Дистанционный работник. прием на работу

Как оформить дистанционно работника?

На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2018 году.

Дистанционная работа и дистанционный работник

Трудовая деятельность на расстоянии или дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовой функции вне местонахождения работодателя, а именно без определенного стационарного места, за пределами офиса компании.

Это основное отличие дистанционной работы от обычной, а в остальном отличий практически нет.

Работника также необходимо принять в штат компании, у него такие же права, как и у других работников, в том числе по нему должны производиться отчисления на страховые взносы.

Кроме того, дистанционный работник имеет право и на ежегодный отпуск, на декретный отпуск с выплатой соответствующего пособия и на больничный с выплатой больничного пособия.

Преимущества дистанционной работы

Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте.

Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя.

Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Отличие дистанционного работника от надомного

Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.

Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.

В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.

Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.

Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.

Как принять на работу дистанционного работника

Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:

  • Трудовая книжка;
  • Паспорт;
  • Документ воинского учета;
  • СНИЛС;
  • Диплом, сертификат и др. документы, подтверждающие квалификацию работника.

Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.

Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:

  • Ознакомление работника с нормативными актами компании;
  • Заключение трудового договора;
  • Издание приказа о приеме на работу;
  • Оформление личной карточки по сотруднику;
  • Занесение записи в трудовую книжку.

К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д.

Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов.

Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.

Трудовой договор с дистанционным работником

Основной документ при оформлении на работу дистанционного сотрудника – это трудовой договор. Составляется он по тем же правила, что применяются и к общим трудовым договорам. В договоре указывают данные по двум сторонам договора, а также права и обязанности каждой из сторон (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор с удаленным работником 2018: образец заполнения).

Одним из условий, прописываемых в договоре является место работы. В договоре с дистанционником нужно указать, что работа является дистанционной, а в качестве адреса можно указать домашний адрес работника. Если работник указывать свой адрес не хочет, либо указание его адреса невозможно, то можно указать адрес работодателя в качестве места заключения договора.

Рассмотрим основные условия, которые должны содержаться в договоре с дистанционным работником:

  • Сроки по выполнению работы, а также подготовке отчетов о проделанной работе;
  • Срок подтверждения электронных или заказных писем;
  • Период времени, когда работник остается в зоне доступа по указанным каналам связи;
  • Порядок документооборота с работодателем;
  • Условия прекращения договора по инициативе работодателя.

При приеме работника на определенный срок это следует зафиксировать в договоре.

Если человек живет за границей, то положения российского трудового законодательства на него не распространяются, он не может обеспечить работнику безопасные условия труда и оплачивать страховые взносы за работника.

Поэтому принять дистанционного работника можно только такого, который живет в РФ.

Сними живущими за границей лицами можно заключить только договор гражданского-правового характера (Читайте также статью ⇒ Трудовой договор без испытательного срока: образец договора).

Приказ о дистанционной работе

После заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Приказ можно оформить по унифицированной форме Т-1, либо разработать форму самостоятельно. В качестве основания указывают договор дистанционного работника, а в качестве условия приема на работу и характера работы указывается дистанционный характер работы.

Когда на дистанционную работу сотрудника не принимают, а переводят использовать нужно другую форму приказа Т-5. Он издается в том случае, если изменения характера работы происходят с согласия двух сторон. При этом первоначально составить нужно допсоглашение к основному договору с сотрудником, а уже на основании него издать приказ.

Трудовая книжка дистанционного работника

Заполнить трудовую книжку дистанционного работника можно в том случае, если в этом есть необходимость. При этом сама запись делается обычным образом без уточнения какой именно является работа – дистанционной или нет.

То есть в книжке указывается наименование работодателя, должность работника и отдел, в который он оформляется.

Помимо этого указываются дата и номер приказа о приеме на работу (Читайте также статью ⇒ Ошибки в трудовых книжках 2018 (примеры ошибок, на что влияют, как исправить)).

Трудовая книжка не может быть заполнена в электронном виде, она передается работодателю в оригинале. Если дистанционный работник хочет, чтобы запись в трудовой книжке была, он отправляет ее работодателю заказным письмом, либо лично приезжает в офис.

Законодательная база

Законодательный акт Содержание
Глава 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников»
Закон №63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»
Статья 65 ТК РФ «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора»

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/distancionnyj-rabotnik/

Нюансы дистанционного оформления трудовых отношений

«Кадровик. ру», 2011, N 12

НЮАНСЫ ДИСТАНЦИОННОГО ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

Для работодателей, имеющих разветвленную сеть обособленных подразделений во многих регионах страны, все более привычным становится дистанционное оформление трудовых отношений. Как оно осуществляется и с какими трудностями предстоит столкнуться сторонам трудовых отношений, мы и обсудим в этой статье.

Центральный офис — в городе федерального или регионального значения, в регионах — сеть обособленных подразделений. В последнее время такие компании встречаются нередко.

В организациях, имеющих разветвленную структуру, большая часть сотрудников работает в филиалах. А оформлять трудовые отношения необходимо с каждым из них — независимо от фактического местонахождения.

Как правило, в этих организациях применяются следующие типы организации кадрового учета:

— полностью дистанционный (оформление приема и увольнения, а также сопровождение изменений в трудовых отношениях производятся вне постоянного фактического места работы);

— полностью местный (трудовые отношения оформляются полностью по месту фактической работы работника, в пределах одного города, области);

— смешанный (структура организации формально делится на «кусты», к которым прикреплены несколько обособленных подразделений, расположенных в соседних регионах).

Полное оформление трудовых отношений на месте — схема классическая. А вот дистанционный и смешанный — это сравнительно новые типы, требующие тщательного подхода и особого внимания. Чем они отличаются от оформления трудовых отношений на месте и какие риски для работодателя и работника могут возникнуть при их использовании?

Оформление приема на работу

Первое, что предстоит сделать сторонам в самом начале трудовых отношений, — зафиксировать их. Существует несколько нюансов, связанных с оформлением приема на работу.

Представление документов

Статьей 65 ТК РФ предусмотрен перечень документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора. При этом ТК РФ не содержит нормы о том, что это могут быть не оригиналы, а копии. Особенности оформления приема на работу зависят от избранной работодателем схемы предоставления документов.

1. Если работодатель обеспечивает наличие на местах любых специалистов, выполняющих техническую работу (копирование, сканирование, отсылка документов), то оригиналы документов считаются предъявленными представителю работодателя. Обязанность нового сотрудника выполнена.

2. Если же работодатель настаивает на том, чтобы оригиналы документов переслали в центральный офис (с последующим их возвратом в место фактической деятельности работника), не исключена их утрата.

Прежде всего это будет иметь негативные последствия для сотрудника — восстановление документов требует много времени и сил.

Однако и работодатель рискует — при определенных обстоятельствах сотрудник вправе потребовать возмещения материального ущерба, связанного с потерей документов.

Подписание приказа о приеме на работу

Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Этот приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Кроме того, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить сотрудника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, — здесь при любом способе оформления проблем не будет.

А вот затруднения, связанные с приказом, вполне возможны.

Унифицированная форма N Т-1 приказа о приеме на работу утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Этот документ должен быть подписан работодателем. Сотрудник также обязан поставить на нем свою подпись и дату, подтверждая факт ознакомления.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен с приказом в срок не позднее 3 дней со дня фактического начала работы. Однако при дистанционном оформлении выполнить данное условие очень сложно, а порой даже невозможно.

Довольно часто в «дистанционных» приказах встречаются копия одной подписи (работника или работодателя) и оригинал другой. Это административное правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП РФ.

Приказ о приеме должен быть подлинным — с собственноручными подписями как руководителя организации, так и работника (в графе ознакомления).

Обратите внимание: в случае неправильного оформления этого документа работник никаких рисков не несет. Трудовые отношения считаются возникшими с даты, указанной в трудовом договоре или же с момента фактического допущения сотрудника к работе (ст. ст. 16, 67 ТК РФ).

Подписание трудового договора обеими сторонами

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один из них передается работнику, другой остается у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор, не отвечающий вышеуказанным требованиям, не может быть признан действительным.

Читайте также:  Расчет зарплаты при работе вахтовым методом

Следует отметить, что трудовое законодательство не запрещает выражать намерение заключить трудовой договор путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны, указанной в договоре.

Данные действия очень похожи на заключение договора путем совершения юридически значимых действий, характерное для гражданского законодательства. Однако в трудовом праве такой способ не приведет к юридически значимым последствиям, если в результате обмена документами оригинал договора не будет создан.

Процедура подписания во многом определяет, будет ли трудовой договор оформлен правильно или, наоборот, некорректно.

1. Если трудовой договор в одном экземпляре подписывается сначала работником, а затем высылается руководству в центральный офис, велика вероятность утраты документа — он может затеряться внутри организации.

Либо в него могут быть внесены условия, с которыми работник не был ознакомлен и согласен. И соответственно, велик риск того, что договор, подписанный руководителем организации, к сотруднику не вернется.

Это прямое нарушение работодателем ст. 67 ТК РФ.

Трудовым кодексом РФ установлено, что с каждым работником трудовой договор должен заключаться в письменной форме. Однако он будет считаться заключенным и в том случае, если сотрудник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, а сам договор на бумажном носителе остался неподписанным. В силу требования ч. 2 ст.

67 ТК РФ работодатель обязан оформить трудовой договор в течение 3 дней со дня фактического допущения работника к выполнению своих обязанностей. Однако, если он не выполнит это обязательство, в соответствии с положениями ст.

16 ТК РФ трудовые отношения между работником и работодателем будут считаться возникшими — на основании фактического допущения сотрудника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не подписали обе стороны, в основном негативные последствия грозят работнику. Самое неприятное из них — необходимость подачи искового заявления в суд о признании трудового договора заключенным и взыскании заработной платы.

Однако и работодатель может оказаться в непростом положении, если среди его знакомых окажется мошенник, который решит сыграть на отсутствии надлежаще оформленных документов о работе. Вероятность такой курьезной ситуации подтверждает пример из практики Тернейского районного суда Приморского края — правда, в этом случае решение было вынесено в пользу работодателя.

Если же суд признает наличие не оформленных должным образом трудовых отношений, у работодателя возникают все связанные с ними обязанности.

На практике. Ш. обратился с иском к ИП С., в котором просил суд обязать ответчика предоставить ему надлежащим образом заверенные копии документов, подтверждающие работу у него с января 2005 г.

, а именно: копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное страхование, о периоде работы и др. В обоснование иска Ш. указал, что с января 2005 г.

согласно поручению ответчика он приступил к работе, связанной с приобретением товара и его доставкой в магазин «К***», в связи с чем ответчик выдал ему доверенности, предоставленные различным предприятиям и организациям. Все это время он приобретал за свой счет товары и доставлял или отправлял их в магазин.

Ответчик получал результат его труда, но не произвел истцу возмещение затрат и не оплатил его работу. На обращение Ш. к ответчику о предоставлении вышеуказанного перечня документов последний не прореагировал.

Как было установлено судом в ходе рассмотрения дела на основании представленных ответчиком доказательств (в том числе приказов, табеля учета рабочего времени, книги выданных доверенностей, показаний свидетелей, информации отдела ПФР), истец у ответчика никогда не работал, приказов о его приеме на работу ИП не издавал, трудовую книжку Ш.

не заполнял, никаких доверенностей и поручений на представление его интересов в других организациях Ш. не давал. Установлено, что между ИП С. и Ш. ранее существовали приятельские отношения, однако никаких доказательств о возникновении трудовых отношений между сторонами не представлено. На основании изложенного Тернейский районный суд Приморского края решением от 23.

03.2010 в иске Ш. отказал.

Источник — Тернейский районный суд Приморского края: terneysky. prm. sudrf. ru/modules. php? name=docum_sud&id=125.

2. Если полномочия на подписание со стороны работодателя делегированы одному из должностных лиц структурного подразделения, вероятность нарушения прав работника сводится к минимуму. Трудовой договор подписывается на месте, один экземпляр вручается работнику.

Однако в этом случае возникают риски уже для работодателя — в части превышения полномочий руководителем структурного подразделения, который может, например, установить в трудовом договоре иную зарплату, нежели положенная работнику по штатному расписанию.

При этом работник вправе потребовать вознаграждения в размере, указанном в начальном варианте трудового договора, а у работодателя возникнет обязанность по повышенной оплате его труда.

Подобные действия местного руководителя не должны влиять на объем и характер прав работника, работодатель не может переложить вину за действия своего должностного лица на самого сотрудника.

Суды в этом случае принимают сторону работника, признавая за ним право требовать выплаты заработной платы в установленном размере. А работодатель… вправе обратиться к руководителю местного отделения с иском о взыскании материального ущерба, который был нанесен организации в результате действий последнего.

Заполнение трудовой книжки

В соответствии с п. 10 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 N 225 «О трудовых книжках» все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Это возможно только при местном и смешанном типе оформления трудовых отношений. При полностью дистанционном оформлении внести запись в трудовую книжку в указанный срок практически невозможно, даже если она будет передана в центральный офис спецсвязью или курьером. Хотя, конечно, бывают и исключения.

Работнику в этой ситуации ничто не грозит. Для работодателя возникают риск нарушения требований трудового законодательства и возможность привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Переводы, перемещение работника, изменение условий

трудового договора, в том числе по инициативе работодателя

Сложности при переводе

Во всех случаях переводов основной нюанс дистанционного оформления заключается в невозможности одновременного подписания приказа (уведомления) и работником, и работодателем. Например, работник написал заявление на перевод на другую должность со следующего дня.

Приказ о переводе, который он получил, еще не был подписан руководителем. На следующий рабочий день сотрудник вышел на работу в новый отдел, на новую должность. Работодатель же… передумал. И составил акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте, зафиксировав прогул в течение всего рабочего дня.

На основании этого работник был привлечен к дисциплинарной ответственности — уволен за прогул. Ситуация двойственная: сотрудник не самостоятельно решил сменить должность и выполнять иные функциональные обязанности, однако подтверждения состоявшегося перевода у него не было.

Работодатель же не издал (не подписал) приказ о переводе в силу различных причин дистанционного характера (филиал не знал о планах центрального офиса и ошибочно инициировал перевод, головной офис не согласовал перевод именно этого лица и т. п.).

Исполнители же зафиксировали отсутствие сотрудника на рабочем месте, не зная о существовании неурегулированного перевода. Вывод для работника неутешительный: ситуация может оказаться для него рискованной.

Изменение условий трудового договора

по инициативе работодателя

В организации с разветвленной структурой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя вместо обычных 2 месяцев займет три-четыре.

Ведь все должно быть оформлено в оригинале и в едином экземпляре. Риски для работодателя те же, что и при переводах, причем они усиливаются вероятностью совершения ошибок, т. к.

в цепочке передачи и оформления документов участвуют несколько человек.

Отпуска

Глава 19 ТК РФ устанавливает требования в отношении порядка предоставления отпусков, а также закрепляет права некоторых категорий работников на дополнительные отпуска, на первоочередное предоставление отпуска, на получение отпуска «авансом» и т. д. Дистанционное оформление отпуска имеет множество нюансов.

Ознакомление работника с распоряжением об отпуске

В соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала. Довольно часто в качестве такого извещения сотрудники кадровой службы используют непосредственно сам приказ об отпуске.

Но за указанный срок может произойти много событий: например, работник заболеет, или возьмет учебный отпуск для сдачи сессии, или попросту уволится. ТК РФ не содержит строгого требования уведомлять работника исключительно таким образом — форма может быть произвольной.

Главное требование — соблюсти указанные сроки, а также вручить этот документ работнику под роспись.

При дистанционном оформлении отпуска трудно ознакомить сотрудника с распоряжением работодателя в срок. Подписанный обеими сторонами приказ является основанием для расчета и выплаты отпускных, которые, согласно ст. 136 ТК РФ, должны быть начислены работнику не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Распоряжение работодателя, изданное по унифицированной форме N Т-6 или N Т-6а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, предусматривает подлинную подпись руководителя работодателя (находящегося в центральном офисе) и работника (находящегося в обособленном структурном подразделении в другом городе, области).

Однако найти удобное решение этой проблемы можно.

Распоряжение о предоставлении отпуска готовится дистанционно и высылается работнику в электронном виде в двух вариантах (подписанный руководителем сканированный вариант документа и обычный файл в формате Word). Сотрудник подписывает оба экземпляра и ставит на них дату ознакомления.

Один из них (сканированный) остается у работника, а оригинал направляется руководителю на подпись. Таким образом, единый подлинный документ изготавливается за сравнительно короткий срок. На его основании бухгалтерия и производит расчет суммы оплаты отпуска, не нарушая сроки, установленные ст.

136 ТК РФ.

Срочное оформление отпуска без сохранения заработной платы

Если у работника возникают неотложные обстоятельства, позволяющие ему оформить отпуск без сохранения заработной платы (у работодателя одновременно появляется обязанность его предоставить), расстояние может помешать своевременному и правильному оформлению.

Например, работник направляет заявление по факсу… а оно не проходит, теряется, его получает неуполномоченное лицо и т. д. Сотрудник, уверенный в том, что в соответствии со ст.

128 ТК РФ работодатель предоставит ему отпуск и сам оформит все должным образом, покидает рабочее место, не дожидаясь соответствующего распоряжения. Однако по возвращении его может ждать неприятный сюрприз — увольнение за прогул.

А доказать, что заявление было направлено, уже проблематично, тем более что отпуск в любом случае должен быть оформлен. Хорошо, если работодатель отнесется к сотруднику с пониманием и оформит отпуск «задним числом».

Читайте также:  Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

А если нет? Известны случаи, когда в подобной ситуации суд признавал правоту работодателя. При этом отсутствие сотрудника на работе на основании только лишь заявления об отпуске при отсутствии соответствующим образом оформленного распоряжения об отпуске (даже при наличии уважительных причин) расценивалось как прогул.

Источник: http://hr-portal.ru/article/nyuansy-distancionnogo-oformleniya-trudovyh-otnosheniy

Принимаем на работу дистанционного работника (пошаговая инструкция)

Как оформить прием на работу дистанционного работника? Руководитель организации собирается привлечь к удаленной работе на постоянной основе специалиста из другого города. В связи с этим кадровому специалисту поручено изучить этот вопрос и подготовить все необходимые документы.

В том числе, разработать договор и составить приказ на прием на работу дистанционного работника. Ведь не секрет, что, имея перед глазами заполненные образцы требующихся документов, намного проще подготовить нужные организации бумаги, чем самостоятельно разрабатывать документы с «нуля».

Расскажем, как правильно составить нужные документы и распишем прием на работу дистанционного работника пошагово.

Шаг 1. Трудовой договор

Сотрудники, выполняющие дистанционную работу и взаимодействующие с работодателем с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе, сети «Интернет», признаются дистанционными работниками. Дистанционной работой является выполнение оговоренной договором трудовой функции (ч. 1. 2 ст. 312.1 ТК РФ):

  • вне места нахождения работодателя (головного офиса, филиала, представительства, иного обособленного подразделения);
  • вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Дистанционные сотрудники обладают всеми правами, что и другие категории работников. Дело в том, что на них распространяются все общие нормы трудового законодательства. Особенности труда дистанционных работников регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Так как удаленный сотрудник относится к штатному персоналу предприятия, то прием на работу дистанционного работника осуществляется путем заключения с ним трудового договора (образец договора см. в «Трудовой договор о дистанционной работе (образец 2017)»).

Шаг 2. Приказ о приеме

Следующим этапом приема на работу дистанционного сотрудника является издание приказа (образец приказа см. в «Приказ о приеме на дистанционную работу (образец)» . Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст.

68 ТК РФ). Добавим, что в большинстве случаев организации продолжают использовать унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. В том числе, форму №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу».

Напомним, что прием на работу дистанционного сотрудника не обойдется без оформления личной карточки сотрудника по форме №Т-2 («Заполняем личную карточку работника: заполненный образец»).

Шаг 3. Запись в трудовую

Ведение или неведение трудовой книжки удаленного сотрудника зависит от условий трудового договора, заключенного между работником и работодателем. Дело в том, что ведение трудовой книжки дистанционного работника по ТК РФ необязательно, даже в том случае, когда сотрудник устраивается на работу впервые (подробнее об этом см. «Запись в трудовую книжку дистанционного работника»).

Источник: https://blogkadrovika.ru/prinimaem-na-rabotu-distancionnogo-rabotnika-poshagovaya-instrukciya/

Прием на работу дистанционного работника

Все большую популярность набирает удаленный тип занятости. Это выгодно обеим сторонам.

Сотрудник получает возможность не тратить время на дорогу до работы и обратно (что особенно экономит время в мегаполисах), перекусывать в любое время домашней едой, не находиться под гнетом раздражающего наблюдения и регламентировать режим работы на свое усмотрение.

Для работодателя это экономия на аренде офисных площадей, на организации рабочего места (в некоторых случаях), на обеспечении сотрудника канцелярией, кофе и т.д. Тем не менее в России удаленные сотрудники пока составляют не более 1% от всех работающих. Поэтому для отдела кадров прием на работу дистанционного работника не такое уж привычное дело.

Прежде чем перейти к порядку трудоустройства, работодатель должен ответить себе на вопрос: «Что именно я хочу от этой рабочей единицы?» От того, нужен ли вам сотрудник в штате на постоянную работу или временный внештатный сотрудник для выполнения конкретной задачи, будет зависеть, каким образом рациональнее оформить трудовые отношения.

Итак, если ваша цель «поматросить и бросить», то есть имеется проект, и для него нет штатного сотрудника (при этом проект экспериментальный или эксклюзивный единичный), то, однозначно, вам подойдет договор гражданско-правового характера.

Если речь идет о постоянном трудоустройстве в штат, то нужен трудовой договор.

В зависимости от выбранного варианта, трудовые отношения и процесс оформления будут значительно отличаться.

Основной плюс для работодателя: в этом варианте трудоустройства вы ничего не должны другой стороне, кроме оговоренного вознаграждения за качественно выполненную работу и отчисления страховых взносов в ПФР (ст. 420 НК РФ). По факту выполнения задачи подписывается акт выполненных работ и выплачивается вознаграждение. На этом отношения можно считать исчерпанными.

Чего не должен работодатель в случае заключения ГПД:

  • Оплачивать больничные и декретные отпуска.
  • Оплачивать учебный отпуск.
  • Выплачивать пособие по временной нетрудоспособности, связанное с уходом за членами семьи в случае их болезни.
  • Предоставлять очередные оплачиваемые отпуска.
  • Нести ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в рабочее время.

Чего не должен сотруднику работодатель, если это не прописано в договоре:

  • Платить ежемесячно вознаграждение.
  • Организовывать рабочее место сотрудника.
  • Оплачивать привлечение третьих лиц к выполнению поставленных задач.
  • Оплачивать мобильную связь, канцелярию и т.д.
  • Компенсировать затраты на проезд и другие дополнительные расходы в связи с рабочими поездками.
  • Быть налоговым агентом в отчислении НДФЛ с дохода работника по ГПД.
  • Отчислять взносы в Фонд социального страхования (ст. 20.1 № 125-ФЗ).

Кроме того, работодатель имеет право выбирать сотрудника по конкретным параметрам, не заботясь о вопросах дискриминации отдельных категорий граждан при приеме на работу.

Чего не должен работник работодателю:

  • Придерживаться общепринятых в штате правил трудовой дисциплины и внутреннего распорядка.
  • Соблюдать общеустановленный режим труда и отдыха.
  • Участвовать в корпоративных мероприятиях (если это не является частью выполняемой работы).
  • Освещать и подтверждать все свои расходы в рамках выполнения поставленных задач.

Порядок оформления удаленного сотрудника при заключении ГПД

Процедура оформления трудовых отношений гражданско-правового характера упрощена до минимума действий. Писать заявление о приеме на работу сотруднику не нужно.

Перечень обязательных документов краток:

  1. СНИЛС.
  2. Паспорт или другой документ, подтверждающий личность.
  3. ИНН.

Документы об образовании и повышении квалификации работодатель запрашивает на свое усмотрение.

Договор заключается по форме работодателя, и в нем прописываются все тонкости трудовых взаимоотношений (образец).

При приеме на работу по ГПД работодатель не делает отметки в трудовой книжке работника.

Взаимодействие с дистанционным работником в рамках трудового договора

Трудовое законодательство определяет дистанционную работу как труд не на территории работодателя, при этом под его контролем и с применением каналов связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

В процессе работы разрешено использовать электронный формат документов и электронные подписи.

На дистанционного сотрудника распространяются все правила и социальные гарантии по трудовому законодательству, наравне с обычными офисными сотрудниками.

Соответственно, и перечень документов при приеме на работу стандартный:

  • Заявление потенциального работника (не обязательно).
  • Паспорт или другой подтверждающий личность документ.
  • ИНН.
  • СНИЛС.
  • Документ об образовании.
  • Трудовая книжка (кроме случаев, когда сотрудник совмещает работу в вашей компании с основным местом работы).
  • Военный билет (для военнообязанных).

Порядок оформления трудового договора с удаленным сотрудником

Оформление трудового договора с дистанционным сотрудником возможно посредством обмена документами в электронном виде, но с последующей обязательной почтовой пересылкой документов на бумаге (отправка не позже трех дней с момента заключения договора). Заявление о приеме на работу также можно принять электронно с последующей отправкой по почте.

Если нет возможности представить остальные документы лично, можно принять их в виде нотариально заверенных копий. Трудовая книжка в таком случае пересылается почтовой отправкой с уведомлением.

Отметку в трудовой делать не обязательно, но возможно (по соглашению сторон).

Если для вашего удаленного сотрудника это первое официальное трудоустройство, то СНИЛС он получает самостоятельно.

При приеме на работу необходимо ознакомить сотрудника со всеми правилами внутренней трудовой дисциплины и локальными нормативными актами компании, регулирующими этот вопрос.

Составьте трудовой договор правильно:

  1. Все нюансы по организации рабочего места сотрудника (предоставите ли вы ему все необходимое оборудование либо рекомендуете его, как и в какие сроки будут компенсироваться затраты сотрудника на самостоятельную организацию рабочего места), порядок возмещения любых затрат, связанных с выполнением трудовой функции, порядок контроля выполнения работы обязательно нужно осветить в трудовом договоре (ст. 312.3 ТК РФ).
  2. В рамках обеспечения безопасности и охраны труда работодатель обязан организовать страхование от профзаболеваний и несчастных случаев, предоставить информацию об условиях охраны труда, провести расследование при несчастном случае при исполнении обязанностей, выполнять указания Государственной трудовой инспекции.
  3. Если вы хотите, чтобы сотрудник соблюдал общеустановленный в организации рабочий режим, то укажите это в трудовом договоре.
  4. При расторжении трудового договора с дистанционным сотрудником допускается обмен документами в электронном формате. При этом необходимо произвести организацию почтовой отправки оригиналов документов в день расторжения договора.

Пошаговый алгоритм трудоустройства дистанционного сотрудника

  1. Получение документов потенциального работника.
  2. Заключение трудового договора (электронно, затем отправка по почте в течение трех дней).
  3. Оформляется приказ о приеме на дистанционную работу. В нем пропишите, что сотрудник принимается дистанционно.
  4. Заведение личной карточки и личного дела сотрудника.

  5. Внесение записи в трудовую книжку (по обоюдной договоренности с работником).
  6. Ознакомление сотрудника со всеми необходимыми внутренними документами.
  7. Если такая должность ранее не была предусмотрена в штате вашей организации, необходимо внести изменения в штатное расписание.

Безусловно, такой вариант пополнения штата имеет плюсы и минусы.

Плюсы мы описали в начале статьи. К минусам можно отнести риск недостаточного контроля удаленных штатных единиц и, как следствие, возникновение недопониманий. Но мировая практика показывает, что этого возможно избежать, если уделить достаточное внимание организации процесса.

Например, подготовить адекватное выполняемым задачам программное и техническое обеспечение, выстроить режим самоконтроля и обратной связи, наладить систему отчетности.

Источник: https://zhazhda.biz/base/priem-na-rabotu-distancionnogo-rabotnika

Как оформить работу с дистанционным сотрудником? | Вопросы подписчиков | Журнал «Кадровое дело»

1) «подпись для дистанционного работника необходимо оформить, если работа связана с подписью документов», правильно ли я понимаю, что для подписания приказов, трудового договора и др.

кадровых документов электронная подпись не нужна?Если да, то возможа ли отправка оригиналов документов по почте для их подписания? в какой срок должны отправляться документы?2) можно ли оформить работника на дистанционную работу, если он работает в регионе (на дому), выполняя часть функций (продажи) вне дома (на машине). 

Ответ на вопрос:

1) «подпись для дистанционного работника необходимо оформить, если работа связана с подписью документов», правильно ли я понимаю, что для подписания приказов, трудового договора и др. кадровых документов электронная подпись не нужна?
Если да, то возможа ли отправка оригиналов документов по почте для их подписания? в какой срок должны отправляться документы?

Электронную подпись оформлять не обязательно. Отправка документов по почте возможна. Только в случае, если только дистанционный работник (или лицо, только поступающее на дистанционную работу) и работодатель взаимодействуют путем обмена электронными документами, то используются усиленные квалифицированные электронные подписи в установленном законом порядке.

Читайте также:  Беспроцентный заем сотруднику компании 2018

Документы должны отправляться в сроки таким образом, чтобы не было нарушений по ознакомлению с ними согласно нормам ТК РФ.

2) можно ли оформить работника на дистанционную работу, если он работает в регионе (на дому), выполняя часть функций (продажи) вне дома (на машине). Спасибо!

По данному вопросу требуется анализ трудовой функции работника: если работа будет связана с постоянными служебными поездками, то скорее нужно оформлять разъездной характер работы. Если же данный работник будет осуществлять трудовую функцию через средства телекоммуникации работодателя и иных лиц, то можно оформить дистанционную работу.

Подробнее о Трудовом договоре с дистанционным работником мы написали в материале по ссылке.

Так, если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Подробнее об этом см. в доп. материалах.

В отличие от командировок оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Кроме того, для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям, например, раз в неделю или в месяц, в зависимости от потребностей и целей самой организации.

Место работы в данном случае будет – конкретный населенный пункт, в котором расположен либо головной офис организации, либо ее обособленное структурное подразделение. Место работы в трудовом договоре обязательно должно быть обозначено (ст. 57 ТК РФ).

Включить в трудовые договоры с сотрудниками разъездной характер работ можно по соглашению сторон трудового договора или в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ (при наличии оснований и с предварительным уведомлением сотрудников). Подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/130/50603/?step=1.

При этом, согласно ст. 312.

1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Вместе с тем, никаких ограничений на место жительства дистанционного работника в гл. 49.1 ТК РФ нет. Следовательно, дистанционный работник — гражданин Российской Федерации может проживать и выполнять дистанционную работу там, где ему удобно. При этом, законодательство не обязывает ни работника ни работодателя отслеживать место работы дистанционного работника.

Таким образом, можно сказать, что разъездной характер и дистанционная работа являются абсолютно разными понятиями. Следовательно, рассуждая логически, дистанционный работник не может иметь разъездной характер работы.

Что касается командировки, то действующее законодательство не содержит никаких ограничений на направление в командировку дистанционного работника.

Поэтому Вам необходимо либо оформить дистанционную работу с командировками, либо разъездной характер работы (в зависимости от того, какими конкретно функциями Вы планируете наделить сотрудника).

Что касается командировки, отметим следующее:

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п.

 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.

Служебную записку можно составить в произвольной форме.

Служебную записку необходимо оформить, только если:

  • сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Обратите внимание, что при предоставлении сотруднику служебного автомобиля (или использовании личного) в организации должен быть приказ о совмещении работником профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это.

В должностные обязанности работника, который не является водителем, не может входить обязанность по управлению автомобилем, так как такая обязанность относится к трудовой функции водителя автомобиля.

Если расширение обязанностей приводит к изменению трудовой функции, то работодателю необходимо получить письменное согласие сотрудника на выполнение дополнительной работы, установить доплату.

Далее отметим, что если работник управляет транспортом в рабочее время, то его использование осуществляется в общем порядке, в том числе необходим предрейсовый осмотр.

О предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах:

Законодательством установлены особенности регулирования труда работников транспорта. К работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами, относятся, в частности, водители автомобилей.

К таким особенностям в частности относятся:

  • обязательные предварительные медосмотры при поступлении на работу (ч. 1 ст. 213 ТК РФ);
  • обязательные периодические медосмотры

Источник: https://www.kdelo.ru/qa/137798-qqkss8-kak-oformit-rabotu-s-distantsionnym-sotrudnikom

Прием на работу дистанционных работников

Главная » Прием на работу » Прием на работу дистанционных работников

Дистанционные работники — это работники, которые трудятся вне пределов организации, работают удаленно. Удаленный работник может находиться дома, в своем офисе, в кафе и при этом выполнять свои трудовые обязанности, являясь работником организации.

Труд дистанционных работником в настоящее время начинает использоваться все чаще, так как это удобно как работодателю, так и работники. Конечно, удаленно могут работать работники далеко не каждой должности.

Как правило, дистанционными сотрудниками становятся торговые представители, менеджеры продаж, дизайнеры, программисты, бухгалтеры, юристы то есть те работники, для которых не нужно постоянное нахождение в офисе и личный контакт с коллегами и руководством.

Дистанционных работников называют удаленными, а также фрилансерами. Как правило, для организации их работы достаточно иметь компьютер с доступом в интернет и телефон. Эти средства техники будут использоваться для связи с работодателем, клиентами и выполнения самой работы.

Так как дистанционный труд используется все чаще и чаще, в Трудовой кодекс РФ были внесены соответствующие поправки, касающиеся именно удаленных сотрудников. Данные поправки и изменения регулируют процесс взаимоотношений работодателя и дистанционного сотрудника.

Почему дистанционная работа выгодна и работникам, и работодателю?

Нужно ли это работодателю?

Не секрет, что для организации комфортного рабочего места каждому работнику, работодателю приходится изрядно потрудиться и потратиться.

Каждый работник должен иметь свое оборудованное место, в соответствие с его должностей.

Например, офисному сотруднику, например, бухгалтеру, нужно выделить место в офисе в достаточном количестве, нужен стол, стул, компьютер, офисная техника, бумага, канцелярские принадлежности и прочие мелочи.

Если работодатель примет на работу того же бухгалтера, который будет работать удаленно, расходы работодателя существенно сократятся. Понятно, что дистанционный труд значительно выгоднее для работодателя в финансовом плане.

Еще один значимый плюс в том, что география поиска нужного специалиста значительно расширяется. Не обязательно искать работника в своем городе, его можно искать по всей стране и даже миру. Особенно это актуально для редких специальностей, когда нужен хороший узкий специалист.

Однако есть и свои минусы — работодатель не сможет постоянно контролировать работника, проверить работоспособность, не всегда сможет связать с ним в кратчайшие сроки, не сможет лично переговорить с работником. Личная беседа гораздо эффективнее телефонных переговоров.

Удобно ли это работнику?

Для работника дистанционная работа также имеет свои плюсы и минусы. С плюсами понятно, какой работник не мечтает, сидя дома за компьютером, зарабатывать деньги.  Не нужно вставать рано утром, ехать в переполненном транспорте, тратить деньги на проезд, бензин и обеды. Работник может самостоятельно организовать свое рабочее место и рабочий день, это очень удобно.

Минусы для работника заключается в том, что необходимо найти место, где будет удобно работать.

Если дома семья, дети и другие родственники, то работать в такой обстановке проблематично, приходится искать подходящее место, снимать офис, арендовать рабочее место, что также влечет свои траты.

Удаленный сотрудник должен быть высокоорганизован, должен самостоятельно заставить себя работать. Находясь дома, далеко не каждый может отстраниться от окружающего и плодотворно работать.

Если все же работодатель решает использовать труд удаленных сотрудников, то нужно разобраться, как правильно принять их принимать на работу, какими гарантиями их надо обеспечить, как начислять зарплату.

В ТК РФ имеется отдельная глава 49.1, которая регулирует дистанционный труд. Прежде всего, данная глава дает определение этому понятию, согласно которому, дистанционная работа — это та работа, которая выполняется вне места нахождения работодателя.

С удаленных работником обязательно заключается трудовой договор.

Трудовой договор с удаленным сотрудником

Договор может быть заключен в электронном виде. При этом работодатель отсылает работнику два экземпляра договора, которые должны быть распечатаны и подписаны работником. После чего сканы договора с подписью отправляются работодателю. Работодатель один экземпляр должен представить работнику со своей подписью.

Если нужны оригиналы договоров, то они отправляются посредством почты или курьерской службы.

Содержание трудового договора с дистанционным работником:

  • должно быть четко указана, что данная работа является дистанционной;
  • должен быть указан адрес, где работник будет выполнять свои трудовые обязанности;
  • устанавливается продолжительность рабочей недели;
  • способ предоставления отчетов работника о проделанной работе;
  • гарантии, которые дает работодатель  — социальные гарантии, отпуск;
  • возможность оплаты аренды рабочего места, оплата интеренета, мобильной связи, ГСМ, амортизации;
  • порядок и сроки оплаты труда;
  • должностные обязанности;
  • ответственность сторон.

На основании трудового договора, подписанного обеими сторонами, а также прочих документов, представленных работником, подготавливается приказ о приеме на работу, а на сотрудника заводится личная карточка.

Перечень документов, которые должен предоставить дистанционный сотрудник, аналогичен стандартному набору документом при найме обычных работников.

В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу — как правильно внести запись в трудовую книжку?

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://rabotniks.ru/priem-na-rabotu-distancionnyx-rabotnikov/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector