Акт о неисправимых повреждениях документов. образец и бланк 2017 года

Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов

Название фонда ___________________________________________________________________________________________

№№ описей _______________________________________________________________________________________________

Проверка проводилась с _____________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Числится по описям _______________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи __________________________________________________________________ед. хр.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные

в итоговой записи _____________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

2.2. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи __________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи _____________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

увеличился на ___________________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

уменьшился на __________________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

3. Числится по описям в результате

устранения технических ошибок ____________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

4. Не оказалось в наличии ___________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи) _____________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

из них требующих:

а) дезинфекции ____________________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

б) дезинсекции ____________________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

2

в) реставрации ____________________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

г) переплета или подшивки __________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

д) восстановления затухающих текстов ________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

е) неисправимо поврежденных _______________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

ж) требующих шифровки ________________________________________________________________________ ед.хр.

з) требующих замены и оформления обложек___________________________________________ ед.хр.

и) требующих картонирования __________________________________________________________ ед.хр.

к) _______________________________________________________________________________________________

л) ______________________________________________________________________________________________­

6. Имеется не включенных в описи ___________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи),

имеющихся в наличии ____________________________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

8. Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

Проверку производили:

Наименование должностей

работников Подписи Расшифровки подписей

СОГЛАСОВАНО

Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов

(продолжение)

Приложение 12 14

к Административному регламенту

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

#G0
(название архивного отдела)АКТ___________ № ___________(дата)о технических ошибках вучетных документах УТВЕРЖДАЮ____________________________(должность лица, курирующегоработу архивного отдела)Подпись РасшифровкаподписиДатаФонд № ____________
Название фонда ____________________________________________________________________________________________________________________________________________В ходе выполнения ______________________________________ обнаружены техническиеошибки в записях:
#G0Название документа Существующая запись Следует записать
1 2 3
В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на _______________ ед. хр.(цифрами и прописью)Примечания: _________________________________________________________________Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписиИзменения в учетные документы внесеныЗаведующий отделом Подпись Расшифровка подписиДата

Приложение №13

к административному регламенту

ОБРАЗЕЦ ЖАЛОБЫ НА ДЕЙСТВИЕ (БЕЗДЕЙСТВИЕ)

( наименование органа местного самоуправления)

_____________________________________________________________

или его должностного лица

_____________________________________________________________

наименование структурного подразделения органа

местного самоуправления

Исх.№____________от______

Жалоба

* Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица

_________________________________________________________________

* Местонахождение юридического лица, физического лица

_________________________________________________________________

Адрес

Телефон:__________________________

Адрес электронной почты:________________________________

Код учета: ИНН_________________________________________

* Ф.И.О. руководителя юридического лица____________________________

* на действия( бездействие):

_________________________________________________________________

наименование органа или должность, Ф.И.О. должностного лица органа

* существо жалобы:_______________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(краткое изложение обжалуемых действий) бездействия), указать основания, по которым лицо, подающее жалобу, не согласно с действием( бездействием) со ссылками на пункты регламента)

Поля, отмеченные звездочкой ( *), обязательны для заполнения.

Перечень прилагаемой документации

МП

Подпись руководителя юридического лица, физического лица

______________________________

Приложение № 14

к административному регламенту

ОБРАЗЕЦ РЕШЕНИЯ_____________________________________________

( наименование ОМСО)

по жалобе на действие ( бездействие) отдела

_______________________________________________________

Исх. №________ от_____________

РЕШЕНИЕ

по жалобе на решение, действие (бездействие)

органа или его должностного лица

Наименование органа или должность, фамилия и инициалы должностного лица органа, принявшего решение по жалобе:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Наименование юридического лица или Ф.И.О. физического лица, обратившегося с жалобой____________________________________________

__________________________________________________________________

Номер жалобы, дата и место принятия решения:_________________________

__________________________________________________________________

Изложение жалобы по существу______________________________________

__________________________________________________________________

Изложение возражений, объяснений заявителя__________________________

__________________________________________________________________

УСТАНОВЛЕНО:

фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или должностным лицом, рассматривающим жалобу_________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Читайте также:  Аудит кассовых операций для ип и ооо

Доказательства, на которых основаны выводы по результатам рассмотрения жалобы:___________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался орган или должностное лицо при принятии решения, и мотивы, по которым орган или должностное лицо не применил законы и иные нормативные правовые акты, на которые ссылался заявитель_______________________

________________________________________________________________

На основании изложенного

РЕШЕНО:

1._______________________________________________________________

решение, принятое в отношении обжалованного

________________________________________________________________

действия (бездействия), признано правомерным или неправомерным полностью или частично, или отменено полностью или частично

2._____________________________________________________________

решение либо меры, которые необходимо принять в целях устранения допущенных нарушений, если они не были приняты до вынесения решения по жалобе

Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.

Копия настоящего решения направлена по адресу__________________

__________________________________________________________________

_________________________________________________________________

должность лица, уполномоченного, подпись инициалы и фамилия

принявшего решение по жалобе.

Источник: https://refdb.ru/look/1016469-p4.html

Работы архивов организаций

Форма акта о неисправимых повреждениях документов

Приложение 38 к п. 6.4.1.3

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкаописания документов личного подписипроисхождения ДатаФонд №____________________________________________________________________________________________(название фонда)По состоянию на____________________в фонде №_______________________________________________________(дата начала работы)по учетным данным числилось_______________________описей,___________________________________________временных дел (единиц хранения),__________________________________________________________документов.В процессе описания сформировано________________________________________________дел (единиц хранения),выделено не подлежащих хранению__________________________________________________документов (листов),_____________дел; возвращены владельцу_____________документов(листов),_____________дел (ед. хранения).Вновь составлена опись №_________________на__________________дел.По состоянию на _________________________в фонде №_________________________________________________(дата начала работы)числится______________описей,_________________дел (единиц хранения) за________годы.Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)в объемах_______________________________________________________________________(каталогизация; выявление дел, требующих реставрации)К описи составлен следующий научно-справочный аппарат:______________________________________________(предисловия,оглавления,указатели)Работу выполнили___________________________ Подписи Расшифровка подписи(наименование должности)Работу принялНаименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаОпись одобрена ЦЭК (ЭК) организациипротокол №______________от__________________Опись утверждена ЭПК архивного учрежденияпротокол №______________от__________________Изменения в учетные формы внесены.Наименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаНе подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве_________дел(документов) на _____л.Подписи владельца архива Расшифровка подписиДатаПредседатель ЦЭК (ЭК) организацииподпись Расшифровка подписиДатаФормат А4 (210*297 мм)

Форма акта описания документов личного происхождения.

Приложение 39к п. 6.4.1.3

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкаоб образовании объединенного подписиархивного фонда ДатаФонды в составе__________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)_________________________№__________________в количестве__________________ед.хр,(название фонда)по состоянию на ____________________в фонде №____________по учетным данным числилось_______________.(дата начала работ)В процессе создания объединенного архивного фонда сформирован фонд___________________________________(название)в составе________________________ед.хр.,внесенных в___________________________________описи(количество) (количество)По состоянию на______________________в объединенном архивном фонде №________числится_______описей, (дата завершения работ)__________дел (ед.хранения) за _________годы.Проведены следующие виды работ___________________________________________________________________(перечисляются виды проведенных работ, кроме описания документов)К описи составлен следующий научно-справочный аппарат_____________________________________________(предисловие, оглавление, указатели)Работу выполнили________________________ Подписи Расшифровка подписей(наименование должностей)Работу принялНаименование должности руководителяархива (лица ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаОпись одобрена ЦЭК (ЭК) организациипротокол №___________________от____________________Опись утверждена ЭПК архивного учрежденияпротокол №__________________от____________________Изменения в учетные формы внесены.Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка подписиархива (лица, ответственного за архив)ДатаНе подлежащие хранению документы владельцу возвращены в количестве___________дел (документов) на ___л.Подпись владельца архива Расшифровка подписиДатаПредседатель ЦЭК (ЭК) организации Расшифровка подписиПодписьДатаФормат А4 (210*297 мм)

Форма акта об образовании объединенного архивного фонда

Приложение 40 к п. 6.4.1.3

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкао технических ошибках в подписиучетных документах ДатаФонд №______________Название фонда_____________________________________________________________В ходе выполнения_____________________________________________________обнаружены технические ошибки в записях ______________________________________________________

Название документа Существующая запись Следует записать
1 2 3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на _____________ед.хр.(цифрами,прописью)Примечания:Должность Подпись Расшифровка подписиДатаИзменение внесены в учетные документы.Наименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписиДатаФормат А4 (210*297 мм)

Форма акта о технических ошибках в учетных документах

Приложение 41 к п. 6.4.1.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

___________№________ руководителя организации_____________________ (место составления)Подпись Расшифровкаоб необнаружении документов (не относящихся к подписиданному фонду, архиву, неучтенных и т.д.) ДатаВ ходе______________________________________________________________________(вид работ)обнаружено________________________________________________________________________(в фонде, хранилище, рабочем помещении)

№ п/п Заголовок ед.хр. Шифр (если есть) К какому фонду относится Примечания
1 2 3 4 5

Итого обнаружено______________________________________________________документов.(цифрами и прописью)Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписиДатаИзменения внесены в учетные документы.Наименование должности руководителяархива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Формат А4 (210*297 мм)

Читайте также:  Понятие и нормы сметной прибыли в строительстве

Форма акта об обнаружении документов

Приложение 42 к п.8.2.2

Наименование организации Петрову Б.И.ул.Жуковского,105/2, кв.5,г.Новосибирск, 630082

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Источник: http://filling-form.ru/blank/80565/index.html?page=18

Акт об уничтожении документов

Документы и дела выделяют на уничтожение актом, формирующимся после проведения экспертизы ценности документов и их последующего отбора. В общем виде это перечень документов с указанием количества, которые подлежат уничтожению.

Составление и образец

Акт содержит номера статей и относящиеся к ним нормативные документы, на основании которых определяется срок хранения документации. Помимо этого, указывают год передачи в архив отобранных сведений.

Образец акта об уничтожении документов

Запрещено по позициям завышать или занижать количество документов, опускать некоторые из них (даже если в них мало информации). Проверки легко выявляют данный факт. Уничтожение документации, срок хранения которой еще не истек, не допустимо.

Фактическое расхождение количества сведений говорит о том, что часть из них была незаконно уничтожена. Ответственные лица за сохранность информации несут административную и уголовную ответственность. Формальное нахождение документов в организации может повлечь серьезные проблемы при их запросе.

Название позиции иногда не соответствует названию документа в используемой к ней статье Перечня документов, так как данный перечень не может охватить все разновидности информации. Отношение конкретных сведений к статье определяет архивариус, который проводит отбор документации на уничтожение.

Многие организации пользуются однотипными видами бланков:

  • кассовыми;
  • банковскими и прочими.

Поэтому количество позиций на любом предприятии достигает не меньше пары десятков. Чем больше документации (и ее состав), тем больше позиций. Их количество указывает на то, насколько профессионально и тщательно проводился отбор.

Акт оформляется по основным правилам работы архивов. Если указывают дела нескольких подразделений, то название каждого из них необходимо разместить перед группой документов данного подразделения.

Бланк согласовывают с экспертной комиссией, а затем его утверждает руководитель организации. Если предприятие входит в комплектование муниципального, государственного или ведомственного архива, то акт согласовывается с ними.

Опись дел по личному составу предприятия должна быть утверждена в конце бланка за все указываемые годы. К документу на уничтожение прикладывают акт о проведенном уничтожении документации. Здесь указывают ее количество и вес. Без подтвержденного факта уничтожения акт считается не действительным.

  Скачать образец акта об уничтожении документов (Размер: 52,5 KiB | Скачиваний: 22 246)

  Скачать бланк акта о выделении на уничтожение документов (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 11 363)

Источник: http://MirBlankov.ru/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Составление актов о неисправимых повреждениях документов

  • Главная
  • Статьи
  • Составление актов о неисправимых повреждениях документов

В силу тех или иных причин документы, хранящиеся в организации, могут оказаться повреждёнными.

В перечень таких причин входят пожары, затопления, нашествия грызунов, другие события или явления.

Повреждённые документы приходится уничтожать, делая это в полном соответствии с правилами, предусмотренными действующим отраслевым законодательством.

Одно из правил гласит

При уничтожении повреждённой документации необходимо составление актов о неисправимых повреждениях документов.

Составление этих документов, в свою очередь, регламентируется рядом законодательных норм.

Соответствующие правила в совершенстве известны специалистам компании «Архив Гарант», которые оказывают всем заинтересованным лицам услугу составления актов о неисправимых повреждениях документов.

Основные нюансы составления акта.

Необходимость в оформлении документа, подтверждающего факт невозможности восстановления документов, возникает при упомянутых выше форс-мажорных обстоятельствах. Кроме того, составление акта может понадобиться при выполнении экспертизы ценности документов, находящихся на архивном хранении.

Сведения включаемые в акт

Составляя акт о неисправимых повреждениях документов, в него необходимо включить следующие сведения:

  • номер дела, в котором были обнаружены документы, получившие повреждения;
  • номер описи дела;
  • номер единицы хранения, присвоенный делу в архиве;
  • количество листов в документах, получивших повреждения;
  • заголовки, присвоенные документам. Крайне важно проследить за тем, чтобы заголовки при составлении акта о неисправимых повреждениях документов полностью соответствовали заголовкам, имеющимся на обложке дела;
  • информация по существу повреждений, которые получили документы;
  • сведения о причинах возникновения повреждений;
  • крайние даты повреждённых документов.
Читайте также:  Приказ об утверждении положения о персональных данных. образец и бланк 2018 года

Заверение акта

Акт заверяется руководителем архива. В ряде случаев может потребоваться внести изменения в документ, при этом дополненный акт заверяется сотрудником, который внёс изменения, и руководителем архива.

Для составления актов о неисправимых повреждениях обратиться к нам

Специалисты “Архив Гарант” обладают глубокими специальными познаниями – как в области архивной обработки, так и в юриспруденции и других сферах.

Каждый из них имеет большой опыт выполнения различных архивных работ, в том числе – составления актов о неисправимых повреждениях документов.

Это позволяет нам гарантировать каждому своему клиенту безупречное качество выполнения работ и неукоснительное соблюдение требований отраслевого законодательства (в частности, касающихся составления актов о неисправимых повреждениях документов).

Скорость и цены

Мы оперативно выполняем свою работу, при этом цены, установленные нами на оказываемые услуги, вполне доступны. Обратите внимание и на то, что при обращении к нам за помощью в составлении актов о неисправимых повреждениях документов ваши сотрудники не будут отрываться от своих непосредственных обязанностей – а значит, не будет страдать производительность труда.

Задать вопрос о составлении акта о неисправимых повреждениях документов Вы можете по телефону: 8 (495) 233-73-92

Посмотреть все статьи

Источник: http://archives-garant.ru/articles/sostavlenie_aktov_o_neispravimyh_povrejdeniiah_dokymentov/

Составление актов о неисправимых повреждениях документов

В практической деятельности организаций нередко возникают ситуации, в которых требуется уничтожать документы. Одной из причин может стать повреждение деловых бумаг при тех или иных форс-мажорных обстоятельствах – пожаре, затоплении или других.

Процедура уничтожения документов, которые уже не могут быть восстановлены, регламентирована действующим законодательством. Она состоит из нескольких этапов, одним из которых является составление актов о неисправимых повреждениях документов.

В настоящее время все заинтересованные лица могут воспользоваться профессиональной помощью в составлении таких актов, обратившись к нам.

Суть и форма акта

Акт о неисправимых повреждениях – это документ, который составляется при обнаружении дефектов бумажной документации, не поддающихся исправлению.

Составление акта о неисправимых повреждениях документов может выполняться при возникновении упомянутых выше форс-мажорных обстоятельств, а также, к примеру, при плановой экспертизе ценности документов.

Действующее законодательство содержит ряд требований, которые должны учитываться при составлении акта о неисправимых повреждениях документов.

Обязательными реквизитами акта, о котором идёт речь, являются:

  • порядковые номера дела и описи, получивших повреждения
  • количество листов документов
  • заголовки повреждённых документов (недопустимы какие бы то ни было расхождения с заголовками, указанными на обложке дела).

    Обработка дел, документы в которых имеют одинаковые заголовки, производится по особым правилам

  • крайние даты документов
  • сущность возникших повреждений и причины их возникновения
  • итоговая запись.

После составления акта о неисправимых повреждениях документов он должен быть заверен в порядке, установленном законодательством.

Преимущества взаимодействия с профессионалами

Итак, мы видим, что правильное составление актов, которым посвящён этот обзор – сложное и ответственное мероприятие. Попытки выполнить его самостоятельно часто приводят к неоправданным затратам времени и не гарантируют юридической грамотности акта. Именно поэтому столь популярны услуги, оказываемые нашей компанией.

Наши специалисты:

  • проанализируют вашу ситуацию, установят причины и степень повреждений документов, выделят те бумаги, восстановить которые невозможно
  • выполнят составление актов о неисправимых повреждениях документов, обеспечив при этом соблюдение всех правил и требований – а значит, устранив риск негативных последствий для заказчика.

При обращении к нам сотрудники вашего предприятия не будут отвлекаться от своих основных занятий – а значит, эффективность работы предприятия не пострадает.

Немаловажно и то, что составление актов о неисправимых повреждениях документов выполняется нами максимально оперативно, а цена, установленная на соответствующую услугу, вполне приемлема.

Источник: https://archivexpert.ru/u7b/sostavlenie_aktov_o_neispravimyh_povrejdeniiah_dokymentov/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector