Утеряны первичные документы. порядок действий

Утрата (порча) документов: необходимость восстановления, налоговые последствия

Ни одна компания не застрахована от утраты или порчи документов, причем это может произойти не только вследствие пожара, хищения, затопления, кражи, аварии и т.п. Иногда важные документы просто теряются в силу человеческого фактора.

Надо ли восстанавливать утерянные и испорченные документы? И если нужно, то как это правильно осуществить? Сделать копию, дубликат или просто выписать заново? Смущает и то, что восстановленный экземпляр старого документа явно будет отличаться от сохранившихся пожелтевших от времени бумаг – и на это сразу обратит внимание любой проверяющий.

На все эти вопросы мы ответим и расскажем, как правильно поступить в таких случаях.

Требования к наличию и обеспечению сохранности документов

Первичные учетные документы нужны под каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон N 402-ФЗ).

Факт хозяйственной жизни – это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

Первичные учетные документы подтверждают расходы компании, налоговые вычеты по НДС, взаимоотношения с работниками и т.д. Они необходимы самой компании, ее работникам, собственникам бизнеса, инвесторам, банкам, проверяющим из налоговой инспекции, ФСС, ПФР, ГИТ и других контролирующих органов.

Одним из обязательных требований, которым должны отвечать произведенные организацией расходы, является требование подтверждения расходов организации документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расход не соответствует хотя бы одному из перечисленных в п. 1 ст. 252 НК РФ требований, то такой расход для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Подтверждением данных налогового учета являются (ст. 313 НК РФ):

– первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

– аналитические регистры налогового учета;

– расчет налоговой базы.

Налоговые вычеты по НДС, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур (ст.

169 НК РФ), выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 – 8 ст. 171 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Трудовое законодательство также требует оформлять отношения с работником определенными документами (например, издавать приказ о приеме работника на работу, ежегодно утверждать график отпусков (ч. 1 ст. 68, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ)).

Отсутствие документов в определенных случаях будет являться нарушением трудового законодательства (к примеру, отсутствие графика отпусков, табеля учета рабочего времени), за которое на организацию и ее руководителя или на предпринимателя может быть наложен административный штраф.

А некоторые первичные кадровые документы (например, расчетная ведомость) необходимы и для бухгалтерского, и для налогового учета, и для отчетности по взносам. За их отсутствие организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа.

По общему правилу организации обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Источник: http://narodirossii.ru/?p=10667

Восстановление первичных документов

Часто бывают такие ситуации, что заказчик принял документы, поставил подписи и направил заказчику, а заказчик теряет данные документы. В данном случае встает вопрос, насколько правомерна процедура восстановления первичных документов. Для того чтобы разобраться в данном вопросе, необходимо определить для начала понятие первичных документов.

Определение 1

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Для того чтобы восстановить документ, необходимо после реквизита «Подпись» поставить:

  • надпись «Верно» (непосредственно подтвердив печатью или штампом);
  • инициалы и должность лица, который заверил данную копию;
  • подпись данного должностного лица;
  • дата.

Чтобы начать процедуру восстановления документов, отражающие факты хозяйственной деятельности, необходимо приступить к внутреннему расследованию причин пропажи документов в организации и восстановлению.

Для того, чтобы начать внутренне расследование, сотрудник, который обнаружил пропажу должен написать служебную записку. На основании данной записки составляется приказ о назначении комиссии, которая будет расследовать пропажу.

Результаты работы данной комиссии необходимо оформить актом.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Замечание 1

Если в процессе работы данной комиссии утерянные первичные документы потребует налоговая инспекция, то на основании НК п.3 ст.93, можно увеличить срок предоставления документов.

Создание комиссии, подтверждённое документально будет обоснованием для продления срока.

В случае, если по результаты работы комиссии документы не смогут обнаружить, и организация не сможет подтвердить хозяйственные операции бухгалтерского и налогового учета, предприятию может грозить ответственность.

Налоговые последствия утраты документов

Судебные процессы подтверждают, что первичку и счета-фактуры могут заменить копии. В том числе если утеряны счета-фактуры для целей принятия НДС к вычету в результате пожара или кражи ВАС РФ, подтвердил, что право на вычет можно получить копиями счетов-фактур. В случае, если компания не смогла обеспечить сохранность первичных документов, ей за это грозит штраф.

Замечание 2

Согласно ст.120 НК РФ грубое нарушение правил учета расходов и доходов штраф составляет 10 000 рублей, 30 000 рублей, но не менее 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налога.

В статье 126 НК РФ за каждый непредставленный документ штраф составляет 200 рублей. Помимо этого, должностное лицо, которое ответственно за хранение первичных документов может быть привлечено к ответственности согласно ст. 15.

11. Штраф составляет от 2000 -3000 рублей.

Первичные документы используются для того, чтобы можно было учесть затраты при налогообложении прибыли. Копии первичных документов сканированные или факсимильные не могут подтверждать расходы. Но в случае, утраты «первички» оформленная должным образом копия первичой документации может должным образом подтвердить расходы.

Процедура восстановление первичных документов

При восстановлении утраченной первичной документации процедуру целесообразно разделить на несколько этапов:

  1. Создание комиссии, которая будет заниматься причинами утраты документов. Руководитель издает приказ о назначении данной комиссии.

    При необходимости в комиссию можно включить представителей следственных органов. Результатом работы данной комиссии является акт, в котором фиксируется причина утраты и документы, которые были утеряны.

    Перечень определяется по результатам инвентаризации в организации.

    Инвентаризация проводится в том числе если произошло стихийное происшествие, пожар или прочие бедствие. В случае, если данное происшествие произошло, необходимо это подтвердить соответствующими документами (документы противопожарной службы, органов внутренних дел и справкой коммунальщиков).

  2. Необходимо подготовить дубликаты документов, которые были утрачены. Эта процедура возможна в случае, если утерянный документ был издан самой компанией (например акты премирования, акты, выполненных работ и пр.)

  3. Запросить дубликат у контрагента. В случае, если были утеряны первичные документы, подтверждающие затраты (счет-фактуры, накладные и т.д), то первичные документы необходимо запросить повторно. При этом очень важно, чтобы контрагент правильно оформил копию документа, в противном случае он не будет являться подтверждение затрат при налогообложении.

  4. Составление акта о невозможности восстановления первичного документа. В случае, если первичные документы невозможно восстановить, то ответственному сотруднику необходимо это зафиксировать в акте. При этом необходимо указать не только перечень документов, которые невозможно восстановить, но причину, по которой это невозможно сделать.

Читайте также:  Работа во время больничного листа и ее оплата

Пример 1

Одним из примеров невозможности восстановления документа, выступает отказ в предоставлении контрагентом копии документа в случае прекращения деятельности данного юридического лица. В судебных делах на практике суд может посчитать, что компания предприняла меры по восстановлению документа. Но для этого необходимо подтвердить факт запроса.

Бухгалтерский учет в обязательном порядке ведется на любом предприятии вне зависимости от его организационно-правовой формы и сферы деятельности, поэтому сохранность первичных документов является одной из форм, подтверждающая достоверность бухгалтерского учета организации.

Ведение бухгалтерского учета регламентируются законами, нормативными актами и положениями по бухгалтерскому учету, в том числе и формирование, и хранение первичных документов.

Ответственность сохранность первичных документов несет ответственное лицо, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011».

В случае, если данные утеряны, то необходимо в обязательном порядке согласно регламенту, начать процедуру восстановления.

Источник: https://spravochnick.ru/onearticle/vosstanovlenie_pervichnyh_dokumentov/

Потеряли важные документы – кто виноват, и что делать?

В качестве причин потери документов крайне редко выступают форс-мажорные обстоятельства. А коли уж виноват вездесущий «человеческий фактор», значит и отвечать кому-то придется. Вопрос: кому?

Кто виноват?

Чаще всего утрата документов происходит в результате небрежного обращения с ними, в частности, при транспортировке во время переезда или из-за нарушения порядка и сроков хранения (установлены Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 129-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст.

23 НК). Так, пунктом 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ установлено, что фирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Вовсе немаловажно, что же именно послужило причиной пропажи бумаг, ведь именно от этого в большей степени зависит решение вопроса о привлечении к ответственности «проштрафившегося». На основании пункта 1 статьи 2.1 КоАП ответственность может наступить только в отношении виновного лица.

Таковым считается тот сотрудник, на которого возложена обязанность соблюдения правил и норм, за нарушение которых установлена ответственность.

Как отмечают эксперты журнала «Практическая бухгалтерия», утрата документов повлечет наказание только в том случае, если она произошла по вине должностных лиц организации: руководителя или главного бухгалтера.

Например, за нарушение порядка и сроков хранения документов этим сотрудникам может грозить штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП). Так кто же именно (руководитель или главбух) будет наказан за несоблюдение правил хранения документов?

В силу Закона № 129-ФЗ первым под подозрение попадает глава организации. Такой подход согласуется и с мнением Верховного Суда. Так, в пункте 24 постановления Пленума от 24 октября 2006 г.

№ 18 говорится о том, что, решая вопрос о привлечении должностных лиц к ответственности по статье 15.

11 Кодекса об административных правонарушениях, следует руководствоваться положениями Закона № 129-ФЗ о распределении обязанностей руководителя и бухгалтера. За что же именно придется «нести ответ» каждому из этих лиц?

Итак, на руководителя фирмы возложена ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 1 ст. 6, п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). В свою очередь, главный бухгалтер отвечает за формирование учетной политики, ведение бухучета и своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

Естественно, вину должностного лица нужно еще доказать.

Причем если данными сотрудниками действительно нарушены требования Закона № 129-ФЗ, избежать привлечения к ответственности довольно трудно, но возможно.

Как уже говорилось выше, все будет зависеть от обстоятельств конкретного дела и от того, кем именно – руководителем или главным бухгалтером (а может, и вовсе рядовым сотрудником), утеряны документы.

А директор ни при чем

Совершенно логично, что во избежание наказания надо всего-навсего доказать свою непричастность к инциденту, а конкретнее, опровергнуть вину. Разберемся по порядку, как это можно сделать.

В силу требований статьи 17 Закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязанность хранения первичных учетных документов возложена на организацию. Что касается ее руководителя, то он отвечает не за сохранность, а лишь за организацию хранения учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

Выходит, что, в общем-то, это должностное лицо попросту не может быть виновным в потере бумаг. Хотя бы потому, что, будучи руководящим лицом, он объективно не принимает непосредственное участие в документообороте; в данном процессе заняты подчиненные ему сотрудники.

Следовательно, в ситуации, когда бумаги утрачены работником, директор может быть освобожден от ответственности. Однако для этого ему нужно представить доказательства исполнения им обязанностей по должной организации сохранности документов (постановление ВС от 9 июня 2005 г.

№ 77-ад06-2, письмо УФНС по г. Москве от 15 марта 2006 г. № 09-24/20243).

В качестве доказательства своей невиновности руководитель может представить должностную инструкцию или распоряжение, на основании которых отдельному работнику было поручено отвечать за сохранность документов. Кроме того, к аргументам стоит приложить также и подтверждение обеспечения этого сотрудника всеми необходимыми средствами сохранности и объяснения работника с изложением причин утери документов.

Интересно, что в подобных случаях к персоналу могут быть применены только меры дисциплинарного взыскания, а вот ответственность по статье 15.11 КоАП к нему применяться не может, так как виновные работники не являются субъектами ответственности по данной норме.

Кстати говоря, ответственность может наступить и в отношении организации, например, по статье 120 Налогового кодекса: штраф составит от 5000 рублей (если нарушения совершены в течение одного налогового периода) или 15 000 рублей (в течение более одного налогового периода). Если же нарушения повлекли занижение налоговой базы, то фирме грозят санкции в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Читайте также:  Соглашение о намерениях. образец 2018 года

Лучшая защита – нападение

Снять с себя вину удастся и тогда, когда налоговым органом была нарушена процедура оформления процессуальных документов.

Разумеется, для этого придется проверить правильность оформления протокола об административном нарушении, наличие извещения о его составлении, да и вообще представление в нем доказательств вины.

Если протокол оформлен с существенными недостатками, то это сыграет на руку фирме в случае рассмотрения дела судом, вплоть до полного освобождения от ответственности.

В качестве существенных недостатков протокола ВАС признает отсутствие данных, которые прямо перечислены в пункте 2 статьи 28.2 Кодекса об административных правонарушениях.

Например, отсутствие указания даты и места его составления, должности, фамилии и инициалов лица, составившего протокол, сведений о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилий, имен, адресов свидетелей и потерпевших и т. д.

Изъяном протокола также считается отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела.

В частности, когда не указана информация о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола.

Очевидное – невероятное

Но даже если вина нарушителя очевидна, можно попытаться смягчить наказание, например, просить выносящих вердикт о снижении штрафа. Что для этого нужно предпринять? Прежде всего, можно указать на раскаяние в совершении правонарушения.

Кроме того, значительного послабления наказания можно ожидать, если виновник постарался устранить вредные последствия противоправных действий, а также если имеет место его тяжелое материальное положение, либо если совершение административного нарушения было допущено в состоянии сильного душевного волнения, аффекта (ст. 4.2 КоАП).

Если же в утрате документов виновных лиц нет, то есть ЧП произошло в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожаром, хищением, стихийным бедствием), то меры ответственности применяться не должны (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А19-15661/04-40-Ф02-1659/05-С1).

Однако наличие чрезвычайных обстоятельств надо еще доказать, для чего пригодятся справки из органов Государственного пожарного надзора о случившемся пожаре, из метеослужбы – о стихийном бедствии (наводнении, землетрясении), постановление милиции о возбуждении уголовного дела по факту хищения.

Кроме того, вескими оправдательными бумагами послужат Положение о документообороте, архивном деле, где расписан порядок хранения документов. Нелишним будет и такой аргумент, как наличие сигнализации в помещениях офиса, решеток и так далее (разумеется, если таковые имелись на момент пропажи).

Иначе говоря, фирме нужно представить убедительные доказательства того, что в организации были соблюдены все необходимые меры для избежания утраты документов.

Источник: http://bishelp.ru/business/bezopasnost/poteryali-vazhnye-dokumenty-kto-vinovat-i-chto-delat

Документирование утери документов

При увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины этого могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях? Алгоритм действий в случае пропажи документов. Меры по восстановлению этих документов.

Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации – процесс весьма объективный.

На 17-й конференции – выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC, с 2009 по 2020 г.

рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают.

И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?

International Data Corporation (IDC) – аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира штат Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.

Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Как видим, документ – это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?

Хранение документов

Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

1. Типовых перечней.

В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/89856-qqq-12-m5-dokumentirovanie-uteri-dokumentov

Что делать, если предприятием утеряны первичные документы, подтверждающие расходы по налогу на прибыль ? — Бухгалтер.ИНФО

Оцените материал

Предприятием утеряны первичные документы, подтверждающие понесенные расходы по налогу на прибыль. Каков процесс восстановления утраченных документов и налоговые последствия? Если документы будут восстановлены, как это отразить в налоговом учете?

    Если сохранность документов обеспечить не удалось, налогоплательщик может попытаться восстановить утраченные документы, чтобы избежать негативных налоговых последствий. В таком случае действовать необходимо в соответствии с п. 44.5 НКУ.    

   Согласно данному пункту в случае утери, повреждения или досрочного уничтожения подтверждающих документов налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить:

Читайте также:  Партнерский маркетинг и его концепция

       – орган государственной налоговой службы по месту учета, в порядке, установленном НКУ для представления налоговой отчетности;        – таможенный орган, который осуществил таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.    

   Этим же пунктом НКУ установлен 90-дневный срок, на протяжении которого налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы. Данный срок следует исчислять со следующего дня после получения уведомления о потере документов налоговым и/или таможенным органом.

       Однако более детально процесс восстановления утраченных первичных документов предусмотрен не НКУ, а Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88). В соответствии с п. 6.10 Положения № 88 в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи (уничтожения). Интересно, что Положение № 88 не конкретизирует, какие именно правоохранительные органы должны быть уведомлены об утере документов. Но поскольку Закон Украины «О государственной защите работников суда и правоохранительных органов» от 23.12.93 г. № 3781-ХІІ к правоохранительным органам относит в том числе органы государственной налоговой службы и таможенные органы, думаем, что обязанность налогоплательщика будет считаться надлежащим образом выполненной, если он уведомит только налоговый (таможенный) орган.        Также согласно Положению № 88 для участия в работе комиссии предприятием приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия такого акта должна быть направлена в местный орган государственной налоговой службы на протяжении 10 дней со дня составления. Следует еще раз обратить внимание, что в функции такой комиссии входят вопросы установления перечня пропавших документов и причин их пропажи. Вопросами восстановления документов комиссия не занимается.    

   Разумеется, что налоговые последствия для предприятия будут различными в зависимости от того, удалось ли восстановить утраченные подтверждающие документы. В соответствии с п. 44.

1 НКУ налогоплательщикам запрещается формировать показатели налоговой отчетности на основании данных, которые не подтверждены документально.

Поэтому отсутствие документов, связанных с выполнением налогоплательщиком своего налогового обязательства, влечет для него определенные негативные налоговые последствия.

   

   Согласно п. 138.2 НКУ расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения по налогу на прибыль, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета.

       В соответствии с пп. 139.1.9 НКУ расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.    

   Таким образом, с учетом вышеуказанных норм НКУ, не разрешается относить в состав расходов по налогу на прибыль те расходы, по которым утрачены подтверждающие документы. Однако ситуация по формированию расходов может быть изменена, если подтверждающие документы удалось восстановить.

       В соответствии с п. 138.11 НКУ в состав расходов по налогу на прибыль, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения, включаются суммы расходов, не отнесенные в состав расходов прошлых отчетных налоговых периодов в связи с потерей, уничтожением или порчей документов, которые подтверждают осуществление расходов, установленных разделом ІІІ НКУ, и подтвержденных такими документами в отчетном налоговом периоде.    

   При восстановлении утраченных документов в следующих налоговых периодах, подтвержденные расходы включаются в состав расходов за налоговый период, в котором произошло восстановление документов. От времени восстановления документов зависит и способ учета таких расходов по их видам.

       Согласно п. 138.11 НКУ восстановленные расходы по налогу на прибыль должны указываться в следующих категориях:    

   – расходы, осуществленные в прошлые отчетные годы, отражаются в составе прочих расходов;

   

   – расходы, осуществленные в отчетном налоговом году, отражаются в составе расходов соответствующей группы (себестоимости реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, общепроизводственных расходов, административных расходов и т. п.).

       

  Источник:  Алексей Домашенко
   адвокат, АФ «Е.С.Аудит»
   

Последнее изменение Понедельник, 30 Июль 2012 10:03

Источник: http://www.buh-galter.info/676-chto-delat-esli-predpriyatiem-uteryanyi-pervichnyie-dokumentyi-podtverzhdayuschie-rashodyi-po-nalogu-na-pribyil.html

Eсли первичные документы были утрачены

Какие действия Вы должны предпринять в случае, если первичные документы были утрачены? Установить по чьей вине были утрачены документы. При наличии виновного лица, получить с работника письменные объяснения и принять решение о взыскании.

Если виновные лица отсутствуют, нужно создать комиссию, которая будет заниматься установлением причин пропажи или порчи документов. Созданная комиссия оформляет акт, в котором перечисляются все утраченные документы и дается пояснение причин их утраты.

Утверждает акт руководитель.

Если документы были утрачены из-за стихийных бедствий и иных обстоятельств непреодолимой силы, то в обязательном порядке требуется получить письменное доказательство, выданное уполномоченными на это органами. При наличии заключений компания может получить отсрочку в предоставлении документов в случае их запроса контролирующими органами.

Процедура восстановления документов законодательством не регламентируется, но по общему правилу восстанавливают документы с действующим сроком хранения.

Восстановление упрощается, если учет велся в электронном виде в бухгалтерской программе. Определяется перечень контрагентов, к которым организация обращается за дубликатами.

Если электронной базы нет, в первую очередь организация обращается в банк с просьбой предоставить выписки и приложения к ним. По выписке определяются движения денежных средств, поступившие суммы от покупателей, оплаты поставщикам, снятие наличных и т.д.

 На основании информации полученной из выписок банка, организация направляет поставщикам и покупателям запросы с просьбой предоставить копии договоров и первичных документы по сделкам.

Восстановив первичные документы, нужно заново сформировать налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность. По запросу можно попытаться получить копии отчетов в налоговом органе и фондах.

При отказе, а это возможно, потому что налоговые органы не обязаны предоставлять копии сданных отчетов, можно запросить информацию о сданных отчетах с показателями. При полном восстановлении всей документации показатели в отчетности должны совпасть.

Если показатели расходятся, значит, первичка в наличии не вся и документально подтвердить расходы и, как следствие, вычеты невозможно. Нужно подать уточненные декларации и доплатить налоги.

В тех случаях, когда компания не может подтвердить то, что расходы в целях налогообложения прибыли достоверны и вычеты обоснованы, проверяющие имеют право определить суммы налогов расчетным методом на основании ст. 31 п. 1 пп.7 НК.

 Кроме того, в этих случаях действует 120 статья НК РФ, согласно которой штраф за отсутствие «первички» составляет от десяти до тридцати тысяч рублей, а занижение налоговой базы – от сорока тысяч рублей.

Как бы то ни было, восстановление документов необходимо.

Источник: http://buhsodeistvie.ru/information/vosstanovlenie-buhgalterskogo-ucheta/utrata_pervicnih_dokumentov/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector