Путевые листы 2022 на автомобиль директора

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк путевого листа .xlsСкачать образец путевого листа .xls

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

  • Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
  • Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
  • В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно.

Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

  1. Серия и номер листа.
  2. Дата составления документа.
  3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
  5. Код по ОКПО.
  6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
  7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
  8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
  9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
  10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Путевые листы 2022 на автомобиль директора

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

Путевые листы 2022 на автомобиль директора

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

  • адрес, откуда автомобиль выехал;
  • место назначения;
  • время выезда и возвращения;
  • пройденный километраж;
  • подпись водителя.
  1. Путевые листы 2022 на автомобиль директора
  2. В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
  3. Путевые листы 2022 на автомобиль директора

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.

Сведения о перевозке

Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

  • перед рейсом: «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • при возвращении со смены после осмотра: «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Образец заполнения путевого листа

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Читайте также:  Льготы семьям с 3 детьми при покупке квартиры

Содержание:

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Скачайте бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать бланк и образец путевого листа
  • Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

Получите пример типовой учетной политики бесплатно!

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

  • образец типовой учетной политики компании,
  • полезные документы, которые нужны в торговле.

Путевые листы 2022: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Что изменилось?

  1. Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:

    • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
    • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
    • организованная перевозка группы детей,
    • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
    • перевозка грузов,
    • перевозка для собственных нужд.
  2. Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

  3. Медосмотр и техконтроль. После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

    По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

  4. Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2022 года можно здесь.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

  • Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
  • Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
  • Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
  • Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
  • ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
  • Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
  • Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2022 реквизиты.

Путевые листы 2022 на автомобиль директора

Скачайте бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать бланк и образец путевого листа
  • Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

  • Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
  • Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
  • Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.

Путевые листы 2022 на автомобиль директора

Скачайте бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать бланк и образец путевого листа
  • Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Срок действия путевого листа в 2022 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса Когда оформлять Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены До старта первого рейса В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены До начала рейса На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2022 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Журнал учета путевых листов в 2022 году

ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

  1. Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

  2. Таблица, в которой указывают:

    • номер путевого листа и дату его выдачи,
    • данные водителя и его табельный номер,
    • гаражный номер автомобиля;
    • подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.

Путевые листы 2022 на автомобиль директора

Скачайте бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать бланк и образец путевого листа
  • Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2022 году мы разобрали в этом разделе.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2022 года можно здесь.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

  • Новая форма транспортной накладной
  • Договор поставки товара

Как заполнить путевой лист в 2022 году

Путевой лист — это основной первичный документ, подтверждающий производственный характер поездки автомобиля. В нем фиксируются данные о времени нахождения водителя в пути, его остановках, о расходе топлива, фактическом пробеге, указываются точки маршрута.

Путевой лист необходим для подтверждения расходов бизнеса на:

  • парковку (письмо Минфина от 08.02.2021 № 03-03-06/1/7968);
  • ГСМ: покупку топлива, смазочных материалов, спецжидкостей;
  • расчета заработной платы водителя;
  • вычисления срока амортизации техники.

Кроме того, проверить документ вправе и сотрудники ГИБДД, поскольку на основании п. 2.1.1. ПДД водитель должен иметь его в установленных законом случаях.

Можно ли ездить без путевого листа

С 2021 года вступил в силу приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, утвердивший новые обязательные реквизиты путевого листа и правила его заполнения.

Регламент закрепил правило о том, что путевка оформляется при любом использовании ТС (п. 8 приказа). В нормах, действовавших ранее, были прописаны виды деятельности, при которых нужно было оформлять лист.

Теперь по приказу № 368 путевые листы будут заполняют юрлица и ИП на каждый автомобиль независимо от предназначения.

Отметим, что до принятия нового регламента регулярно разгорались споры о необходимости заполнять путевой лист при поездках по собственным нуждам предприятия.

Дело в том, что обязательность путевого листа при организации перевозок пассажиров и грузов сомнению не подвергалась. Основной закон, регулирующий автомобильное движение на территории РФ, — закон о безопасности дорожного движения от 10.12.

1995 № 196-ФЗ — и ранее предписывал таким предприятиям соблюдать правила Минтранса о безопасных перевозках автотранспортом, нормы которых предусматривали ведение путевых листов.

Лицам, только эксплуатирующим автотранспорт, такая обязанность законами или НПА ранее не вменялась.

При этом следует отметить, что и к отношениям до 2021 года судьи активно применяют вывод, что путевой лист обязателен в ситуации, когда ТС эксплуатируются исключительно для собственных нужд (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2021 № 14АП-10170/2020, постановление Верховного Суда от 13.09.2018 № 31-АД18-14).

Арбитры ссылаются на пункт 3 постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26. Высшая судебная инстанция указала, что организации и ИП, которые совершают перевозки для собственных нужд, обязаны соблюдать все требования, установленные ст. 20 закона № 196-ФЗ, как общие, так и предусмотренные для коммерческих перевозчиков.

Ответственность за управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена п. 2 ст. 12.3 КоАП. Правонарушителю может быть объявлено предупреждение или назначен штраф в размере 500 рублей.

Виды путевых листов легкового автомобиля

Унифицированные формы путевого листа не являются обязательными к применению, компания вправе самостоятельно разработать свои бланки первичных документов (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но унифицированные формы до сих пор официально не отменены, поэтому считаются действующими:

  • путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 (ОКУД 0345001);
  • путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 спец. (ОКУД 0345002);
  • путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма № 4 (ОКУД 0345003).
Читайте также:  Приказ о назначении ответственного по охране труда. образец и бланк 2018 года

Обращаем внимание, что указанные формы в утвержденном виде не являются актуальными, так как не содержат всех обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368. В частности, в них не предусмотрено указание сведений о перевозке. Перед применением формы в нее нужно внести необходимые изменения или использовать форму бланка, приведенную ниже в нашей статье.

Отметим, что приказ № 368 допускает указание в путевом листе и дополнительных реквизитов, отражающих индивидуальные особенности работы компании, использующей транспорт. Применяемая форма обязательно должна быть отражена в учетной политике компании.

Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля

Первое, что необходимо знать о заполнении путевого листа, это его обязательные реквизиты:

  • номер листа согласно хронологической нумерации и его наименование (для какого типа транспорта составляется путевой лист);
  • срок его действия;
  • наименование или Ф.И.О. владельца авто;
  • информация о транспортном средстве;
  • данные водителя;
  • информация о видах сообщения или перевозок, которые приведены в ст. 4, 5 устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта.

Устав регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом (ч. 1 ст. 1 устава). Если автомобиль используется для собственных нужд, на наш взгляд, сформулировать наименование вида сообщения и вида перевозок можно самостоятельно. При этом по возможности лучше использовать терминологию устава.

Остальные реквизиты, предусмотренные унифицированными формами бланка, не являются обязательными. Таким образом, информацию, например, о маршруте автомобиля в путевой лист можно не включать (письмо Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ИС).

В сведениях о сроке действия путевого листа должен быть указан день, в течение которого может применяться документ. А если он выдан на несколько дней — даты начала и окончания периода.

В данных о транспорте нужно отразить:

  • тип ТС, его марку и модель, а также аналогичные данные о прицепе или полуприцепе, если они используются;
  • регистрационный номер ТС и прицепа;
  • показатели пробега по одометру в полных километрах при старте ТС с парковки и по завершении перевозки, а также при заезде транспорта на место стоянки в конце смены;
  • дату и время запуска на линию и возврата ТС;
  • дату и время (в часах и минутах) осуществления предрейсового или предсменного контроля техсостояния ТС.

Перечень неисправностей, при которых использовать авто нельзя, установлен постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090.

Сведения о водителе включают:

  • Ф.И.О.;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотров водителя. Исключения в части медосмотров предусмотрены лишь для лиц, входящих в экипаж экстренных оперативных служб (правила проведения медосмотров установлены приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н).

Если продолжительность рейса шофера авто превышает длительность смены или рабочего дня, путевой лист оформляется на весь рейс до его начала. Если же за день он совершает один или несколько рейсов, путевку надо оформить до начала первого (п. 9 порядка заполнения согласно приказу № 368).

Если одно транспортное средство используется посменно разными водителями, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (п. 10 порядка заполнения согласно приказу № 368).

При выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее в листе проставляются дата, время и показания одометра.

Сделать это вправе только лицо, специально уполномоченное решением руководителя, например, диспетчер, заверив данные своей подписью и расшифровкой (п. 12 порядка заполнения согласно приказу № 368).

Исключение сделано для ИП, совмещающего обязанности водителя: он может заполнить данные самостоятельно.

Если машиной управляют несколько водителей и листы оформляются на каждого, дата, время и пробег авто при выезде указываются в документе на водителя, выехавшего с парковки первым, а при заезде — на водителя, который последним заехал на парковку.

Минтранс не рекомендует тратить время на заполнение лишних бумаг только по причине привлечения нескольких водителей (письмо Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ). Если путевой лист на авто уже заполнен, но за его руль садится новый водитель, даже если ему только предстоит пройти предрейсовый медосмотр, оформлять отдельный бланк не нужно.

Достаточно вписать в документ следующие реквизиты:

  • показания одометра при выезде с парковки;
  • дату и время выезда ТС с парковки и его возвращения;
  • дату и время осмотров ТС и водителя.
  • При этом следует проследить, чтобы отметки медиков позволяли определить, к кому из шоферов они относятся.
  • Ведомство подчеркивает, что вариант дополнения существующего бланка возможен только в том случае, если все прочие данные путевого листа остаются неизменными, в том числе:
  • его наименование и номер;
  • срок его действия (в настоящее время законом не ограничен);
  • данные о ТС и его владельце.

Инспектировать шоферов вправе только медицинский работник. По итогам предрейсового медосмотра специалист должен проставить в путевом листе отметку, допускающую водителя к работе («Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»), указать дату и время обследования, заверить данные собственноручной подписью, указать фамилию и инициалы.

В процедуре прохождения послерейсового медосмотра меняется только содержание отметки на «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Проводить техосмотр транспортного средства перед его выпуском на смену или рейс вправе лишь должностное лицо, ответственное за техсостояние и эксплуатацию техники. Специалист указывает дату и время контрольного мероприятия, ставит отметку: «Выпуск на линию разрешен», проставляет дату и время выпуска (при возвращении — возвращения), подпись и ее расшифровку.

Обращаем внимание, что согласно Федеральному закону от 10.12.1995 № 196-ФЗ не нужно проводить в установленном законом порядке предрейсовый или предсменный контроль техсостояния ТС для легкового автомобиля, используемого для собственных нужд (п. 2 ст. 20).

Путевой лист заполняется в одном экземпляре. Водитель должен получить его на руки перед поездкой, а по возращении сдать уполномоченному лицу для передачи в бухгалтерию. Ответственный сотрудник на основании данных документа производит расчет заработной платы водителя.

С 2021 года установлено, что журнал регистрации путевых листов можно вести на бумаге или электронно. Если выбран бумажный вариант, то страницы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если выбран электронный вариант, то данные из журнала заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Путевые листы 2022 на автомобиль директораПутевые листы 2022 на автомобиль директора

Путевые листы: правила заполнения в 2021 году

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр.

Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

  • зарплату водителя;
  • надбавки водителям за разъездной характер работы;
  • затраты на ГСМ;
  • затраты на запчасти;
  • затраты на парковку;
  • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).

Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

  Время оформления Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня До начала первого рейса На один день
Рейс превышает продолжительность смены До начала рейса На срок, соответствующий длительности рейса илиНа срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Попробовать бесплатно

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года. 

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
  • организованная перевозка группы детей;
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
  • перевозка грузов;
  • перевозка для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель. 

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

  • по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
  • по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Читайте также:  Биологические активы в бухгалтерском учете

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

  • для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
  • для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

  • тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
  • марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
  • государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
  • день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

  • фамилию, имя, отчество водителя;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

  • нормативный расход топлива;
  • маршрут движения;
  • экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
  • перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Узнать больше

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Скачать образец путевого листа легкового автомобиля

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Путевые листы 2022 на автомобиль директора Путевые листы 2022 на автомобиль директора

Скачать образец путевого листа грузовика

Скачать бланк путевого листа пассажирского автобуса

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Путевой лист в 2022 году: последние новости и инструкция по заполнению

В рамках действующего законодательства использование транспортного средства (далее — ТС) в коммерческих целях возможно только при наличии путевого листа (далее — ПЛ).

Этот документ контролирует работу ТС и водителя, а также фиксирует обоснование и подтверждение расходов на топливо (ГСМ) и заработную плату.

В этой статье разберемся с последними новостями и изменениями в правилах оформления и заполнения ПЛ, а также ответим на часто задаваемые вопросы.

Какие перевозочные документы доступны в электронке?

С 1 января 2022 года участникам грузовых и пассажирских перевозок разрешили составлять некоторые перевозочные документы в электронном виде, без дублирования на бумаге. К ним относятся транспортная накладная, заказ-наряд и сопроводительная ведомость. 

Работа с транспортными накладными, даже в электронном формате, до сих пор требует упрощения и внедрения современных цифровых решений.

Именно в этих целях Цифровая платформа Сберкорус разработала сервис ЭТрН, который обеспечивает автоматизацию процессов оформления транспортных перевозок любых категорий.

Применение сервиса снизит расходы бумагу, ускорит составление и обмен документами в цепочке поставок, исключит риски некорректного заполнения транспортных накладных.

ПЛ и еще несколько типов перевозочных документов (заказы, заявки, и договоры фрахтования) можно будет составлять в электронном формате уже в марте 2023 года.

Актуальные новости по путевым листам

Ситуация изменилась в сентябре прошлого года с введением в силу приказа Минтранса № 368. Нормативным актом введены новые правила заполнения ПЛ, которые действительны до конца 2026 года, а также пополнился перечень обязательных реквизитов ПЛ.

Рассмотрим общий список нововведений:

  1. Появился новый реквизит ПЛ, который проставляется в обязательном порядке — сведения о типе перевозки и типе транспортного сообщения.
  2. Утверждены шаблоны записей о пройденном водителем медосмотре и проведенном техосмотре транспортного средства. 
  3. Прежде ПЛ составлялся только при перевозке пассажиров и грузов. Теперь такой документ нужно оформлять на любое эксплуатируемое в коммерческих целях ТС. 
  4. Журнал регистрации ПЛ стало возможно составлять как на бумаге, так и в электронном формате с сохранением возможности распечатать документ. Электронный журнал нужно подписывать усиленной ЭП. 

Как оформлять ПЛ в 2022 году?

Оформлять ПЛ необходимо на любое ТС, которое перевозит грузы, пассажиров и багаж — как на легковой автомобиль, так и городской электрический наземный транспорт. Не имеет значения для каких нужд выполняется поездка — собственных или по договору в интересах третьих лиц. Если транспорт находится во временном пользовании по договору аренды ТС с экипажем, то ПЛ составляется арендодателем.

Обязательная форма ПЛ законодательством не установлена. Бланк этого документа может быть разработан в индивидуальном порядке, либо можно скачать образец, установленный Постановлением Госкомстата № 78. В последнем случае в ПЛ нужно добавить обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе Минтранса № 368.

На каждую единицу транспорта составляют отдельный ПЛ. Если на ТС посменно работают несколько водителей, то документ можно составить на каждого или один на нескольких с персональными отметками о медицинском осмотре.

Внимание! Если работник компании, не являющийся по должности водителем, эксплуатирует автомобиль для выполнения служебных задач — ПЛ на такие поездки оформлять не требуется.

Как заполнять ПЛ?

Документ может быть составлен на компьютере, вручную или смешанным методом (когда на компьютере заполняются только повторяющиеся сведения о ТС и водителях). Правила заполнения и необходимые реквизиты ПЛ установлены в разделе 3 Приказа Минтранса № 368. Итак, ПЛ в 2022 году должен содержать следующие сведения:

  • наименование и номер документа
  • период действия документа
  • название владельца ТС (юрлица или ИП)
  • используемое ТС (модель, госномер и пр.)
  • ФИО водителя ТС и отметки о его медосмотре
  • тип осуществляемой перевозки*
  • тип транспортного сообщения**

* по видам перевозок даны разъяснения в прошлогоднем письме Минтранса

** типы сообщения перечислены в статье 4 Устава автомобильного транспорта

Также в ПЛ разрешено вносить дополнительные сведения, которые предприниматель или предприятие считают необходимыми ввиду особенностей своей деятельности. Например, можно указать информацию о выполненных маршрутах — это пригодится в случае, если понадобится доказать ФНС реальность для поездки и ее коммерческий характер.

Есть ли штрафы за неправильное оформление ПЛ?

За перевозочную деятельность без ПЛ для водителей предусмотрен штраф в соответствии со статьей 12.3 Кодекса об административных правонарушениях — 500 руб. В случаях, когда ПЛ имеется на руках, но не содержит всей обязательной информации, тоже предусмотрена система штрафных санкций. Представим их в таблице:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector