

Если компания решает не скреплять документы печатью, об этом тоже необходимо упомянуть в Учетной политике и убрать из бланков первичных документов буквы “МП”.

В таком случае Вам потребуется сделать выписку из Учетной политике для контрагентов об отсутствии оттиска печати на документа, в противном случае, у контрагентов будет много вопросов. Однако, документ с печатью выглядит более внушительно.

Документы, которые могут быть только унифицированной формы.
Есть определенный список документов, которые нельзя вести по “вольной” форме. Обязательное применение унифицированных форм документов остается для оформления кассовых и банковских операций, а также товаро-транспортных операций:

  • Приходный и расходный кассовый ордер,
  • Кассовая книга и отчет кассира,
  • Расчетно-платежная и расчетная ведомость,
  • Книга кассира-операциониста,
  • Платежные поручения, платежные требования и прочие банковские документы,
  • Товаро-транспортная накладная и Транспортная накладная.

Сроки составления и представления документов.
Несколько слов о том, в какие сроки необходимо составлять первичные документы и представлять для обработки в бухгалтерскую службу компании или в бухгалтерскую аутсорсинговую компанию, которая осуществляет ведение бухгалтерского учета по договору.

  1. Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения сделки или сразу после ее совершения.
  2. Оформленные документы необходимо представлять для обработки в бухгалтерию по мере готовности.
  3. Для бухгалтерии отчетным является месяц.
  4. Документы в учете должны отражаться систематически и в хронологической последовательности.

Если у Вас возникли вопросы в части составления Учетной политики, форм первичных документов и другие, звоните по телефону (812) 309-18-67 или пишите через форму обратной связи.

Источник: http://saldoconsult.ru/stati/eshhe-raz-o-pervichke-formy-pervichnyx-dokumentov-i-sroki-ix-predstavleniya-buxgalteru/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector